Vil du vide, hvordan du kan øge produktiviteten på arbejdspladsen?

En succesfuld virksomhedsejer ved, hvor vigtigt produktivitet er i et arbejdsmiljø.

Medarbejdernes produktivitet kan hjælpe virksomheder med at udnytte kapaciteten af deres tilgængelige arbejdsstyrke effektivt. Og de fleste virksomheder, der fokuserer på produktivitet, har normalt sunde og glade medarbejdere, hvilket bidrager til deres overordnede succes.

Men hvis man forsøger at bruge en enkelt tilgang til hver enkelt medarbejder, vil det højst sandsynligt mislykkes, fordi man måske ikke nemt kan forstå det hele. Hvis man ved, hvilken metode man skal bruge til hver enkelt medarbejder, vil det give en bedre løsning og kan skabe et lykkeligt og sundt miljø for både medarbejderen og virksomheden – hvilket gør det lettere for medarbejderne at nå deres mål.

I denne artikel tager vi et kig på 15 praktiske tips til at øge produktiviteten på arbejdspladsen.

Denne artikel indeholder:

(Klik på linkene for at springe til et bestemt afsnit)

• Sådan øger du produktiviteten på arbejdspladsen
  • Hold medarbejderne ansvarlige
  • Motivere dine medarbejdere
  • Før regelmæssige evalueringer
  • Undgå mikromanagement
  • Afgiv realistiske opgaver
  • Vær streng med pauser
  • Opmuntre Motion
  • Bryd arbejdsrutiner
  • Sæt altid barren højt
  • Sørg for træning
  • Undgå multitasking
  • Fjern distraktioner
  • Lad medarbejderne dekorere deres kontor
  • Beløn medarbejderne med gode frynsegoder
  • Brug produktivitetssoftware

Lad os komme i gang.

Sådan øger du produktiviteten på arbejdspladsen

Her er 15 tips til at øge produktiviteten på arbejdspladsen:

Hold medarbejderne ansvarlige

Når du giver ordrer til dine medarbejdere, skal du altid være præcis og undgå at give generelle ordrer.

Du bør også udpege opgaven til hver enkelt tildelt person og sikre, at de fuldt ud forstår, at det er dem, der er ansvarlige for deres opgaver.

Holder du dine medarbejdere ansvarlige for deres opgaver og mål, betyder det, at de vil yde en ekstra indsats og være mere omhyggelige med deres opgaver.

Hvordan?

Hvis de føler, at de bliver holdt ansvarlige, vil det styrke deres følelse af ejerskab for den slags arbejde, de får udleveret. Så med denne form for tankegang har de en tendens til at udføre det så godt, som de kan.

Denne proces er også en anden måde at sikre, at der bliver begået færre fejl.

Motivér dine medarbejdere

Medarbejdernes motivation er en væsentlig faktor for at forbedre arbejdsstyrkens produktivitet.

Hvorfor?

Medarbejdere, der mangler motivation, keder sig hurtigt, især de medarbejdere, der udfører rutineopgaver hver eneste arbejdsdag.

Et andet problem er, at umotiverede medarbejdere ikke har nogen glæde ved at afslutte de opgaver, de får overdraget.

Så hvordan motiverer du dine medarbejdere?

En effektiv måde at øge en medarbejders motivation på er gennem gamification.

Som ordet gamification antyder, skal du gøre noget fornøjeligt ud af den opgave, som de får overdraget.

Som RPG’er (rollespil) bruger gentagelseselementer som boosts, belønninger, livskræfter og placeringer for at stige i niveau, har dine medarbejdere brug for noget, der kan motivere dem til at opnå mere, f.eks.:

• Være ugens bedste salgsleder.
• Have den højeste fremmødeprocent.
• Fuldføre flest opgaver på en måned osv.

Denne form for “spil”-miljø øger også medarbejdernes moral og medarbejdermotivation.

Med denne type proces er medarbejderne motiveret til at arbejde hårdt og mere effektivt, fordi de kan tjene noget på det.

