I enhver virksomhed er det knowhow om de daglige aktiviteter i din virksomhed, der holder din virksomhed kørende.

Mere vigtigt – det er normalt det, der får dig til at skille dig ud fra dine konkurrenter.

Så det er meget vigtigt at sikre, at denne ekspertise og information bevares inden for din virksomhed.

Det kan virke ligetil og normal forretningsetikette, men du vil gerne sikre dig, at vores virksomhed er sikret mod eventuelle brud på fortroligheden.

Denne artikel vil tale om fortrolighed på arbejdspladsen – hvorfor den er vigtig, og hvad du kan gøre for at opretholde den.

Hvorfor er fortrolighed vigtig?

Fortrolighed på arbejdspladsen henviser til alle fortrolige oplysninger, som du støder på i forbindelse med din virksomhed.

Der er tre hovedtyper –

1. kunders personlige oplysninger
2. medarbejderoplysninger, som lederne indsamler, og
3. “fortrolige oplysninger”

Denne artikel vil fokusere på den tredje af disse – fortrolige oplysninger, som du ellers blot kan kalde “forretningsoplysninger” eller “forretningshemmeligheder”.

Forretningsoplysninger kan omfatte alt fra forretningsdokumenter til de nærmere detaljer om forretningsprocesser, finansielle data, en liste over kunder, softwarekoden til dit produkt og markedsføringsstrategi.

Normalt er denne form for oplysninger ikke tilgængelige for offentligheden, og slet ikke for dine konkurrenter.

Hvorfor?

I dagens meget konkurrenceprægede klima er det disse fortrolige oplysninger, der kan give dig en fordel i forhold til dine konkurrenter – så du ønsker at holde dem sikre!

Eksempler på brud på fortroligheden på arbejdspladsen

For at hjælpe dig med at forstå vigtigheden af at bevare fortroligheden på arbejdspladsen, vil det være godt at undersøge de forskellige måder, hvorpå den kan blive brudt.

Lad os starte med nogle eksempler.

Hvis din tidligere medarbejder forlader virksomheden for at arbejde for en konkurrent og deler din liste over kunder, kan dette potentielt efterlade din virksomhed tørlagt.

Og forestil dig, at en entreprenør skaber en softwarekode til dit nye produkt, men derefter bruger nøjagtig den samme softwarekode, når han/hun er ansat under en anden virksomhed.

Det ville betyde, at du har et identisk produkt til en anden virksomhed.

Det er det sidste, du ønsker, der skal ske for din virksomhed, og derfor er der et par ting, du kan gøre for at undgå det.

Holdelse af fortrolighed på arbejdspladsen

Der er juridiske og ikke-juridiske skridt, du kan tage for at sikre, at fortrolige oplysninger er beskyttet på og uden for din arbejdsplads.

Har du det nedskrevet?

Klausuler om fortrolighed

Det er altid en god start at gøre din tilgang til fortrolige oplysninger klar fra starten, når du tager nye medarbejdere, entreprenører, tjenesteydere, leverandører eller kunder med om bord.

Du vil starte med en juridisk bindende kontrakt, men det er altid en god idé at inkludere en “fortrolighedsklausul”.

Dette er et vigtigt første skridt: Beskyt dine forretningsoplysninger mod at blive stjålet af alle, der kommer i kontakt med din virksomhed.

Gensigtsmæssige aftaler/fortrolighedsaftaler

Fortrolige oplysninger kan undertiden finde vej uden for arbejdspladsen – så du vil gerne sikre dig, at du også er beskyttet mod dette.

Selv om du måske ikke formelt er i kontakt med en person som medarbejder eller entreprenør, kan du stadig dele forretningsoplysninger gennem kommercielle drøftelser.

En investor kan f.eks. være interesseret i din virksomhed.

Dette kan indebære en række drøftelser, hvor du måske videregiver en masse fortrolige forretningsoplysninger for at få din virksomhed til at se godt ud – lige fra dine finansielle data til kundekreds og salgsstrategi.

Hvis dette er tilfældet, er det altid en god idé at have en Non Disclosure Agreement (NDA) eller en fortrolighedsaftale for at sikre, at investoren ikke bruger eller deler disse fortrolige oplysninger andre steder.

Er du ikke sikker på, hvordan disse fungerer? IP Australia giver dig en hurtig gennemgang her.

IP Assignment Deeds

Dette er en type juridisk dokument, der fuldstændigt overfører ejerskabet af enhver intellektuel ejendom (IP), der er skabt af en person, til en anden person.

