Ansættelse af en medarbejder og den første lønudbetaling er et stort skridt for enhver lille virksomhed – og ligesom enhver ny fase i erhvervslivet kommer det med sit eget væld af nye ansvarsområder og kompleksiteter.

Nye arbejdsgivere skal finde ud af lønsedler og ansættelsesskatter, og der findes overraskende få gode ressourcer til at hjælpe. Måske har du googlet et par af dine spørgsmål eller scrollet gennem Internal Revenue Service’s (IRS) websted, men du føler dig stadig forvirret og usikker.

Du skal ikke være bekymret! Vi er her for at afmystificere den verden af lønninger, skatter og IRS-formularer, der følger med ansættelsen af din første medarbejder.

I denne vejledning forklarer vi IRS Form 941, arbejdsgiverens kvartalsvise føderale selvangivelse, herunder:

• Hvad formular 941 er
• Hvorfor IRS kræver, at arbejdsgivere skal indsende den
• Hvordan du finder ud af, om du skal indsende formular 941
• Hvornår og hvordan du skal udfylde og indsende formular 941

Hvad er formular 941?

Hvis du har travlt, er her det vigtigste:

• Hvad der indberettes på formular 941: Indkomst- og FICA-skatteopkrævning samt arbejdsgiverens andel
• Hvornår det indgives: Kvartalsvis
• Hvem skal indsende: De fleste arbejdsgivere i USA

Form 941 er kort fortalt et dokument, som IRS kræver, at arbejdsgiverne indsender hvert kvartal. Det er designet til at hjælpe IRS og arbejdsgiverne selv med at finde ud af, hvor meget indkomstskat og Federal Insurance Contribution Act (FICA) skat en lille virksomhed skylder den føderale regering på kvartalsbasis.

På formular 941 rapporterer virksomhederne de indkomst-, Social Security- og Medicare-skatter, som de tilbageholdt fra lønningerne til medarbejderne i løbet af kvartalet. Da FICA-skatterne er delt mellem medarbejderen og arbejdsgiveren, omfatter formular 941 også arbejdsgiverens egen andel af disse Social Security- og Medicare-skatter (mere om delte skatter senere).

Hvordan er formular 941 forskellig fra formular 940?

Små virksomheder og arbejdsgivere skal indsende en række lønsumsskatteformularer til IRS, så det er let at forveksle dem. Formularerne 940 og 941 ligner hinanden, idet de begge bruges til at beregne og indberette skatter, som en arbejdsgiver skylder den føderale regering. Formular 941 skal dog indsendes hvert kvartal, og den rapporterer om tilbageholdte og delte skatter.

Formular 940 indsendes kun én gang om året og rapporterer i stedet en arbejdsgivers Federal Unemployment (FUTA) skat. Her er en anden måde at se på det på: Form 940 rapporterer kun arbejdsgiverskatter, mens formular 941 rapporterer indkomstskatter og delte skatter (dem, der er delt mellem arbejdsgiver og arbejdstager).

Hvordan adskiller formular 941 sig fra formular 944?

Formular 941 og 944 ligner hinanden endnu mere – de bruges begge til at rapportere FICA- og indkomstskatteopkrævninger til IRS. Den vigtigste forskel her afhænger af, hvor meget skat din lille virksomhed skylder for året.

Mens formular 941 indgives kvartalsvis af de fleste arbejdsgivere, indgiver små virksomheder, hvis årlige FICA- og kildeskat er mindre end 1.000 USD, i stedet formular 944, og de gør det kun én gang om året.

Hvorfor IRS kræver, at arbejdsgivere indsender formular 941

Formular 941 er en IRS-formular, der omhandler skatter, som de fleste mennesker i USA er bekendt med. Uanset om du er ansat eller arbejdsgiver, har du sandsynligvis beskæftiget dig med tilbageholdelse af indkomstskat og set Federal Insurance (FICA) skatter tilbageholdt fra lønningerne.

Mens indkomstskatterne betales af medarbejderen, er arbejdsgiverne ansvarlige for at tilbageholde denne skat og indbetale den til den føderale regering. Arbejdsgiverne er også ansvarlige for at betale 50 % af FICA-skatten og tilbageholde de andre 50 % fra deres ansattes lønsedler.

For at holde styr på, hvor meget indkomstskat og FICA-skat arbejdsgiverne tilbageholder, og hvor meget de skylder for deres andel af FICA-skatten, bruger IRS formular 941 og kræver, at de fleste arbejdsgivere indsender den hvert kvartal. Formularen hjælper både IRS og arbejdsgiveren med at holde styr på de tilbageholdte, skyldige og betalte skatter i løbet af året – hvilket forenkler selvangivelsen ved årets udgang.

Hvad er tilbageholdelses- og FICA-skat egentlig?

