Downtime er en sjælden ting på de fleste arbejdspladser – men der er en god chance for, at du vil opleve en langsom dag en gang i mellem. (Hvis du læser dette på dit arbejde, har du måske en sådan i dag.)

“Disse stille perioder kan være afgørende, hvis du bruger dem til at kontrollere, om du strategisk opfylder jobmålene eller, endnu vigtigere, om du er på rette spor i forhold til dine mere langsigtede karrieremål. Og det nye år er den perfekte mulighed for bevidst at blokere for denne tid”, siger Lynn Taylor, en national arbejdsplads ekspert og forfatter til Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.

“Der er ingen tvivl om, at medarbejderne har mere at se til end nogensinde før”, tilføjer Mark Strong, der er livs-, karriere- og ledercoach i New York. “Vi har dog alle dage, hvor vores arbejdsbyrde bliver langsommere, eller hvor vores appetit på at få udført rigtigt arbejde aftager. Og det er vigtigt at udnytte de langsomme dage på en mere strategisk måde, for de kommer ikke så ofte.”

Teri Hockett, administrerende direktør for What’s For Work?, et karrieresite for kvinder, er enig. Hun siger, at selv om de langsomme dage er få og sjældne på arbejdspladserne i dag – så er de bestemt ikke uddøde. “De fleste brancher har perioder med naturlig nedetid, som giver mulighed for langsommere dage end normalt. Der er altid en chance for at få vejret; tricket er at gøre god brug af tiden.”

Derimod ved medarbejderne typisk ikke, hvordan de skal udnytte deres tid bedst muligt på langsomme arbejdsdage, “fordi disse sjældne intervaller er omtrent lige så fremmede som din chef, der siger: “Du har gjort et så godt stykke arbejde på det seneste, at jeg synes, du bare skal sige stop og gå hjem”,” siger Taylor. “Hvis du er klog, indeholder din to-do-liste imidlertid længerevarende projekter; back burner, standardopgaver til langsommere tider. Eller du bruger tiden til at reflektere over din overordnede rolle, og om du når dine større mål.”

Strong siger, at det er ret almindeligt, at arbejdstagere bruger langsommere dage til at gå i “lavt gear” og udføre opgaver som f.eks. rengøring af deres skrivebord, afslutning af personlige opgaver eller socialt samvær med kollegaer. “Det er fint”, siger han. “Men en del af de langsommere dage kan og bør afsættes til mindre indlysende opgaver i “højt gear”, hvilket er et område, der fortjener at blive belyst.”

“Det meste af det, jeg ser og hører, er, at en afmatning får mange medarbejdere til at gå på internettet,” siger Cynthia Kyriazis, præsident for Productivity Partners, Inc. “Ikke nødvendigvis for at få e-mail eller udføre arbejdsrelateret research, men for at spille spil, udforske nye websteder og koncepter og måske foretage online-shopping.”

Andre vil tage længere frokostpauser, forlade kontoret tidligt eller indhente personlig korrespondance – og det er ikke nødvendigvis dårlige valg, afhængigt af dine omstændigheder, tilføjer Taylor. “Det kan være nødvendigt for dit mentale helbred at tage sig tid til at gøre ting, der ikke har noget med arbejdet at gøre,” siger hun. “Arbejdspladsundersøgelser har vist, at pauser er nødvendige for at genopfriske sindet og vil hjælpe din produktivitet på arbejdet. Hvis du arbejder i ugevis uden pause, vil du lide under konsekvenserne.”

I denne tid er det en gave at kunne arbejde på personlige og arbejdsrelaterede prioriteter uden alt det pres og kaos, som en travl hverdag ofte medfører, siger Kyriazis. Så du skal være forberedt på forhånd for at få denne tid til at tælle.

Her er 14 ting, du bør gøre på en langsom dag på arbejdet:

Skab orden. At bruge tid på at lede efter fejlplacerede oplysninger ødelægger fokus og energi og øger stress, siger Kyriazis. “Da rod er symptomatisk for forsinket beslutningstagning, kan en langsom dag være et godt tidspunkt til at træffe nogle beslutninger og få styr på papir- og informationsmonsteret. Det hjælper med at rydde dit skrivebord og dit sind.”

Det er nu også din chance for at få styr på de e-mails, der oversvømmer din indbakke, tilføjer Hockett. “Brug denne tid til at rydde op i din indbakke ved at følge en klassisk ledelsestilgang, der er kendt som “Do it – Dump it – Delegate it”. Du vil føle dig godt tilpas, når du har sørget for, at tingene er i orden, og du vil sandsynligvis skille dig positivt ud i din organisation.”

