Et godt memo organiserer de oplysninger, der skal formidles, både for at gøre det nemmere for læseren at forstå og for at opnå forfatterens formål på den mest effektive måde.

Spring til:

Overskrift

Opening

Summary

Discussion afsnit(s)

Din afslutning

Bilag

Overskrift

Overskriften for alle memoer følger det samme grundlæggende format:

Til:

cc:

FROM:

DATE:

SUBJECT:

SUBJECT:

Din emnelinje skal være kort, ikke mere end et par ord, men tydelig, så der ikke er risiko for misforståelser. “Bestilling af pizza” som emnelinje kan f.eks. få dine læsere til at tro, at dit notat indeholder instruktioner om den korrekte fremgangsmåde for bestilling af takeaway til en sen aften på kontoret, når du i virkeligheden videregiver klager fra rengøringspersonalet over tomatsaucen på gulvtæppet og de kasser, der ligger spredt ud over hele gulvet. Noget som “Ryd op i dit rod, inden du går” annoncerer memoets hovedpunkt.

Indledning

De indledende sætninger eller afsnit i et memo fortæller læserne om konteksten for problemet, den foreslåede opgave eller opgave og formålet med memoet:

Kontekst

Den kontekst, du beskriver, er den begivenhed, situation eller baggrund for det problem eller den problemstilling, du behandler. Om det tager en sætning eller et afsnit afhænger af situationens kompleksitet. Konteksten kan f.eks. begynde med:

Rengøringsfirmaet har klaget over, at det tager for lang tid at rengøre vores gulve…

Vær klar og direkte og giv kun så mange oplysninger, som dine læsere har brug for.

Opgave

Din opgave- eller opgavebeskrivelse beskriver, hvad du gør for at løse problemet, spørgsmålet eller situationen. Hvis din læser har bedt dig om at handle, kan du sige:

Du bad mig se på…

Hvis du ønsker at præsentere alternativer, som medarbejderne skal overveje, kan du sige:

Vi skal overveje alternativer, der vil tilfredsstille rengøringsfirmaet uden…

Formål

Din formålserklæring forklarer, hvorfor du skriver notatet, og leder ind til resten af det. Du skal være direkte, og du skal undgå at forsøge at nedtone oplysningerne. Din erklæring kan begynde med:

Dette memo beskriver min forståelse af rengøringsfirmaets klage, foreslår flere måder at imødekomme disse mennesker på og mine egne anbefalinger til løsning af problemet.

Hvis memoet bliver så langt, at det bliver lettere at følge med i organiseringen af oplysningerne ved at tilføje afsnitsoverskrifter, så gør det endelig.

Når formålet med et memo er at overbevise dine læsere om, at der er et reelt problem, skal du undgå at gå mere i detaljer, end situationen kræver. Hvis du opdager, at du har svært ved at beskrive opgaven, skal du måske tænke dig mere om, før du skriver notatet. Hvis du beslutter dig for at opdele dit memo i segmenter, skal du sørge for, at de de vigtigste punkter.

Resumé

Venter med at skrive et resumeafsnit, indtil du har skrevet hoveddelen af dit memo. Hvis dit notat er på en side eller mindre, er det måske ikke nødvendigt med et resumé. Hvis du derimod har dækket flere vigtige emner eller begivenheder, eller hvis din analyse er ret detaljeret, er det hensigtsmæssigt med et resumeafsnit.

Hvis notatet er en kort rapport om den forskning, du har foretaget om et emne eller i forbindelse med et projekt, er dette et godt sted at opsummere de metoder og kilder, du har brugt indtil videre. Husk dog, at der er tale om en opsummering. Hold den kort, og gentag ikke unødigt detaljerede oplysninger.

Diskussionsafsnit

Når du har dækket den grundlæggende præsentation af dit emne tilstrækkeligt, er det her, du udlægger alle de detaljer – fakta, statistikker, hypoteser – som understøtter de idéer, du har diskuteret. I dette afsnit viser du din evne til at tænke kreativt og kritisk ved at præsentere dine idéer.

Begynd med de vigtigste eller mest sigende oplysninger og fortsæt fra din stærkeste kendsgerning til den svageste (eller, hvis du giver historisk baggrund, fra ældste til nyeste oplysning).

Disse afsnit er også stedet, hvor du giver dine anbefalinger, anerkender andres anbefalinger og beskriver fremtidige problemer, der kan opstå, og hvordan dine forslag vil sikre, at sådanne problemer simpelthen ikke opstår.

Det hjælper ofte at placere vigtige fakta eller detaljer i nummererede lister eller punktlister, igen fra det stærkeste punkt til det svageste.

Din afslutning

Når du har givet dine læsere alle de oplysninger, der er relevante for emnet for dit notat, skal du bruge en høflig afslutning, der beskriver de handlinger, du ønsker, at de skal foretage, og påpege, hvordan disse handlinger vil være til gavn for alle. Denne afslutning i ét afsnit kan f.eks. begynde med:

Vi kan drøfte mine anbefalinger nærmere på vores næste møde…

eller

Hvis du har brug for flere oplysninger, vil jeg gerne….

Vedhæftede filer

Giv dine læsere den dokumentation eller de yderligere oplysninger, de har brug for, for at de selv kan forstå den begivenhed, det spørgsmål eller det problem, du har beskrevet, og anfør sådanne vedhæftede filer i slutningen.

Fors eksempelvis, hvis der har været en brevveksling om dit emne, skal du vedlægge kopier af dem (hvis det ikke bryder fortroligheden, eller hvis de indeholder oplysninger, som dine læsere har brug for at vide). Hvis du har lavet grafer over fakta eller statistikker eller diagrammer, der illustrerer fysiske sammenhænge, skal du vedlægge dem. Du kan også henvise til sådanne grafer, diagrammer eller illustrationer på passende steder i dit notat.

Bilag ikke materiale, der ikke direkte vedrører emnet for notatet.