Clubforce veröffentlicht eine Reihe von Artikeln über die Rollen, die Ehrenamtliche in ihren örtlichen Sportvereinen übernehmen können. Dabei geht es zunächst um die Rollen der Vereinsfunktionäre und dann um Trainer und andere ehrenamtliche Funktionen. Wenn Sie neu in einer ehrenamtlichen Funktion in Ihrem Verein sind oder wenn Sie in Erwägung ziehen, sich als Freiwilliger in Ihrem Verein zu engagieren, kann diese Serie nützlich sein, um zu beurteilen, welche Funktion am besten zu Ihnen passt.

Der Club PRO

Der Vorsitzende

Sekretär

Club-Schatzmeister

Club-Registrator

Was ist der Club-Schatzmeister?

Der Club-Schatzmeister ist für die Verwaltung der Geldflüsse in den Club und für die Zuteilung und Aufzeichnung der Ausgaben für den Betrieb des Clubs verantwortlich. Dies ist eine wichtige Funktion in einem Club, da der Schatzmeister dafür sorgt, dass der Club seine täglichen Ausgaben bestreiten kann, und bei Einnahmeausfällen die Notwendigkeit einer verstärkten Mittelbeschaffung des Clubs anmahnt. Der Schatzmeister arbeitet auch mit dem Vorsitzenden zusammen, wenn es um die Planung der Entwicklung des Clubs geht, z.B. bei der Erstellung von Jahresbudgets, der Schätzung der für ein Kapitalprojekt wie ein neues Spielfeld oder ein Clubhaus erforderlichen Mittel und der Prognose der Mitgliederzahlen und Einnahmen für künftige Jahre, um zu einer umsichtigen Planung der Zukunft des Clubs beizutragen.

Was sind die typischen Eigenschaften eines Club-Schatzmeisters?

Wie in jeder Position, in der man für den Umgang mit Geld verantwortlich ist, wird von einem Schatzmeister erwartet, dass er als Vertreter des Clubs transparent und ehrlich ist. Eine gute Buchführung ist unerlässlich, und obwohl ein Hintergrund im Finanz- oder Rechnungswesen für diese Funktion nicht zwingend erforderlich ist, ist es von Vorteil, wenn jemand Erfahrung in der Verwaltung von Konten hat. Diese Funktion wird häufig von Kleinunternehmern, Buchhaltern und anderen Fachleuten ausgefüllt, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Geld verwalten (z. B. Bankbeamte).

Welche Aufgaben hat der Schatzmeister des Clubs?

Der Clubschatzmeister verwaltet in der Regel die Finanzen des Clubs, erstattet Bericht über die finanzielle Leistung des Clubs und leitet die Mittelbeschaffungsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass der Club über die notwendigen Mittel verfügt, um erfolgreich zu sein.

Der Schatzmeister ist für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Erstellung und Pflege des Jahresbudgets des Clubs

Vor der Jahreshauptversammlung des Clubs überprüft der Schatzmeister die finanzielle Leistung des Vorjahres (oder mehrerer Jahre) und erstellt ein Budget für das kommende Jahr. Dies kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein, wenn keine konsolidierten Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben des Clubs vorliegen – aber immer mehr Clubschatzmeister übernehmen diese ehrenamtliche Aufgabe mit langjähriger Erfahrung im Finanzdienstleistungsbereich und verfügen über die Instrumente und Verfahren, um diese Aufgabe effizient zu erfüllen.

• Zusammenarbeit mit anderen Clubverantwortlichen bei der Beschaffung und Sammlung von Geldern

Fundraising ist eine nie endende Aktivität für Sportvereine, und Schatzmeister regen immer wieder neue Fundraising-Bemühungen an, um die Finanzlage des Clubs zu verbessern. Dies kann viele Formen annehmen, einschließlich der Zusammenarbeit mit:

• • Mit der Registrierstelle für den Einzug der Mitgliedsbeiträge
  • Fundraiser wie Clublotto und andere Ad-hoc-Aktivitäten
  • Kinderbeauftragte oder Camp-Organisatoren für Camp-Gebühren
  • Veranstaltungsorganisatoren für den Ticketverkauf

• Sicherstellen von genauen und aktuellenAufzeichnungen über alle Einnahmen und Ausgaben des Clubs

Die Schatzmeister des Clubs sind dafür verantwortlich, genaue historische Aufzeichnungen über Transaktionen zu führen, die Einnahmen wie z.B. Mitgliederzahlungen, Spendeneinnahmen, Sponsoringeinnahmen Spendeneinnahmen, Sponsoringeinnahmen und Zahlungen auf Bankkonten, NGB-Konten und an Dritte.

• Zahlungen an Dritte

Sportvereine haben im Laufe des Jahres viele verschiedene Ausgaben und Rechnungen, die bezahlt werden müssen. In der Regel überweist ein durchschnittlicher Sportverein Gelder an seinen nationalen Dachverband für die Aufnahme und Mitgliedschaft und hat möglicherweise erhebliche Ausgaben für Versicherungen, Versorgungsunternehmen (z. B. Strom/Gas), Barbetreiber und Instandhaltung. Weitere Kosten können die Rückerstattung von zu viel gezahlten Beträgen an Vereinsmitglieder, die Bezahlung von Ausrüstungslieferanten, Physiotherapie- und Arztrechnungen sowie die Miete sein.

