Lernergebnisse:

• unterscheiden zwischen technischer und professioneller Kommunikation und Schreiben
• verstehen die Rolle eines technischen Kommunikators
• wissen, wie Ethik, Zusammenarbeit, Kontextbewusstsein, Forschung, Schreiben und Design bei der Erstellung von Dokumentation zusammenhängen
• identifizieren Sie drei Artefakte der technischen Kommunikation im Raum. Was haben sie gemeinsam? Worin unterscheiden sie sich?
• Suchen Sie auf einer bekannten Website (monster.com, lokale Zeitungsseiten, stc.org usw.) nach Stellen für technische Redakteure. Tauschen Sie den Begriff „technisch“ gegen „professionell“ und „Autor“ gegen „Kommunikator“ aus. Erstellen Sie eine Tabelle und listen Sie die Unterschiede zwischen diesen vier möglichen Begriffen auf. Schreiben Sie dann auf der Grundlage der Qualifikationen und Aufgaben, die unter jeder Berufsbezeichnung aufgeführt sind, eine Definition für jeden Begriff.

Professionelle und technische Redakteure lassen sich im Allgemeinen in zwei Kategorien einteilen: Redakteure, deren Schwerpunkt in
„technischen“ Bereichen liegt, und Fachleute, die als Teil ihrer Arbeit schreiben. Viele Fachleute sehen sich selbst nicht als Schriftsteller, aber ihre Arbeit erfordert, dass sie häufig lesen und schreiben.

Was steckt in einem Namen?

Die Begriffe „professionell“ und „technisch“ sowie „Schreiben“ und „Kommunikation“ werden in diesem Bereich ziemlich austauschbar verwendet. Es gibt zwar einige Unterschiede, die im Folgenden hervorgehoben werden, aber im Allgemeinen bezieht sich jede dieser Kombinationen auf die Präsentation von Informationen für ein Publikum mit dem Ziel, eine Arbeit zu erledigen. Dies ist eine ziemlich weit gefasste Definition, und in der Tat ist das Feld selbst ziemlich weit gefasst.

Technische Kommunikation ist allgegenwärtig. Sie beschränkt sich nicht auf Anleitungen, auf die man sich gelegentlich bezieht, oder auf Broschüren, die mit neuen Technologien geliefert werden. Wenn man unter Technik alles versteht, was wissenschaftliche Erkenntnisse anwendet, dann wird man sie überall sehen. Während Hochtechnologie wie Smartphones und WLAN allgegenwärtig wird, gibt es Niedrigtechnologie, seit die Menschen begonnen haben, Gebrauchsgegenstände herzustellen. Da Technologien in bestimmten Kontexten entwickelt und oft in viel weiteren Kontexten verbreitet werden, ist es für ihre Schöpfer und Befürworter wichtig, den Verwendungszweck eines Produkts zu kommunizieren, um eine falsche Handhabung zu verhindern und auch eine ethische Verbreitung zu fördern. Technisches Schreiben kann das Rezept sein, das auf der Innenseite des Rahmens Ihrer Brille steht, das Etikett auf Ihrem Hemd oder das Warnschild vor einer Baustelle.

Der Überbegriff „professionelle Kommunikation“ umfasst indessen alles, was am Arbeitsplatz geschrieben wird, von internen Memos und Richtlinien bis hin zu externen Pressemitteilungen und Marketing für relevante Kreise. Diese Art der Kommunikation findet ständig in verschiedenen Institutionen statt, z. B. in Behörden, Krankenhäusern, Unternehmen, Konzernen, Universitäten usw. Im Gegensatz zu akademischen Arbeiten, die im Allgemeinen darauf abzielen, eine Idee zu entwickeln, ein theoretisches Argument vorzubringen oder Kompetenz zu demonstrieren, zielen professionelle Texte darauf ab, Menschen mit Macht davon zu überzeugen, eine bestimmte Handlung vorzunehmen.

Welche Arten von Texten gibt es in der „professionellen und technischen Kommunikation“?

Grundsätzlich wird jeder Text, der Informationen über die Verwendung von Technologie vermitteln soll, als „technische Kommunikation“ betrachtet. In der Zwischenzeit wird jeder Text, der in einem beruflichen Umfeld zirkuliert, um die Arbeit zu erledigen, als berufliche Kommunikation betrachtet. Diese Texte können schriftlich, visuell oder mündlich sein und in gedruckter oder elektronischer Form vorliegen.

Texte werden oft als „Deliverables“ bezeichnet, weil sie die Forschungsergebnisse und Informationen in greifbaren Artefakten (und in der Regel in gängigen Gattungen) wie internen Memos, Berichten, Vorschlägen, Präsentationen usw. vermitteln. Um zu verstehen, welcher Text für eine bestimmte Aufgabe am besten geeignet ist, müssen die Verfasser Konzepte der Rhetorik wie die Analyse des Publikums und des Kontexts sowie Gestaltungsprinzipien berücksichtigen.

