Wenn Sie einen Brief von der IRS erhalten haben, der sich auf die SS-8 Bestimmung bezieht, dass ein Arbeitnehmer ein Angestellter ist, könnte das bedeuten, dass Sie diesen Arbeitnehmer zu Unrecht als unabhängigen Auftragnehmer eingestuft haben. In dem Schreiben der IRS wird empfohlen, dass Sie Ihre Steuererklärungen ändern. Das bedeutet, dass Sie Steuern für die Lohnsteuer schulden, die Sie für diesen Arbeitnehmer und/oder die Gruppe von Arbeitnehmern in ähnlichen Positionen hätten abführen müssen. Es können Steuernachzahlungen und Strafen auf Sie zukommen. 
Was ist ein IRS SS-8 Formular?
Jeder kann ein SS-8 Formular einreichen. Ein Arbeitgeber oder ein Arbeitnehmer kann ein Formular SS-8 (Feststellung des Arbeitnehmerstatus für Zwecke der Bundesarbeits- und Einkommenssteuereinbehaltung) einreichen, um vom IRS die Feststellung zu erhalten, ob ein Arbeitnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer ist oder nicht. Das Schreiben der IRS und das Formular SS-8 sind keine Prüfung. Es handelt sich um eine bundesstaatliche Untersuchung des Verhältnisses zwischen unabhängigem Auftragnehmer und Arbeitnehmer der im Schreiben genannten Person. Die meisten Unternehmen sind besorgt, dass es sich um eine unternehmensweite Prüfung handelt. Das ist es aber nicht. Das SS-8-Programm stellt Arbeitgebern und Arbeitnehmern Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Einstufung eines Arbeitnehmers für die Zwecke der bundesstaatlichen Lohn- und Einkommenssteuereinbehaltung aus. Ein SS-8-Techniker wendet das Gesetz auf die Fakten und Umstände an, die mit dem Formular SS-8, Feststellung des Arbeitnehmerstatus für die Zwecke der Bundesarbeits- und Einkommenssteuereinbehaltung, eingereicht wurden, um festzustellen, ob der Arbeitnehmer Dienstleistungen als Angestellter oder als unabhängiger Auftragnehmer erbringt. Feststellungsbescheide sind für die IRS auf der Grundlage der vorgelegten Fakten verbindlich. Ein einmal ausgestelltes Feststellungsschreiben kann aus verschiedenen Gründen geändert oder widerrufen werden
Best Practices, wenn ein Unternehmen ein SS-8-Formular erhält.
Das beste Verfahren besteht darin, die Beziehung des Unternehmens zu dem vom IRS im Schreiben und im SS-8-Formular genannten Arbeitnehmer zu prüfen. Ein Unternehmen sollte auf das SS-8-Formular antworten. Wenn ein Unternehmen nicht antwortet, wird der IRS seine Entscheidung über den Status als Angestellter oder unabhängiger Auftragnehmer nur auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer vorgelegten Informationen treffen. Unternehmen, die das SS-8-Verfahren ignorieren, riskieren, dass das Finanzamt wichtige Informationen und Dokumente ignoriert, die das Ergebnis seiner Entscheidung beeinflussen könnten. Schließlich können Sie nicht erwarten, dass das Finanzamt Ihre Beziehung zu einem Arbeitnehmer kennt und versteht, wenn Sie ihm nicht die Dokumente mitteilen und zeigen, die sich auf die Bestimmung des Status als unabhängiger Auftragnehmer auswirken können.
Warum Arbeitgeber auf das Formular SS-8 achten sollten
Arbeitgeber sollten auf das SS-8-Verfahren achten und darauf vorbereitet sein, rechtzeitig zu antworten. Dabei geht es nicht nur darum, ein Formular auszufüllen. Es gibt arbeitsrechtliche Überlegungen und Dokumentationen, die von einem Anwalt für Arbeitsrecht geprüft werden sollten. Wenn Sie nicht antworten oder das Falsche sagen, kann dies zu einer fehlerhaften Entscheidung des IRS führen.
Dies geschieht in der Regel durch einen Letter 5367. In diesem Schreiben heißt es:
„Sehr geehrter Steuerzahler,
Wir haben eine Anfrage des oben genannten Arbeitnehmers erhalten, um den korrekten Steuerstatus für Dienstleistungen zu ermitteln, die er oder sie 2018 für Sie erbracht hat.
In solchen Fällen geben wir in der Regel jeder interessierten Partei die Möglichkeit, den Sachverhalt darzulegen, da sich unsere Entscheidung auf den Lohnsteuerstatus aller Beteiligten auswirkt. Füllen Sie das beiliegende Formblatt SS-8, Feststellung des Arbeitnehmerstatus/oder Zwecke der Bundeslohnsteuer und des Einkommensteuereinbehalts aus. Ein Formular zum Ausfüllen ist auch online unter www.irs.gov/formspubs verfügbar. Wenn Sie andere Unterlagen einreichen möchten, senden Sie bitte nicht das Original. Alles, was Sie zur Verfügung stellen, wird Teil der IRS-Akte und wird nicht an Sie zurückgeschickt.“
Das bedeutet, dass ein SS-8-Fall eröffnet wurde. In dem Schreiben wird auf Ihre Fallnummer verwiesen. Sie sind berechtigt und aufgefordert, auf das Schreiben zu antworten. Die IRS wird in der Regel die Informationen, die sie im Rahmen des SS-8-Verfahrens erhält, bearbeiten und dann den Arbeitgeber durch ein Feststellungsschreiben benachrichtigen.
