Downtime ist an den meisten Arbeitsplätzen eine seltene Sache – aber die Chancen stehen gut, dass auch Sie hin und wieder einen langsamen Tag erleben. (Wenn Sie dies bei der Arbeit lesen, haben Sie vielleicht heute einen solchen Tag.)

„Diese ruhigen Phasen können sich als sehr nützlich erweisen, wenn Sie sie nutzen, um zu überprüfen, ob Sie Ihre Arbeitsziele strategisch erreichen oder, was noch wichtiger ist, ob Sie auf dem richtigen Weg zu Ihren längerfristigen Karrierezielen sind. Und das neue Jahr ist die perfekte Gelegenheit, sich diese Zeit bewusst zu nehmen“, sagt Lynn Taylor, eine nationale Arbeitsplatzexpertin und Autorin von Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.

„Es besteht kein Zweifel daran, dass Arbeitnehmer mehr zu tun haben als je zuvor“, fügt Mark Strong hinzu, ein in New York ansässiger Lebens-, Karriere- und Führungscoach. „Wir alle haben jedoch Tage, an denen unser Arbeitspensum nachlässt oder unser Appetit auf echte Arbeit nachlässt. Und es ist wichtig, diese Tage strategisch zu nutzen, denn sie kommen nicht allzu oft vor.“

Teri Hockett, Geschäftsführerin von What’s For Work? einer Karriereseite für Frauen, stimmt dem zu. Sie sagt, dass ruhige Tage am Arbeitsplatz heute zwar selten sind, aber sicher nicht ausgestorben. „In den meisten Branchen gibt es natürliche Auszeiten, in denen die Arbeit langsamer vonstatten geht als an normalen Tagen. Es gibt immer eine Chance zum Verschnaufen; der Trick ist, die Zeit gut zu nutzen.“

Leider wissen die Mitarbeiter in der Regel nicht, wie sie ihre Zeit an langsamen Arbeitstagen optimal nutzen können, „weil diese seltenen Intervalle ungefähr so fremd sind, wie wenn Ihr Chef sagt: ‚Sie haben in letzter Zeit so gute Arbeit geleistet, ich denke, Sie sollten einfach Feierabend machen und nach Hause gehen'“, sagt Taylor. „Wenn Sie jedoch klug sind, stehen auf Ihrer Aufgabenliste auch längerfristige Projekte, also Aufgaben, die Sie in ruhigeren Zeiten erledigen können. Oder Sie nutzen die Zeit, um über Ihre allgemeine Rolle nachzudenken und darüber, ob Sie Ihre größeren Ziele erreichen.“

Strong sagt, dass es ziemlich üblich ist, dass Arbeitnehmer die ruhigeren Tage nutzen, um „einen Gang runterzuschalten“ und Aufgaben wie das Aufräumen ihres Schreibtisches, die Erledigung persönlicher Aufgaben oder das gesellige Beisammensein mit Kollegen zu erledigen. „Das ist großartig“, sagt er. „

„Das meiste, was ich sehe und höre, ist, dass viele Mitarbeiter während einer Flaute ins Internet gehen“, sagt Cynthia Kyriazis, Präsidentin von Productivity Partners, Inc. „

Andere machen längere Mittagspausen, verlassen das Büro früher oder erledigen ihre persönliche Korrespondenz – und das sind nicht unbedingt schlechte Entscheidungen, je nach den Umständen, fügt Taylor hinzu. „Sich etwas Zeit für Dinge zu nehmen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, kann für die psychische Gesundheit notwendig sein“, sagt sie. „Studien am Arbeitsplatz haben gezeigt, dass Pausen notwendig sind, um den Geist zu erfrischen und die Produktivität bei der Arbeit zu steigern. Wenn Sie wochenlang ohne Pause arbeiten, werden Sie die Folgen zu spüren bekommen.“

In der heutigen Zeit ist es ein Geschenk, ohne den Druck und das Chaos, die ein hektischer Tag oft mit sich bringt, an persönlichen und arbeitsbezogenen Prioritäten arbeiten zu können, sagt Kyriazis. Deshalb sollten Sie sich im Voraus darauf vorbereiten, diese Zeit sinnvoll zu nutzen.

