IRS Form 1099 formularer matcher indkomst- og socialsikringsnumre. De fleste mennesker er opmærksomme på disse formularer i skattetiden, men både advokater og klienter bør også være opmærksomme på dem resten af året. Hvis du undlader at indberette en formular 1099, vil du med garanti få en skatteopfordring fra IRS om at betale. Disse små formularer er en vigtig kilde til oplysninger for skattevæsenet. Kopier går til statslige skattemyndigheder, som er nyttige i forbindelse med opkrævning af statslige skatteindtægter.
Advokater modtager og sender flere formularer 1099 end de fleste mennesker, til dels på grund af skattelove, der udpeger dem. Advokater er gode revisionsemner, fordi de ofte håndterer klienternes midler. De har også en tendens til at have en betydelig indkomst. IRS har en stor interesse i den skattemæssige behandling af forlig, domme og advokatsalærer. Advokater er særligt udvalgt til ekstra formularer 1099. Skattelovgivningen kræver, at virksomheder, der foretager betalinger til advokater, skal indberette betalingerne til skattevæsenet på en formular 1099.
Hver person, der driver forretning og foretager en betaling på 600 dollars eller mere for tjenesteydelser, skal indberette den på en formular 1099. Reglen er kumulativ, så hvor én betaling på 500 $ ikke ville udløse reglen, kræver to betalinger på 500 $ til en enkelt betalingsmodtager i løbet af året en formular 1099 for de fulde 1.000 $. Advokater skal udstede formularer 1099 til ekspertvidner, jurykonsulenter, efterforskere og endda medadvokater, når der udføres tjenesteydelser, og betalingen er på 600 USD eller mere.
En bemærkelsesværdig undtagelse fra den normale regel om 600 USD er betalinger til selskaber. Betalinger til et selskab for tjenesteydelser er generelt fritaget; der gælder dog en undtagelse for betalinger for juridiske tjenesteydelser. Med andre ord, reglen om, at betalinger til advokater skal være omfattet af en formular 1099, overtrumfer reglen om, at betalinger til selskaber ikke behøver at være det. Enhver betaling for tjenesteydelser på 600 USD eller derover til en advokat eller et advokatfirma skal således være omfattet af en formular 1099, og det er ligegyldigt, om advokatfirmaet er et selskab, et LLC, et LLP eller et interessentskab, og det er heller ikke ligegyldigt, hvor stort eller lille advokatfirmaet måtte være. En advokat eller et advokatfirma, der betaler honorarer til medrådgivere eller et henvisningshonorar til en advokat, skal udstede en formular 1099, uanset hvordan advokaten eller advokatfirmaet er organiseret. Desuden skal enhver klient, der betaler et advokatfirma mere end 600 USD om året som led i klientens virksomhed, udstede en formular 1099. Formularer 1099 udstedes normalt i januar i det år, der følger efter betalingen. Generelt skal de sendes til skatteyderen og IRS senest den sidste dag i januar.
Udstedelse af formularer 1099 til klienter
En forvirrende skatterapporteringsudstedelse for advokatfirmaer er, om de skal udstede formularer 1099 til klienter. Praksis varierer betydeligt, og mange firmaer udsteder formularerne rutinemæssigt; men de fleste betalinger til klienter kræver faktisk ikke formularerne. Selvfølgelig modtager mange advokater midler, som de videregiver til deres klienter. Det betyder, at advokatfirmaer ofte udsteder checks til klienterne for en del af indtjeningen fra forlig. Alligevel er der sjældent en forpligtelse til at udfylde formular 1099 for sådanne betalinger. De fleste advokater, der modtager en fælles forligscheck for at løse en klientsag, betragtes ikke som betalere. Faktisk er det den sagsøgte, der indgår forliget, der betragtes som betaleren, ikke advokatfirmaet. Derfor er det normalt sagsøgte, der har pligt til at udstede formular 1099, ikke advokaten.
Eksempel 1: Larry Advokat tjener et betinget honorar ved at hjælpe Cathy Klient med at sagsøge sin bank. Forligschecken er udbetalt til Larry og Cathy i fællesskab. Hvis banken ikke kender opdelingen mellem Larry og Cathy, skal den udstede to formularer 1099 til både Larry og Cathy, hver for det fulde beløb. Når Larry udsteder en check til Cathy for hendes andel, behøver han ikke at udstede en formular.
Eksempel 2: Overvej de samme fakta som i eksempel 1, men antag, at Larry beder banken om at udstede to checks, en til Larry for 40 procent og en til Cathy for 60 procent. Her har Larry igen ingen forpligtelse til at udstede en blanket, fordi Cathy bliver betalt af banken. Banken vil udstede en formular 1099 til Larry for hans 40 procent. Den vil udstede Cathy en formular 1099 for 100 procent, herunder betalingen til Larry, selv om banken har betalt Larry direkte. Cathy må finde en måde at fratrække advokatsalæret på.
