Hvis du har modtaget et brev fra IRS, der henviser til SS-8 bestemmelse om, at en arbejdstager er en ansat, kan det betyde, at du ikke har klassificeret den pågældende arbejdstager som en uafhængig entreprenør. IRS’s brev vil anbefale, at du ændrer dine skatteindberetninger. Det betyder, at du skylder efterskat for beskæftigelsesskat med beholdninger, som du burde have foretaget for denne arbejdstager og/eller gruppen af arbejdstagere, der er i lignende stillinger. Du kan blive pålagt efterskatter og bøder. 
Hvad er en IRS SS-8-formular?
Alle kan indgive en SS-8-formular. En arbejdsgiver eller arbejdstager kan indgive en formular SS-8 (Determination of Employee Work Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding) for at få en afgørelse fra IRS om, hvorvidt en arbejdstager er en uafhængig entreprenør eller ej. IRS’ brev og SS-8-formular er ikke en revision. Det er en føderal undersøgelse af, om den person, der er identificeret i brevet, er selvstændig erhvervsdrivende eller ansat i et ansættelsesforhold. De fleste virksomheder er bekymrede for, at der er tale om en revision i hele virksomheden. Det er det ikke. SS-8-programmet udsteder breve til arbejdsgivere og arbejdstagere om den korrekte klassificering af en arbejdstager med henblik på føderale arbejdsskatter og indkomstskatteopkrævning. En SS-8-tekniker anvender loven på de kendsgerninger og omstændigheder, der er indsendt sammen med formular SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, for at afgøre, om arbejdstageren udfører tjenesteydelser som arbejdstager eller selvstændig entreprenør. Afgørelsesbreve er bindende for skattevæsenet på grundlag af de fremlagte fakta. Når først et bestemmelsesbrev er udstedt, kan det ændres eller tilbagekaldes af forskellige årsager
Bedste praksis, når en virksomhed modtager en SS-8-formular.
Den bedste praksis er at undersøge virksomhedens forhold til den arbejdstager, som IRS har identificeret i brevet og formularen SS-8. En virksomhed bør svare på SS-8-formularen. Hvis en virksomhed ikke svarer, vil IRS træffe sin afgørelse om status som ansat eller selvstændig erhvervsdrivende udelukkende på grundlag af de oplysninger, som arbejdstageren har givet. Virksomheder, der ignorerer SS-8-processen, risikerer, at IRS ignorerer vigtige oplysninger og dokumenter, som kan påvirke resultatet af deres afgørelse. Du kan trods alt ikke forvente, at skattevæsenet kender og forstår dit forhold til en arbejdstager, medmindre du fortæller og viser dem dokumenter, der kan påvirke afgørelsen af, om du er selvstændig erhvervsdrivende.
Hvorfor arbejdsgivere bør være opmærksomme på processen med formular SS-8
Arbejdsgivere bør være opmærksomme på SS-8-processen og være forberedt på at svare rettidigt. Det er ikke et simpelt spørgsmål om at udfylde en formular. Der er ansættelsesretlige overvejelser og dokumentationer, som bør vurderes af en arbejdsretlig advokat. Hvis man undlader at svare eller siger de forkerte ting, kan det resultere i en fejlagtig IRS-afgørelse.
Dette sker normalt gennem et Letter 5367. I brevet vil der stå:
“Kære skatteyder,
Vi har modtaget en anmodning fra ovennævnte arbejdstager om at bestemme den korrekte skattemæssige status for de tjenester, han eller hun udførte for dig i 2018 – 2018 .
I disse typer sager giver vi normalt hver interesseret part mulighed for at fremlægge en redegørelse for de faktiske omstændigheder, da vores afgørelse vil påvirke alle involverede parters skattemæssige status i forbindelse med ansættelsen. Udfyld den vedlagte formular SS-8, Determination o/Worker Status/or Purposes o/Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding. Der findes også en udfyldningsformular online på www.irs.gov/formspubs. Hvis du ønsker at sende anden dokumentation, skal du ikke sende den originale kopi. Alt, hvad du sender, bliver en del af IRS’ sagsakter og vil ikke blive returneret til dig.”