Lad os lige gå et skridt tilbage. Selv om mange af os har hørt om tilbageholdelse af indkomstskat og FICA-skat, har du måske ikke en superklar forståelse af, hvad de indebærer. I løn- og ansættelsesverdenen er der tre hovedtyper af skat:

• Kildeskat: Det er skatter, som dine medarbejdere betaler på deres indkomst – både den almindelige indkomstskat og deres andel af FICA-skatten. Du er ansvarlig for at tilbageholde disse skatter fra medarbejdernes lønsedler og indbetale dem til den korrekte skattemyndighed. De er en del af det, der indberettes på formular 941.
• Arbejdsgiverafgifter: Som navnet antyder, er du som arbejdsgiver ansvarlig for at betale alle disse skatter.
• Delte skatter: Disse skatter deles mellem dig og dine ansatte og omfatter socialsikringsskatter og Medicare-skatter (eller FICA). Disse indberettes også på formular 941. Igen er det dit ansvar at tilbageholde medarbejderens andel og indbetale det fulde beløb (din andel og deres andel) til den relevante skattemyndighed.

Indkomstskatter udgør hovedparten af IRS’ skattegrundlag, mens FICA-skatterne betaler til sociale sikkerhedsnetprogrammer som Social Security og Medicare. Da hver medarbejders indkomstskattesats vil variere på baggrund af deres årlige indkomst, kvalificerede afhængige personer, personlige præferencer og andre faktorer, skal du indsamle en W-4-formular årligt fra hver medarbejder. Denne formular fortæller dig, hvor meget indkomstskat du skal trække fra deres lønseddel.

Standard FICA-skatter for 2019 udgør i alt 7,65 % for hver part, arbejdsgiveren og den ansatte. Fordelingen ser således ud:

• 6,2 % socialsikringsskat (undertiden kaldet OASDI)
• 1,45 % Medicare-skat

Socialsikringsskatten gælder kun for de første 132.900 USD, som en medarbejder tjener (for 2019). Derefter påløber der ikke mere socialsikringsskat for hverken medarbejderen eller arbejdsgiveren. På den anden side pådrager ansatte, der tjener mere end en fastsat årlig indkomst, sig en ekstra Medicare-skat på 0,9 % af enhver indtægt på over 200 000 USD for dem, der indgiver en enkeltperson, eller 250 000 USD for dem, der indgiver en fælles indtægt med en ægtefælle. Det er vigtigt at bemærke, at den ekstra Medicare-skat kun betales af medarbejderen og ikke af arbejdsgiveren.

Har jeg brug for at indsende formular 941?

Nu skal vi besvare det mest brændende af alle spørgsmål: Skal du indsende formular 941? Hvis du er en arbejdsgiver i USA, er der gode chancer for, at svaret er ja. Langt de fleste virksomheder med en eller flere W-2 ansatte er forpligtet til at indsende formular 941 hvert kvartal.

Hvis du:

• Betalte løn til en W-2 ansat (Bemærk: ikke en entreprenør) OG
• Skal betale mere end 1.000 dollars i kildeskat og FICA-skat årligt

Du er forpligtet til at indsende Form 941.

Der er dog et par undtagelser, som du skal være opmærksom på. Som Fundera fremhæver, behøver “virksomheder, der kun ansætter landarbejdere og folk, der ansætter husholdningsansatte, såsom stuepiger eller barnepiger”, ikke at indsende formular 941.

For sæsonvirksomheder er du desuden kun forpligtet til at indsende formular 941 for de kvartaler, hvor du faktisk har udbetalt lønninger. Så hvis du f.eks. driver en e-handelsgavebutik, der kun ansætter medarbejdere i vinterferiesæsonen, behøver du sandsynligvis ikke at indsende formular 941 for andet kvartal (april til juni).

Hvis du forventer, at din indeholdelses- og FICA-skatteforpligtelse for året vil falde til under 1.000 dollars, kan du kontakte IRS for at få tilladelse til at indsende formular 944 årligt i stedet.

Sådan udfylder du formular 941

For de arbejdsgivere, der skal indsende formular 941, skal vi komme ind på hvordan og hvornår. Før vi går i gang, bør du have et par oplysninger ved hånden:

• De nuværende FICA-skattesatser: Fra 2019 er socialsikringsskattesatsen på 6,2 % og Medicare-skattesatsen på 1,45 %, hvilket giver en samlet FICA-skattesats på 7,65 % fra medarbejderen og 7,65 % fra arbejdsgiveren. Med andre ord er socialsikringsskatten 12,4 % i alt, og Medicare-skatten er 2,9 % i alt.
• Den maksimale socialsikringsgrænse: For 2019 betaler både arbejdsgiver og medarbejder kun socialsikringsskat af de første 132.900 USD, som en medarbejder tjener.
• Den supplerende Medicare-skattesats og -tærskel: Den ekstra Medicare-skattesats er på 0,9 % og gælder som en skat kun for ansatte for enkeltpersoner, der tjener mere end 200.000 dollars om året, eller fællespersoner, der tjener mere end 250.000 dollars om året.
• Antallet af ansatte, du havde i kvartalet
• Samlet løn udbetalt til de ansatte
• Skattepligtig socialsikrings- og Medicare-løn for kvartalet
• Det samlede beløb, der er tilbageholdt fra lønnen til de ansatte

Beregning af, hvor meget skat du skylder

Beregning af din skattepligt for det givne kvartal er stort set hele formålet med Form 941, og ved at følge trin-for-trin vejledningen til at udfylde den, kan du regne ud, hvad du skylder for kvartalet.