Mange virksomheder glemmer normalt at anerkende et godt udført arbejde eller endda takke medarbejderne for at arbejde hårdt, hvilket kan resultere i en negativ indvirkning og umotiverede medarbejdere.

Medarbejderne tror måske, at deres indsats ikke’ bliver anerkendt, så de holder sig til at udføre middelmådigt arbejde, hvilket fører til kedsomhed.

Et opmuntrende ord, en simpel tak og små belønninger for at arbejde hårdt vil vise, hvor meget ledelsen og virksomheden værdsætter deres arbejde. Det kan også være muligt at konvertere belønninger, point og placeringer til monetære bonusser.

Men husk altid, at belønninger kan komme i mange former, f.eks. i form af obligatorisk orlov eller fritid fra arbejdet.

Det vil holde dem motiverede og engagerede, fordi de både bliver anerkendt og værdsat for at gøre deres bedste for virksomheden.

Søger du efter flere måder at øge medarbejderengagementet på?

Her er de 12 bedste software til medarbejderengagement for 2021.

Før regelmæssige gennemgange

En måde at skabe en produktiv og engageret medarbejder på er at forklare, hvad der forventes af dem.

Det er hovedårsagen til, at virksomheder introducerer medarbejderne til virksomhedens vision, kerneværdier og virksomhedskultur under onboarding-processen.

Derimod skal du altid være opmærksom på, hvordan du uddelegerer opgaver, og glem ikke at følge op på hver enkelt medarbejder om den opgave, de har fået tildelt.

Husk at spørge til status for den opgave, de har fået tildelt. På den måde ved du, at der sker fremskridt, og at dine medarbejdere gør deres arbejde.

Det er også vigtigt at give feedback, efter at de har givet dig en opdatering.

Hvorfor?

Feedback er en måde at sikre, at medarbejderne ikke sidder fast med de idéer, de har.

Dertil kommer, at medarbejderne gerne vil høre feedback fra deres arbejdsgiver, fordi det giver dem mulighed for at vide, hvilke dele af opgaven der skal justeres, hvad der mangler, og hvad de ellers skal ændre.

Du bør også anerkende deres præstationer, men også tage fat på deres fejl og mangler, mens du giver dem løsninger.

Nøglen er at give konstruktiv kritik af deres præstationer.

Undgå mikromanagement

Det kan være svært at afgøre forskellen mellem mikromanagement og ledelse.

Hold dog altid for øje, at du med mikromanagement lærer dine medarbejdere at blive afhængige af dig eller deres overordnede.

Medarbejderne har brug for vejledning og bør have initiativ, mens de udfører deres arbejde.

Men at give dem alle detaljer i deres arbejde med skeen kan hindre en medarbejders udvikling.

Projektledere er ansvarlige for at tildele opgaver, definere pligter og give medarbejderne de ressourcer, de har brug for til at udføre deres arbejde. Det er dog medarbejderens ansvar at finde ud af, hvordan de skal løse deres opgaver.

For at undgå mikromanagement skal du opmuntre medarbejderne til at arbejde på den måde, de ønsker.

Bed dem om at lære, arbejde og tænke selvstændigt til gavn for virksomheden.

Og hvis de begår fejl, skal du altid tale med dem først, før du drager forhastede konklusioner. På den måde vil dine medarbejdere gøre deres bedste for at undgå at begå de samme fejl i fremtiden.

Tildel dem realistiske opgaver

Det er fint nok at presse dine produktive medarbejdere til grænsen af deres evner, men overdriv det ikke.

Medarbejdere er mennesker, og mennesker bliver trætte.

Nogle medarbejdere kan føle sig helt overbebyrdet med deres uendelige opgaveliste.

Det kan være grunden til, at medarbejdere udskyder deres arbejde, fordi de er overbebyrdet af tonsvis af daglige opgaver. Dette kan føre til hyppige forsinkelser og uproduktivitet.

Arbejdsgiverne skal tildele opnåelige opgaver og give medarbejderne nok tid til at udføre disse opgaver. På den måde vil medarbejderne føle sig motiverede, fordi de udfører alle de opgaver, du har givet dem.

