Sie können sich nicht als Profi bezeichnen und immer noch die alte kostenlose E-Mail-Adresse verwenden. Sie wissen schon, die, die auf @gmail.com, yahoo.com oder, noch weiter zurückliegend, hotmail.com endet. Sicher, Sie könnten diese Adresse verwenden, aber das ist ein sicherer Weg, um auf Ihre potenziellen Kunden unprofessionell zu wirken. Ganz gleich, ob Sie ein professionelles Image für den Versand von Lebensläufen, für Ihren Blog oder für Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter pflegen wollen, eine professionelle E-Mail-Adresse ist ein Muss.
Pro-Tipp: Eine benutzerdefinierte E-Mail-Domäne ist der Schlüssel zu einer professionell wirkenden E-Mail-Adresse. Machen Sie nicht den Fehler, für einen Domänennamen zu bezahlen, wenn Sie wahrscheinlich die Möglichkeit haben, einen kostenlosen Domänennamen über einen Plan oder Provider zu erhalten, den Sie bereits nutzen. Erfahren Sie, wie Sie eine kostenlose Domain erhalten und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten können.
- Nur vollständige Namen verwenden
- Nur Vornamen
- Nur Nachname
- Vorname & Nachname
- Initialen mit Namen kombinieren
- Anfang des Vornamens & Nachname
- Nachname & Anfangsbuchstabe des Vornamens: [email protected] oder [email protected]
- Namen kürzen
- Erste Initiale, Mittlere Initiale & Erste vier Buchstaben des Nachnamens
- Verwendung von Schlüsselwörtern oder Bezeichnern
- Name & Abteilung
- Name &Titel
- Name &Abschluss oder Zertifizierung
- Name &Ort
- Verwendung allgemeiner Namen für den Posteingang
- Generischer Kontakteingang
- Allgemeiner Posteingang für den Kundendienst
- Generischer Posteingang für Rücksendungen: [email protected]
- Generischer Posteingang für den Verkauf
- Generischer Posteingang für die Personalabteilung: [email protected]
- Tipps für die Wahl einer professionellen E-Mail-Adresse
- Häufig gestellte Fragen (FAQs)
- Wie richte ich eine geschäftliche E-Mail-Adresse ein?
- Ist es möglich, eine kostenlose geschäftliche E-Mail-Adresse zu erhalten?
- Was ist die beste Registrierungsstelle für Domänennamen?
- Lohnt sich der Schutz von Domainnamen?
Nur vollständige Namen verwenden
Das gängigste Format für E-Mail-Adressen ist die Verwendung des Namens des Inhabers der E-Mail-Adresse. Dabei kann es sich nur um den Vornamen, nur um den Nachnamen oder um Vor- und Nachname handeln.
|
Pros
|
Cons
|
|---|---|
|
Einfach zu merken
|
Nicht ideal für Unternehmen mit einer größeren Mitarbeitern
|
Nur Vornamen
Beispiel für eine E-Mail-Adresse nur mit Vornamen
Die E-Mail-Adresse nur mit Vornamen ist ein gutes Format für Blogger und Solopreneure. Sie wirkt freundlicher als nur der Nachname und ist auch einprägsamer. Es ist jedoch keine gute Wahl, wenn Sie ein wachsendes Unternehmen sind, da Sie wahrscheinlich Mitarbeiter mit demselben Namen haben werden.
Nur Nachname
E-Mail-Beispiel nur mit Nachname
Das Format der E-Mail-Adresse nur mit Nachname ist eine gute Wahl für kleine Unternehmen, die einen professionelleren Eindruck machen wollen. Dies könnte zum Beispiel für eine kleine Anwaltskanzlei mit nur einer Handvoll Mitarbeitern ideal sein. Wie das Format „Nur Vorname“ ist es keine gute Wahl für wachsende Unternehmen, da Sie wahrscheinlich Mitarbeiter mit gemeinsamen Nachnamen haben werden.
Vorname & Nachname
Beispiel für E-Mail mit Vor- und Nachnamen
Die E-Mail mit Vor- und Nachnamen ist sehr gut erkennbar, kann aber auch lang werden. Wenn Sie zum Beispiel Elizabeth Thompson heißen, dann ist Ihre E-Mail-Adresse ziemlich lang. Und je länger sie ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie versehentlich falsch geschrieben wird.
