Læringsmål:

• Distinguere mellem teknisk og professionel kommunikation og skrivning
• forstå en teknisk kommunikators rolle
• vide, hvordan etik, samarbejde, kontekstbevidsthed, forskning, skrivning og design hænger sammen i skabelsen af dokumentation
• Identificere tre artefakter af teknisk kommunikation i rummet. Hvad har de til fælles? Hvad adskiller dem fra hinanden?
• Før en jobsøgning på et populært sted (monster.com, lokale avissider, stc.org osv.) efter tekniske skribenter. Byt udtrykket “teknisk” ud med “professionel” og “forfatter” med “kommunikator”. Lav et skema og opstil forskellene mellem hver af disse fire mulige betegnelser. Skriv derefter på baggrund af de kvalifikationer og opgaver, der er anført med job under hver titel, en definition af hver af dem.

Professionelle og tekniske skribenter falder generelt ind under to kategorier: skribenter, hvis fokus er på
“tekniske” områder, og fagfolk, der skriver som en del af deres job. Selv om mange fagfolk ikke betragter sig selv som forfattere, kræver deres arbejde, at de læser og skriver ret ofte.

Hvad er et navn?

Tegnene “professionel” og “teknisk” samt “skrivning” og “kommunikation” bruges ret ombytteligt inden for området. Selv om der er nogle forskelle, som fremhæves nedenfor, skal man generelt forstå, at enhver af disse kombinationer henviser til præsentation af information til et publikum med det endelige formål at få arbejdet gjort. Dette er en ret bred definition, og faktisk er området selv ret bredt.

Teknisk kommunikation findes overalt. Den er ikke begrænset til vejledninger, som du lejlighedsvis henviser til, eller til pjecer, der følger med ny teknologi. Hvis man betragter teknologi som alt, der anvender videnskabelige resultater, så vil man begynde at se det overalt. Mens højteknologi som smartphones og wifi er ved at blive allestedsnærværende, har lavteknologi eksisteret, siden mennesket begyndte at fremstille redskaber. Da teknologier skabes i bestemte sammenhænge og ofte distribueres til langt større sammenhænge, er det vigtigt for deres skabere og fortalere at kommunikere om et produkts tilsigtede anvendelse for at forhindre forkert håndtering og også for at fremme etisk forsvarlig distribution. Teknisk skrivning kan være den recept, der er skrevet på indersiden af brillestel, etiketten på indersiden af din skjorte eller advarselsskiltet uden for en byggeplads.

I mellemtiden omfatter paraplybetegnelsen “professionel kommunikation” al skrivning på arbejdspladsen, lige fra interne notater og politikker til eksterne pressemeddelelser og markedsføring til relevante målgrupper. Denne form for kommunikation forekommer konstant på tværs af institutioner, herunder offentlige sektorer, hospitaler, virksomheder, selskaber, universiteter osv. I modsætning til akademiske artikler, hvor målet generelt er at udvikle en idé, fremføre et teoretisk argument eller demonstrere kompetence, har professionelle tekster til formål at overtale personer med magt til at foretage en bestemt handling.

Hvilke typer af tekster findes der inden for “professionel og teknisk kommunikation”?

Grundlæggende betragtes enhver tekst, der har til formål at formidle oplysninger om, hvordan man bruger teknologi, som “teknisk kommunikation”. I mellemtiden betragtes enhver tekst, der cirkulerer i en professionel sammenhæng med det formål at få arbejdet udført, som professionel kommunikation. Disse tekster kan være skriftlige, visuelle eller mundtlige og trykte eller elektroniske.

Tekster kaldes ofte “leverancer”, fordi de leverer forskning og information i håndgribelige artefakter (og normalt i gængse genrer) såsom interne memoer, rapporter, forslag, præsentationer osv. For at forstå, hvilken tekst der er mest hensigtsmæssig til en bestemt opgave, skal skribenterne overveje retorikbegreber som målgruppe og kontekstanalyse samt designprincipper.

Hvad er retorik?

Dette er et omstridt spørgsmål inden for området. Den mest grundlæggende definition af retorik kan måske reduceres til studiet af overtalelse, eller hvordan ord gør ting. I medierne får begrebet “retorik” ofte et dårligt ry som et redskab for politikere til at manipulere andre med tomme ord, men det er ikke ligefrem retorikkens rolle. Faktisk fordømte Platon sofisterne for at være bedrageriske retorikere (Gorgias hævdede, at han kunne få ethvert tilsyneladende latterligt argument til at virke sundt). Quintilian forsvarede åbenlyst nødvendigheden af etik i retorikken, da han sagde, at vellykket retorik er “den gode mand, der taler godt”. Så at hævde, at retorik i sagens natur er bedragerisk, er at forveksle kunsten med manipulation og ignorere det moralske grundlag, der understøtter et civilt samfund.