Was ist Rhetorik?

Diese Frage ist in der Fachwelt umstritten. Die einfachste Definition von Rhetorik könnte man auf die Lehre von der Überzeugung oder der Wirkung von Worten reduzieren. In den Medien hat der Begriff „Rhetorik“ oft einen schlechten Ruf als Werkzeug von Politikern, die andere mit leeren Worten manipulieren, aber das ist nicht gerade die Aufgabe der Rhetorik. Tatsächlich verurteilte Platon die Sophisten als betrügerische Rhetoren (Gorgias behauptete, er könne jedes scheinbar lächerliche Argument als stichhaltig erscheinen lassen). Quintilian verteidigte ganz offen die Notwendigkeit der Ethik in der Rhetorik, als er sagte, erfolgreiche Rhetorik sei „der gute Mensch, der gut spricht“. Zu behaupten, Rhetorik sei von Natur aus trügerisch, bedeutet also, die Kunst mit Manipulation zu verwechseln und die moralische Grundlage zu ignorieren, die eine zivile Gesellschaft stützt.

Während das Studium der Argumentation wie eine abstrakte und oft philosophische Debatte erscheinen mag, können rhetorische Züge in fast jeder Interaktion beobachtet werden. Denken Sie daran, wie Sie überredet wurden, diesen Text zu lesen, oder an die verschiedenen Faktoren, die bei Ihrer Entscheidung, was Sie heute Morgen zum Frühstück essen (oder nicht essen), eine Rolle gespielt haben. Persuasion umfasst kulturelle Studien, psychologische Überlegungen, Sprache und vieles mehr und ist das Herzstück der Kommunikation.

Jedes Schreiben, das darauf abzielt, jemanden von etwas zu überzeugen, sei es die am besten geeignete Person für das Amt des Präsidenten oder der beste Weg, einen Computerfehler zu beheben, stützt sich auf die Rhetorik. Die Kunst berücksichtigt auch Elemente wie Erfindung und Umsetzung, die alle Aspekte des Schreibprozesses berücksichtigen. Von der Entwicklung der Idee für ein Projekt bis zur Veröffentlichung von Berichten setzen Fachleute Rhetorik sowohl bewusst als auch unbewusst ein. Vier Begriffe, über die Sie in diesem Buch mehr lesen werden, sind Ethos, Pathos, Logos und Kairos. Die ersten drei sind rhetorische Appelle, die Aristoteles unterschieden hat, und kairos ist eine Idee der günstigen Zeit und des günstigen Ortes, die für die sophistische Denkschule von zentraler Bedeutung war. Wenn Sie analysieren, wie diese Appelle in Texten funktionieren, können Sie sie kohärent einsetzen, um Ihren Zweck für Ihr Zielpublikum zu erreichen.

Lernen Sie mehr über Rhetorik, indem Sie sich das Video „In Defense of Rhetoric“ ansehen, das von Studenten des MA in Professional Communication an der Clemson University erstellt wurde:

Liefern PTC-Texte nicht einfach nur einfache Informationen?

Ja und nein. Einerseits hilft die Unterscheidung von PTC als Schreiben am Arbeitsplatz im Gegensatz zu anderen Kommunikationsgattungen, den Bereich zu definieren. Andererseits ist jede Kommunikation von Natur aus voreingenommen und in irgendeiner Weise situiert. Sie würden Ihren Eltern vielleicht nicht auf die gleiche Weise von Ihrem neuen Tattoo erzählen wie Ihren Freunden. Ebenso würden Sie einem Kollegen oder Professor für Biomedizintechnik nicht auf dieselbe Weise erklären, wie Sie es einem Chirurgen oder einem Patienten erklären würden, wie ein neuer Herzschrittmacher funktioniert. Neben den Überlegungen zur Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität ist es wichtig, sich an die ethischen Grundsätze zu erinnern, die den PTC-Texten zugrunde liegen. Bei der Entscheidung, wie Informationen vermittelt werden sollen, müssen die Autoren bedenken, wie sich ihre Entscheidungen auf ihr Publikum auswirken. Wer wird vom Zugang zu Informationen ausgeschlossen? Inwiefern bevorzugt eine Entscheidung eine bestimmte Bevölkerungsgruppe, eine bestimmte Art des Verständnisses oder eine bestimmte Kultur gegenüber einer anderen? Schließt die Veröffentlichung oder Verbreitung von Texten bestimmte Personen auf unethische Weise aus und hindert sie daran, Informationen zu erhalten, die ihnen helfen würden, ihre Karriere voranzutreiben oder eine Aufgabe zu erfüllen?