Hier sind 14 Dinge, die Sie an einem ruhigen Arbeitstag tun sollten:

Geben Sie sich einen Überblick. Zeit damit zu verbringen, nach verlegten Informationen zu suchen, zehrt an Konzentration und Energie und erhöht den Stress, sagt Kyriazis. „Da Unordnung symptomatisch für verzögerte Entscheidungsfindung ist, könnte ein ruhiger Tag ein guter Zeitpunkt sein, um einige Entscheidungen zu treffen und das Papier- und Informationsmonster in den Griff zu bekommen. Das hilft, den Schreibtisch und den Kopf frei zu bekommen.“

Jetzt ist auch die Gelegenheit, die E-Mails zu bearbeiten, die Ihren Posteingang überfluten, fügt Hockett hinzu. „Nutzen Sie diese Zeit, um Ihren Posteingang zu bereinigen, indem Sie den klassischen Managementansatz ‚Do it – Dump it – Delegate it‘ anwenden. Sie werden sich gut fühlen, nachdem Sie dafür gesorgt haben, dass die Dinge in Ordnung sind, und Sie werden wahrscheinlich in Ihrem Unternehmen positiv auffallen.“

Erfolge verfolgen. Die meisten von uns haben keine Zeit, eine Bestandsaufnahme ihrer Leistungen zu machen – aber ein ruhiger Arbeitstag bietet die perfekte Gelegenheit dazu. „Das ist aus vielen Gründen wichtig“, sagt Strong. „Natürlich erleichtert es die Vorbereitung auf die Leistungsbeurteilungen zur Jahresmitte und zum Jahresende erheblich. Aber noch wichtiger ist, dass diese Liste von unschätzbarem Wert ist, wenn in Ihrem Unternehmen eine Stelle frei wird, die Sie sich wünschen, oder wenn eine Beförderung möglich ist. Seien Sie immer bereit.“

Planen. Fünf Minuten Planung sparen 30 Minuten Arbeit, sagt Kyriazis. „Verbringen Sie Zeit damit, zu planen, wie Ihr nächster Tag oder Ihre nächste Woche aussehen wird, und vor allem damit, zu planen, was Sie mit dem nächsten arbeitsarmen Tag oder der nächsten arbeitsarmen Zeit anstellen. Das Schlimmste ist, wenn man Zeit hat und nicht weiß, wie man sie verbringen soll.“

Netzwerken. Durch den Aufbau von Netzwerken mit anderen in Ihrem Bereich bleiben Sie über Branchentrends auf dem Laufenden und bleiben in Ihrem Kreis von Fachleuten sichtbar, sagt Taylor. „Unabhängig davon, ob Sie vorhaben, in den nächsten Jahren in Ihrem jetzigen Job zu bleiben oder nicht, wird Ihr guter Ruf in Ihrem Bereich durch Ihre erhöhte Sichtbarkeit verbessert. Vielleicht haben Sie den Kontakt zu früheren Kollegen verloren, und es ist an der Zeit, sich wieder zu melden. Vielleicht erfahren Sie einige Tricks aus der Praxis, neue Lieferanten oder sogar Hinweise auf neue Mitarbeiter. Es ist immer klug, seine Kontakte lebendig zu halten.“

In Bildern: 14 Dinge, die man an einem ruhigen Arbeitstag tun kann

Bauen Sie eine Beziehung zu Ihrem Team auf. Nutzen Sie die Gelegenheit, mit einem Kollegen oder sogar mit Ihrem Chef zu Mittag zu essen, wenn möglich, sagt Taylor. Im normalen, halsbrecherischen Arbeitstempo ist es schwierig, sich in einem geselligen Rahmen Zeit zu nehmen, um über das große Ganze zu sprechen, über die Aufgaben des Unternehmens und der Abteilung oder einfach nur, um eine engere Bindung zu den Teammitgliedern aufzubauen. „Das gibt ein Gemeinschaftsgefühl, etwas gemeinsam aufzubauen: einer der wichtigsten Gründe, warum Menschen bei der Arbeit zufrieden sind.“

Hockett stimmt dem zu. „Greifen Sie zum Telefon, schreiben Sie eine Sofortnachricht, oder noch besser, gehen Sie herum und unterhalten Sie sich mit Ihren Mitarbeitern. Fragen Sie sie, wie die Dinge laufen, und hören Sie mehr zu, als dass Sie reden. So erhalten Sie wertvolle Einblicke in persönlicher und geschäftlicher Hinsicht und können sich auch persönlich profilieren.“