Spørg efter, hvad du har opnået. De fleste af os har ikke tid til at gøre status over vores resultater – men en langsom dag på arbejdet giver den perfekte mulighed for at gøre dette. “Det er vigtigt af mange grunde”, siger Strong. “Selvfølgelig gør det midtvejs i året og ved årets afslutning præstationsvurderinger meget lettere at forberede sig på. Men endnu vigtigere er denne liste uvurderlig, når der bliver en stilling ledig i din virksomhed, som du gerne vil have, eller når en forfremmelse bliver ledig. Du skal altid være klar.”

Plan. Fem minutters planlægning sparer 30 minutters arbejde, siger Kyriazis. “Brug tid på at planlægge, hvordan din næste dag eller uge vil se ud, og planlæg især, hvad du skal gøre med den næste langsomme dag eller det næste tidspunkt, der ruller rundt. Det værste, man kan gøre, er at få tid og ikke have nogle idéer til, hvordan man kan bruge den.”

Netværk. Netværk med andre inden for dit område holder dig ajour med branchetendenserne og hjælper dig med at forblive synlig i din kreds af branchefolk, siger Taylor. “Uanset om du har planer om at blive på dit nuværende job i mange år fremover eller ej, vil et solidt omdømme inden for dit felt blive styrket af din øgede synlighed. Måske har du mistet kontakten med tidligere kolleger, og det er på tide at tjekke ind. Måske får du nogle tricks i faget, nye leverandører eller endda ledetråde til nye ansættelser. Det er altid smart at holde dine kontakter i live.”

I billeder: 14 ting at gøre på en langsom dag på arbejdet

Byg et godt forhold til dit team. Benyt lejligheden til at gå til frokost med en kollega eller endda din chef, hvis det er muligt, siger Taylor. I det normale halsbrækkende forretningstempo er det svært at tage sig tid i en social sammenhæng til at diskutere det større billede; virksomhedens og afdelingens mission; eller bare for at opbygge et stærkere bånd med teammedlemmerne. “Det giver en fællesskabsfølelse af at opbygge noget sammen: en af de største grunde til, at folk finder tilfredshed på arbejdet.”

Hockett er enig. “Tag telefonen, send en chatbesked, eller endnu bedre, gå rundt og interagere med kolleger. Spørg dem, hvordan det går, og gør en dyd ud af at lytte mere, end du taler. Dette vil give værdifuld indsigt fra et personligt og forretningsmæssigt aspekt, samtidig med at det giver stor eksponering for dig personligt.”

Strong foreslår også, at du bruger tiden til at anerkende andre. “Brug noget tid på at værdsætte dem omkring dig. Skriv nogle sedler i hånden, hvor du takker folk for et godt 2013 eller fremhæver din iver efter at arbejde sammen i 2014.”

Evaluer dine mål og intentioner. Både professionelle og personlige intentioner for de kommende måneder eller det kommende år er afgørende for vækst og velstand, siger Hockett. “Gør dine intentioner synlige, så du kan se dem hver dag, og del dem frit med andre.” Intentioner adskiller sig fra mål, idet de giver dig fleksibilitet til at få succes, forklarer hun. “Et mål kunne f.eks. være “Forøg mit netværk med 15 %”, og en intention kunne være “Jeg har til hensigt at bruge mere kvalitetstid på at dyrke og vedligeholde mine personlige og professionelle relationer”.” Begge dele er dog vigtige – så tag dig tid til at evaluere dine nuværende mål og intentioner, og overvej at sætte nogle nye.

Drøm. “Brug en time på at tænke på, hvordan du ville ønske, at tingene var, nye produktideer, hvordan arbejdet kunne være uden barrierer,” siger Strong. “Ingen af os gør det nok, og langsomme dage giver hjernen plads til at gøre det godt.”

Hockett siger, at dagdrømme kan være effektivt på en langsom dag, “fordi det stimulerer hjernen og giver mulighed for at visualisere de ting, du ønsker at opnå på arbejdet.” Hvis du for eksempel dagdrømmer om en ny rolle eller stilling i din virksomhed, vil din hjerne hjælpe dig med at udvikle en plan for, hvordan du bedst kan nå dertil.

Evaluer din tidsanvendelse. En stille dag er en god mulighed for at analysere, hvordan du bruger dine dage, og om du arbejder smart. “Betragt dig selv som din egen tidsstyringskonsulent, og gennemgå din seneste måneds møder og leverancer”, foreslår Taylor. “Opret det, du tror, er dit generelle daglige arbejdsflow på et dokument, og begynd derefter at foretage justeringer for at opnå større effektivitet. Det kan være et stort wake up call, hvis du indser, at du bruger alt for meget tid på at tale i telefon med en bestemt kunde eller kollega, at du håndterer e-mails de første to timer af dagen, at du ikke prioriterer dine e-mails, at det tager for lang tid at håndtere forretningsrapportering, at du ikke bruger teknologiske værktøjer til transaktionsaktiviteter eller at du ikke uddelegerer nok, for eksempel.” Hvis du nogle gange føler, at du drukner i opgaver, er dette et ideelt tidspunkt til at foretage nogle reelle ændringer.