At brænde dem ud med et vanvittigt arbejde og uopnåelige tidsfrister er store motivationsdræbere.

Så hvad kan du gøre?

Sæt realistiske individuelle mål og mål for dine medarbejdere. På denne måde kan du øge deres effektivitet, bevidsthed og indflydelse på deres rolle i din virksomhed.

Vær streng med pauser

Opfordre medarbejderne til at holde pauser og andre rekreative aktiviteter.

Hvorfor?

Stress fra overarbejde kan føre til to ting:

• Det kan demotivere medarbejderen.
• Det kan også føre til udsættelse af arbejdet, hvilket er en stor produktivitetsdræber.

At holde pauser fra arbejdet kan hjælpe med at nulstille din medarbejders trætte hjerner.

Vi foreslår en pause på 10 minutter efter 50 minutters arbejde.

En kort pause kan hjælpe dig med at føle dig frisk, når du skal påbegynde en ny opgave eller arbejde videre med den aktuelle opgave.

Du bør også bede dem om at holde en pause på 30 minutter hver tredje time.

Og husk at opfordre dine medarbejdere til at skifte omgivelser i denne pause.

De kan bruge denne tid til at gå en tur, tage en kop kaffe eller planlægge deres ugentlige indkøbsliste.

Opfordre til motion

Din medarbejders sundhed bør være din højeste prioritet. Din virksomhed kan ikke være succesfuld, når dine medarbejdere ofte er syge eller fraværende.

Siddende foran en computer hele dagen kan indebære store sundhedsrisici.

Nogle ideer, der kan forhindre, at medarbejderne bliver syge eller stressede, er:

• Opfordre medarbejderne til at stå op i et par minutter hver dag.
• Føj stående skriveborde til kontoret.
• Giv medarbejderne mulighed for at udføre noget fjernarbejde for at undgå den stress, der er forbundet med pendling.
• Opfordr til en ugentlig yoga/ Zumba/ aerobic-session efter arbejdstid.

Det vigtigste er, at du bør opfordre medarbejderne til at have en fysisk fitnessplan i deres daglige aktiviteter.

Det kan være udstrækning, en lille træning eller måske noget aerobicøvelser derhjemme eller endda en atletisk teambuilding-øvelse, som også forbedrer medarbejdernes engagement.

En anden fordel er, at teambuilding-aktiviteter også kan føre til bedre teamwork på din arbejdsplads.

Denne form for aktivitet vil ikke kun holde dem i form og sunde, men vil også øge medarbejderengagementet og hjælpe medarbejderne med at få et klarere sind, især når de arbejder.

Det er bevist, at medarbejdere, der er fysisk veltrænede og mentalt aktive, vil præstere bedre på arbejdet og have en positiv holdning til arbejdet og deres arbejdsplads.

Bryd jobrutiner

Selvom det er godt at lade en medarbejder fokusere på en bestemt kerneopgave, kan det blive udmattende at udføre det samme job i omkring 40 timer.

For at bryde denne kedelige jobrutine kan du prøve at rotere ansvaret og introducere nye roller til forskellige medarbejdere.

På den måde kan du udvide deres evner og give dit team et overblik over, hvilken type roller deres kolleger har. De vil også få indsigt i, hvordan virksomheden fungerer.

Sæt altid barren højt

De forskellige organisationer har deres standarder, og det er vigtigt at introducere medarbejderne til disse forventninger for at opnå langsigtet succes.

Lad dine medarbejdere vide, hvilke regler din virksomhed pålægger dem, og hvad du forventer af dem.

Dine medarbejdere skal også vide, at de får flere forfremmelsesmuligheder ved at udvikle nye færdigheder eller tilegne sig ny viden.

Hver arbejdsdag bør være en udfordring for den enkelte medarbejder.

Dine medarbejdere bør ikke være selvtilfredse og blot holde sig til håndterbare opgaver. Det ville reducere deres værdi og dermed påvirke arbejdsproduktiviteten.

Så du bør lade dine medarbejdere forstå, at tillid, muligheder og respekt er noget, som alle skal gøre sig fortjent til.