Det betyder, at der er åbnet en SS-8-sag. I brevet vil der blive henvist til dit sagsnummer. Du er berettiget til og opfordres til at svare på brevet. IRS vil normalt behandle de oplysninger, de modtager i SS-8-processen, og derefter underrette arbejdsgiveren gennem et afgørelsesbrev.
IRS SS-8 Determination
Indsattevæsenet vil normalt underrette arbejdsgiveren om deres afgørelse gennem et brev 4991-A. Brevet informerer arbejdsgiveren om, at de skal betale føderale indkomstskatter og deres andel af Federal Insurance Contributions Act (FICA) skat (socialsikringsskat og Medicare-skat). I IRS’ brev står der normalt følgende:
“This determination is binding on the Service, assuming there is no change in the facts or law that form the basis for the ruling. Hvis du indtager en modsatrettet holdning eller ignorerer afgørelsen, kan du blive henvist til revision. Hvis du ikke har indgivet selvangivelse, kan du blive nødt til at gøre det. Hvis du har indgivet ansættelsesskattedeklarationer, skal du muligvis ændre dem.
Arbejdsgivere skal generelt tilbageholde indkomstskat og Federal Insurance Contributions Act (FICA) skat (dvs. socialsikringsskat og Medicare-skat) fra løn, der udbetales til deres ansatte, og betale disse skatter til staten. Arbejdsgiverne skal også betale arbejdsgiverandelen af FICA-skatten og Federal Unemployment Tax Act (FUTA) skat på lønnen. For at foretage eventuelle nødvendige justeringer for at betale disse skatter på tidligere lønninger til dine ansatte, herunder brug af særlige satser, henvises til publikation 15, (Circular E) Employer’s Tax Guide og publikation 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide. Du kan få disse publikationer ved at ringe på 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) eller ved at besøge os online på www.irs.gov/formspubs .”
Den fastlæggelsespakke kan indeholde både Letter 4991, Letter 4991-A / Form 14430 og en SS-8 Determination Analysis, der angiver de specifikke faktorer, der er anvendt ved fastlæggelsen af, at arbejdstageren var en ansat.
Independent Contractor and the IRS 20 Factor Test
Skattevæsenet har udviklet 20-faktortesten, der er vist nedenfor, for at hjælpe arbejdsgivere med at vurdere, om en arbejdstager er en ansat eller en uafhængig entreprenør. Ingen af faktorerne i testen er mere tegn på lønmodtagerstatus end en anden. Hvis der er et stort antal “ja”-markeringer, vil det højst sandsynligt indikere tilstedeværelsen af et ansættelsesforhold, mens et stort antal “nej”-markeringer måske eller måske ikke indikerer et entreprenørforhold. Derfor er det bedst for arbejdsgivere at være forsigtige og søge en IRS-ruling, når de er i tvivl.
Indstitutet bruger det, der betragtes som “common law-regler” til at afgøre, om en arbejdstager er en uafhængig entreprenør. Selv om du måske tror, at dette betyder, at du kan bruge din sunde fornuft til at afgøre, om en arbejdstager er en ansat eller en selvstændig entreprenør, tager du fejl. Afgørelsen er en kombination af faktuelle overvejelser og juridiske præcedenser. Du bør få hjælp fra en arbejdsretlig advokat, som er bekendt med retspraksis på dette område. De common law-faktorer, som IRS henviser til, tager hensyn til adfærdskontrol, økonomisk kontrol og parternes forhold.
IRS har udarbejdet retningslinjer for at hjælpe arbejdsgiveren med at klassificere deres ansættelsesforhold korrekt. Der findes flere publikationer, der omhandler, hvem der er ansatte, og hvem der er uafhængige entreprenører. IRS følger common law-testen for at afgøre, om en person er en ansat med henblik på føderal arbejdsskat. I henhold til common law-testen er der tale om et arbejdsgiver-arbejdstagerforhold, hvis den person, for hvem der udføres tjenesteydelser, har ret til at kontrollere og lede en arbejdstager med hensyn til resultater, specifikke detaljer og de midler, hvormed resultaterne opnås.