Betalinger for fysiske skader
En vigtig undtagelse fra reglerne for formularer 1099 gælder for betalinger for personlige fysiske skader eller fysisk sygdom. Tænk på retslige forlig i forbindelse med bilulykker og skred og faldskader. Da sådanne betalinger for erstatningsskader generelt er skattefrie for den skadelidte, kræves der ingen formular 1099.
Eksempel 1: Hal Hurt er involveret i en bilulykke og modtager en erstatning på 1 million dollars. Sagsøgte Motors udsteder en fælles check til Hal og hans advokat Sue Suits. Sagsøgte er ikke forpligtet til at udstede en formular 1099 til Hal. Sagsøgte skal stadig udstede en formular 1099 til Sue for den fulde 1 million USD.
Eksempel 2: Samme kendsgerninger, men antag, at Sue beder om en check på 600.000 USD udstedt til Hal (uden en formular 1099) og en check på 400.000 USD udstedt til hende (med en formular 1099 til Sue på 400.000 USD). Sagsøgte Motors kan acceptere denne anmodning.
Andre betalinger til klienter
Hvad med et advokatfirma, der refunderer advokatsalærer til klienter? Skal disse betalinger indberettes til klienten på formular 1099, der udstedes til klienten? Hvis tilbagebetalingen vedrører beløb, der står på advokatens trustkonto, er der ikke behov for en formular 1099. Hvis advokatfirmaet imidlertid tidligere er blevet betalt og tilbagebetaler et beløb fra advokatfirmaets egen indkomst, er det nødvendigt med en formular 1099.
Eksempel: Big Law LLP repræsenterer Joe Inventor og har 50.000 USD af Joe’s midler på sin trustkonto. På grund af en tvist om kvaliteten af Big Laws ydelser accepterer firmaet at tilbagebetale 30.000 $ af Joes indskud. Der kræves ingen formular 1099, fordi det var Joes penge. Big Law accepterer også at tilbagebetale 60 000 USD af de beløb, som Joe har betalt i gebyrer i løbet af de sidste tre år. Big Law skal udstede en formular 1099 for betalingen på 60.000 dollars.
Det primære område, hvor en advokat skal udstede en formular 1099 til en klient, er, hvor advokaten udfører væsentlige tilsyns- og ledelsesfunktioner. Skattebestemmelserne er ikke forfærdelig klare præcis, hvad disse forvaltnings- og tilsynsfunktioner er i mange tilfælde, men det er ikke nok blot at være sagsøgerens advokat og håndtere forligspenge.
Hvad sker der, hvis advokaten ikke blot modtager pengene og deler advokatens og klientens andel? Hvis advokater påtager sig en for stor rolle og udøver forvaltning og tilsyn med klienternes penge, bliver de i henhold til IRS’ regler “betalere” og skal som sådan udstede formularer 1099, når de udbetaler midler.
Fælles checks
IRS’ regler indeholder omfattende bestemmelser om fælles checks og om, hvordan formular 1099 skal udstedes i sådanne tilfælde. De fleste af disse regler betyder, at advokater vil modtage formularer 1099, når deres navne står på forligschecks.
Eksempel 1: Den skide sagsøgte forliger en sag og udsteder en fælles check til Clyde Client og Alice Attorney. Dastardly skal normalt udstede en formular 1099 til Clyde for det fulde beløb og en formular 1099 til Alice også for det fulde beløb. Denne realitet kan få Alice til at foretrække separate checks, en til klientens midler og en til at betale advokaten direkte. På den måde kan Alice kun modtage en formular 1099 for sine honorarer og ikke også for sine klienters penge.
Eksempel 2: Denne gang udsteder den skændige sagsøgte en check på 60 procent af forliget til Clyde Klient og 40 procent til Alice Advokat. Dastardly udsteder en formular 1099 til Clyde for 100 procent, og en formular 1099 til Alice for 40 procent. For at Clyde ikke skal betale skat af de honorarer, der er betalt til Alice, og som han har modtaget en formular 1099 for, vil han forsøge at fratrække de 40 procent på sin selvangivelse. Fra 2018 er fradrag for advokathonorarer dog nu meget mere begrænset end tidligere. Der er stadig et fradrag over grænsen for advokathonorarer i sager om beskæftigelse, borgerrettigheder og whistleblower-sager, men ud over det kan mange advokathonorarer ikke længere trækkes fra.
For at hjælpe deres klienter med at undgå at modtage formularer 1099 beder nogle sagsøgeradvokater den sagsøgte om en check, der skal betales til “Jones Law Firm Trust Account”. Mange sagsøgte er villige til at udstede en enkelt formular 1099 kun til Jones Law Firm i denne situation. Teknisk set dikterer finansministeriets bestemmelser imidlertid, at du skal behandle denne check fra Jones Law Firm Trust Account som en fælles check til advokat og klient. Det betyder, at der er behov for to formularer 1099, hver på det fulde beløb.