Sørg for uddannelse

Sådan som vi opdaterer vores teknologier, har dine medarbejdere også brug for en opgradering – det vil hjælpe dem med at nå et højere produktivitetsniveau.

Læring er en kontinuerlig proces, og hvis du giver dine medarbejdere seminarer og kurser, vil du forbedre deres færdigheder.

Indfører du dine medarbejdere i innovative løsninger, vil det også motivere dem til at være mere kreative, mens de arbejder. Husk altid, at en motiveret medarbejder er en glad medarbejder.

Men det betyder ikke, at du behøver at bruge en betydelig sum penge bare for at give dem den nødvendige uddannelse. Du kan altid hyre en taler eller træner, som gerne vil undervise eller motivere dine medarbejdere.

11. Undgå multitasking

Vi ved godt, at det lyder mærkeligt.

Usuelt set betragtes multitasking som en færdighed og hjælper medarbejderne med at nå målene hurtigt.

I dag er der masser af produktivitetsværktøjer derude, som kan strømline de daglige opgaver for dig.

Så der er ingen grund til at opfordre dine medarbejdere til at multitaske, når de faktisk har tid til at fokusere på en specifik opgave.

Selv om multitasking kan føre til kortsigtede resultater, kan det at arbejde med mange opgaver hver dag også føre til udbrændthed.

Når medarbejderne er udbrændte, vil de have svært ved at koncentrere sig, hvilket kan føre til flere fejl i projekterne.

Fjern distraktioner

Lad dine medarbejdere have adgang til deres mobiltelefoner hele tiden kan være lidt af en tidsrøver.

Vi mener ikke, at du skal iværksætte et forbud mod mobiltelefoner.

Det kan dog føre til øget produktivitet at skabe en mobiltelefonpolitik, der opfordrer medarbejderne til at slukke deres telefoner, mens de arbejder.

Det er også vigtigt at give dem tid til at tjekke for eventuelle beskeder, så de ikke bliver distraheret af tanken om indgående beskeder, deres sociale medier eller telefonopkald.

Mens en fjernarbejder har den fordel at kunne arbejde i et roligt hjem, kan en medarbejder på kontoret blive distraheret af tilfældige samtaler og baggrundsstøj.

Så hvordan kan du forhindre distraktioner på arbejdspladsen?

Her er nogle få løsninger:

• Bed medarbejderne om at tale stille og roligt, når de tager telefonopkald.
• Opfordre medarbejderne til at bruge hovedtelefoner til at lytte til musik eller podcasts for at blokere for støjen.
• Skær ned på antallet af unødvendige møder på arbejdspladsen.

Lad medarbejderne dekorere deres kontor

En undersøgelse foretaget af Tim Harford viser, at medarbejderne er 30 % mere produktive, når de får lov til at dekorere deres kontor.

Det betyder, at jo mere behagelige dine medarbejdere føler sig, jo mindre stressede og mere produktive vil de være. Det øger også moralen og fører til en mere produktiv arbejdsplads.

Dertil kommer, at dine medarbejdere vil se frem til at se og arbejde i et veludsmykket kontormiljø.

Beløn medarbejderne med gode frynsegoder

Dette handler om medarbejdertilfredshed.

Hvad mener vi?

Lad os tage et kig på Google.

Google er kendt for at give medarbejderne massagerum, sovekupéer og gratis klipning.

Pointen her er at tilbyde dine medarbejdere nogle frynsegoder, så de får en bedre medarbejderoplevelse og føler sig godt tilpas i deres arbejdsmiljø.

I henhold til Fellowes Workplace Wellness Trend Report vil 87 % af medarbejderne gerne have deres nuværende arbejdsgiver til at tilbyde sundere arbejdspladsfordele som wellness-rum, fitnessfordele på virksomheden, sunde frokostmuligheder og ergonomiske siddepladser.

Her er nogle andre eksempler på frynsegoder, som du kan indføre for at forbedre medarbejdernes arbejdsglæde:

• Boghandelskuponer.
• Spa-dagskort.
• Månedlige biografbilletter.
• Gym-medlemskaber.