Initialen mit Namen kombinieren
Eines der besten – und daher gängigsten – professionellen E-Mail-Formate für Unternehmen ist die Kombination von Namen und Initialen. Anders als bei der Verwendung von vollständigen Namen hilft die Kombination von Initialen mit dem Vor- oder Nachnamen eines Benutzers, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass mehrere Personen in einem Unternehmen dieselbe E-Mail erhalten.
|
Pros
|
Cons
|
|---|---|
|
Gut für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern
|
Weniger einprägsam
|
|
Erhöht den Privatsphäre
|
|
Anfang des Vornamens & Nachname
Beispiel für eine E-Mail mit ersten Initialen und Nachnamen
Die erste Art der Formatierung besteht darin, die ersten Initialen eines Benutzers an den Anfang zu stellen. Ob ein Punkt dazwischen gesetzt wird, hängt von den persönlichen Vorlieben ab, obwohl es ratsam sein kann, einen Punkt zu setzen, da sich manche Nachnamen mit einem Anfangsbuchstaben zu einem neuen Wort vermischen können, was seltsam aussehen kann. Übrigens behandeln die meisten E-Mail-Dienste den Namen mit oder ohne Punkt gleich, d. h. wenn jemand es vergisst, erhalten Sie trotzdem seine E-Mail.
Nachname & Anfangsbuchstabe des Vornamens: [email protected] oder [email protected]
Beispiel für eine E-Mail mit Nachname und Anfangsbuchstabe
Wie bei der vorherigen Idee für eine berufliche E-Mail-Adresse können Sie auch den Nachnamen mit dem Anfangsbuchstaben dahinter verwenden. Dies eignet sich besser für große Organisationen, die ihre Benutzer nach dem Nachnamen und nicht nach dem Vornamen verwalten.
Namen kürzen
In manchen Fällen entscheiden sich Organisationen dafür, Namen zu kürzen, um sicherzustellen, dass die E-Mail-Adressen eine bestimmte Anzahl von Zeichen nicht überschreiten. Dies ist vor allem bei sehr großen Organisationen, wie z. B. Universitäten, üblich. Für kleine Unternehmen ist es jedoch nicht empfehlenswert, da sie nicht so einprägsam sind und zu mehr Tippfehlern führen können, wenn andere Ihre E-Mail-Adresse eingeben.
|
Pros
|
Cons
|
|---|---|
|
Erhöht die Sicherheit
|
Schwer zu merken
|
|
Hält E-Mail-Adressen kurz
|
Erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass jemand Ihre E-Mail falsch schreibt
|
Erste Initiale, Mittlere Initiale & Erste vier Buchstaben des Nachnamens
Verkürztes Beispiel einer E-Mail-Adresse
Sie können eine beliebige Kombination oder Anzahl von Zeichen verwenden. Im obigen Beispiel haben wir die ersten und mittleren Initialen, gefolgt von den ersten vier Buchstaben des Nachnamens des Benutzers verwendet. Sie können jedoch eine beliebige Kombination von Initialen und eine beliebige Anzahl von Zeichen verwenden.
Verwendung von Schlüsselwörtern oder Bezeichnern
Eine weitere Idee für professionelle E-Mail-Adressen ist die Verwendung von Schlüsselwörtern oder Bezeichnern innerhalb der Adresse. Sie könnten zum Beispiel den Grad des Nutzers (z.B. md oder jd), seine Position oder Abteilung (z.B., Vertrieb oder CPA), oder sogar den Standort für Unternehmen mit mehreren Standorten.
|
Pros
|
Cons
|
|---|---|
|
Bietet die Möglichkeit, den Vornamen zu verwenden
|
Möglicherweise müssen E-Mail-Adressen aktualisiert werden
|
|
Einfache nach Abteilung oder Standort organisieren
|
Name & Abteilung
Beispiel für E-Mail-Adressen mit Namen und Abteilung
Eine weitere Idee für professionelle E-Mail-Adressen ist die Kombination des Namens eines Benutzers mit seiner Berufsbezeichnung. Es ist zwar kein häufig verwendetes E-Mail-Format, aber es könnte eine einzigartige Wahl für kleine Unternehmen sein, die eine Reihe von verschiedenen Abteilungen in kundenorientierten Positionen haben. Zum Beispiel könnte eine Agentur für digitales Marketing dieses E-Mail-Format verwenden, wenn ihre Kunden mit mehreren Personen in Kontakt stehen, wie z. B. einem Vertriebsmitarbeiter, einem Webdesigner und einem SEO-Strategen.
