Wenn Ihr Unternehmen keine Kapitalisierungspolitik hat oder diese in den letzten Jahren nicht aktualisiert wurde, ist dies ein kritischer Punkt in der Buchhaltung. Eine Aktivierungsrichtlinie legt für Buchungszwecke fest, dass ein Immobilienkauf, der (1) einen Mindestbetrag (z. B. 5.000 $, 2.500 $, 1.000 $ usw. pro Einheit) übersteigt und (2) eine Nutzungsdauer von mindestens einem Jahr hat, aktiviert wird. Wenn eine Ausgabe die Aktivierungskriterien erfüllt, wird sie für Buchungszwecke aktiviert. Entspricht eine Ausgabe nicht den Aktivierungsgrundsätzen, sollte sie als Aufwand verbucht werden.

Es gibt Vorteile, die sich aus einer Aktivierungsrichtlinie ergeben:

• Die Behandlung von Immobilienzugängen, Reparaturen und Instandhaltung durch das Unternehmen wird einheitlicher. Unabhängig davon, wer den Eintrag vornimmt oder wann der Eintrag vorgenommen wird, stellt eine Aktivierungsrichtlinie sicher, dass ein Posten immer auf die gleiche Weise behandelt wird.
• Das Unternehmen wird erheblich weniger Kosten für die Buchführung aufwenden, wenn die Aktivierungsrichtlinie befolgt wird, da das Unternehmen weniger Zeit damit verbringt, Aufzeichnungen für jeden immateriellen Posten zu führen. Ein aktivierter Vermögensgegenstand wird außerdem im Jahr der Inbetriebnahme in den Anlagespiegel aufgenommen, jedes Jahr über seine Nutzungsdauer abgeschrieben und schließlich entsorgt. Darüber hinaus müssen Sie jedes Jahr eine längere Liste von Anlagegütern pflegen. Durch eine höhere Aktivierungspolitik verringert sich der Buchführungsaufwand für einzelne Wirtschaftsgüter mit geringeren Anschaffungskosten.

Kapitalisierungsschwelle

Wir haben bereits die Vorschriften für Sachanlagen und die aktualisierten De-minimis-Schwellenwerte erörtert, die vom Internal Revenue Service angekündigt wurden. Nach den jüngsten IRS-Bestimmungen können gewerbliche Steuerzahler bestimmte Kapitalposten bis zu einem bestimmten Dollarbetrag abziehen, anstatt sie zu aktivieren, je nachdem, ob der Steuerzahler über einen anwendbaren Jahresabschluss (AFS) verfügt, d. h. einen Satz von Abschlüssen, der (1) von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft und mit einem Bericht versehen wurde, (2) bei der Wertpapier- und Börsenaufsichtsbehörde (Securities and Exchange Commission) eingereicht wurde oder (3) bei einer anderen staatlichen Behörde eingereicht wurde. Verfügt der Gewerbesteuerpflichtige über ein AFS, liegt der Schwellenwert für den „sicheren Hafen“ bei 5.000 USD pro Posten. Verfügt der Steuerpflichtige nicht über ein AFS, liegt der Schwellenwert für den sicheren Hafen bei 2.500 USD pro Posten (500 USD vor dem 1. Januar 2016).

Die Schwellenwerte von 5.000 USD und 2.500 USD sind genau die Werte, die in den De-minimis-Safe-Harbor-Regeln vorgesehen sind. Ein Unternehmen kann eine Aktivierungspolitik mit Schwellenwerten anwenden, die höher oder niedriger als diese Schwellenwerte sind.

• Ein Unternehmen kann für Steuerzwecke keine Anschaffungen mit einem höheren Dollarwert ausgeben, als es für Buchungszwecke ausgegeben hat. Nur weil Sie nach den De-Minimis-Safe-Harbor-Regeln bis zu 5.000 $ oder 2.500 $ ausgeben können, heißt das nicht, dass Sie unbedingt Ihre Kapitalisierungspolitik ausreizen sollten.
• Durch die Annahme höherer Kapitalisierungsschwellen werden Ihre Ausgaben stärker steigen als Ihre Vermögenswerte, was sich auf die Finanzkennzahlen Ihres Unternehmens auswirken kann (weniger Vermögenswerte, höhere Ausgaben), was wiederum zu einer Beeinträchtigung der Kreditvereinbarungen führen kann.

Die Schwellenwerte von 5.000 $ und 2.500 $ im Rahmen der De-Minimis-Safe-Harbor-Regeln gelten nur, wenn die Aktivierungsrichtlinie vor Beginn des Steuerjahres unterzeichnet und in Kraft gesetzt wurde.

Nutzungsdauer

Nach US-GAAP gibt es keine vorher festgelegte Nutzungsdauer. Es ist jedoch bewährte Praxis, Richtlinien dafür aufzustellen, wie lange die Geschäftsleitung vernünftigerweise davon ausgeht, dass eine Klasse von Vermögenswerten in Gebrauch ist. Es gibt unzählige Unternehmen, die zwei vergleichbare Ausrüstungsgegenstände über unterschiedliche Nutzungsdauern abschreiben, ohne darüber nachzudenken. Ihre Buchhaltungsexperten bei BlumShapiro können Sie bei der Entwicklung von Richtlinien unterstützen, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.

Allgemeine Richtlinien, die üblicherweise verwendet werden, umfassen:

• Grundstücke – kein abschreibungsfähiger Vermögenswert
• Grundstückseinrichtungen – 15 Jahre
• Gebäude – 30-40 Jahre
• Computerausrüstung – 5 Jahre
• Möbel und Ausrüstung – 10 Jahre
• Software – 3 Jahre

Durch diese Richtlinien entfällt das Rätselraten und die Diskussion darüber, wie lange ein Vermögenswert bei der Erstellung der Abschreibungspläne abgeschrieben werden soll.

Für Steuerzwecke schreibt die Steuerbehörde (Internal Revenue Service) die Abschreibungsdauer der einzelnen Wirtschaftsgüter vor. Ihre Steuerexperten bei BlumShapiro helfen Ihnen bei diesen Festlegungen.

Wertverlust

Der Wertverlust ist der geschätzte Wert eines Wirtschaftsguts am Ende seiner Nutzungsdauer, wenn das Wirtschaftsgut nicht mehr für den vorgesehenen Zweck verwendet werden kann. Wenn eine Organisation beispielsweise über einen Fuhrpark verfügt, kann sie für jedes Fahrzeug einen Restwert bestimmen, den sie bei der Entsorgung des Fahrzeugs erwartet (z. B. beim Verkauf an eine andere Organisation). Wenn die Organisation beispielsweise einen Lkw im Wert von 100.000 $ erwirbt, eine Nutzungsdauer von 10 Jahren erwartet und davon ausgeht, dass der Lkw am Ende von 10 Jahren 10.000 $ wert ist, dann würde die Organisation eine Abschreibung von 9.000 $ pro Jahr vornehmen (100.000 $ Anschaffungskosten – 10.000 $ Restwert = 90.000 $ / 10 Jahre = 9.000 $).

Die Auswirkung des Restwerts kann sich auf das Nettoeinkommen (Verringerung der Abschreibungen und des Nettoeinkommens) und auf den Wert der Vermögenswerte der Organisation (Erhöhung des Nettobuchwerts, da weniger Abschreibungen vorgenommen werden) auswirken. Der Restwert kann sich auch auf die Finanzkennzahlen auswirken, z.B. auf den Verschuldungsgrad.