Det er sikkert at sige, at den gennemsnitlige medarbejder ikke rigtig forstår, hvor meget arbejde der ligger i at afholde et firmaretræf.

Lad os se det i øjnene, de fleste medarbejdere ser et firmaretræf som en fridag. For dem er det blot en mulighed for at lære deres kolleger at kende, deltage i et par teambuilding-aktiviteter og måske drikke et glas rosé (eller fem).

Hvis de bare vidste det.

For de kontorchefer, direktionsassistenter, administratorer og HR-medarbejdere, der har til opgave at afholde disse arrangementer, er det en meget, meget anderledes oplevelse.

“Det kan være et stort pres”, siger Liza Goldberg, tidligere SnackNation Vibe Manager, der er blevet en superstjerne inden for eventmarketing. “Uanset om det er et planlægningsmøde for ledelsen eller en sjov festlig udflugt for virksomheden, kan det føles som om alt hviler på dine skuldre.”

Og for at gøre det klart, så er det kontorchefen, direktionsassistenten eller administratoren, der oftest har til opgave at planlægge disse offsites.

I henhold til data fra vores seneste rapporter State of the Office Manager og State of the Executive Assistant nævner 84 % af kontorcheferne planlægning af arrangementer som et af deres vigtigste ansvarsområder, mens hele 90 % af Executive Assistants har fortalt os det samme.

Når de går godt, kan firmaudflugter give et væld af værdi. At komme ud af kontoret og ind i nye omgivelser kan inspirere til nye idéer, og at bringe folk fra forskellige sider af organisationen sammen hjælper med at nedbryde siloer og anspore til nye samarbejder. Desuden giver retræter mulighed for at skabe og styrke sociale bånd mellem teammedlemmer, hvilket er en vigtig ingrediens i medarbejderengagementet.

Men når de fejler, har de en tendens til at mislykkes voldsomt. Og alle vil lade dig vide, hvis de er utilfredse.

For at sikre, at dit næste virksomhedsoffsite bliver en succes for dit team, har vi fået hjælp fra vores hjemmehørende retreat-eksperter – det er den førnævnte Liza og vores nuværende Vibe Manager, Alexis Norman.

Sammen har de afholdt en række mindeværdige og produktive virksomhedsretræter, og de er her for at dele hemmelighederne bag deres succes.

Klargør målene fra starten

Firksomhedsretræter kræver en masse planlægning og kan blive dyre, så det er et godt bud, at de fleste virksomheder ikke laver dem bare for at lave dem. Der er normalt et specifikt mål i tankerne.

Motiverne til at koordinere et sådant er mange og forskelligartede.

Det kan være for at puste damp af eller fejre, at man har nået en milepæl. Det kan være for at brainstorme med henblik på et meget specifikt projekt eller en kommende udfordring.

Det kan være for at fremme sammenholdet i teamet eller øge kommunikationen mellem afdelingerne. Det kan være for at styrke virksomhedens værdier og kultur.

Det kan være en kombination af alle disse ting!

Desto tidligere du finder ud af, hvad målet er, jo bedre. Klare mål vil være med til at styre alle dine beslutninger, når du planlægger og gennemfører denne begivenhed.

Selv om det kan virke indlysende, vil du blive overrasket over, hvor ofte ledere antager, at I er på samme side med hensyn til mål uden faktisk at drøfte dem med dig. I mellemtiden står du tilbage og gætter.

Som med så mange andre problemer ligger løsningen i kommunikation. Så snart din chef rejser idéen om et firmaretræf, skal du stille skarpe spørgsmål:

• Er målet for alle bare at have det sjovt?
• Hvad skal vi have ud af det? En masse nye idéer til Q3?
• Har dette til formål at skabe en struktureret teambuilding? Eller mere som afslappet socialt samvær?

Hvis der er flere mål (meget muligt), så sørg for, at du og din chef fastlægger, hvad der skal prioriteres. På den måde kan du træffe det rigtige valg, hvis du skal træffe en hård beslutning om budgetter eller tid.

Liza uddyber:

“I forbindelse med et af de offsites, jeg planlagde, viste det sig, at brainstorming var en meget vigtigere del af arrangementet, end jeg oprindeligt havde indset. Vi stillede noget papir og kuglepenne til rådighed, men ikke nok, og ingen havde deres computere med. Mange af de noter, som folk tog, gik tabt.”

Dette kunne have været undgået, hvis Liza havde haft en klarere fornemmelse af, at det var en topprioritet at gå fra denne retræte med nogle solide idéer fra denne brainstorm.

Zero in on a Budget

Lad os være realistiske i et sekund. Når det drejer sig om retreats, er der stor sandsynlighed for, at din chef vil bede om et Rolex, men give dig budgettet til et Casio.

Budgettering vil være en af de største udfordringer, du vil stå over for, når du afholder dine første par virksomhedsretreats. Igen hjælper det at prioritere:

“Uanset hvad, vil du skulle arbejde inden for et stramt budget”, forklarer Liza. “Hvis du kender dine prioriteter, kan du nemmere afgøre, om du skal spare lidt på frokosten for at booke det overdådige eventlokale eller omvendt.”

