Du kan ikke kalde dig selv professionel og stadig bruge den gamle gratis e-mailadresse. Du ved, den, der ender på @gmail.com, yahoo.com eller endnu længere tilbage i tiden, hotmail.com. Selvfølgelig kan du bruge den, men det er en sikker måde at virke uprofessionel på over for dine potentielle kunder. Uanset om du ønsker at opretholde et professionelt image til udsendelse af CV’er, til visning på din blog eller til din virksomhed og dens personale, er en professionel e-mail-adresse et must.

Udgifter til kun at bruge fulde navne

Det mest almindelige e-mail-adresseformat er at bruge navnet på ejeren af e-mail-adressen. Dette kan være kun fornavnet, kun efternavnet eller både for- og efternavn.

Første navn kun

E-mailadresse kun med fornavn som eksempel

E-mailadressen kun med fornavn er et godt format for bloggere og soloprættere. Det virker mere venligt end kun efternavn og er også mere mindeværdigt. Det er dog ikke et godt valg, hvis du er en virksomhed i vækst, fordi du sandsynligvis vil ende med at have medarbejdere med samme navn.

Navn alene

Navn alene e-mail eksempel

E-mailadresseformatet med efternavn alene er et godt valg for små virksomheder, der ønsker at give et mere professionelt indtryk. Det kunne f.eks. være ideelt for et lille advokatfirma med kun en håndfuld ansatte. Ligesom formatet med kun fornavn er det ikke et godt valg for voksende virksomheder, fordi du sandsynligvis vil ende med at få medarbejdere med fælles efternavne.

Første & Efternavn

E-mailadresse med for- og efternavn som eksempel

E-mailadressen med for- og efternavn er meget identificerbar, men den kan også blive lang. Hvis du f.eks. hedder Elizabeth Thompson, vil din e-mail-adresse være temmelig lang. Og jo længere den er, jo større er sandsynligheden for, at folk staver den forkert ved et uheld.

Kombination af initialer med navne

Et af de bedste – og derfor mest almindelige – professionelle e-mailformater til erhvervslivet er at bruge en kombination af navne og initialer. I modsætning til at bruge fulde navne er det at kombinere initialer med enten en brugers for- eller efternavn med til at reducere sandsynligheden for, at der er flere personer med den samme e-mail inden for en virksomhed.

Pros	Cons
Godt for virksomheder med flere ansatte	Mindre mindeværdig
Højere bruger privatlivets fred

Initial af fornavn & Efternavn

Eksempel på e-mail med fornavn og efternavn

Den første måde at formatere dette på er ved at sætte en brugers første bogstav først. Om man skal bruge punktummet imellem kommer an på personlige præferencer, selv om det kan være klogt at bruge et, da nogle efternavne kan blande sig med et initial for at skabe et nyt ord, hvilket kan se mærkeligt ud. I øvrigt vil de fleste e-mail-tjenester behandle navnet, uanset om det er med eller uden punktum, ens, hvilket betyder, at hvis nogen glemmer det, vil du stadig modtage deres e-mail.

Efternavn & Initial i fornavn: [email protected] eller [email protected]

E-mail eksempel på efternavn og første bogstav

Som den tidligere idé med professionel e-mailadresse, kan du også bruge efternavnet med første bogstav efter. Dette er bedre for store organisationer, der administrerer brugere efter deres efternavn i modsætning til fornavn.

Afkortning af navne

I nogle tilfælde kan organisationer vælge at afkorte navne for at sikre, at e-mail-adresser ikke overstiger et bestemt antal tegn. Dette er især almindeligt blandt meget store organisationer, som f.eks. universiteter. Det anbefales dog ikke for små virksomheder, da de ikke er så mindeværdige og kan give anledning til flere tastefejl, når andre skriver din e-mailadresse.

Første bogstav, Mellembogstav & De første fire bogstaver i efternavnet

Eksempel på forkortet e-mail-adresse

Du kan bruge en hvilken som helst kombination eller et hvilket som helst antal tegn. I eksemplet ovenfor brugte vi for- og melleminitialerne efterfulgt af de første fire bogstaver i brugerens efternavn. Du kan dog vælge at bruge en hvilken som helst kombination af initialer og et hvilket som helst antal tegn.

Anvendelse af nøgleord eller identifikatorer

En anden idé med en professionel e-mailadresse er at bruge nøgleord eller identifikatorer i adressen. Du kan f.eks. tilføje en brugers grad (f.eks. md eller jd), stilling eller afdeling (f.eks, salg eller CPA), eller endda placering for virksomheder med flere steder.

Navn & Afdeling

E-mail eksempel på navn og afdeling

Kombinere en brugers navn med deres stillingsbetegnelse er en anden professionel e-mailadresse idé. Selv om det ikke er et almindeligt anvendt e-mail-format, kan det være et unikt valg for små virksomheder, der har en række forskellige afdelinger i kundevendte stillinger. Et digitalt marketingbureau kunne f.eks. bruge dette e-mail-format, hvis deres kunder er i kontakt med en række personer, f.eks. en sælger, en webdesigner og en SEO-strateg.

Navn & Titel

E-mail med navn og titel eksempel

I nogle tilfælde kan du gå endnu længere og i stedet for at inkludere en brugers afdeling i deres e-mail-adresse, kan du bruge deres jobtitel eller stilling. Et revisionsfirma kan f.eks. inkludere CPA, assistent og skattechef for at skelne mellem brugerne, så kunderne nemt kan identificere, hvem de taler med, uden at de skal huske deres rolle. Problemet med dette er naturligvis, at hvis medarbejderne skifter til forskellige roller, skal du opdatere deres e-mailadresse.

