Zuallererst möchten wir nicht, dass Sie die Informationen in diesem Blog als Rechtsberatung betrachten. Vielmehr handelt es sich lediglich um hilfreiche (aber allgemeine) Informationen. Wir empfehlen Ihnen, sich bei Ihrem Rechtsbeistand über die in diesem Blog erwähnten Gesetze und die Verpflichtungen, die Sie oder Ihr Unternehmen möglicherweise haben, zu informieren.

Sie haben aus erster Hand erfahren, dass die Einstellung der richtigen Mitarbeiter über die Produktivität am Arbeitsplatz entscheiden kann. Ein gutes Mitarbeiterteam ist so effizient, energiegeladen und dynamisch wie eine gut geölte Maschine. Wenn Sie jedoch versehentlich einen minderwertigen Mitarbeiter einstellen, kann dies das ganze System zum Stillstand bringen.

Für Kleinunternehmer bedeuten solche Störungen in der Kommunikation und Effizienz einen Verlust an Geld. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Bewerber mit einem gut organisierten Einstellungsverfahren, einschließlich einer umfassenden Hintergrundprüfung, gründlich überprüfen. Hintergrundüberprüfungen sind zwar für Arbeitgeber von entscheidender Bedeutung, erfordern aber auch aus rechtlicher Sicht Aufmerksamkeit für Details. Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern gelten im Allgemeinen als „Verbraucherberichte“ im Sinne des Federal Fair Credit Reporting Act (FCRA), was bedeutet, dass sie bestimmten Parametern in Bezug auf Zugang und Verwendung unterliegen. Die Einhaltung der FCRA-Bestimmungen während des gesamten Background Screening-Prozesses ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie die Verbrauchergesetze ignorieren – und sei es auch nur versehentlich – können Sie sich teuren und zeitaufwändigen Klagen aussetzen, die Sie aus dem Geschäft drängen können.

Es ist wichtig, einen FCRA-konformen Mitarbeiterprüfungsdienst wie ShareAble® for Hires zu verwenden, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen. Die Gewissheit, dass die Hintergrundprüfung Ihrer Mitarbeiter den Vorschriften für Verbrauchermeldungen entspricht, bedeutet, dass Sie sich bei der Auswahl des besten Kandidaten für eine Anstellung um eine Sache weniger kümmern müssen.

In diesem Artikel erörtern wir auf allgemeiner Ebene (dies ist keine Rechtsberatung; fragen Sie Ihren Rechtsbeistand), wie sich die FCRA-Bestimmungen auf den Hintergrundprüfungsprozess auswirken, und gehen einige wichtige Schritte durch.

Was ist der Fair Credit Reporting Act (FCRA)?

Das FCRA ist ein Bundesgesetz, das 1970 erlassen wurde. Ursprünglich sollte es den Verbrauchern helfen, Ungenauigkeiten in ihren Kreditauskünften anzufechten und zu beheben. Inzwischen wurde dieses Gesetz auf zahlreiche andere Verbraucherberichte ausgeweitet.

Ein Verbraucherbericht enthält Informationen, die von einer Verbraucherauskunftei bereitgestellt werden. Diese Informationen können Einzelheiten zu folgenden Punkten enthalten:

• Kreditwürdigkeit
• Charakter
• Allgemeiner Ruf
• Persönliche Merkmale
• Lebensweise

Die oben genannten Informationen werden in der Regel verwendet, um die Eignung für eine Vielzahl von Zwecken zu bestimmen, einschließlich Beschäftigung, Kredit oder Versicherung.

Heutzutage regeln die FCRA-Compliance-Standards im Allgemeinen die Arbeitgeber, die Hintergrundberichte verwenden, sowie die Verbraucherauskunfteien (CRAs), die ihnen diese Berichte zur Verfügung stellen. Die FCRA-Vorschriften gelten im Allgemeinen immer dann, wenn ein Arbeitgeber eine Hintergrundüberprüfung eines potenziellen Stellenbewerbers von einer Drittquelle einholt.