En anden vigtig del af at arbejde inden for et stramt budget – at styre forventningerne. Nogle gange kan det føles som om, at din chef er trådt direkte ud af “My Super Sweet 16”. Du kan ikke få Ferrari-kagen og diamantdiademet. Hvis du er realistisk med hensyn til, hvad du kan få gennemført inden for dit budget, kan du undgå store skuffelser.

Et andet tip – læs det med småt!

“Sørg helt sikkert for at gennemgå alle posterne i kontrakten – især når det gælder mad og alkohol,” siger Alexis. “Lokaler er mestre i at snige ekstra gebyrer ind, som på en eller anden måde sprænger dit budget.”

Book et lokale hurtigst muligt

Booking af et lokale bør være en af de første ting, du gør. Hvor du afholder dit arrangement kan være en afgørende beslutning med hensyn til, hvordan det bliver modtaget. Derfor er det supervigtigt, at du booker så tidligt som muligt for at undgå at sidde fast med en ramme, der bare ikke fungerer. Plus, jo tidligere du booker, jo bedre tilbud får du.

Hvordan ved du, at du har det rigtige sted? Størrelsen af din sammenkomst vil være afgørende for meget, men igen kommer det virkelig an på målene.

Vælg et sted, der understøtter den aktivitet, som du ønsker at fremme. Hvis det handler om at knytte bånd, har du brug for et sted med aktiviteter og steder at spise og socialisere.

Pro-Tip: Hvis dit team omfatter medlemmer, der bor i andre dele af landet, så tænk på måder, hvorpå du kan skabe et engagerende virtuelt retreat for fjernteams, der måske ikke kan deltage personligt i arrangementet.

Hvis fokuseret arbejde som brainstorming er vigtigere, er et sted ved poolen f.eks. måske ikke det bedste valg. Sørg i stedet for, at dit mødested har et roligt rum, der er relativt fri for distraktioner.

Liza anbefaler også, at du udnytter de unikke ting, som din by eller region har at byde på.

“Vi er baseret i LA, og en stor del af vores team kommer fra Midtvesten,” siger Liza, “så vi gør en dyd ud af at holde vores offsites på steder, der lader vores team opleve de fantastiske ting ved Californien. Det kan betyde at tage til stranden i Santa Monica, et hus i Malibu eller en lokal vingård, så folk kan opleve det gode vejr.”

Hvis du bor i nærheden af bjergene, kan du overveje at tage på en ferie uden for sæsonen på et lokalt skisportssted. Hvis du tilfældigvis bor i nærheden af en blomstrende bymidte, kan du overtage en hip restaurant eller et kunstlokale. Find de ting, der gør dit område unikt, og fremhæv dem.

En anden faktor – et sted, der har erfaring med at afholde firmaarrangementer.

“Jeg kan ikke fortælle dig, hvor nyttigt det er at arbejde med et sted, der har afholdt et retreat før, især hvis det er første gang, du planlægger et af disse arrangementer”, forklarer Alexis. “Kig på deres hjemmeside og se, om de har personale, der har specialiseret sig i firmaarrangementer. Kig efter en ‘Corporate Event Coordinator’ eller ‘Corporate Services’-kontaktperson. Det er disse personer, der kan bidrage med deres erfaring til at gøre dit arrangement til et hit.”

Besøg stedet på forhånd

Hvis det overhovedet er muligt, skal du gå en tur rundt for at få et overblik over stedet. Det vil hjælpe dig med at undgå en lang række potentielle faldgruber, som du ikke engang havde overvejet.

Her er Liza igen:

“Hvis der er én ting, jeg ville ønske, at jeg havde gjort, før jeg afholdt mit første offsite, ville det være at besøge stedet på egen hånd på forhånd, bare for at få et overblik over området,” forklarer hun. “Det ville have forhindret nogle af de hovedpiner, som vi løb ind i, f.eks. at busserne farede vild, eller at vi ikke vidste, hvor vi skulle parkere.”

Forbind dit tilbagetog med virksomhedens formål

Det er nogle gange sværere, end du tror, at få dit team til at blive begejstret for et offsite. Selv om disse arrangementer er beregnet til at være sjove og afslappende, vil der være nogle få personer i dit team, der ser det som en distraktion fra det arbejde, de burde udføre, eller som hellere bare vil have en fridag.

Driv internt opbakning ved at gøre dit retreat formålsbestemt.

“Ved vores seneste retreat satte vi folk sammen i hold og lod dem konkurrere om en velgørenhedsorganisation efter eget valg,” forklarer Alexis. “At give folk et formål og en sag at samles om var virkelig med til at få folk til at blive begejstrede og engagerede – det virkede ikke som spild af tid for nogen.”

Ansæt en sikkerhedsansvarlig

Det indebærer en lidt større risiko at tage af sted til et retreat end den almindelige hverdag.

Det er ganske vist usandsynligt, at du vil bringe dit team direkte i fare, men du vil være i et nyt miljø, og risikoen for skader eller andre ulykker er større. (Især hvis du blander alkohol ind i blandingen.)

