Ein gutes Memo gliedert die zu übermittelnden Informationen sowohl für die Bequemlichkeit und das einfache Verständnis des Lesers als auch für das Erreichen des Ziels des Verfassers auf die effektivste Weise.

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Überschrift

Eröffnung

Zusammenfassung

Diskussionsabschnitt(e)

Schluss

Anhänge

Überschrift

Die Überschrift für jedes Memo folgt dem gleichen Grundformat:

Zu:

cc:

FROM:

DATUM:

BETREFF:

Die Betreffzeile sollte kurz sein, nicht mehr als ein paar Worte, aber eindeutig, damit es keine Missverständnisse gibt. „Pizza bestellen“ als Betreffzeile könnte zum Beispiel dazu führen, dass Ihre Leser denken, dass Ihr Memo Anweisungen über das korrekte Verfahren für die Bestellung von Take-away an späten Abenden im Büro enthält, während Sie in Wirklichkeit Beschwerden des Reinigungspersonals über die Tomatensauce auf dem Teppich und die auf dem Boden verstreuten Kartons weiterleiten. Etwas wie „Räumen Sie Ihr Chaos auf, bevor Sie gehen“ kündigt den Hauptpunkt des Memos an.

Eröffnung

Die einleitenden Sätze oder Absätze eines Memos teilen dem Leser den Kontext des Problems, die vorgeschlagene Aufgabe und den Zweck des Memos mit:

Kontext

Der Kontext, den Sie beschreiben, ist das Ereignis, die Situation oder der Hintergrund des Problems oder der Frage, die Sie ansprechen. Ob es einen Satz oder einen Absatz braucht, hängt von der Komplexität der Situation ab. Der Kontext kann beispielsweise wie folgt beginnen:

Die Reinigungsfirma hat sich darüber beschwert, dass es zu lange dauert, unsere Böden zu reinigen…

Sein Sie klar und direkt und geben Sie nur so viele Informationen, wie Ihre Leser benötigen.

Aufgabe

Ihre Aufgabe oder Ihr Auftrag beschreibt, was Sie tun, um das Problem, die Frage oder die Situation zu lösen. Wenn Ihr Leser Sie gebeten hat, zu handeln, könnten Sie sagen:

Sie haben mich gebeten, zu prüfen, ob…

Wenn Sie den Mitarbeitern Alternativen vorstellen wollen, könnten Sie sagen:

Wir müssen Alternativen in Betracht ziehen, die das Reinigungsunternehmen zufrieden stellen, ohne…

Zweck

Ihre Zweckerklärung erklärt, warum Sie das Memo schreiben, und leitet zum Rest des Memos ein. Sie müssen direkt sein und dürfen nicht versuchen, die Informationen herunterzuspielen. Ihre Erklärung könnte folgendermaßen beginnen:

In diesem Memo beschreibe ich, wie ich die Beschwerde der Reinigungsfirma verstanden habe, schlage verschiedene Möglichkeiten vor, wie man diesen Leuten entgegenkommen kann, und gebe meine eigenen Empfehlungen zur Lösung des Problems ab.

Wenn das Memo so lang ist, dass das Hinzufügen von Abschnittsüberschriften die Gliederung der Informationen erleichtert, sollten Sie dies auf jeden Fall tun.

Wenn der Zweck eines Memos darin besteht, Ihre Leser davon zu überzeugen, dass es ein echtes Problem gibt, sollten Sie es vermeiden, mehr ins Detail zu gehen, als die Situation erfordert. Wenn Sie feststellen, dass Sie Schwierigkeiten haben, die Aufgabe zu beschreiben, müssen Sie vielleicht mehr nachdenken, bevor Sie das Memo schreiben. Wenn Sie sich entschließen, Ihr Memo in Abschnitte zu gliedern, achten Sie darauf, dass diese die wichtigsten Punkte enthalten.

Zusammenfassung

Warten Sie mit dem Verfassen einer Zusammenfassung, bis Sie den Hauptteil Ihres Memos geschrieben haben. Wenn Ihr Memo eine Seite oder weniger umfasst, ist eine Zusammenfassung möglicherweise nicht notwendig. Wenn Sie jedoch mehrere wichtige Themen oder Ereignisse behandelt haben oder Ihre Analyse recht detailliert ist, ist ein zusammenfassender Absatz angebracht.

Wenn es sich bei dem Vermerk um einen kurzen Bericht über Ihre Recherchen zu einem Thema oder für ein Projekt handelt, ist dies ein guter Ort, um die bisher verwendeten Methoden und Quellen zusammenzufassen. Denken Sie jedoch daran, dass es sich um eine Zusammenfassung handelt. Fassen Sie sich kurz und wiederholen Sie nicht unnötigerweise detaillierte Informationen.

Diskussionsabschnitt(e)

Nachdem Sie die Grundzüge Ihres Themas angemessen dargestellt haben, legen Sie hier alle Einzelheiten – Fakten, Statistiken, Hypothesen – dar, die die von Ihnen erörterten Ideen stützen. In diesem Abschnitt stellen Sie Ihre Fähigkeit unter Beweis, kreativ und kritisch zu denken, indem Sie Ihre Ideen präsentieren.

Beginnen Sie mit den wichtigsten oder aufschlussreichsten Informationen und gehen Sie dabei von den stärksten Fakten zu den schwächsten über (oder, wenn Sie einen geschichtlichen Hintergrund liefern, von den ältesten zu den neuesten Informationen).

In diesen Absätzen geben Sie auch Ihre Empfehlungen ab, erkennen die Empfehlungen anderer an und beschreiben künftige Probleme, die auftreten könnten, und wie Ihre Vorschläge sicherstellen, dass solche Probleme einfach nicht auftreten.

Es ist oft hilfreich, wichtige Fakten oder Details in nummerierten oder aufzählenden Listen zusammenzufassen, wobei Sie wiederum vom stärksten zum schwächsten Punkt vorgehen.

Ihr Schlusswort

Wenn Sie Ihren Lesern alle für das Thema Ihres Memos relevanten Informationen gegeben haben, verwenden Sie ein höfliches Schlusswort, in dem Sie die Maßnahmen beschreiben, die sie ergreifen sollen, und aufzeigen, wie diese Maßnahmen allen zugute kommen werden. Dieser einzeilige Schluss könnte wie folgt beginnen:

Wir können meine Empfehlungen bei unserem nächsten Treffen ausführlicher besprechen…

oder

Sollten Sie weitere Informationen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung….

Anhänge

Fügen Sie alle Unterlagen oder zusätzlichen Informationen bei, die Ihre Leser benötigen, um sich ein eigenes Bild von dem von Ihnen beschriebenen Ereignis, der Angelegenheit oder dem Problem zu machen, und führen Sie diese Anhänge am Ende auf.

Wenn beispielsweise ein Briefwechsel zu Ihrem Thema stattgefunden hat, fügen Sie Kopien davon bei (wenn dies nicht die Vertraulichkeit verletzt oder wenn sie Informationen enthalten, die Ihre Leser wissen müssen). Wenn Sie Diagramme zu Fakten oder Statistiken erstellt haben oder Diagramme, die physikalische Zusammenhänge veranschaulichen, fügen Sie diese bei. Sie können auch an geeigneten Stellen in Ihrem Vermerk auf solche Grafiken, Diagramme oder Abbildungen verweisen.

Fügen Sie keine Materialien bei, die sich nicht direkt auf das Thema des Vermerks beziehen.