Andere, grundlegendere Fragen zur Funktionalität hängen von rhetorischen Entscheidungen ab: Vermittelt der Text eine angemessene Menge an Informationen, ohne die Zuhörer zu überwältigen? Ist der Text sinnvoll und nützlich, oder wird er nur im Regal stehen und selten gelesen werden? Dies sind alles Fragen, die das Fachgebiet beeinflussen und für Menschen, die in professionellen Rollen schreiben, wichtig sind.

Wie sieht eine Arbeitsumgebung für technische Kommunikation aus?

Technisches Schreiben findet in kollaborativen Umgebungen statt. In Unternehmen werden Dokumente, insbesondere für externe Zielgruppen, von einem Team erstellt und/oder genehmigt. Das bedeutet, dass die Fähigkeit, in Gruppen zu arbeiten und organisiert zu bleiben, wichtig ist, um in einer Organisation Karriere zu machen und zu halten. Ganz gleich, ob Sie Wissenschaftler, Unternehmensberater, Maschinenbauingenieur oder Krankenpfleger sind, Sie müssen gute Kommunikationspraktiken beherrschen. In diesen Umgebungen arbeiten oft Menschen mit ganz unterschiedlichen Hintergründen, Kulturen und Vorstellungen davon, was richtig ist. Vermeiden Sie unnötige und zeitraubende Konflikte, indem Sie Projekte unvoreingenommen angehen und sich Ihrer eigenen Vorurteile bewusst sind, die sich nicht nur von denen Ihrer Leser, sondern auch von denen Ihrer Kollegen unterscheiden können.

Kollaborationstaktiken wie das Projektmanagement werden Ihnen auch bei einzelnen Aufgaben zugute kommen. Heutzutage wird ein großer Teil des technischen Schreibens per Fernzugriff erledigt, und so arbeiten professionelle Autoren oft für mehrere Kunden gleichzeitig. In der Tat kann man mit einer Reihe von Auftrags- oder Teilzeitjobs von zu Hause aus ein gutes Auskommen haben, aber um erfolgreich zu sein, muss man seine Aufgaben ständig ausbalancieren, indem man ein System entwickelt, um sie zu organisieren. Der Erwerb von Multitasking-Fähigkeiten lässt sich auf jeden Job übertragen, bei dem man verschiedenen Interessengruppen über dieselben oder ähnliche Projekte Bericht erstatten muss.

Aufgrund des kollaborativen Charakters dieser Arbeit sowie des natürlichen Prozesses des Schreibens sind die Überprüfung und Überarbeitung von Dokumenten integrale Bestandteile der Erstellung schriftlicher Kommunikation.

Schreiben professionelle und technische Redakteure einfach nur?

Während ein großer Teil des Bereichs das Schreiben ist, gibt es zahlreiche andere Aufgaben, die mit der Erstellung und Verteilung von Aufgaben verbunden sind. Da ihr Ziel oft darin besteht, Texte zu erstellen, die den Benutzern bei der Erledigung von Aufgaben helfen, führen Fachleute für technische Redaktion Gebrauchstauglichkeitstests durch, um festzustellen, wie erfolgreich ihr Text war und wie er vor der Veröffentlichung verbessert werden kann. Weitere Elemente der Textentwicklung sind Grafikdesign, Datenvisualisierung und Korrekturen (Neuformulierung von Texten in verschiedenen Medien für unterschiedliche Zielgruppen oder Zwecke).

Rolle der Technologie

PTC-Fachleute sind im Allgemeinen immer auf dem neuesten Stand, wenn es um neue Technologien geht. Da sich die Technologie ständig weiterentwickelt und täglich neue Tools auftauchen, wäre es unmöglich, alle relevanten Tools zu beherrschen. Stattdessen beherrschen technische Kommunikatoren die analytischen Fähigkeiten und die Grundlagen der Systeme, um sich an das sich verändernde Umfeld in diesem Bereich anzupassen. Fachleute, die ihre Fähigkeiten in ihrem eigenen Umfeld beherrschen, sei es in einem Krankenhaus oder in einem großen Unternehmen, werden mit bestimmten Verfahren vertraut; für Fachleute im Bereich des Schreibens bedeutet dies, dass sie bevorzugte Gestaltungs- und Bearbeitungssoftware sowohl für die gedruckte als auch für die elektronische Veröffentlichung haben, und diese gut zu kennen, bedeutet, dass sie die vom Kunden bevorzugten Werkzeuge recht einfach übernehmen können.

Sollte ich zuerst mit der Gestaltung oder mit dem Schreiben beginnen?