Strong schlägt außerdem vor, die Zeit zu nutzen, um anderen Anerkennung zu zollen. „Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Mitmenschen zu würdigen. Schreiben Sie ein paar handschriftliche Notizen, in denen Sie sich für ein großartiges Jahr 2013 bedanken oder betonen, wie gern Sie 2014 zusammenarbeiten möchten.“

Bewerten Sie Ihre Ziele und Absichten. Sowohl berufliche als auch persönliche Absichten für die kommenden Monate oder das Jahr sind entscheidend für Wachstum und Wohlstand, sagt Hockett. „Machen Sie Ihre Absichten jeden Tag für sich sichtbar und teilen Sie sie offen mit anderen.“ Vorsätze unterscheiden sich von Zielen dadurch, dass sie Ihnen die Flexibilität für den Erfolg geben, erklärt sie. Ein Ziel könnte zum Beispiel lauten: „Vergrößere mein Netzwerk um 15 %“, während ein Vorsatz lauten würde: „Ich möchte mehr Zeit damit verbringen, meine persönlichen und beruflichen Beziehungen auszubauen und zu pflegen.“ Beides ist jedoch wichtig – nehmen Sie sich also die Zeit, Ihre derzeitigen Ziele und Absichten zu bewerten und erwägen Sie, sich neue zu setzen.

Träumen Sie. „Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit, um darüber nachzudenken, wie Sie sich die Dinge wünschen, neue Produktideen, wie die Arbeit ohne Hindernisse aussehen könnte“, sagt Strong. „

Hockett sagt, dass Tagträumen an einem langsamen Tag sehr effektiv sein kann, „weil es den Geist anregt und die Möglichkeit bietet, sich die Dinge vorzustellen, die man bei der Arbeit erreichen möchte.“ Wenn Sie zum Beispiel von einer neuen Rolle oder Position in Ihrem Unternehmen träumen, hilft Ihnen Ihr Gehirn dabei, einen Plan zu entwickeln, wie Sie am besten dorthin gelangen.

Bewerten Sie Ihre Zeitverwendung. Ein ruhiger Tag ist eine gute Gelegenheit, um zu analysieren, wie Sie Ihre Tage verbringen und ob Sie intelligent arbeiten. „Betrachten Sie sich als Ihren eigenen Zeitmanagement-Berater und prüfen Sie die Sitzungen und Ergebnisse des vergangenen Monats“, schlägt Taylor vor. „Erstellen Sie auf einem Dokument, was Sie für Ihren allgemeinen täglichen Arbeitsablauf halten, und beginnen Sie dann, Anpassungen vorzunehmen, um die Effizienz zu steigern. Es kann ein großer Weckruf sein, wenn Sie feststellen, dass Sie viel zu viel Zeit am Telefon mit einem bestimmten Kunden oder Kollegen verbringen, dass Sie die ersten zwei Stunden des Tages mit E-Mails verbringen, dass Sie Ihre E-Mails nicht nach Prioritäten ordnen, dass Sie zu lange für die Bearbeitung von Geschäftsberichten brauchen, dass Sie technische Hilfsmittel nicht für Transaktionsaktivitäten nutzen oder dass Sie nicht genug delegieren. Wenn Sie manchmal das Gefühl haben, in Ihren Pflichten zu ertrinken, ist dies ein idealer Zeitpunkt, um einige echte Änderungen vorzunehmen.

Lernen. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihr eigenes berufliches Wissen zu erweitern, sagt Hockett. „Wenn Sie manchmal das Gefühl haben, dass Ihre Augen glasig werden, wenn Ihre Kollegen über das neueste Widget sprechen, oder wenn Sie schnell das Thema wechseln, nachdem Sie zu oft von dem neuesten Trend gehört haben, ist es vielleicht an der Zeit, einige wichtige Websites zu bookmarken, die Sie auf dem Laufenden halten, sagt Taylor. „Durchsuchen Sie die wichtigsten Online-Geschäfts-, Fach- und Blog-Publikationen und -Seiten in Ihrer Branche, denn Wissen ist Macht. Ihr Chef, Ihre Mitarbeiter und Kunden werden sich immer über interessante Artikel und Links freuen, die Sie ihnen schicken, was Ihrer Karriere zugute kommt.“