IRS SS-8 Determination
Die IRS wird den Arbeitgeber in der Regel durch ein Schreiben 4991-A über ihre Entscheidung informieren. In diesem Schreiben wird der Arbeitgeber darüber informiert, dass er die Bundeseinkommenssteuer und seinen Anteil an der FICA-Steuer (Sozialversicherung und Medicare) zahlen muss. In dem Schreiben des IRS heißt es in der Regel:
„Diese Entscheidung ist für den Dienst verbindlich, vorausgesetzt, dass sich die Tatsachen oder das Gesetz, die die Grundlage für die Entscheidung bilden, nicht ändern. Wenn Sie einen gegenteiligen Standpunkt einnehmen oder den Bescheid missachten, können Sie zur Prüfung weitergeleitet werden. Wenn Sie keine Steuererklärungen eingereicht haben, müssen Sie dies möglicherweise nachholen. Wenn Sie eine Steuererklärung abgegeben haben, müssen Sie diese möglicherweise ändern.
Arbeitgeber müssen im Allgemeinen die Einkommensteuer und die FICA-Steuer (Federal Insurance Contributions Act) (d. h. die Sozialversicherungsbeiträge und die Medicare-Steuer) von den an ihre Arbeitnehmer gezahlten Löhnen einbehalten und diese Steuern an die Regierung abführen. Die Arbeitgeber müssen auch den Arbeitgeberanteil der FICA-Steuer und der FUTA-Steuer (Federal Unemployment Tax Act) auf die Löhne zahlen. Um alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen, um diese Steuern auf frühere Löhne Ihrer Mitarbeiter zu zahlen, einschließlich der Verwendung von Sondersätzen, lesen Sie bitte Publikation 15, (Circular E) Employer’s Tax Guide und Publikation 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide. Sie erhalten diese Veröffentlichungen unter der Telefonnummer 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) oder im Internet unter www.irs.gov/formspubs.“
Das Feststellungspaket kann sowohl Letter 4991, Letter 4991-A / Formular 14430 als auch eine SS-8 Feststellungsanalyse enthalten, in der die spezifischen Faktoren aufgeführt sind, die bei der Feststellung, dass der Arbeitnehmer ein Arbeitnehmer war, herangezogen wurden.
Unabhängiger Auftragnehmer und der 20-Faktoren-Test des IRS
Der IRS hat den unten dargestellten 20-Faktoren-Test entwickelt, um Arbeitgebern bei der Beurteilung zu helfen, ob ein Arbeitnehmer ein Arbeitnehmer oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist. Keiner der Faktoren in diesem Test deutet mehr auf den Arbeitnehmerstatus hin als ein anderer. Eine hohe Anzahl von „Ja“-Kreuzchen deutet höchstwahrscheinlich auf ein Arbeitsverhältnis hin, während eine hohe Anzahl von „Nein“-Kreuzchen auf ein Auftragnehmerverhältnis hinweisen kann oder auch nicht. Daher ist es für Arbeitgeber am besten, auf Nummer sicher zu gehen und im Zweifelsfall eine Entscheidung des Finanzamts einzuholen.
Das Finanzamt stützt sich bei der Feststellung, ob es sich bei einem Arbeitnehmer um einen unabhängigen Auftragnehmer handelt, auf so genannte „Common Law Rules“. Man könnte meinen, dass dies bedeutet, dass man mit gesundem Menschenverstand feststellen kann, ob ein Arbeitnehmer ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist, aber das wäre falsch. Die Bestimmung ist eine Kombination aus faktischen Überlegungen und rechtlichen Präzedenzfällen. Sie sollten die Hilfe eines Anwalts für Arbeitsrecht in Anspruch nehmen, der mit den Gerichtsurteilen zu diesem Thema vertraut ist. Die vom IRS herangezogenen Common-Law-Faktoren berücksichtigen die Verhaltenskontrolle, die finanzielle Kontrolle und die Beziehungen zwischen den Parteien.
Der IRS hat Richtlinien entwickelt, die dem Arbeitgeber helfen sollen, seine Arbeitsverhältnisse korrekt zu klassifizieren. Es gibt mehrere Veröffentlichungen, die sich damit befassen, wer Angestellte und wer unabhängige Auftragnehmer sind. Die IRS folgt dem Common Law Test, um zu bestimmen, ob eine Person für die Zwecke der Bundesarbeitssteuer ein Arbeitnehmer ist. Nach dem Gewohnheitsrechtstest liegt ein Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis vor, wenn die Person, für die Dienstleistungen erbracht werden, das Recht hat, den Arbeitnehmer hinsichtlich der Ergebnisse, bestimmter Einzelheiten und der Mittel, mit denen die Ergebnisse erzielt werden, zu kontrollieren und anzuweisen.