Hvis din virksomhed ikke har en aktiveringspolitik, eller hvis den ikke er blevet opdateret i de seneste år, er dette et kritisk regnskabsspørgsmål. En aktiveringspolitik fastlægger til bogføringsformål, at et ejendomskøb (1) over en minimumsudgift (f.eks. 5.000 dollars, 2.500 dollars, 1.000 dollars osv. pr. enhed) og (2) med en brugstid på et år eller mere skal aktiveres. Hvis en udgift opfylder aktiveringspolitikken, vil den blive aktiveret til bogføringsformål. Hvis en udgift ikke opfylder aktiveringspolitikken, skal den bogføres som udgift.

Der er fordele ved at have en aktiveringspolitik:

• Virksomhedens behandling af ejendomstilførsler og reparationer og vedligeholdelse vil blive mere ensartet. Uanset hvem der registrerer posten, eller hvornår posten registreres, sikrer en aktiveringspolitik, at en post behandles på samme måde hver gang.
• Virksomheden vil bruge betydeligt mindre på bogføring, hvis aktiveringspolitikken følges, da virksomheden vil bruge mindre tid på at føre regnskab for hver enkelt immateriel post. Et aktiveret aktiv vil også blive registreret på anlægsskemaet i det år, hvor det tages i brug, afskrives hvert år over dets brugstid og derefter eventuelt afhændes. Desuden vil du have en længere liste over anlægsaktiver, som du skal vedligeholde hvert år. Ved at have en højere aktiveringspolitik er der mindre bogføring i forbindelse med individuelle aktiver, der har mindre historiske omkostninger.

Kapitaliseringstærskel

Herfor har vi diskuteret reglerne for materielle aktiver og de opdaterede de minimis safe harbor tærskler, som Internal Revenue Service har annonceret. Ifølge de seneste IRS-bestemmelser kan erhvervsskatteydere fratrække, i stedet for at kapitalisere, visse kapitalposter op til et bestemt dollarbeløb baseret på, om skatteyderen har et anvendeligt regnskab (AFS), som er et sæt regnskaber, der er (1) reviderede regnskaber ledsaget af en rapport fra et CPA-firma, (2) indgivet til Securities and Exchange Commission, eller (3) indgivet til et andet statsligt organ. Hvis den erhvervsdrivende skatteyder har et AFS, er safe harbor-grænsen på 5 000 USD pr. post. Hvis den erhvervsdrivende skatteyder ikke har AFS, er safe harbor-tærsklen 2 500 USD pr. post (500 USD før den 1. januar 2016).

Tærsklerne på 5 000 USD og 2 500 USD er netop det, der er fastsat i henhold til de minimis safe harbor-reglerne. En virksomhed kan gennemføre en aktiveringspolitik med tærskler, der er højere eller lavere end disse tærskler.

• En virksomhed kan ikke udgiftsføre anskaffelser af højere dollarværdi til skattemæssige formål, end de har udgiftsført til bogføringsformål. Bare fordi du kan udgiftsføre op til 5.000 dollars eller 2.500 dollars i henhold til de minimis safe harbor-reglerne, betyder det ikke, at du nødvendigvis skal maksimere din aktiveringspolitik.
• Gennem vedtagelse af højere aktiveringstærskler vil dine udgifter stige mere end dine aktiver, hvilket kan have en indvirkning på din virksomheds finansielle nøgletal (færre aktiver, højere udgifter), hvilket igen kan føre til påvirkning af gældsklausuler.

Tærsklerne på 5.000 USD og 2.500 USD i henhold til de minimis safe harbor-reglerne gælder kun, hvis kapitaliseringspolitikken er underskrevet og trådt i kraft inden regnskabsårets begyndelse.

Useful Lives

I henhold til U.S. GAAP er der ingen forudbestemt brugslevetid. Bedste praksis er imidlertid at opstille retningslinjer for, hvor længe ledelsen med rimelighed forventer, at en kategori af aktiver vil være i brug. Der er utallige organisationer derude, som måske afskriver to sammenlignelige stykker udstyr over forskellige brugstider uden at tænke over det. Dine regnskabseksperter hos BlumShapiro kan hjælpe dig med at udvikle retningslinjer, der er specifikke for din organisation.

Generelle retningslinjer, der almindeligvis anvendes, omfatter:

• Grund – Ikke et afskrivningsberettiget aktiv
• Grundforbedringer – 15 år
• Bygninger – 30-40 år
• Computerudstyr – 5 år
• Møbler og udstyr – 10 år
• Software – 3 år

Disse retningslinjer fjerner gættearbejdet og diskussionerne om, hvor længe et aktiv skal afskrives, når afskrivningsplanerne udarbejdes.

Fra skattemæssige hensyn dikterer Internal Revenue Service, hvad den afskrivningsberettigede levetid for hvert aktiv skal være. Dine skatteeksperter hos BlumShapiro vil hjælpe dig med at træffe disse beslutninger.

Saldoværdi

Saldoværdi er den anslåede værdi af et aktiv ved slutningen af dets levetid, når aktivet ikke længere kan anvendes til det tilsigtede formål. Hvis en organisation f.eks. har en flåde af køretøjer, kan organisationen bestemme, at hvert køretøj kan have en restværdi, som den forventer, at køretøjet vil være værd, når køretøjet afhændes (f.eks. hvis den sælger køretøjet til en anden organisation). Når det er relevant, skal ledelsen foretage et bedste skøn over, hvad et aktivs restværdi kan være ved udgangen af dets brugstid.

Hvis organisationen eksempelvis køber en lastbil til 100.000 USD, forventer, at lastbilen har en brugstid på 10 år, og forventer, at lastbilen vil være 10.000 USD værd ved udgangen af 10 år, vil organisationen foretage afskrivninger på 9.000 USD om året (kostpris på 100.000 USD – restværdi på 10.000 USD = 90.000 USD / 10 år = 9.000 USD).

Indvirkningen på restværdien kan mærkes på nettoresultatet (faldende afskrivninger og nettoresultat) og på værdien af organisationens aktiver (stigende bogført nettoværdi, da der foretages færre afskrivninger). Genbrugsværdien kan også have indflydelse på finansielle nøgletal, såsom gældsejerskabskvotienten.