Clubforce udgiver en række artikler om de roller, som frivillige i klubberne kan spille i deres lokale sportsklubber, og ser først på rollen som klubansvarlig og derefter på trænere og andre frivillige roller. Hvis du er ny i en frivillig rolle i din klub, eller hvis du overvejer at bidrage til din klub som frivillig, kan denne serie være nyttig til at vurdere, hvilken rolle der ville passe bedst til dig.

Klubben PRO

Klubformanden

Sekretær

Klubkasserer

Klubregistrator

Hvad er klubkassereren?

Klubkassereren er ansvarlig for at styre pengestrømmen til klubben og for at tildele og registrere, hvordan disse penge bruges til at drive klubben. Dette er en vigtig rolle i en klub, da kassereren arbejder for at sikre, at klubben er i stand til at dække sine daglige udgifter og tilskynder til behovet for øget fundraising i klubben, hvis der er et underskud i indtægterne. Kassereren arbejder også sammen med formanden om planlægningen af klubbens udvikling, f.eks. ved at udarbejde årlige budgetter, anslå de midler, der er nødvendige til et kapitalprojekt som f.eks. en ny bane eller et nyt klubhus, og fremskrive medlemstal og indtægter for de kommende år for at bidrage til en forsigtig planlægning af klubbens fremtid.

Hvad er de typiske træk ved en klubkasserer?

Som enhver stilling med ansvar for at håndtere penge forventes det, at kassereren er gennemsigtig og ærlig i sine handlinger som repræsentant for klubben. God bogføring er afgørende, og selv om en baggrund inden for økonomi eller regnskab ikke er en nødvendighed for denne stilling, er det at foretrække at have en person, der har erfaring med regnskabsføring. Denne rolle udfyldes ofte af ejere af små virksomheder, revisorer og andre professionelle personer, der forvalter penge i deres professionelle roller (f.eks. bankfunktionærer).

Hvad er klubbens kasserers opgaver?

Klubkassereren forvalter typisk klubbens økonomi, rapporterer om klubbens økonomiske resultater og står i spidsen for fundraisingindsatsen for at sikre, at klubben har de nødvendige midler til at få succes.

Kassereren tager ansvar for følgende:

• Skabelse og vedligeholdelse af klubbens årlige budget

Forud for klubbens generalforsamling gennemgår kassereren det foregående års økonomiske resultater (eller flere år) og udarbejder et budget for det kommende år. Dette kan være en tidskrævende opgave uden en konsolideret registrering af klubbens indtægter og udgifter – men flere og flere klubkasserere går ind i denne frivillige rolle med mange års erfaring inden for finansielle tjenesteydelser og har de værktøjer og processer, der skal til for at udføre denne rolle effektivt.

• Arbejde med andre klubansvarlige for at generere og indsamle midler

Fundraising er en uendelig aktivitet for sportsklubber, og kasserere opfordrer altid til nye fundraising-indsatser for at styrke klubbens økonomiske situation. Dette kan antage mange former, herunder samarbejde med:

• • Med registrator for indsamling af medlemsgebyrbetalinger
  • Fundraisers såsom klublotto og andre ad hoc-aktiviteter
  • Børneansvarlige eller lejrarrangører for lejrgebyrer
  • Eventarrangører for billetsalg

• Sikring af nøjagtige og op-ajourførte optegnelser over alle klubbens indtægter og udgifter

Klubbens kasserer er ansvarlig for at føre en nøjagtig historisk optegnelse over transaktioner, der dækker indtægter som f.eks. medlemsbetalinger, fundraising-indtægter, sponsorindtægter og betalinger til bankkonti, NGB-konti og tredjeparter.

• Betalinger til tredjeparter

Sportsklubber har mange forskellige udgifter i løbet af året og regninger, der skal betales. Typisk vil en gennemsnitlig sportsklub overføre midler til sit nationale styrende organ for tilslutning og medlemskab og kan have betydelige udgifter til forsikring, forsyningsselskaber (f.eks. elektricitet/gas), barleverandører og vedligeholdelse. Andre omkostninger kan omfatte tilbagebetaling af for meget betalte beløb til klubbens medlemmer, betaling af leverandører af udstyr, fysioterapi og lægeudgifter samt husleje.