Lær. Brug denne tid til at udvide din egen faglige viden, siger Hockett. “Få indhentet de tidsskriftartikler, du har stablet op, bøger, der samler støv, eller digitale aktiviteter som f.eks. webinarer, blogs eller interaktion med kolleger på fora.”

Hvis du nogle gange føler, at dine øjne bliver glaserede, når dine kolleger taler om den nyeste widget, eller du hurtigt skifter emne efter at have hørt om den nyeste trend en gang for meget – så er det måske på tide at bogmærke nogle vigtige websteder, der holder dig opdateret, siger Taylor. “Gennemse de bedste online forretnings-, fag- og blogpublikationer og -websteder i din branche, da viden er magt. Din chef, dine kolleger og kunder vil altid sætte pris på artikler og links af interesse, som du sender, hvilket vil gavne din karriere yderligere.”

Få noget motion. Gå en tur udenfor eller tag ekstra tid i fitnesscentret. “Gør noget, der får dig op at stå og bevæge dig,” siger Kyriazis. “Tag en ven med, hvis du er nødt til det – men at få renset tankerne og give dem et hvil er det, vi er ude efter.”

Forbedre en proces. Når vi løber 100 miles i timen, er det svært at se skoven gennem træerne, siger Strong. “Brug de langsomme tider til at evaluere en bestemt proces eller et system, som du bruger ret ofte, og se efter muligheder for at skabe effektivitet eller en bedre måde at arbejde på.”

Frivilligt arbejde. Overvej at tilbyde din tid til at hjælpe en anden medarbejder eller afdeling, siger Hockett. “Det kan hjælpe dem, der ikke har en langsom dag, og det kan også give dig mulighed for at tilegne dig nye færdigheder, enten strategisk relateret til dit eget karriereforløb eller for sjov.”

Tjek ind hos din chef. “Når du har haft mulighed for at få vejret på en langsom dag og reflektere over dine projekter og mål, har du den perfekte mulighed for at tage kontakt til din chef”, siger Taylor. “Dine projekter og det store billede er i fokus; hvilket bedre tidspunkt er der til at give din chef en personlig, mundtlig eller skriftlig opdatering om de resultater, du har opnået for nylig (du har tydeligvis et par stykker, fordi du har fortjent en pause) – og til at beskrive dine næste skridt?” Medarbejdere glemmer ofte at viderebringe gode nyheder og deres fremtidige retning til chefen; alt for ofte bruges tiden på at slukke ildebrande. Hvilken leder kan ikke lide at modtage nogle gode nyheder og forsikringer? Det styrker dine evner til større og bedre ting i fremtiden.

Indhent eller kom foran. “Dette omfatter deadline-drevet arbejde, segmenter af større projekter, der skal fortsætte med at bevæge sig fremad, og personlige opgaver”, siger Kyriazis.

Hvis du har udskudt personlige opgaver, der kun kan håndteres i løbet af arbejdsugen, er det nu det bedste tidspunkt at få dem klaret, forudsat at du har dækket dig selv, siger Taylor.

“Dette er også tidspunktet til at arbejde på de projekter, du har lagt til side til en regnvejrsdag”, tilføjer hun. “Har din to-do-liste brug for en ordsproglig afstøvning? Er der nye, mere missionskritiske projekter? Har du brug for at omprioritere og gennemgå din reviderede liste med din leder?”

Stille tid giver dig mulighed for at gøre noget ved de mere langsigtede projekter, der ligger i baghovedet. Nogle gange vil disse tilsyneladende lavere prioriterede opgaver pludselig komme frem i forgrunden. Du vil være glad for, at du fik et forspring med dem senere. “Det sværeste er at dykke ned i de første 10 minutter; derefter vil du sandsynligvis være i gang,” siger hun.

Slow-dage i de fleste arbejdsmiljøer er sjældne, konkluderer Hockett. Derfor er det vigtigt at få mest muligt ud af dem og betragte disse dage som en chance for at fokusere på dine egne interesser og være proaktiv i stedet for at reagere på andres behov. “Brug denne tid godt, og du vil være i stand til at fremme din karriere, få faglig viden og føle dig mere på toppen af tingene.”

I billeder: 14 ting at gøre på en langsom dag på arbejdet