Mens studiet af argumentation kan virke som en abstrakt og ofte filosofisk debat, kan retoriske træk observeres i næsten enhver interaktion. Tænk på, hvordan du blev overtalt til at læse denne tekst, eller på de forskellige faktorer, der indgik i din beslutning om, hvad du skulle spise (eller ikke spise) til morgenmad her til morgen. Overtalelse involverer kulturstudier, psykologiske overvejelser, sprog og meget mere, og det er kernen i kommunikation.

Alle skriverier, der har til formål at overtale en til at tro på noget, hvad enten det drejer sig om den bedst egnede person til at være præsident eller den bedste måde at løse en computerfejl på, er afhængige af retorikken. Kunsten tager også højde for elementer som opfindelse og levering, som anerkender alle aspekter af skriveprocessen. Fra udvikling af ideen til et projekt til offentliggørelse af rapporter bruger fagfolk retorik både bevidst og ubevidst. Fire begreber, som du vil læse mere om i denne bog, er ethos, pathos, logos og kairos. De tre første er retoriske appeller, som Aristoteles skelner mellem, og kairos er en idé om et passende tidspunkt og sted, som var central for den sofistiske tankegang. Ved at analysere, hvordan disse appeller fungerer i tekster, kan du forbedre din evne til at bruge dem sammenhængende for at nå dit formål over for din målgruppe.

Lær mere om retorik ved at se videoen “In Defense of Rhetoric”, som er lavet af kandidatstuderende på MA in Professional Communication-programmet på Clemson University:

Leverer PTC-tekster ikke bare ligefrem information?

Ja og nej. På den ene side er distinktionen af PTC som skrivning på arbejdspladsen i modsætning til andre kommunikationsgenrer med til at definere feltet. Men al kommunikation er i sagens natur forudindtaget og situeret på en eller anden måde. Du fortæller måske ikke dine forældre om en ny tatovering på samme måde, som du ville fortælle dine venner om en ny tatovering. På samme måde ville du heller ikke fortælle en kollega eller en professor i biomedicinsk teknik, hvordan en ny pacemaker fungerer, på samme måde som du ville fortælle det til en kirurg eller en patient. Ud over overvejelser om brugervenlighed og funktionalitet er det vigtigt at huske på den etik, der ligger til grund for PTC-tekster. Når skribenterne træffer beslutninger om, hvordan de skal formidle oplysninger, skal de tænke over, hvordan deres valg påvirker deres målgruppe. Hvem er afskåret fra adgang til information? Hvordan privilegerer et valg en bestemt befolkningsgruppe, en måde at forstå på eller en kultur frem for en anden? Udelukker offentliggørelsen eller formidlingen af tekster på uetisk vis visse mennesker og forhindrer dem i at modtage oplysninger, der kan hjælpe dem med at fremme deres karriere eller løse en opgave?

Andre, mere grundlæggende spørgsmål om funktionalitet er afhængige af retoriske valg: Formidler teksten tilstrækkelige mængder af information uden at overvælde publikum? Er den produceret på en meningsfuld og nyttig måde, eller vil den blive liggende på en hylde og sjældent blive læst? Det er alle spørgsmål, der har indflydelse på området og er vigtige for folk, der skriver i professionelle roller.

Hvordan ser et arbejdsmiljø for teknisk kommunikation ud?

Teknisk skrivning foregår i samarbejdsmiljøer. I organisatoriske sammenhænge produceres og/eller godkendes dokumenter, især til eksterne målgrupper, af et team. Flere bevægelige dele betyder, at det er vigtigt at lære færdigheder i at arbejde i grupper og forblive organiseret for at få og bevare en karriere i en organisation. Uanset om du er en akademisk videnskabsmand, en virksomhedskonsulent, en maskiningeniør eller en patientbehandler, skal du forstå god kommunikationspraksis. Disse miljøer omfatter ofte mennesker med alle mulige forskellige baggrunde, kulturer og idéer om, hvad der er rigtigt. Undgå unødvendige og tidskrævende konflikter ved at gå til projekter med et åbent sind og med en bevidsthed om dine egne fordomme, som måske er anderledes end ikke blot dine læseres, men også dine kollegers.

Samarbejdstaktikker som projektstyring vil også være til gavn for dig i individuelle opgaver. I øjeblikket foregår meget teknisk skrivning via fjernarbejde, og som sådan arbejder professionelle skribenter ofte for flere kunder samtidig. Faktisk kan man leve ret godt af at arbejde hjemmefra på en række kontrakt- eller deltidsjobs, men for at få succes betyder det, at man konstant skal balancere opgaverne ved at udvikle et system til at organisere dem. At opnå multitaskingfærdigheder vil kunne overføres til ethvert job, hvor man skal rapportere til forskellige interessenter om de samme eller lignende projekter.

På grund af dette arbejdes samarbejdskarakter samt den naturlige skriveproces er dokumentgennemgang og revision integrerede dele af at producere skriftlig kommunikation.

Skal professionelle og tekniske forfattere bare skrive?

