Forhandlingsprocessen gennemsyrer næsten alles interaktioner i grupper og organisationer.

I nutidens løst strukturerede organisationer, hvor medlemmerne arbejder med kolleger, som de ikke har nogen direkte myndighed over, og som de måske ikke engang har en fælles chef, bliver forhandlingsevnerne afgørende.

Kernen i de fem trin i forhandlingsprocessen er det faktiske give og tage i forsøget på at finde frem til en aftale, en ordentlig handel, der passer til alle parter.

De fem trin i forhandlingsprocessen er;

1. Forberedelse og planlægning.
2. Definition af spilleregler.
3. Klargøring og begrundelse.
4. Forhandling og problemløsning.
5. Afslutning og implementering.

I dette indlæg vil vi se på forhandlingsprocessen, som består af fem trin. Disse trin er beskrevet nedenfor;

Forberedelse og planlægning

Hvor man begynder at forhandle, skal man være opmærksom på konflikten, historien, der har ført til forhandlingen af de involverede personer og deres opfattelse af konflikten, forventninger fra forhandlingerne osv.

Hvor man starter forhandlingen, er det nødvendigt at lave hjemmearbejde.

• Hvad er konfliktens karakter?
• Hvad er den historie, der har ført til denne forhandling?
• Hvem er involveret, og hvad er deres opfattelse af konflikten?

Endvidere skal der, før en forhandling finder sted; der skal træffes en beslutning om, hvornår og hvor et møde skal finde sted for at drøfte problemet, og hvem der skal deltage.

Det kan også være nyttigt at fastsætte en begrænset tidsplan for at forhindre, at uenigheden fortsætter. I denne fase skal man sikre, at alle relevante fakta om situationen er kendt for at afklare egen holdning.

Det er også nødvendigt at forberede en vurdering af, hvad de andre parters forhandlingsmål er. Hvad vil de sandsynligvis bede om?

Definition af spilleregler

Når planlægningen og strategien er udviklet, skal man begynde at definere spilleregler og procedurer sammen med den anden part om selve forhandlingen, der vil gennemføre forhandlingen.

• Hvor vil den finde sted?
• Hvilke tidsbegrænsninger vil der eventuelt gælde?
• Hvilke emner vil forhandlingerne være begrænset til?
• Er der en specifik procedure, der skal følges, hvis forhandlingerne går i hårdknude?

I denne fase udveksler parterne også deres oprindelige forslag eller krav.

Klargøring og begrundelse

Når de indledende holdninger er blevet udvekslet, skal begge parter forklare, uddybe, tydeliggøre, underbygge og begrunde deres oprindelige krav. Dette behøver ikke at være konfrontatorisk.

Snarere er det en mulighed for at uddanne og informere hinanden om spørgsmålene, hvorfor de er vigtige, og hvordan de hver især er nået frem til deres oprindelige krav.

Dette er det punkt, hvor den ene part måske ønsker at give den anden part al dokumentation, der kan understøtte dens holdning.

Forhandling og problemløsning

Kernen i forhandlingsprocessen er det faktiske give og tage i forsøget på at nå frem til en aftale, en ordentlig handel. Det er her, hvor begge parter utvivlsomt skal gøre indrømmelser.

Slutning og gennemførelse

Det sidste skridt i forhandlingsprocessen er en formalisering af den aftale, der er blevet udarbejdet, og udvikling og procedurer, der er nødvendige for gennemførelse og overvågning.

For større forhandlinger – dette vil kræve, at de nærmere detaljer bliver fastlagt i en formel kontrakt.