Judgment Calls and Penalties
Krav om at udstede formularer 1099 har eksisteret i skattelovgivningen og parallel statslovgivning i årtier. Alligevel er disse krav blevet strengere i de seneste år. Håndhævelsen af bøder er også blevet hårdere. Der kræves nu mere og mere indberetning, og advokater og advokatfirmaer skal ikke kun overholde de grundlæggende regler, men også de særlige regler, der er rettet mod juridiske honorarer.
Avokater er ikke altid forpligtet til at udstede formularer 1099, især ikke til klienter. Ikke desto mindre er det usandsynligt, at IRS vil kritisere nogen for at udstede flere af de allestedsnærværende små formularer. Faktisk er IRS af den opfattelse, at jo flere formularer 1099, jo bedre. Måske af den grund er det blevet almindeligt for advokatfirmaer at udstede formularer 1099 til klienter, selv når det ikke er strengt nødvendigt. Sagsøgere har som regel også denne knæ-rykte reaktion – når de er i tvivl, skal de udstede formularerne. Nogle gange går både advokater og sagsøgte dog over stregen og udsteder formularerne, når de virkelig ikke burde.
De fleste sanktioner for utilsigtet undladelse af at indsende formularer er beskedne – så små som 270 $ pr. formular. Denne sanktion for manglende indsendelse af formularer 1099 er primært rettet mod store forsømmelser, f.eks. når en bank undlader at udstede tusindvis af formularer til kontohavere; advokatfirmaer bør dog også være forsigtige med disse regler.
Distributionen af provenuet fra et gruppesøgsmål kan f.eks. udløse store udstedelser af formularer 1099. Ud over straffen på 270 $ pr. fejl kan IRS også forsøge at nægte fradrag for den post, der skulle have været indberettet på en formular 1099. Det betyder, at hvis du undlader at udstede en formular for et konsulenthonorar på 100.000 USD, kan IRS hævde, at det ikke er fradragsberettiget. Det er normalt muligt at besejre denne form for drakonisk straf, men truslens alvor gør den stadig til en potent trussel.
En ofte nævnt teknisk fare (men generelt ikke en alvorlig risiko) er straffen for forsætlige overtrædelser. En skatteyder, der ved, at der skal udstedes en formular 1099, og som ikke desto mindre ignorerer denne forpligtelse, beder om problemer. IRS kan pålægge en bøde svarende til 10 procent af betalingsbeløbet.
Eksempel: Larry Lawyer foretager en betaling på 400.000 USD til en medadvokat, men Larry undlader at udstede en krævet formular 1099, selv om hans CPA fortalte ham, at han var forpligtet til det. Ud over andre retsmidler kan IRS pålægge en bøde på 40.000 dollars.
Og selv om en bøde på 10 procent er høj, har jeg aldrig personligt set denne bøde blive pålagt. Faktisk spekulerer jeg på, hvor sandsynligt det er, at den overhovedet bliver foreslået, medmindre skatteyderen har et belastende notat i sin sagsmappe, som han overdrager til IRS, der gør det klart, at han kendte til forpligtelsen i formular 1099 og ignorerede den.
IRS Form W-9
Da formularer 1099 kræver skatteyderidentifikationsnumre, bliver advokater ofte bedt om at give betalerne deres egne og deres klienters skatteyderidentifikationsnumre. Sådanne anmodninger kommer normalt på IRS formular W-9. Hvis en advokat anmodes om at oplyse et skatteyderidentifikationsnummer og undlader at oplyse det til en betalende part, er han eller hun underlagt en bøde på 50 USD for hver gang han eller hun undlader at oplyse disse oplysninger.
De betalinger, der skal foretages til advokaten, kan også være underlagt ekstra tilbageholdelse. I praksis vil nogle sagsøgte måske nægte at betale penge uden de krævede skatteyderidentifikationsnumre eller vil søge at betale pengene gennem en domstol. Det er normalt ikke værd at kæmpe om formularer W-9. Hvis du har forhandlet dig frem til et sprog i forligsaftalen, der gør det klart, hvilke formularer 1099 der vil (eller ikke vil) blive udstedt, bør der normalt ikke være nogen grund til at kæmpe om at udlevere formularer W-9.
Slutning
Det er ikke særlig sjovt at modtage formularer 1099, men det er i det mindste en påmindelse om, at du skal indberette betalingen på din selvangivelse. Selv mange udstedere af formularer 1099 er måske ikke specielt glade for formularen. Advokater skal være særligt opmærksomme på disse regler, og ikke kun når de afvikler sager eller afslutter ejendomshandler. Advokater sender og modtager ofte formularer 1099 i højere grad end mange andre virksomheder og fagfolk. Klienterne er også meget opmærksomme på disse regler, især hvis de modtager en stor, fed formular 1099 med posten, som de ikke havde forventet.
Robert W. Wood er skatteadvokat hos www.WoodLLP.com og forfatter til adskillige skattebøger, herunder Taxation of Damage Awards & Settlement Payments (www.TaxInstitute.com). Denne diskussion er ikke ment som juridisk rådgivning.