Wenn Sie eine kurze Präsentation halten sollen, müssen Sie sich kurz fassen, damit Ihr Publikum sie nicht vergisst.

Es kann auch sein, dass Sie nur sehr wenig Zeit für die Vorbereitung Ihrer Präsentation haben. Zum Glück gibt es einige einfache Schritte, die Sie unternehmen können, um die Erstellung einer Präsentation schnell und reibungslos zu gestalten.

Sie denken vielleicht, dass eine kurze Präsentation einfacher zu erstellen und zu halten ist als eine lange. Während eine kurze Präsentation einfach zu erstellen ist, wenn Sie wissen, was zu tun ist, ist die Erstellung und Präsentation einer fünfminütigen Präsentation nicht ohne Herausforderungen.

Sie müssen Ihre Botschaft vermitteln, aber Sie wollen die Ihnen zugeteilte Zeit nicht überschreiten. Ihr Publikum und Ihre Gastgeber werden es nicht zu schätzen wissen, wenn Sie die Zeit überschreiten.

Es ist auch wichtig, die richtigen Themen für eine 5-Minuten-Präsentation zu wählen. Wenn Sie ein Thema wählen, das zu komplex ist und nicht leicht erklärt werden kann, könnte das Ihre Zuhörer verwirren.

In diesem Tutorial stellen wir Ihnen eine Reihe von schnellen Ideen und hilfreichen Tipps für kurze Präsentationen vor. Wir konzentrieren uns auf Fünf-Minuten-Präsentationen, besprechen aber auch, wie man mit anderen Präsentationslängen umgeht.

Lernen Sie, wie Sie eine gute Kurzpräsentation vorbereiten, das richtige Thema wählen, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums erregen und Ihr Timing im Griff haben.

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Lassen Sie uns nun mit dem heutigen Lernprogramm beginnen:

Schritt 1. Kennen Sie Ihr Publikum gut

Wenn Sie nur fünf Minuten für Ihre Präsentation haben, wollen Sie keine Zeit mit Informationen verschwenden, die Ihr Publikum bereits kennt. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zuhörer mit Material erreichen, das sie verstehen und mit dem sie sich identifizieren können, müssen Sie so viel wie möglich über sie wissen.

Wenn Sie Ihre Zuhörer nicht verstehen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie ihr Interesse wecken können. Recherchieren Sie über Ihre Zielgruppe, um so viel wie möglich über sie herauszufinden. Eine schnelle Möglichkeit, mehr über Ihr Publikum herauszufinden, besteht darin, die Organisation oder die Person, die Sie zu Ihrem Vortrag eingeladen hat, um weitere Informationen über sie zu bitten.

Nachdem Sie nun mehr über Ihr Publikum erfahren haben, ist es an der Zeit, ein Thema zu wählen.

Schritt 2. Wählen Sie das richtige Thema

Bei kurzen Präsentationen ist die Auswahl des Themas sehr wichtig. Manche Themen eignen sich einfach nicht für eine Präsentation, weil sie zu komplex sind.

Hier einige wichtige Punkte, die Sie bei der Auswahl eines Themas für eine 5-Minuten-Präsentation beachten sollten:

• Wählen Sie ein Thema, mit dem Sie bereits vertraut sind.
• Halten Sie es einfach. Vermeiden Sie komplexe Themen, die viele Erklärungen erfordern. Wenn ein Thema komplex ist, wählen Sie einen einzelnen, einfachen Aspekt aus und versuchen Sie nicht, alles zu behandeln.
• Beschränken Sie sich auf ein oder zwei Hauptpunkte. Beschränken Sie sich auch auf eine minimale Anzahl von Unterpunkten. Da die Dauer Ihrer Präsentation begrenzt ist, werden Sie kaum Zeit für mehr haben.
• Denken Sie an den Hintergrund Ihres Publikums. Ich kann es nicht oft genug sagen: Um eine fesselnde Präsentation zu erstellen, müssen Sie Ihr Publikum kennen.

Schreiben Sie nun Ihren Entwurf:

• 
  Präsentationen
  Wie man eine professionelle PowerPoint-Präsentation schreibt (Entdecken Sie den Schreibprozess)
  Brad Smith

Nachdem Ihr Entwurf fertig ist, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Ihre Präsentation aussehen soll.

Schritt 3. Verwenden Sie eine professionelle Präsentationsvorlage

Auch kurze Präsentationen müssen gut aussehen. Da es sich um eine schnelle Präsentation handelt, kannst du viel Zeit sparen, wenn du eine Vorlage verwendest.