Navn &Degrad eller certificering

E-mail eksempel på navn og grad

I lighed med at inkludere stillingsbetegnelsen i en e-mailadresse er det i mange tilfælde bedre at inkludere brugerens grad eller certificering. Hvis du f.eks. inkluderer M.D. (doktor i medicin) eller J.D. (Juris doctor), angiver du en brugers jobtitel uden direkte at angive en specifik stilling, som kan ændre sig med tiden.

Navn & Placering

Navn og placering e-mail eksempel

Hvis din virksomhed har flere placeringer, kan du overveje at identificere en brugers placering i hans/hendes e-mail-adresse. Husk, at dette ikke er et godt brugernavnsformat, hvis dine lokationer ligger tæt på hinanden, og personalet ofte arbejder på forskellige lokationer.

Brug af generiske indbakkenavne

Hvis du opretter en professionel e-mail-adresse, der skal vises offentligt på dit websted, er det en god idé at oprette en generisk e-mail-adresse. Du kan f.eks. bruge [email protected] eller [email protected] til at blive vist på din kontaktside. Det hjælper med at reducere spam til din personlige indbakke, og det hjælper også virksomheder med teams, der administrerer én indbakke, som f.eks. kundeservice.

Generisk kontaktindbakke

Alle websites bør indeholde kontaktoplysninger. Du ønsker dog måske ikke, at din personlige eller direkte e-mailadresse vises på dit websted. For at beskytte din e-mail skal du bruge en generisk kontakt-e-mailadresse.

Generisk indbakke til kundeservice

Det samme gælder for en indbakke til kundeservice. Giv de besøgende på dit websted direkte adgang til dit kundeserviceteam ved at oprette en supportspecifik indbakke.

Generisk returindbakke: [email protected]

De, der sælger online, bør også overveje at oprette en returindbakke. Selv om mange virksomheder stadig bruger en generisk indbakke til kundeservice til behandling af returneringer, vil en adskillelse af de to hjælpe dig med at yde bedre service til alle dine kunder.

Generisk salgsindbakke

Salg er nøglen for virksomheder, og ved at henvise dine potentielle kunder til en generisk kontaktindbakke kan du hurtigt give dem en følelse af, at de ikke får en god kundeoplevelse. Lad i stedet dine potentielle kunder vide, at de vil få den hjælp, de søger, ved at tilbyde en salgsspecifik indbakke.

Generisk indbakke til menneskelige ressourcer: [email protected]

Virksomheder med et team af menneskelige ressourcer eller virksomheder, der blot accepterer jobansøgninger online, bør overveje at oprette en generisk indbakke til menneskelige ressourcer, som f.eks. [email protected]. Det vil hjælpe din virksomhed med at se mere professionel og troværdig ud, hvilket kan være med til at skabe tillid hos kvalificerede ansøgere.

Tips til valg af en professionel e-mail-adresse

Og uanset om du er blogger, professionel freelancer eller en virksomhed, er der nogle få ting, du altid skal have med, når du opretter en professionel e-mail-adresse. For eksempel skal du absolut have dit eget domænenavn. Du bør også forsøge at holde dine brugernavnsformater korte, mindeværdige og nemme at organisere.

• Brug altid dit eget domæne
• Hold det kort
• Gør det nemt at organisere
• Tænk på størrelsen af din virksomhed, når du vælger et brugernavnsformat

Sørg for at følge disse tre regler, når du vælger en professionel e-mail-adresse.

Hyppigt stillede spørgsmål (FAQ)

Hvordan opretter jeg en e-mailadresse til erhvervslivet?

For at oprette en e-mailadresse til erhvervslivet skal du først have et domænenavn. Du kan få dette hos en domænenavnsregistrant, f.eks. GoDaddy eller Hover. Eller hvis du planlægger at bruge WordPress til at opbygge dit websted, kan du få et gratis domæne gennem en webhostingudbyder, f.eks. DreamHost. Derefter skal du vælge en e-mail-udbyder, tilslutte dit domæne og vælge dit brugernavn. Få trinvise instruktioner om, hvordan du opretter en brugerdefineret e-mailadresse.

Er det muligt at få en gratis e-mailadresse til virksomheder?

Ja, der er et par forskellige måder at få en gratis e-mailadresse til virksomheder på. Hvis du f.eks. allerede har et domænenavn, kan du få op til fem gratis virksomheds-e-mailadresser via Zoho Mail. Hvis du endnu ikke har et domænenavn og planlægger at oprette et websted med WordPress, kan du få en gratis virksomheds-e-mailadresse med et webhostingabonnement, f.eks. hos DreamHost. Læs mere om, hvordan du får en gratis virksomheds-e-mailadresse.

Hvad er den bedste domænenavnsregistrator?

Med så mange domænenavnsregistratorer kan det være svært at vælge, hvilken der er den bedste at bruge. De bedste registratorer er dem, der ikke kun er de mest overkommelige, men også dem, der tilbyder en række domænenavnsudvidelser, en brugervenlig grænseflade og ekstraudstyr som f.eks. domænenavnsbeskyttelse. De bedste i det hele taget omfatter Namecheap, Hover, GoDaddy og 1&1 IONOS. Hvis du vil have hjælp til at beslutte, hvilken der er den rigtige for dig, kan du se den komplette oversigt over de bedste domænenavnsregistratorer.

Er domænenavnsbeskyttelse det værd?

For de fleste er domænenavnsbeskyttelse penge, der er givet godt ud. Årsagen er, at uden domænenavnsbeskyttelse vil de kontaktoplysninger, du brugte til at registrere dit domænenavn, være offentligt tilgængelige på internettet. Det betyder, at du vil være modtagelig for en stor mængde spam og potentielt værre, sikkerhedsproblemer. Du kan afgøre, om det er det værd for dig, ved at læse mere om beskyttelse af domænenavne.