Det er en god idé at planlægge for det værste, bare for at være på den sikre side. Det er her, en sikkerhedsansvarlig kommer ind i billedet.

Din sikkerhedsansvarlige bør:

• Vil holde sig ædru i løbet af dagen, så han eller hun kan køre i en nødsituation.
• Kend beliggenheden af det nærmeste hospital.
• Medbring en førstehjælpskasse til kontoret.
• Kend hjertemassage.

Den sikkerhedsansvarlige bør ikke være dig. På den måde er du der stadig til at hjælpe med at afvikle arrangementet, hvis din sikkerhedsansvarlige bliver nødt til at køre nogen på hospitalet.

Please the “Influencers”

Uanset hvad du gør, kan du ikke tilfredsstille alle – så vær strategisk.

“En del af det handler bare om at kende dit team”, forklarer Liza. “I alle virksomheder er der en håndfuld ‘indflydelsesrige personer’, hvis mening smitter af på andre.”

Helt grundlæggende er det sådan, at hvis de ikke er tilfredse, er ingen tilfredse. Det er vigtigt at finde ud af, hvem dine indflydelsesrige personer er, og gøre de små ting for at holde dem engagerede.

Arrangér transport

Det er normalt ikke en mulighed, at alle dine teammedlemmer tager deres egen bil. Det er for kaotisk, du vil sandsynligvis ikke have nok parkeringspladser på stedet, og alle vil ankomme på forskellige tidspunkter og bringe din tidsplan ud af balance. (Hvis du bor i en by med god offentlig transport, har de fleste af dine medarbejdere måske ikke engang en bil.)

Swoop-appen er en god mulighed, som vi tidligere har brugt til at få folk sikkert til kontoret og tilbage igen.

“Vi brugte en fantastisk service, der hedder Swoop, til at få vores team til stedet,” forklarer Alexis. “Det bedste ved at gå med dem er, at de samarbejder med mange af byens eventsteder, og de havde faktisk en masse råd om, hvordan vi kunne gøre eventet til en succes.”

Planlæg dagen til punkt og prikke, men byg buffertider ind

Førsyn dit team med en rejseplan. Dette vil hjælpe arrangementet til at forløbe gnidningsløst, men indbyg også buffertider som vandpauser, cocktailtimer og socialt samvær. Der vil altid være uforudsete forsinkelser, så hvis du indbygger denne fleksibilitet, vil det være med til at holde din begivenhed på skinner.

Vær fornuftig med hensyn til alkohol

Drikke eller ikke drikke?

Hvorvidt din offsite omfatter drikkevarer eller ej, er op til ledelsen og er derfor uden for din kontrol. Men hvis din virksomhed sørger for sprut på dit refugium, skal du sørge for, at der er masser af vand til rådighed. En god tommelfingerregel er, at der skal være lige så meget vand som alkohol. Så hvis du har 15 flasker vin, skal du også have 90 flasker vand til rådighed (antag seks glas pr. flaske).

En anden vigtig ting – glem ikke at servere mad, før du tager alkoholen frem. At drikke på tom mave er en opskrift på en katastrofe. (Og for en god ordens skyld, jello shots tæller ikke som mad.)

Og når folk drikker, skal man naturligvis ikke køre bil. Det er aldrig det værd. Ingen undtagelser.

Kig på vores indlæg om at drikke på arbejdet for at få flere tips.

Nyd dig selv

Til sidst skal du huske på, at virksomhedens retræte er til gavn for hele holdet. Og ved du, hvem der er en super vigtig del af holdet? Dig!

Sikkert, det er lettere sagt end gjort. Som den person, der står for arrangementet, vil du uundgåeligt føle en større ansvarsfølelse. Men du bør alligevel gøre en indsats for at deltage i aktiviteterne, smage på noget af maden og få kontakt med dine holdkammerater.

Liza uddyber:

“Uanset om det betyder at hyre et rengøringshold, så du ikke sidder fast på stedet indtil midnat og rydder op, eller om det bare er at tage tyve minutter til dig selv for at trække vejret, nyde noget af maden og drikke et glas vin, skal du sørge for, at du også får noget ud af arrangementet. Husk, at disse arrangementer er for hele holdet – og det gælder også dig.”

Hvad er de vigtigste ting at huske på, når man planlægger et virksomhedsretræte? Er der noget, vi har overset?

Lad os vide det i kommentarerne nedenfor.

Ressourcer til kontorets How To’s:

25 Epic Office Party Ideas That’ll Have Everyone Buzzing for Weeks

15 Creative Office Layout Ideas That Gets People Super Excited

We Gave Office Pets Free Rein in the Workplace – Here’s How it Made Our Office Bedre

Den definitive guide til hvordan man organiserer et kontorarkivsystem

Den eneste tjekliste til planlægning af firmaarrangementer, som du nogensinde får brug for

7 kreative måder at lave mindeværdige meddelelser til nye medarbejdere på

Din A-Z Cheat Sheet for Picking the Best Conference Call Service