IRS Forms 1099 match income and Social Security numbers. Die meisten Menschen achten auf diese Formulare zur Steuerzeit, aber Anwälte und Mandanten sollten sie auch während des restlichen Jahres beachten. Wenn Sie ein Formular 1099 nicht ausfüllen, erhalten Sie garantiert einen Steuerbescheid des Finanzamts, der Sie zur Zahlung auffordert. Diese kleinen Formulare sind eine wichtige Informationsquelle für die IRS. Kopien gehen an die Steuerbehörden der Bundesstaaten, die sie für die Einziehung der staatlichen Steuereinnahmen benötigen.
Anwälte erhalten und versenden mehr Formulare 1099 als die meisten anderen Menschen, was zum Teil auf die Steuergesetze zurückzuführen ist, die sie ausnehmen. Anwälte eignen sich gut für Steuerprüfungen, da sie häufig mit Kundengeldern umgehen. Außerdem haben sie in der Regel ein hohes Einkommen. Der IRS hat ein großes Interesse an der steuerlichen Behandlung von Vergleichen, Urteilen und Anwaltshonoraren in Rechtsstreitigkeiten. Anwälte werden besonders häufig mit dem Formular 1099 bedacht. Das Steuergesetz schreibt vor, dass Unternehmen, die Zahlungen an Anwälte leisten, diese dem IRS auf dem Formular 1099 melden müssen.
Jede Person, die geschäftlich tätig ist und eine Zahlung von 600 Dollar oder mehr für Dienstleistungen leistet, muss diese auf einem Formular 1099 melden. Die Vorschrift ist kumulativ, d.h. während eine Zahlung von 500 $ die Vorschrift nicht auslöst, ist bei zwei Zahlungen von 500 $ an einen einzigen Zahlungsempfänger im Laufe des Jahres ein Formular 1099 für die vollen 1.000 $ erforderlich. Anwälte müssen Formulare 1099 an Sachverständige, Geschworenenberater, Ermittler und sogar Mitanwälte ausstellen, wenn Dienstleistungen erbracht werden und die Zahlung 600 $ oder mehr beträgt.
Eine bemerkenswerte Ausnahme von der normalen 600-$-Regel sind Zahlungen an Kapitalgesellschaften. Zahlungen an eine Kapitalgesellschaft für Dienstleistungen sind im Allgemeinen steuerfrei; eine Ausnahme gilt jedoch für Zahlungen für juristische Dienstleistungen. Anders ausgedrückt: Die Regel, dass für Zahlungen an Rechtsanwälte ein Formular 1099 ausgestellt werden muss, hat Vorrang vor der Regel, dass dies für Zahlungen an Unternehmen nicht erforderlich ist. Somit muss für jede Zahlung für Dienstleistungen in Höhe von 600 USD oder mehr an einen Anwalt oder eine Anwaltskanzlei ein Formular 1099 ausgestellt werden, und es spielt keine Rolle, ob es sich bei der Anwaltskanzlei um eine Kapitalgesellschaft, eine LLC, eine LLP oder eine offene Handelsgesellschaft handelt, und es spielt auch keine Rolle, wie groß oder klein die Anwaltskanzlei ist. Ein Anwalt oder eine Anwaltskanzlei, der/die Honorare an einen Mitanwalt oder ein Empfehlungshonorar an einen Anwalt zahlt, muss ein Formular 1099 ausstellen, unabhängig davon, wie der Anwalt oder die Anwaltskanzlei organisiert ist. Außerdem muss jeder Klient, der einer Anwaltskanzlei im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit mehr als 600 Dollar im Jahr zahlt, ein Formular 1099 ausstellen. Die Formulare 1099 werden im Allgemeinen im Januar des Jahres nach der Zahlung ausgestellt. Im Allgemeinen müssen sie bis zum letzten Januartag an den Steuerzahler und die IRS versandt werden.
Ausstellen von Formularen 1099 an Mandanten
Eine verwirrende Frage für Anwaltskanzleien ist, ob sie Formulare 1099 an Mandanten ausstellen sollen. Die Praxis ist sehr unterschiedlich, und viele Kanzleien stellen die Formulare routinemäßig aus; für die meisten Zahlungen an Mandanten sind die Formulare jedoch nicht erforderlich. Natürlich erhalten viele Anwälte Gelder, die sie an ihre Mandanten weiterleiten. Das bedeutet, dass Anwaltskanzleien ihren Klienten oft Schecks über einen Teil des Erlöses aus einem Vergleich ausstellen. Dennoch besteht für solche Zahlungen nur selten eine Verpflichtung zur Vorlage des Formulars 1099. Die meisten Anwälte, die einen gemeinsamen Scheck zur Beilegung eines Rechtsstreits erhalten, werden nicht als Zahler betrachtet. Vielmehr gilt der Beklagte, der den Vergleich geschlossen hat, als Zahlungspflichtiger, nicht die Anwaltskanzlei. Daher ist im Allgemeinen der Beklagte verpflichtet, die Formulare 1099 auszustellen, nicht der Anwalt.