Gewinnen Sie etwas Bewegung. Gehen Sie draußen spazieren oder nehmen Sie sich extra Zeit im Fitnessstudio. „Tun Sie etwas, das Sie in Bewegung bringt“, sagt Kyriazis. „Schnappen Sie sich einen Freund, wenn es sein muss – aber wir wollen den Kopf frei bekommen und ihm eine Pause gönnen.“

Verbessern Sie einen Prozess. Wenn wir mit 100 Meilen pro Stunde unterwegs sind, ist es schwer, den Wald vor lauter Bäumen nicht zu sehen, sagt Strong. „Nutzen Sie die langsamen Zeiten, um einen bestimmten Prozess oder ein System zu bewerten, das Sie häufig verwenden, und suchen Sie nach Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern oder die Arbeitsweise zu verbessern.“

Freiwillige Arbeit. Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Zeit freiwillig zur Verfügung zu stellen, um einem anderen Mitarbeiter oder einer Abteilung zu helfen, sagt Hockett. „Das kann denjenigen helfen, die gerade keinen guten Tag haben, und bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu erwerben, entweder strategisch für Ihr eigenes berufliches Fortkommen oder zum Spaß.“

Rufen Sie Ihren Chef an. „Wenn Sie an einem ruhigen Tag die Gelegenheit hatten, durchzuatmen und über Ihre Projekte und Ziele nachzudenken, haben Sie die perfekte Gelegenheit, sich an Ihren Chef zu wenden“, sagt Taylor. „Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um Ihrem Chef persönlich, mündlich oder schriftlich mitzuteilen, was Sie in letzter Zeit erreicht haben (Sie haben sich eine Pause verdient, denn Sie haben einige Erfolge vorzuweisen) und was Ihre nächsten Schritte sind“. Arbeitnehmer vergessen oft, dem Chef gute Nachrichten und ihre künftige Ausrichtung mitzuteilen; zu oft wird die Zeit damit verbracht, Brände zu löschen. Welcher Manager freut sich nicht über gute Nachrichten und Zusicherungen? Dies stärkt Ihre Fähigkeiten für größere und bessere Dinge in der Zukunft.

Aufholen oder weiterkommen. „Dazu gehören fristgebundene Arbeiten, Teile größerer Projekte, die vorankommen müssen, und persönliche Aufgaben“, sagt Kyriazis.

Wenn Sie persönliche Aufgaben, die nur während der Arbeitswoche erledigt werden können, aufgeschoben haben, wäre jetzt der beste Zeitpunkt, um sie zu erledigen, vorausgesetzt, Sie haben für sich selbst vorgesorgt, sagt Taylor.

„Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um die Projekte abzuarbeiten, die Sie für einen regnerischen Tag aufgeschoben haben“, fügt sie hinzu. „Muss Ihre To-Do-Liste sprichwörtlich entstaubt werden? Gibt es neue, geschäftskritische Projekte? Müssen Sie die Prioritäten neu setzen und Ihre überarbeitete Liste mit Ihrem Vorgesetzten besprechen?“

Wenn Sie etwas Zeit haben, können Sie sich mit längerfristigen Projekten befassen, die auf Eis liegen. Manchmal werden diese scheinbar weniger prioritären Aufgaben plötzlich in den Vordergrund rücken. Sie werden später froh sein, dass Sie einen Vorsprung haben. „Das Schwierigste ist es, sich in den ersten 10 Minuten in die Arbeit zu stürzen, aber danach geht es dann richtig los“, sagt sie.

Flaute Tage sind in den meisten Arbeitsumgebungen selten, so Hockett. Aus diesem Grund ist es wichtig, das Beste daraus zu machen und diese Tage als Chance zu sehen, sich auf die eigenen Interessen zu konzentrieren und proaktiv zu sein, anstatt auf die Bedürfnisse anderer zu reagieren. „Wenn Sie diese Zeit gut nutzen, können Sie Ihre Karriere vorantreiben, berufliches Wissen erwerben und das Gefühl haben, auf dem Laufenden zu sein.“

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