Neben anderen Bestimmungen gewährleistet das FCRA nach Angaben der FTC den Schutz von Bewerbern:

• Sie haben das Recht, über eine Zuverlässigkeitsüberprüfung informiert zu werden
• Sie haben das Recht, ihre Zustimmung zu einer Zuverlässigkeitsüberprüfung zu geben
• Sie haben das Recht, Informationen über ihre persönlichen und finanziellen Daten einzusehen
• Sie haben das Recht, etwaige Ungenauigkeiten in ihrem Hintergrundbericht zu korrigieren
• Sie haben das Recht, gegen Entscheidungen Berufung einzulegen, wenn der Bewerber der Meinung ist, dass die Entscheidung ungerechtfertigt war

Was bedeutet FCRA Compliance und was bedeutet das für Arbeitgeber?

„FCRA-Compliance“ bedeutet in der Regel die Einhaltung der im Fair Credit Reporting Act festgelegten Anforderungen. Diese Anforderungen verlangen im Allgemeinen, dass Arbeitgeber Hintergrundprüfungen durchführen, die genau, transparent und fair gegenüber den Verbrauchern sind.

Um sicherzustellen, dass Ihr kleines Unternehmen vor einer FCRA-Klage geschützt ist, ist es wichtig, sich mit dem Verfahren zur Beantragung einer FCRA-konformen Hintergrundprüfung vertraut zu machen.

Die Federal Trade Commission (FTC) legt die Verantwortlichkeiten von Arbeitgebern in drei verschiedenen Kategorien fest::

• Vor der Beantragung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung
• Vor der Ergreifung nachteiliger Maßnahmen
• Nach der Ergreifung nachteiliger Maßnahmen

Jede spezifische Phase einer Zuverlässigkeitsüberprüfung hat ihre eigenen Anforderungen an den Screening-Prozess.

Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers vor der Beantragung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung

Arbeitgeber sollten Folgendes in Erwägung ziehen, bevor sie eine Zuverlässigkeitsüberprüfung beantragen:

• Bereitstellen einer schriftlichen Mitteilung an den Bewerber, in der erklärt wird, dass die in seinem Verbraucherbericht enthaltenen Informationen für beschäftigungsbezogene Entscheidungen verwendet werden können. Der Hinweis muss für sich allein stehen und darf nicht in die Bewerbung aufgenommen werden.
• Holen Sie die schriftliche Erlaubnis des Bewerbers zur Einholung des Verbraucherberichts ein.

Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers vor der Ergreifung nachteiliger Maßnahmen

Wenn Sie entscheiden, dass die Ergebnisse eines Hintergrundberichts einen Bewerber für eine Stelle disqualifizieren, müssen Sie einige Schritte unternehmen, bevor Sie seine Bewerbung ablehnen, eine Beförderung verweigern oder eine andere nachteilige Maßnahme ergreifen können. Im Allgemeinen müssen Sie dem Bewerber oder Mitarbeiter mitteilen:

• Eine Mitteilung mit einer Kopie der Verbraucherauskunft, die Sie für Ihre Einstellungsentscheidung verwendet haben
• Eine Kopie von A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act
• Eine angemessene Frist, um den Bericht zu prüfen und die Ergebnisse entweder zu bestätigen oder anzufechten

Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers nach der Ergreifung einer nachteiligen Maßnahme

Wenn Sie beschließen, eine nachteilige Maßnahme zu ergreifen, müssen Sie den Bewerber im Allgemeinen mündlich, elektronisch oder schriftlich über Ihre Absicht informieren.