Beispiel 1: Larry Lawyer verdient ein Erfolgshonorar, indem er Cathy Client hilft, ihre Bank zu verklagen. Der Vergleichsscheck ist gemeinsam an Larry und Cathy zahlbar. Wenn die Bank die Aufteilung zwischen Larry und Cathy nicht kennt, muss sie sowohl für Larry als auch für Cathy zwei Formulare 1099 ausstellen, jeweils für den vollen Betrag. Wenn Larry Cathy einen Scheck für ihren Anteil ausstellt, braucht er kein Formular auszufüllen.
Beispiel 2: Nehmen wir an, Larry weist die Bank an, zwei Schecks auszustellen, einen an Larry über 40 % und einen an Cathy über 60 %. Auch hier ist Larry nicht verpflichtet, ein Formular auszustellen, da Cathy von der Bank bezahlt wird. Die Bank stellt für Larry ein Formular 1099 für seine 40 Prozent aus. Für Cathy wird sie ein Formular 1099 für 100 % ausstellen, einschließlich der Zahlung an Larry, obwohl die Bank Larry direkt bezahlt hat. Cathy muss einen Weg finden, die Anwaltskosten abzuziehen.
Zahlungen für Körperverletzungen
Eine wichtige Ausnahme von den Regeln für das Formular 1099 gilt für Zahlungen für Körperverletzungen oder körperliche Krankheiten. Denken Sie an gerichtliche Abfindungen für Autounfälle und Sturzverletzungen. Da derartige Schadenersatzzahlungen für die geschädigte Person im Allgemeinen steuerfrei sind, ist kein Formular 1099 erforderlich.
Beispiel 1: Hal Hurt hat einen Autounfall und erhält eine Entschädigung von 1 Million Dollar. Die beklagte Firma Motors stellt einen gemeinsamen Scheck an Hal und seinen Anwalt Sue Suits aus. Die beklagte Partei ist nicht verpflichtet, Hal ein Formular 1099 auszustellen. Der Beklagte muss Sue jedoch ein Formular 1099 für die gesamte 1 Million Dollar ausstellen.
Beispiel 2: Gleicher Sachverhalt, aber angenommen, Sue bittet um einen Scheck über 600.000 Dollar für Hal (ohne Formular 1099) und einen Scheck über 400.000 Dollar für sie (mit einem Formular 1099 für Sue über 400.000 Dollar). Der Beklagte Motors kann diesem Antrag zustimmen.
Sonstige Zahlungen an Klienten
Was ist mit der Rückerstattung von Anwaltsgebühren durch eine Anwaltskanzlei an Klienten? Müssen diese Zahlungen an den Klienten auf dem Formular 1099 ausgewiesen werden? Wenn es sich bei der Erstattung um Gelder handelt, die sich auf dem Treuhandkonto des Anwalts befinden, ist kein Formular 1099 erforderlich; wenn die Anwaltskanzlei jedoch zuvor bezahlt wurde und einen Betrag aus den eigenen Einkünften der Anwaltskanzlei erstattet, ist ein Formular 1099 erforderlich.
Beispiel: Big Law LLP vertritt Joe Inventor und hält 50.000 $ von Joes Geldern auf seinem Treuhandkonto. Aufgrund eines Streits über die Qualität der Dienstleistungen von Big Law erklärt sich das Unternehmen bereit, 30.000 $ von Joes Einlage zu erstatten. Es ist kein Formular 1099 erforderlich, da es sich um Joes Geld handelt. Big Law erklärt sich außerdem bereit, 60.000 $ der von Joe in den letzten drei Jahren gezahlten Gebühren zu erstatten. Big Law ist verpflichtet, für die Zahlung von 60.000 $ ein Formular 1099 auszustellen.
Der wichtigste Bereich, in dem ein Anwalt einem Klienten ein Formular 1099 ausstellen muss, ist der, in dem der Anwalt bedeutende Aufsichts- und Managementfunktionen ausübt. Die Steuervorschriften sind in vielen Fällen nicht sehr klar, was genau diese Verwaltungs- und Aufsichtsfunktionen sind, aber allein die Tatsache, dass er Anwalt des Klägers ist und die Vergleichsgelder verwaltet, reicht nicht aus.