Beides. Design und Inhalt sind komplementäre Überlegungen. Manchmal bedeutet Platzmangel, dass der Text extrem knapp und detailarm sein muss. Andererseits ist es manchmal aus rechtlichen oder anderen Gründen wichtig, viele Informationen aufzunehmen, unabhängig davon, wie viel Platz sie beanspruchen. In jedem Fall müssen die Verfasser in erster Linie ihre Ziele im Auge behalten. Wenn Sie wissen, dass Sie in der zweiten Situation schreiben, in der der Platz keine Rolle spielt, könnte die Länge bedeuten, dass Sie die wichtigsten Informationen auf die erste Seite setzen, oder es könnte bedeuten, dass Sie Auszüge oder Bilder in die Gestaltung einbeziehen, um das Interesse des Lesers bis zur letzten Seite zu erhalten. Umgekehrt kann der Platzmangel die Autoren dazu zwingen, Satzstruktur und Ausdrucksweise zu überdenken.

Der Platz ist nicht die einzige Einschränkung, die Design und Inhalt bestimmt. Die Autoren müssen die Werte des Publikums, die rhetorische Situation, in der sie sich befinden, und institutionelle Zwänge wie Kosten und Formatierung sowie die Zugänglichkeit berücksichtigen. Unterschiedliche Zielgruppen interpretieren Texte je nach ihrer Kultur, ihren Prioritäten und ihrer Beziehung zum Thema unterschiedlich. Bevor man mit dem Schreiben beginnt, muss man sich daher überlegen, für wen man schreibt. Am Arbeitsplatz gibt es oft zwei Zielgruppen: die interne, d. h. organisationsübergreifende, und die externe, d. h. häufig die Öffentlichkeit. Manchmal landen interne Dokumente an externen Orten (und umgekehrt), insbesondere mit der Verbreitung sozialer Medien, so dass es für professionelle Kommunikatoren wichtig ist, potenzielle sekundäre Zielgruppen zu berücksichtigen.

Liste der wichtigsten Definitionen

• Zugänglichkeit- die Lesbarkeit eines Textes für verschiedene Benutzer mit unterschiedlichen Fähigkeiten, die physisch, kognitiv, monetär, kulturell usw. sein können.
• Artefakt- in der technischen Kommunikation im Allgemeinen alles, was als Endprodukt gilt, von einem Textdokument über einen Audio-Clip zu einer Website. Im Gegensatz zu einem „Deliverable“ wird ein Artefakt meist vom Standpunkt des Lesers oder der Öffentlichkeit aus definiert, und es trägt das Element des Chronos oder der Zeit in sich, als etwas, das zu dem Zeitpunkt, zu dem es referenziert wird, endgültig und verbraucht ist.
• Publikumsanalyse – der Prozess der Erforschung der primären und sekundären Zielgruppen, um die Ergebnisse auf ihre Bedürfnisse und Werte zuzuschneiden.
• Deliverable – das Endprodukt, das zur Veröffentlichung bereit ist, oder der Text, den ein Autor seinem Kunden liefern will. Dieser Begriff wird in der Regel im Zusammenhang mit der Produktion und der Fertigstellung verwendet; nach der Veröffentlichung kann ein Deliverable als Artefakt betrachtet werden, aber diese Begriffe sind in gewisser Weise austauschbar.
• Repurposing- der Prozess, bei dem aus einem Originaltext neue (manchmal multimodale oder mediengemischte) Deliverables für unterschiedliche Zielgruppen oder Zwecke entwickelt werden.
• Rhetorische Situation- der Anlass, das Publikum und die Bedingungen, unter denen man schreibt.
• Usability Testing- in der technischen Kommunikation der Vorgang, bei dem Benutzer die in einem Text beschriebenen Aufgaben ausprobieren, mit dem Ziel, Probleme mit dem Text zu entdecken, bevor er an das Zielpublikum veröffentlicht wird.

Übungen:

• Identifizieren Sie drei Artefakte der technischen Kommunikation im Raum. Welche Gemeinsamkeiten haben sie? Worin unterscheiden sie sich?
• Suchen Sie auf einer bekannten Website (monster.com, lokale Zeitungsseiten, stc.org usw.) nach Stellen für technische Redakteure. Tauschen Sie den Begriff „technisch“ gegen „professionell“ und „Autor“ gegen „Kommunikator“ aus. Erstellen Sie eine Tabelle und listen Sie die Unterschiede zwischen diesen vier möglichen Begriffen auf. Schreiben Sie dann auf der Grundlage der Qualifikationen und Aufgaben, die unter jeder Berufsbezeichnung aufgeführt sind, eine Definition für jeden Begriff.