Eine Mitteilung über nachteilige Maßnahmen erläutert die Rechte einer Person, die im Rahmen einer Zuverlässigkeitsüberprüfung gemeldeten Informationen zu überprüfen. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, ungenaue Informationen zu korrigieren. Die Mitteilung sollte in der Regel Folgendes enthalten:

• Informationen über die Verbraucherauskunftei, die den Bericht erstellt hat
• Eine Erklärung, dass der Hintergrundprüfungsdienst nicht entschieden hat, die nachteilige Maßnahme zu ergreifen, und keine spezifischen Gründe dafür angeben kann
• Hinweis auf das Recht einer Person, die die Richtigkeit oder Vollständigkeit von Informationen anzufechten
• Informieren Sie die Person darüber, dass sie einen zusätzlichen kostenlosen Bericht von dem Unternehmen erhalten kann, wenn sie diesen innerhalb von 60 Tagen anfordert

Nach Angaben der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), müssen Sie diese Unterlagen ein Jahr lang aufbewahren, nachdem Sie den Bericht erstellt haben oder nachdem Maßnahmen ergriffen wurden, je nachdem, was später eintritt. Nach Ablauf dieser Frist müssen Sie den Verbraucherbericht ordnungsgemäß entsorgen. Auch hier sollten Sie sich bei Fragen an Ihren Rechtsbeistand wenden.

Erfüllung der EEOC-Diskriminierungsvorschriften

Neben der Einhaltung des FCRA müssen sich Unternehmen in der Regel auch an die von der Equal Employment Opportunity Commission festgelegten Standards halten. Zu diesen Standards gehören unter anderem die folgenden:

• Sie dürfen den Hintergrund von Bewerbern und Mitarbeitern nicht überprüfen, wenn diese Entscheidung auf Alter, Rasse, nationaler Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, Religion, Behinderung oder genetischen Informationen beruht. Beispielsweise kann es als Diskriminierung eingestuft werden, wenn Sie Bewerber ab einem bestimmten Alter nur nach ihrer finanziellen Vergangenheit fragen.
• Sie müssen für alle dieselben Standards anwenden.
• Sie dürfen Beschäftigungsentscheidungen nicht auf Hintergrundprobleme stützen, die bei bestimmten Gruppen häufiger auftreten.
• Sie müssen möglicherweise Ausnahmen für Probleme machen, die bei einer Hintergrundüberprüfung aufgedeckt wurden und durch eine Behinderung verursacht wurden.

Die meisten Unternehmer würden die FCRA-Bestimmungen zwar nicht absichtlich ignorieren, aber selbst eine unbeabsichtigte Nichteinhaltung kann schwerwiegende Folgen haben, die Ihrem Unternehmen zum Verhängnis werden können.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich vergewissern, dass die Agentur, die Ihnen einen Bericht zur Verfügung stellt, glaubwürdig und zuverlässig ist; ein Fehler der Agentur, die Sie mit der Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung beauftragen, könnte auch Ihrem Unternehmen schaden. Deshalb ist es so wichtig, einen seriösen Dienst für die Hintergrundprüfung von Arbeitgebern zu wählen, der von Anfang an alle Vorschriften zur Verbraucherberichterstattung einhält.

Welche Folgen hat die Nichteinhaltung des FCRA?

Ihr Unternehmen kann mit empfindlichen finanziellen Strafen rechnen, wenn es gegen die Vorschriften des FCRA verstößt – selbst wenn es sich um einen unbeabsichtigten Verstoß handelt. Die Beilegung einer FCRA-Hintergrundüberprüfungsklage kann unglaublich kostspielig sein.

Nach Angaben von Webrecon LLC wurden allein im Februar 2018 422 FCRA-Klagen eingereicht. Die Zahlen sind jedes Jahr stetig gestiegen, was darauf hindeutet, dass potenzielle Arbeitnehmer ihre Rechte kennen und bereit sind, gegen nicht konforme Arbeitgeber vorzugehen.

Solch kostspielige Rechtsstreitigkeiten könnten Ihr kleines Unternehmen ruinieren; Arbeitgeberklagen sind unglaublich teuer und können Monate – oder sogar Jahre – dauern, bis sie beigelegt sind. Arbeitgeber sollten generell alle Anstrengungen unternehmen, um das FCRA einzuhalten.

Wie halte ich das FCRA während des Einstellungsverfahrens ein?

