Der Verhandlungsprozess durchdringt die Interaktionen fast aller Menschen in Gruppen und Organisationen.
In den heutigen locker strukturierten Organisationen, in denen Mitglieder mit Kollegen zusammenarbeiten, über die sie keine direkte Autorität haben und mit denen sie vielleicht nicht einmal einen gemeinsamen Chef teilen, wird Verhandlungsgeschick entscheidend.
Das Wesentliche der fünf Schritte des Verhandlungsprozesses ist das tatsächliche Geben und Nehmen bei dem Versuch, eine Vereinbarung zu treffen, ein angemessenes Geschäft, das für alle Parteien geeignet ist.
Die fünf Schritte des Verhandlungsprozesses sind:
- Vorbereitung und Planung.
- Definition der Grundregeln.
- Klärung und Rechtfertigung.
- Verhandlung und Problemlösung.
- Abschluss und Umsetzung.
In diesem Beitrag werden wir den Verhandlungsprozess betrachten, der aus fünf Schritten besteht. Diese Schritte werden im Folgenden beschrieben:
Vorbereitung und Planung
Vor Beginn der Verhandlungen muss man sich über den Konflikt, die Vorgeschichte der Beteiligten und ihre Wahrnehmung des Konflikts, die Erwartungen an die Verhandlungen usw. im Klaren sein.
Bevor man mit der Verhandlung beginnt, muss man seine Hausaufgaben machen.
- Was ist die Art des Konflikts?
- Welche Vorgeschichte gibt es zu dieser Verhandlung?
- Wer ist involviert und wie nehmen sie den Konflikt wahr?
Außerdem muss vor jeder Verhandlung entschieden werden, wann und wo ein Treffen stattfinden soll, um das Problem zu besprechen und wer daran teilnehmen wird.
Ein begrenzter Zeitrahmen kann ebenfalls hilfreich sein, um zu verhindern, dass die Meinungsverschiedenheiten weitergehen. In dieser Phase muss sichergestellt werden, dass alle relevanten Fakten der Situation bekannt sind, um die eigene Position zu klären.
Es muss auch eine Einschätzung der Verhandlungsziele der anderen Partei vorbereitet werden. Was werden sie wahrscheinlich fordern?
Definition der Grundregeln
Wenn die Planung und die Strategie entwickelt sind, muss man damit beginnen, die Grundregeln und Verfahren mit der anderen Partei zu definieren, die die Verhandlung selbst durchführen wird.
- Wo wird sie stattfinden?
- Welche zeitlichen Beschränkungen, wenn überhaupt, werden gelten?
- Auf welche Themen werden die Verhandlungen beschränkt sein?
- Wird es ein bestimmtes Verfahren geben, das zu befolgen ist, wenn man in eine Sackgasse gerät?
In dieser Phase werden die Parteien auch ihre anfänglichen Vorschläge oder Forderungen austauschen.
Klärung und Rechtfertigung
Wenn die anfänglichen Positionen ausgetauscht worden sind, werden beide Parteien ihre ursprünglichen Forderungen erläutern, klären, untermauern und rechtfertigen. Dies muss nicht konfrontativ sein.
Es ist vielmehr eine Gelegenheit, sich gegenseitig über die Themen zu informieren, warum sie wichtig sind und wie jede Partei zu ihren anfänglichen Forderungen gekommen ist.
Das ist der Punkt, an dem eine Partei der anderen Partei alle Unterlagen zur Verfügung stellen möchte, die ihre Position unterstützen.
Verhandeln und Problemlösung
Das Wesentliche des Verhandlungsprozesses ist das tatsächliche Geben und Nehmen bei dem Versuch, eine Einigung, ein richtiges Geschäft, auszuhandeln. Hier müssen beide Parteien zweifellos Zugeständnisse machen.
Abschluss und Umsetzung
Der letzte Schritt im Verhandlungsprozess ist die Formalisierung der ausgearbeiteten Vereinbarung und die Entwicklung von Verfahren, die für die Umsetzung und Überwachung erforderlich sind.
Bei größeren Verhandlungen müssen die Einzelheiten in einem formellen Vertrag festgehalten werden.