• Udarbejdelse og udstedelse af fakturaer

Klubberne indsamler penge fra en række forskellige kilder, og kassereren udsteder fakturaer og afstemmer betalinger for sponsorater, udlejning af klubbens arealer til andre sportsgrupper, leje af astro-turf-faciliteter og/eller leje af klubhuset til sociale arrangementer. Afhængigt af klubben kan der også være andre muligheder for at skaffe indtægter – f.eks. ved at fakturere personlige trænere for brug af klubbens faciliteter/fitnesscentre osv.

• Forvalter klubbens bankkonto

Klubbens kasserer er ansvarlig for at føre klubbens bankbogholderi. Dette indebærer indsamling af indgående midler fra alle klubbens aktiviteter, herunder medlemsbetalinger, sponsorater og fundraising, indbetaling af midlerne til klubbens bankkonto enten ved elektronisk overførsel (eller personligt) og afstemning af bankregistreringer med disse pengestrømsfrembringende aktiviteter.

• Udsende betalingspåmindelser til trænere

Kasserer har det økonomiske tilsyn i en klub og ved, når medlemskaber ikke er blevet betalt. Dette meddeles normalt til medlemmet via træneren, og der kan gå flere uger, før alle medlemmer modtager meddelelsen på denne ad hoc-måde.

• Søge godkendelse fra klubbens bestyrelse til større udgifter

De forskellige klubber vil have forskellige politikker, når det drejer sig om at bruge penge, men en klubkasserer vil typisk skulle have enten formandens eller sekretærens eller begge parters underskrift for at godkende betalinger fra klubbens bankkonto, og større udgifter skal måske ratificeres af et bestyrelsesmøde eller endda en generalforsamling i klubben.

• Udarbejdelse af regnskaber forud for den årlige generalforsamling

Moderne sportsklubber har en betydelig mængde økonomiske til- og afgange i løbet af året, og denne aktivitet rapporteres på klubbens generalforsamling. En kasserer skal udarbejde en detaljeret beretning, der omfatter klubbens indtægter og udgifter samt aktiver/passiver (lokaler, maskiner, gæld, lån osv.), hvilket kræver en detaljeret gennemgang af indtægter fra alle kilder og en detaljeret registrering af, hvilke klubmidler der er brugt i løbet af året, og hvad de er blevet brugt til. Mange kasserere bruger Excel-regneark eller en anden form for regnskabsprogram til at føre regnskab over klubbens økonomi.

• Rapportering om klubbens økonomiske resultater på klubbens generalforsamling

Når forberedelsen er afsluttet, vil kassererens rapport blive sat på dagsordenen for klubbens generalforsamling, og budgetter og økonomiske optegnelser vil blive gennemgået af medlemmerne, og der vil blive vedtaget et nyt budget for det kommende år.

Kontinuitet er en udfordring for alle frivillige roller i klubben, men det er særligt vigtigt i rollen som kasserer. Når en kasserer forlader udvalget på generalforsamlingen for at blive erstattet af en ny kasserer, er det vigtigt at overdrage alle finansielle optegnelser og bankkonti. En centraliseret registrering af finanserne gør denne overgang lettere, og den kommende kasserer kan nemt overtage en fuldstændig registrering.

Hvordan Clubforce kan gøre rollen som klubkasserer lettere…

Klubforce’s regnskabsmodul gør det nemt for klubkasserere at overføre penge til klubbens eller NGB’s bankkonto, at rapportere finanser og foretage flerårige finansielle sammenligninger, at udstede rabatter og/eller tilbagebetalinger til medlemmer. Clubforce-systemet fører også en komplet fortegnelse over alle finansielle transaktioner og gebyrer og udsteder automatisk kvitteringer med unikke identifikatorer til medlemmerne for alle køb, der foretages. Medlemmerne har også adgang til deres egen medlemskonto – så de behøver ikke at henvende sig til klubbens kasserer for at tjekke deres egen betalingsstatus.

Klubforce-systemet giver også sponsorer mulighed for at reklamere på klubbens kvitteringer, og kassererne kan oprette, udstede og spore fakturaer for alt fra administrationspanelet.

Clubforce reducerer også sandsynligheden for, at der går ting tabt i kommunikationen mellem kasserere, registratorer og trænere med hensyn til betalingsstatus, da alle disse oplysninger er tilgængelige for de forskellige roller med et klik på en knap på appen eller på skrivebordet.

For mere information om, hvordan Clubforce kan hjælpe din klubs kasserer, ring til os i dag på +353-91+506048 eller udfyld formularen nedenfor, så kontakter en af vores medarbejdere dig for at arrangere en demo.