Was ist, wenn der Anwalt nicht nur das Geld entgegennimmt und die Anteile von Anwalt und Klient aufteilt? Nach den IRS-Bestimmungen werden Anwälte, die eine zu große Rolle übernehmen und die Gelder ihrer Mandanten verwalten und überwachen, zu „Zahlern“ und müssen als solche bei der Auszahlung von Geldern das Formular 1099 ausstellen.
Gemeinsame Schecks
Die IRS-Bestimmungen enthalten umfangreiche Bestimmungen über gemeinsame Schecks und darüber, wie in solchen Fällen das Formular 1099 auszustellen ist. Die meisten dieser Vorschriften bedeuten, dass Anwälte die Formulare 1099 erhalten, wenn ihre Namen auf den Schecks stehen.
Beispiel 1: Dastardly, der Beklagte, schließt einen Vergleich und stellt einen gemeinsamen Scheck an Clyde, den Mandanten, und Alice, die Anwältin, aus. Dastardly muss normalerweise ein Formular 1099 an Clyde über den gesamten Betrag und ein Formular 1099 an Alice ebenfalls über den gesamten Betrag ausstellen. Diese Tatsache kann Alice dazu veranlassen, getrennte Schecks auszustellen, einen für die Gelder des Mandanten und einen für die direkte Bezahlung des Anwalts. Auf diese Weise erhält Alice möglicherweise nur ein Formular 1099 für ihr Honorar und nicht auch für das Geld ihres Mandanten.
Beispiel 2: In diesem Fall stellt Dastardly Defendant einen Scheck über 60 Prozent des Vergleichs an Clyde Client und 40 Prozent an Alice Attorney aus. Dastardly stellt ein Formular 1099 an Clyde für 100 Prozent und ein Formular 1099 an Alice für 40 Prozent aus. Damit Clyde keine Steuern auf die an Alice gezahlten Gebühren zahlt, für die er ein Formular 1099 erhalten hat, wird er versuchen, die 40 Prozent in seiner Steuererklärung abzuziehen. Ab 2018 ist der Abzug von Anwaltshonoraren jedoch wesentlich eingeschränkter als in der Vergangenheit. Es gibt zwar immer noch einen Freibetrag für Anwaltskosten in Arbeitsrechts-, Bürgerrechts- und Whistleblower-Fällen, aber darüber hinaus können viele Anwaltskosten nicht mehr abgezogen werden.
Um ihren Mandanten zu helfen, keine Formulare 1099 zu erhalten, bitten einige Klägeranwälte den Beklagten um einen Scheck, der an das „Jones Law Firm Trust Account“ zu zahlen ist. Viele Beklagte sind bereit, in dieser Situation ein einziges Formular 1099 nur für die Anwaltskanzlei Jones auszustellen. Nach den Vorschriften des Finanzministeriums ist dieser Scheck für das Jones Law Firm Trust Account jedoch wie ein gemeinsamer Scheck für Anwalt und Mandant zu behandeln. Das bedeutet, dass zwei Formulare 1099, jeweils in voller Höhe, erforderlich sind.
Gerichtsurteile und Strafen
Anforderungen zur Ausstellung von Formularen 1099 gibt es im Steuergesetzbuch und in parallelen staatlichen Gesetzen schon seit Jahrzehnten. Dennoch sind diese Anforderungen in den letzten Jahren strenger geworden. Auch die Durchsetzung von Strafen ist härter geworden. Anwälte und Anwaltskanzleien sind nicht nur mit den grundlegenden Vorschriften konfrontiert, sondern auch mit den besonderen Vorschriften für Anwaltshonorare.
Anwälte sind nicht immer verpflichtet, Formulare 1099 auszustellen, insbesondere nicht für Mandanten. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass die Steuerbehörde jemanden dafür kritisiert, mehr dieser kleinen Formulare auszustellen. Nach Ansicht der IRS ist es sogar besser, je mehr Formulare 1099 ausgestellt werden. Vielleicht ist es aus diesem Grund üblich, dass Anwaltskanzleien ihren Mandanten die Formulare 1099 ausstellen, auch wenn sie nicht unbedingt erforderlich sind. Auch die Beklagten reagieren in der Regel reflexartig – im Zweifelsfall stellen sie die Formulare aus. Manchmal übertreiben jedoch sowohl Anwälte als auch Beklagte und stellen die Formulare aus, obwohl sie es eigentlich nicht tun sollten.
Die meisten Strafen für nicht vorsätzliche Nichteinreichung von Formularen sind bescheiden – bis zu 270 $ pro Formular. Diese Strafe für das Versäumnis, das Formular 1099 einzureichen, zielt in erster Linie auf groß angelegte Versäumnisse ab, z. B. wenn eine Bank es versäumt, Tausende von Formularen an Kontoinhaber auszustellen; aber auch Anwaltskanzleien sollten diese Vorschriften beachten.