Brug produktivitetssoftware

Produktivitetssoftware hjælper folk med at få mere udrettet på arbejdet gennem funktioner som tidsregistrering, påmindelser, rapporter og tjeklister.

Og derudover giver produktivitetssoftware også projektledere en visuel repræsentation af organisationens arbejdsgang, hvilket forbedrer uddelegering af opgaver og koordinering af teamet.

A. Kend de nye applikationer i butikken

Der er en ny app, der sælges på markedet eller endda downloades gratis hver dag.

Apps som sprogvejledninger, programmer til to-do-lister og endda apps, hvor du kan tjekke og notere dine udgifter, er tilgængelige i dag.

Med de forskellige typer iOS-, Android- og Windows-apps på markedet skal du lave lidt research og finde en app, der passer til din virksomhed. Prøv derefter at foreslå den til dine medarbejdere.

Du kan også kigge efter browserudvidelser, der er designet til at hjælpe med at øge medarbejdernes produktivitet.

B. Installer og brug en instant messenger

Du bør installere en app til instant messaging-software på dine medarbejderes stationer for at sikre effektiv kommunikation.

En gruppe messenger-app som Slack, hvor du hurtigt kan give instruktioner eller feedback, kan være et fremragende værktøj til at forbedre kommunikationen.

Det er utroligt nyttigt for store virksomheder og virksomheder, der fokuserer på fjernarbejde.

C. Installer en tidsregistrering

Det er vigtigt at være opmærksom på, hvordan dine medarbejdere bruger deres tid.

For at gøre dette har du brug for et værktøj, der kan spore, hvor meget tid dine medarbejdere bruger på at udføre individuelle opgaver og større projekter i realtid.

Denne type måling viser, hvilke medarbejdere der er produktive, og hvilke der har brug for mere træning.

Det viser dig desuden også, hvilke områder af din arbejdsgang, der tager mest tid i brug. Og ved at bruge disse oplysninger kan du implementere en strategi for at hjælpe dine medarbejdere med at bruge mindre tid på disse opgaver.

Et velafrundet tidsregistreringsværktøj som Time Doctor sporer ikke kun den tid, der bruges på opgaver, men også en medarbejders ledige tid.

Hvad er Time Doctor?

Time Doctor er det ultimative tidsregistrerings- og produktivitetsstyringsværktøj.

Time Doctor bruges af utroligt produktive virksomheder som Verizon og små virksomheder som Thrive Market og er velegnet til enhver virksomhed, der ønsker at få mere udrettet.

Med funktioner, der spænder fra avanceret tidssporing til fremragende integrationer med førende projektstyringsværktøjer som Jira, er Time Doctor den bedste app til at øge medarbejdernes produktivitet.

Her er et hurtigt overblik over, hvordan Time Doctor kan hjælpe dig med tidsstyring:

• Spore, hvor lang tid det tager for teams at udføre opgaver.
• Opret projekter og tildel opgaver til teammedlemmer direkte i Time Doctor.
• Brug produktivitetsvurderinger til at vælge, hvilke websteder og apps du vil have klassificeret som uproduktive.
• Access omfattende rapporter om arbejdsproduktivitet, så du kan måle hver enkelt medarbejders produktivitetsniveau.
• Tag skærmbilleder af dine medarbejderes computerskærme i arbejdstiden.
• Spørg efter tid på farten med Android-appen.

Sluttanker

Det kan være en udfordrende opgave at øge produktiviteten på arbejdspladsen.

Men bare rolig!

Du skal blot implementere de produktivitetstips, vi har behandlet ovenfor, og dine medarbejdere vil have de rette ressourcer til at være superproduktive.
Og husk, at et sundt og glad miljø er nøglen til højere produktivitet på arbejdspladsen.

Om forfatteren

Susan Culp er en blogger med speciale i erhvervsartikler. Hun skriver på vegne af Moneybanker, som er en virksomhed, der tilbyder de bedste muligheder, når det kommer til lån. Udover at være blogger og forfatter af hjertet, elsker hun også at opdage innovative måder at forbedre ens ledelses- og managementfærdigheder på.