Name &Titel
Beispiel für eine E-Mail mit Name und Titel
In manchen Fällen können Sie sogar noch weiter gehen und statt der Abteilung eines Benutzers in seiner E-Mail-Adresse seine Berufsbezeichnung oder Position verwenden. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft könnte zum Beispiel CPA, Assistent und Steuermanager angeben, um zwischen den Benutzern zu unterscheiden, so dass die Kunden leicht erkennen können, mit wem sie sprechen, ohne sich an die Funktion zu erinnern. Das Problem dabei ist natürlich, dass Sie die E-Mail-Adresse aktualisieren müssen, wenn die Mitarbeiter eine andere Funktion übernehmen.
Name &Abschluss oder Zertifizierung
Beispiel für E-Mail mit Name und Abschluss
Wie bei der Angabe der Berufsbezeichnung in einer E-Mail-Adresse ist es in vielen Fällen besser, den Abschluss oder die Zertifizierung des Benutzers anzugeben. Die Angabe von M.D. (Doktor der Medizin) oder J.D. (Doktor der Rechtswissenschaften) weist beispielsweise auf die Berufsbezeichnung des Benutzers hin, ohne dass eine bestimmte Position angegeben wird, die sich im Laufe der Zeit ändern kann.
Name &Ort
Beispiel für E-Mail mit Name und Ort
Wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat, sollten Sie in Erwägung ziehen, den Standort eines Benutzers in dessen E-Mail-Adresse anzugeben. Denken Sie daran, dass dies kein gutes Format für einen Benutzernamen ist, wenn Ihre Standorte nahe beieinander liegen und die Mitarbeiter oft an verschiedenen Standorten arbeiten.
Verwendung allgemeiner Namen für den Posteingang
Wenn Sie eine professionelle E-Mail-Adresse erstellen, die auf Ihrer Website öffentlich angezeigt werden soll, ist es eine gute Idee, eine allgemeine E-Mail-Adresse zu verwenden. Sie können zum Beispiel [email protected] oder [email protected] verwenden, um sie auf Ihrer Kontaktseite anzuzeigen. Dies trägt dazu bei, Spam in Ihrem persönlichen Posteingang zu reduzieren, und hilft auch Unternehmen mit Teams, die einen Posteingang verwalten, wie z. B. dem Kundendienst.
|
Pros
|
Cons
|
|---|---|
|
Ideal für Team-Posteingänge
|
Muss einen separaten Posteingang verwalten
|
|
Hält persönliche E-Mail-Adressen privat
|
|
|
Reduziert Spam
|
Pro-Tipp: Wenn mehrere Personen den Posteingang eines Teams verwalten, kann dies zu Kopfschmerzen führen. Um eingehende E-Mails automatisch zu delegieren, können Sie ein Tool wie Front verwenden. Außerdem können Sie mit vielen CRM-Tools (Customer Relationship Management) eine allgemeine E-Mail-Adresse verknüpfen, die dann verschiedenen Vertriebs- oder Supportmitarbeitern zugewiesen werden kann, so dass Ihr Team leichter darauf zugreifen kann.
Generischer Kontakteingang
Jede Website sollte Kontaktinformationen enthalten. Vielleicht möchten Sie jedoch nicht, dass Ihre persönliche oder direkte E-Mail-Adresse auf Ihrer Website angezeigt wird. Um Ihre E-Mail zu schützen, sollten Sie eine allgemeine Kontakt-E-Mail-Adresse verwenden.
Allgemeiner Posteingang für den Kundendienst
Das Gleiche gilt für einen Posteingang für den Kundendienst. Ermöglichen Sie Ihren Website-Besuchern einen direkten Zugang zu Ihrem Kundendienstteam, indem Sie einen speziellen Posteingang für den Kundendienst einrichten.
Generischer Posteingang für Rücksendungen: [email protected]
Wer online verkauft, sollte auch einen Posteingang für Rücksendungen einrichten. Während viele Unternehmen immer noch einen allgemeinen Posteingang für die Bearbeitung von Rücksendungen verwenden, können Sie durch die Trennung der beiden Posteingänge all Ihren Kunden einen besseren Service bieten.
Generischer Posteingang für den Verkauf
Der Verkauf ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, und wenn Sie Ihre potenziellen Kunden an einen allgemeinen Posteingang für die Kontaktaufnahme verweisen, haben sie schnell das Gefühl, dass sie keine gute Kundenerfahrung machen. Lassen Sie Ihre potenziellen Kunden stattdessen wissen, dass sie die Unterstützung bekommen, die sie suchen, indem Sie einen vertriebsspezifischen Posteingang bereitstellen.