Die Verteilung der Erlöse aus einer Sammelklage kann zum Beispiel die Ausstellung von Formularen 1099 in großem Umfang auslösen. Zusätzlich zu der Strafe von 270 Dollar pro Versäumnis kann der IRS auch versuchen, einen Abzug für den Posten zu verweigern, der auf einem Formular 1099 hätte angegeben werden müssen. Das heißt, wenn Sie es versäumen, ein Formular für ein Beratungshonorar in Höhe von 100.000 Dollar auszustellen, könnte das Finanzamt behaupten, es sei nicht abzugsfähig. In der Regel ist es möglich, diese Art von drakonischer Strafe abzuwenden, aber die Schwere der Drohung macht sie dennoch zu einer mächtigen Drohung.
Eine oft genannte technische Gefahr (aber im Allgemeinen kein ernstes Risiko) ist die Strafe für vorsätzliche Verstöße. Ein Steuerpflichtiger, der weiß, dass ein Formular 1099 ausgestellt werden muss, und diese Verpflichtung dennoch ignoriert, riskiert Ärger. Der IRS kann eine Strafe in Höhe von 10 % des Zahlungsbetrags verhängen.
Beispiel: Larry Lawyer leistet eine Zahlung in Höhe von 400.000 Dollar an einen Mitanwalt, versäumt es aber, das erforderliche Formular 1099 auszustellen, obwohl sein CPA ihn darauf hingewiesen hat. Zusätzlich zu anderen Abhilfemaßnahmen kann der IRS eine Strafe in Höhe von 40.000 $ verhängen.
Obwohl eine 10-prozentige Strafe hoch ist, habe ich persönlich noch nie erlebt, dass diese Strafe verhängt wurde. Ich frage mich sogar, wie wahrscheinlich es ist, dass sie überhaupt vorgeschlagen wird, es sei denn, der Steuerzahler hat einen vernichtenden Vermerk in seiner Akte, den er dem IRS aushändigt und aus dem hervorgeht, dass er von der Verpflichtung zum Ausfüllen des Formulars 1099 wusste und sie ignoriert hat.
IRS-Formular W-9
Da für die Formulare 1099 Steuerzahler-Identifikationsnummern erforderlich sind, werden Anwälte häufig aufgefordert, den Zahlungspflichtigen ihre eigenen Steuerzahler-Identifikationsnummern und die ihrer Mandanten mitzuteilen. In der Regel werden solche Anfragen mit dem IRS-Formular W-9 gestellt. Wird ein Rechtsanwalt aufgefordert, eine Steueridentifikationsnummer anzugeben, und versäumt er es, sie dem Zahlenden mitzuteilen, so muss er für jedes Versäumnis, diese Informationen zu übermitteln, eine Strafe von 50 Dollar zahlen.
Die an den Rechtsanwalt zu leistenden Zahlungen können auch einem Nachzahlungseinbehalt unterliegen. In der Praxis weigern sich einige Angeklagte, Geld ohne die erforderlichen Steueridentifikationsnummern auszuzahlen, oder sie versuchen, das Geld auf gerichtlichem Wege zu erhalten. In der Regel lohnt es sich nicht, wegen der W-9-Formulare zu streiten. Wenn Sie eine Formulierung in der Vergleichsvereinbarung ausgehandelt haben, die klarstellt, welche Formulare 1099 ausgestellt werden (und welche nicht), gibt es in der Regel keinen Grund, sich über die Aushändigung von Formularen W-9 zu streiten.
Schlussfolgerung
Der Erhalt von Formularen 1099 ist nicht gerade ein Vergnügen, aber zumindest ist es eine Erinnerung daran, die Zahlung in der Steuererklärung anzugeben. Auch viele Aussteller von Formularen 1099 mögen das Formular nicht besonders. Anwälte müssen diese Regeln besonders beachten, und zwar nicht nur, wenn sie Fälle abschließen oder Immobiliengeschäfte tätigen. Mehr als viele andere Unternehmen und Freiberufler senden und erhalten Anwälte häufig die Formulare 1099. Auch für Mandanten sind diese Regeln von großer Bedeutung, insbesondere wenn sie ein dickes, fettes Formular 1099 mit der Post erhalten, das sie nicht erwartet haben.
Robert W. Wood ist Steueranwalt bei www.WoodLLP.com und Autor zahlreicher Steuerbücher, darunter Taxation of Damage Awards & Settlement Payments (www.TaxInstitute.com). Diese Diskussion ist nicht als Rechtsberatung gedacht.