• Rechnungen vorbereiten und ausstellen

Vereine sammeln Geld aus einer Vielzahl von Quellen, und der Schatzmeister stellt Rechnungen aus und stimmt die Zahlungen für Sponsoring, die Vermietung des Vereinsgeländes an andere Sportgruppen, die Vermietung von Kunstrasenplätzen und/oder die Vermietung des Vereinsheims für gesellschaftliche Veranstaltungen ab. Je nach Verein gibt es auch andere Möglichkeiten, Einnahmen zu erzielen, z. B. durch die Abrechnung mit Personal Trainern für die Nutzung von Vereinseinrichtungen/Fitnessstudios usw.

• Verwaltet das Bankkonto des Clubs

Der Schatzmeister des Clubs ist für die Führung der Bankunterlagen des Clubs verantwortlich. Dazu gehört das Sammeln von Geldeingängen aus allen Clubaktivitäten, einschließlich Mitgliedsbeiträgen, Sponsoring und Fundraising, die Einzahlung der Gelder auf das Bankkonto des Clubs entweder durch elektronische Überweisung (oder persönlich) und der Abgleich der Bankunterlagen mit diesen geldbringenden Aktivitäten.

• Zahlungserinnerungen an Trainer ausgeben

Schatzmeister haben die Finanzaufsicht in einem Club und wissen, wenn Mitgliedschaften nicht bezahlt worden sind. Dies wird dem Mitglied in der Regel über den Trainer mitgeteilt und es kann mehrere Wochen dauern, bis alle Mitglieder die Mitteilung auf diese Weise erhalten.

• Einholen der Zustimmung des Clubvorstands für größere Ausgaben

In verschiedenen Clubs gibt es unterschiedliche Richtlinien, wenn es um Geldausgaben geht, aber ein Clubschatzmeister muss in der Regel entweder die Unterschrift des Vorsitzenden oder des Sekretärs oder beider einholen, um Zahlungen vom Clubkonto zu genehmigen, und größere Ausgaben müssen möglicherweise von einer Vorstandssitzung oder sogar einer Clubhauptversammlung bestätigt werden.

• Vorbereitung des Jahresabschlusses vor der Jahreshauptversammlung

Moderne Sportvereine haben im Laufe des Jahres ein beträchtliches finanzielles Kommen und Gehen, über das auf der Jahreshauptversammlung des Vereins berichtet wird. Ein Schatzmeister muss einen detaillierten Bericht erstellen, der die Einnahmen und Ausgaben sowie die Aktiva und Passiva (Räumlichkeiten, Maschinen, Schulden, Darlehen usw.) des Vereins enthält. Dies erfordert eine detaillierte Überprüfung der Einnahmen aus allen Quellen und eine genaue Aufzeichnung darüber, welche Vereinsmittel im Laufe des Jahres ausgegeben wurden und wofür. Viele Schatzmeister verwenden Excel-Tabellen oder eine andere Art von Buchhaltungssoftware, um über die Finanzen des Clubs Buch zu führen.

• Bericht über die finanzielle Leistung des Clubs auf der Jahreshauptversammlung

Nach Abschluss der Vorbereitungen wird der Bericht des Schatzmeisters auf die Tagesordnung der Jahreshauptversammlung gesetzt, und die Mitglieder prüfen die Budgets und Finanzunterlagen und beschließen ein neues Budget für das kommende Jahr.

Kontinuität ist eine Herausforderung für alle ehrenamtlichen Funktionen im Club, aber besonders wichtig für die Funktion des Schatzmeisters. Wenn ein Schatzmeister bei der Jahreshauptversammlung aus dem Vorstand ausscheidet und durch einen neuen Schatzmeister ersetzt wird, ist die Übergabe aller Finanzunterlagen und Bankkonten wichtig. Eine zentralisierte Aufzeichnung der Finanzen erleichtert diesen Übergang, und eine vollständige Aufzeichnung kann vom neuen Schatzmeister leicht übernommen werden.

Wie Clubforce die Rolle des Clubschatzmeisters erleichtern kann…

Das Buchhaltungsmodul von Clubforce erleichtert Clubschatzmeistern die Überweisung von Geldern auf das Club- oder NGB-Bankkonto, die Erstellung von Finanzberichten und die Durchführung von mehrjährigen Finanzvergleichen sowie die Ausgabe von Rabatten und/oder Rückerstattungen an Mitglieder. Das Clubforce-System führt außerdem ein vollständiges Verzeichnis aller Finanztransaktionen und Servicegebühren und stellt den Mitgliedern automatische Quittungen mit eindeutigen Kennungen für jeden getätigten Kauf aus. Das Mitglied hat auch Zugriff auf sein eigenes Mitgliedskonto – es muss also nicht den Schatzmeister des Clubs konsultieren, um seinen eigenen Zahlungsstatus zu überprüfen.

Das Clubforce-System ermöglicht es auch Sponsoren, auf den Club-Quittungen zu werben, und Schatzmeister können über das Verwaltungspanel Rechnungen für alles Mögliche erstellen, ausstellen und verfolgen.

Clubforce reduziert auch die Wahrscheinlichkeit, dass Dinge in der Kommunikation zwischen Schatzmeister, Registratoren und Trainern in Bezug auf den Zahlungsstatus verloren gehen, da alle diese Informationen für die verschiedenen Rollen mit einem Klick auf eine Schaltfläche in der App oder auf dem Desktop verfügbar sind.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Clubforce Ihren Vereinsschatzmeister unterstützen kann, rufen Sie uns noch heute an unter +353-91+506048 oder füllen Sie das untenstehende Formular aus und einer unserer Mitarbeiter wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um eine Demo zu organisieren.