Da formular 941 omfatter et par forskellige typer skat, er formlen til at finde din skatteforpligtelse lidt mere kompleks – så vi vil dele den op i 4 dele.

• Formlen for indkomstskatteopkrævning ser således ud: x . Så hvis din medarbejder indsender sin skat som enlig og tjener 50.000 dollars om året, falder han/hun i skattegruppen på 22 % og tjener 12.500 dollars i bruttoløn hvert kvartal. Så den indkomstskat, som du tilbageholder og skal sende videre til skattevæsenet, er 22 % x 12.500 $ = 2.750 $.
• formlen for socialsikringsskat ser således ud: x x x . Lad os for eksempel antage, at du beskæftiger 5 personer til samme løn som i vores tidligere eksempel – 50.000 $ om året. Den socialsikringsskat, du skylder, ser således ud: 12,4 % x 5 ansatte x 12.500 $ = 7.750 $.
• formlen for Medicare-skat ser således ud: x . Med samme eksempel som før ser din Medicare-skat således ud: 2,9 % x $62.500 udbetalt skattepligtig løn = $1.812,50.
• Så for at opsummere kan du finde din samlede skyldige FICA-skat for kvartalet ved at lægge de to sidste tal sammen: $7.750 + $1.812,50 = $9.562,50.

Den gode nyhed er, at de fleste lønsystemer (herunder Wave) vil foretage alle disse beregninger for dig, så du hurtigt og nemt kan finde frem til tal som den samlede udbetalte løn, den tilbageholdte indkomstskat og den skattepligtige socialsikringsløn og Medicare-løn – uden al matematikken.

Hvornår skal du indsende formular 941

IRS formular 941 er en kvartalsvis indsendelse. Det betyder, at IRS kræver, at arbejdsgiverne udfylder og indsender den 4 gange om året sammen med de kvartalsvise skattebetalinger, der følger med den. For langt de fleste små virksomheder skal formular 941 udfyldes den:

• den 31. januar (for kvartal 4 i det foregående år – oktober til december)
• den 30. april (for kvartal 1 – januar til marts)
• den 31. juli (for kvartal 2 – april til juni)
• 31. oktober (for kvartal 3 – juli til september)

Sådan indsender du formular 941 og betaler din FICA- og indkomstskat

Når det kommer til at indsende formular 941 og foretage dine kvartalsvise skatteindbetalinger, har små virksomheder et par muligheder at vælge imellem:

• E-indberet og betal online
• Post din formular og dine betalinger
• Arbejd med en konto, der indberetter for dig
• En hvilken som helst kombination af ovenstående

E-indberet og betal online

IRS fremhæver e-filing som den hurtigere, mere præcise og mere sikre måde at indgive og betale kvartalsskat på.

For at indsende formular 941 (eller enhver anden formular fra IRS for den sags skyld) online skal du vælge enten skattesoftware eller arbejde sammen med en autoriseret e-file-skatteekspert. Du kan finde en liste over IRS-godkendt software her og autoriserede e-file-udbydere her.

For at betale din kvartalsvise formular 941-skattesaldo og foretage dine månedlige eller halvugentlige indbetalinger online skal du bruge Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).

Hvis du arbejder med et skattesoftwareprogram eller en professionel, anbefaler IRS, at du foretager dine betalinger via Electronic Funds Withdrawal (eller EFW). Med denne mulighed kan du e-file og godkende betalingen i ét trin.

Postér din formular og betaling

Selv om IRS foretrækker og anbefaler online-indberetning, har små virksomheder også mulighed for at sende formular 941 med post sammen med de tilsvarende skattebetalinger.

For at sende din formular og betaling med post skal du udskrive både formular 941 og formular 941-V, betalingskuponen. Send disse sammen med din betaling til den adresse, der er angivet for din stat. Du kan finde den korrekte postadresse på side 6 i vejledningen til formular 941.

Arbejd med en revisor til at indsende formularen for dig

Din sidste mulighed for at indsende formular 941 og eventuelle udestående betalinger eller indbetalinger er at arbejde sammen med en revisor eller en anden skatteekspert, som kan indsende både formularen og betalingen for dig. Typisk sker dette via det elektroniske pengeindbetalingssystem (Electronic Funds Withdrawal (EFW)), som vi nævnte ovenfor.

Afslutning

Phew, det var en masse. For at opsummere, er her de grundlæggende ting, som den gennemsnitlige arbejdsgiver skal huske på om IRS Form 941:

• Form 941 rapporterer størrelsen af indkomstskatteopkrævning og Federal Insurance Contributions Act (FICA) skat, som en arbejdsgiver er ansvarlig for at betale
• De fleste arbejdsgivere, der har haft en eller flere W-2 ansatte i løbet af det foregående kvartal, er forpligtet til at indsende Form 941