Generischer Posteingang für die Personalabteilung: [email protected]
Unternehmen mit einem Team für die Personalabteilung oder solche, die einfach Online-Bewerbungen entgegennehmen, sollten einen generischen Posteingang für die Personalabteilung einrichten, z. B. [email protected]. Dadurch wirkt Ihr Unternehmen professioneller und glaubwürdiger, was qualifizierten Bewerbern Vertrauen einflößen kann.
Pro-Tipp: Wenn Sie daran interessiert sind, generische E-Mail-Postfächer für Ihre Website einzurichten, aber nur über ein sehr knappes Budget verfügen, sollten Sie stattdessen einen E-Mail-Weiterleitungsdienst verwenden. Die meisten E-Mail-Anbieter bieten kostenlose E-Mail-Weiterleitungen an, mit denen Sie eine Adresse einrichten können, die wie eine normale E-Mail-Adresse aussieht, aber in Wirklichkeit automatisch an Ihr persönliches E-Mail-Postfach weitergeleitet wird.
Tipps für die Wahl einer professionellen E-Mail-Adresse
Ganz gleich, ob Sie ein Blogger, ein Freiberufler oder ein Unternehmen sind, es gibt ein paar Dinge, die Sie bei der Einrichtung einer professionellen E-Mail-Adresse immer beachten sollten. Zum Beispiel müssen Sie unbedingt einen eigenen Domänennamen haben. Außerdem sollten Sie versuchen, die Formate Ihrer Benutzernamen kurz, einprägsam und leicht zu organisieren zu halten.
- Verwenden Sie immer Ihre eigene Domain
- Kurz halten
- Einfach zu organisieren
- Berücksichtigen Sie bei der Wahl des Formats Ihres Benutzernamens die Größe Ihres Unternehmens
Befolgen Sie bei der Wahl einer professionellen E-Mail-Adresse unbedingt diese drei Regeln.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Wie richte ich eine geschäftliche E-Mail-Adresse ein?
Um eine geschäftliche E-Mail-Adresse einzurichten, benötigen Sie zunächst einen Domainnamen. Diesen können Sie bei einer Registrierungsstelle für Domänennamen wie GoDaddy oder Hover erwerben. Wenn Sie Ihre Website mit WordPress erstellen möchten, können Sie auch eine kostenlose Domain bei einem Webhosting-Anbieter wie DreamHost beantragen. Wählen Sie dann einen E-Mail-Anbieter, verbinden Sie Ihre Domain und wählen Sie Ihren Benutzernamen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse.
Ist es möglich, eine kostenlose geschäftliche E-Mail-Adresse zu erhalten?
Ja, es gibt einige verschiedene Möglichkeiten, eine kostenlose geschäftliche E-Mail-Adresse zu erhalten. Wenn Sie zum Beispiel bereits einen Domänennamen haben, können Sie über Zoho Mail bis zu fünf kostenlose geschäftliche E-Mail-Adressen erhalten. Wenn Sie noch keinen Domainnamen haben und planen, eine Website mit WordPress zu erstellen, können Sie eine kostenlose geschäftliche E-Mail-Adresse mit einem Webhosting-Tarif erhalten, z. B. bei DreamHost. Erfahren Sie, wie Sie eine kostenlose geschäftliche E-Mail-Adresse erhalten.
Was ist die beste Registrierungsstelle für Domänennamen?
Bei so vielen Registrierungsstellen für Domänennamen kann es schwierig sein, die beste zu wählen. Die besten Registrierstellen sind diejenigen, die nicht nur am günstigsten sind, sondern auch eine Reihe von Domain-Namen-Erweiterungen, eine benutzerfreundliche Oberfläche und Extras wie den Schutz der Domain-Namen anbieten. Zu den besten Anbietern gehören Namecheap, Hover, GoDaddy und 1&1 IONOS. Wenn Sie wissen möchten, welcher Anbieter für Sie der richtige ist, finden Sie hier eine vollständige Übersicht über die besten Domainnamen-Registrare.
Lohnt sich der Schutz von Domainnamen?
Für die meisten ist der Schutz von Domainnamen gut angelegtes Geld. Der Grund dafür ist, dass ohne den Schutz des Domänennamens die Kontaktinformationen, die Sie zur Registrierung Ihres Domänennamens verwendet haben, im Internet öffentlich zugänglich sind. Das bedeutet, dass Sie anfällig für eine Vielzahl von Spam-Mails und, was noch schlimmer ist, für Sicherheitsprobleme sind. Um zu entscheiden, ob es sich für Sie lohnt, erfahren Sie mehr über den Datenschutz bei Domänennamen.