Sie sollten diese Frage mit Ihrem Rechtsbeistand besprechen. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Hintergrundüberprüfungsverfahren FCRA-konform ist, besteht darin, einen seriösen Überprüfungsdienst zu beauftragen. Ein FCRA-konformer Anbieter von Zuverlässigkeitsüberprüfungen deckt die Erfassung und Speicherung des Berichts einer Person ab.

Hinweis: Es gibt einige bundesstaatliche Gesetze, die die Möglichkeit einschränken können, bestimmte persönliche Informationen während einer Zuverlässigkeitsüberprüfung zu erhalten. So gibt es beispielsweise in Kalifornien und Massachusetts Vorschriften, die teilweise vorschreiben, dass Arbeitgeber keine Informationen über Verhaftungen, die nicht zu einer Verurteilung geführt haben, berücksichtigen oder einholen dürfen (diese Liste ist nicht unbedingt vollständig). Neben der Einhaltung des FCRA-Regelwerks ist es notwendig, sich über die Gesetze der Bundesstaaten, in denen Ihr Unternehmen tätig ist, auf dem Laufenden zu halten.

Mit ShareAble for Hires FCRA-konforme Background Checks durchführen

Die Aufnahme neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen ist eine heikle Aufgabe: Sie müssen sich an die geltenden Verbraucherschutzgesetze halten und gleichzeitig feststellen, ob sie eine Bereicherung oder eine Belastung für Ihr Unternehmen darstellen. Unterstützen Sie Ihren gesetzeskonformen Prozess mit einem umfassenden Mitarbeiter-Hintergrundscreening durch ShareAble for Hires.

Speziell für kleine Unternehmen entwickelt, bietet ShareAble® for Hires umfassende, FCRA-konforme Berichte in wenigen Minuten. Bestätigen Sie die persönlichen Daten eines Bewerbers und beugen Sie Betrug mit einer Bonitätsprüfung vor der Einstellung und einer Identitätsprüfung vor. Mit diesen detaillierten Berichten können Sie identitätsbezogene rote Fahnen entdecken und mehr über die finanzielle Vergangenheit eines Bewerbers erfahren, einschließlich ausstehender Schulden. Wenn Sie wissen, dass Ihr potenzieller Mitarbeiter verantwortungsbewusst mit Geld umgeht, können Sie beruhigt sein – vor allem, wenn die Stelle mit finanzieller Kontrolle verbunden ist. Dank der Unterstützung von TransUnion, einer großen Kreditauskunftei, können Sie sich darauf verlassen, dass die Ergebnisse korrekt und zuverlässig sind.

Schützen Sie Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden mit branchenführenden kriminalpolizeilichen Hintergrundüberprüfungen vor einem möglichen Fehltritt. Jeder Strafregisterauszug hält sich an die geltenden FCRA-Bestimmungen und durchsucht nationale und bundesstaatliche Strafregisterdatenbanken, darunter die Most Wanted des FBI, das National Sex Offender Public Registry und Customs and Border Protection. Durch die gründliche Überprüfung von Verhaftungsprotokollen, Haftbefehlen und Gerichtsverfahren haben Sie die Gewissheit, dass Sie konforme Hintergrundprüfungen eingesetzt haben, um das Risiko gefährlicher Einstellungen zu verringern.

ShareAble for Hires bietet eine einfache, unkomplizierte Preisgestaltung, ohne Abonnementanforderungen oder Anmeldegebühren. Dies ist ideal für Personalverantwortliche, die nicht jedes Jahr Hunderte von Bewerbern überprüfen müssen. Sie zahlen nur für die Hintergrundüberprüfungen, die Sie brauchen, wenn Sie sie brauchen.

Sie können Ihr Unternehmen zwar nicht vor jeder potenziellen Bedrohung schützen, aber Sie können mit FCRA-konformen Hintergrundüberprüfungen dazu beitragen, das Risiko von Klagen gegen Verbraucherberichte zu verringern. Schützen Sie Ihr Unternehmen und sorgen Sie dafür, dass Ihre gut geölte Maschine reibungslos läuft – mit ShareAble for Hires. Erfahren Sie mehr und beginnen Sie noch heute mit dem Screening.