Selv om en stor del af området er skrivning, er der mange andre opgaver forbundet med at skabe og distribuere opgaver. Da deres mål ofte er at skabe tekster, der hjælper brugerne med at udføre opgaver, udfører fagfolk inden for teknisk skrivning brugervenlighedstest for at afgøre, hvor vellykket deres tekst var, og hvordan den kan forbedres inden offentliggørelse. Andre elementer i udviklingen af tekster er grafisk design, datavisualisering og remediering (genskabelse af tekster i forskellige medier til forskellige målgrupper eller formål).

Teknologiens rolle

PTC-fagfolk holder sig generelt på forkant med udviklingen, når det kommer til nye teknologier. Da teknologien er i konstant udvikling, og der dagligt kommer nye værktøjer til, ville det være umuligt at beherske alle relevante værktøjer. I stedet behersker tekniske kommunikatører de analytiske færdigheder og systemernes grundlag for at kunne tilpasse sig til det skiftende miljø på området. Fagfolk, der behersker færdigheder i deres egen kontekst, hvad enten det er et hospital eller en stor virksomhed, vil blive fortrolige med visse procedurer; for skrivefolk betyder det, at de har foretrukket design- og redigeringssoftware til både trykte og elektroniske udgivelser, og at de kender dem godt betyder, at de ret nemt kan hente de værktøjer, som kunden foretrækker.

Bør jeg starte med design eller skrivning først?

Både/og/ingen af delene. Design og indhold er komplementære overvejelser. Nogle gange vil pladsbegrænsninger betyde, at skriften skal være ekstremt kortfattet og renset for alle detaljer. På den anden side er det nogle gange af juridiske eller andre årsager vigtigt at medtage en masse oplysninger, uanset hvor meget plads de fylder. I begge tilfælde skal skribenterne først og fremmest overveje deres mål. Hvis du ved, at du skriver i den anden situation, hvor pladsen ikke er et problem, kan længden betyde, at du sætter de vigtigste oplysninger på den første side, eller det kan betyde, at du indarbejder udtræk eller billeder i designet for at fastholde læserens interesse til den sidste side. Omvendt kan pladsbegrænsninger måske kræve, at skribenterne genovervejer sætningsstruktur og stemmeføring.

Plads er ikke den eneste begrænsning, der bestemmer design og indhold. Skribenterne skal tage hensyn til publikums værdier, den retoriske situation, de befinder sig i, og institutionelle begrænsninger som omkostninger og formatering samt tilgængelighed. Forskellige publikum vil have forskellige fortolkninger af tekster baseret på deres kultur, prioriteter og forhold til emnet. Derfor kræver kompositionsprocessen, at forfatterne, inden de begynder at skrive, overvejer, hvem de skriver til. På arbejdspladsen er der ofte to målgrupper: interne, eller interorganisatoriske, og eksterne, som ofte er offentligheden. Nogle gange ender interne dokumenter på eksterne steder (og omvendt), især med udbredelsen af sociale medier, så det er vigtigt for professionelle kommunikatører at overveje potentielle sekundære målgrupper.

Liste over centrale definitioner

• Accessibility- læsbarheden af en tekst for forskellige brugere med forskellige evner, som kan være fysiske, kognitive, monetære, kulturelle osv.
• Artifact- i teknisk kommunikation generelt alt, der tæller som et slutprodukt, lige fra et tekstdokument til et instruktionslydklip til et websted. I modsætning til et leveringsobjekt defineres et artefakt oftest ud fra en læsers eller offentlighedens synspunkt, og det bærer elementet chronos, eller tid, med sig, som noget, der er endeligt og forbrugt på det tidspunkt, hvor der henvises til det.
• Audience Analysis- processen med at undersøge de primære og sekundære målgrupper for at skræddersy leverancer til deres behov og værdier.
• Deliverable- det endelige produkt, der er klar til at blive offentliggjort, eller den tekst, som en forfatter planlægger at levere til sin klient. Dette er normalt et begreb, der bruges i forbindelse med produktion og færdiggørelse; efter udgivelsen kan en leverance betragtes som et artefakt, men du kan finde disse begreber noget ombyttelige.
• Repurposing- processen med at tage en originaltekst og udvikle nye (undertiden multimodale eller blandede medier) leverancer til forskellige målgrupper eller formål.
• Retorisk situation- den lejlighed, det publikum og de begrænsninger, som man skriver i.
• Udviklingsafprøvning- inden for teknisk kommunikation, den handling, hvor man inddrager brugere til at afprøve opgaver skitseret i en tekst med det formål at opdage problemer med teksten, inden den offentliggøres til den tiltænkte målgruppe.

Øvelser:

• Identificer tre artefakter inden for teknisk kommunikation i lokalet. Hvad har de til fælles? Hvad adskiller dem?
• Søg efter job på et populært sted (monster.com, lokale avissider, stc.org osv.) efter tekniske skribenter. Byt udtrykket “teknisk” ud med “professionel” og “forfatter” med “kommunikator”. Lav et skema og opstil forskellene mellem hver af disse fire mulige betegnelser. Skriv derefter på grundlag af de kvalifikationer og opgaver, der er anført med job under hver titel, en definition af hver af dem.