IP er nøglen til succes for mange virksomheder – og ved at sikre, at din IP er beskyttet, sikrer du også, at din virksomhed er beskyttet (vi har skrevet om IP her!).

I erhvervslivet vil det at have denne juridiske kontrakt sikre, at alle medarbejdere, aktionærer eller entreprenører, der får adgang til eller bidrager til intellektuel ejendom, der er skabt i forbindelse med din virksomhed, derfor vil overdrage denne IP-ret tilbage til dig.

Hvis du f.eks. hyrer en entreprenør til at hjælpe med at skabe dit firmalogo, vil du sikre dig, at firmalogoet tilhører din virksomhed.

I modsat fald vil denne entreprenør have enhver ret til at videresælge og distribuere logoet til andre virksomheder.

I henhold til en IP Assignment Deed vil denne entreprenør overdrage alle rettigheder til logoet til din virksomhed, så kun du og din virksomhed har eneret til at bruge det.

Hvis du er i tvivl om, hvad beskyttelse af intellektuel ejendomsret betyder for din virksomhed, kan du læse vores vejledning.

Politikker om fortrolighed

Sidst vil du måske også overveje en arbejdsplads-politik.

Når du driver en arbejdsplads, er det vigtigt at sikre, at alle dine medarbejdere forstår deres roller, ansvar og forpligtelser.

Velformulerede arbejdsplads-politikker sikrer, at dine retningslinjer er konsekvente og praktiske.

Det er en god mulighed for at inkludere regler omkring fortrolighed på arbejdspladsen, som konstant vil minde dine medarbejdere om, at du tager det meget alvorligt.

Har du kontorpraksis til at beskytte dine fortrolige oplysninger?

Selv om det er godt at have fortrolighedspolitikker og kontrakter, er der også ikke-juridiske skridt, du kan tage.

I dagens verden har teknologien gjort det lettere at få adgang til alle former for følsomme og fortrolige oplysninger i en virksomhed.

Du vil gerne sikre dig, at du bruger en sikker lagringsplatform, der forbyder adgang udefra eller potentielle sikkerhedstrusler.

Der findes desuden mange nye værktøjer, der gør det muligt for dig at begrænse adgang og tilladelser til visse oplysninger og dokumenter i din virksomhed.

Det er med til at indsnævre, hvem der kan se følsomme og fortrolige oplysninger, og det fremmer også en kultur af fortrolighed på arbejdspladsen.

Du kan f.eks. begrænse alle din virksomheds konti og finansielle data til de specifikke personer, der arbejder direkte med disse oplysninger.

Derved undgås det, at andre medarbejdere ved et uheld (eller med vilje) falder over disse følsomme oplysninger, hvilket kan indbyde til fordomme, diskrimination og kritik.

Næste skridt

Så vi talte om, hvorfor det er vigtigt at opretholde fortrolighed på arbejdspladsen.

Hvor skal vi hen herfra?

Som et første skridt er det en god idé at søge hjælp hos en advokat for at sikre, at alle dine kontrakter indeholder fortrolighedsklausuler.

Dernæst er det godt at begynde at tænke på IP-overdragelsesdokumenter, NDA’er og fortrolighedspolitikker.

Du vil gerne sikre dig, at du gør det rigtigt, da disse fortrolighedsklausuler kan være vanskelige, og nogle gange kan formuleringen af dem efterlade et par huller.

Der kan desuden være specifikke juridiske krav til fortrolighedsaftaler.

Hver stat i Australien har sine egne love vedrørende privatlivets fred og overvågning på arbejdspladsen (flere oplysninger nederst på denne side).

Så du vil gerne sikre dig, at du søger en advokats hjælp til at udarbejde dine kontrakter og være særlig opmærksom på de fortrolighedsbestemmelser, der vil give dig ro i sindet.

Hvis du gerne vil have hjælp til at få rettet op på dine kontrakter for at beskytte dine fortrolige oplysninger eller ønsker en konsultation om dine muligheder fremadrettet, så er vi her for at hjælpe!

Du kan kontakte os på 1800 730 617 eller [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie er advokat hos Sprintlaw og har en juridisk embedseksamen fra UNSW. Regie har tidligere erfaring med at arbejde på tværs af advokatfirmaer og tech-startups og har bragt disse passioner sammen i sit arbejde hos Sprintlaw.

Tomoyuki Hachigo

Tomo er medstifter af Sprintlaw og en erhvervsjurist med en bred vifte af juridisk erfaring. Før han startede Sprintlaw, var han M&A advokat i et top-tier advokatfirma, der rådgiver virksomheder i alle størrelser fra store virksomheder til nystartede virksomheder.