Vorlagen verleihen Ihrer Präsentation ein professionelles Aussehen, ohne dass Sie das Geld für einen professionellen Designer ausgeben oder die Zeit aufwenden müssen, um Ihre eigene Vorlage zu entwerfen. Bei den meisten Präsentationsvorlagen müssen Sie nur Ihre eigenen Informationen an den entsprechenden Stellen einfügen und Ihre eigenen Bilder hinzufügen. Dann entfernen Sie die Folien aus der Vorlage, die Sie nicht benötigen.

Sie finden eine große Auswahl an professionellen Vorlagen bei Envato’s GraphicRiver oder bei EnvatoElements.

Um eine Vorstellung davon zu bekommen, welchen Unterschied eine professionelle Vorlage für Ihre Präsentation machen kann, sehen Sie sich hier die SimplicityPowerPoint-Vorlage in Rot von GraphicRiver an:

Die Simplicity-PowerPoint-Vorlage hat Designs für mehrere Seitenverhältnisse. Wählen Sie aus fünfzehn verschiedenen Farboptionen und zahlreichen Slidelayouts. Außerdem können Sie zwischen einer animierten Vorlage und einer nicht animierten Vorlage wählen.

Entdecken Sie weitere einfache PowerPoint-Vorlagen mit leistungsstarken Funktionen auf Envato Elements oder GraphicRiver. Mit der richtigen Premium-PPT-Vorlage können Sie schnell eine tolle Präsentation erstellen.

Sie finden noch mehr ausgezeichnete professionelle Microsoft PowerPoint-Vorlagen in diesen kuratierten Artikeln:

• 
  Microsoft PowerPoint
  34 beste PowerPoint PPT-Vorlagen (für 2021 Präsentationen)
  Sean Hodge
• 
  Microsoft PowerPoint
  34 einfache PowerPoint (PPT)-Vorlagen, um grundlegende Präsentationen schnell zu gestalten
  Andrew Childress

Schritt 4. Beginnen Sie mit einem aufmerksamkeitsstarken Einstieg

Da Ihre Präsentation so kurz ist, sollten Sie der Einleitung etwas mehr Aufmerksamkeit schenken. Sie haben wahrscheinlich keine Zeit, ein Video zu zeigen oder komplexe Animationen abzuspielen. Vielleicht haben Sie nicht einmal Zeit, einen Soundtrack abzuspielen.

Das ist in Ordnung. Es gibt andere Möglichkeiten, die Aufmerksamkeit deines Publikums zu erregen.

• Storytelling
• Befragung des Publikums
• Erwähnen Sie eine verblüffende Statistik
• Zeigen Sie ein überzeugendes Bild

In einer kurzen Präsentation ist es auch eine gute Idee, Ihr Material so zu gliedern, dass Ihr wichtigster Punkt zuerst behandelt wird. So stellen Sie sicher, dass Sie den wichtigsten Punkt behandelt haben, falls einer der folgenden Fälle eintritt:

1. Ihnen geht die Zeit aus
2. Ihr Publikum verliert das Interesse

Ihre Präsentation sollte sich jetzt langsam zusammenfügen, aber Sie sind noch nicht bereit, Ihre Präsentation zu halten, bis Sie den nächsten Schritt abgeschlossen haben.

Schritt 5. Übung macht den Meister

Für eine kurze Rede ist Übung entscheidend. Die Zeitmessung ist auch der einzige Weg, um sicher zu wissen, wie lange Ihre Präsentation dauern wird. Je kürzer die Präsentation ist, desto wichtiger ist es, dass Sie Ihre Rede zeitlich abstimmen.

Das Üben gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihrer Präsentation den letzten Schliff zu geben. Konzentrieren Sie sich darauf, angenehm und selbstbewusst zu klingen. Arbeiten Sie daran, ablenkende persönliche Gewohnheiten zu beseitigen oder zu reduzieren. Vielen Rednern hilft es, wenn eine dritte Person beim Üben zuhört.

Im Grunde wollen Sie in der Lage sein, Ihr Material zu präsentieren, ohne es wortwörtlich abzulesen (was gestelzt und unnatürlich klingen kann). Lernen Sie also Ihr Material, während Sie üben.

Wenn Sie sich Ihrer Präsentation sicher sind, sollten Sie sie zeitlich festlegen. Oder verwenden Sie ein Aufnahmegerät oder einen anderen elektronischen Zeitmesser.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Präsentation die Fünf-Minuten-Marke überschreitet, können Sie einige der weniger wichtigen Punkte am Ende herausnehmen. Seien Sie dabei jedoch vorsichtig. Nervosität kann dazu führen, dass viele Redner während der eigentlichen Präsentation schneller sprechen als sie es normalerweise tun würden.

Wenn Ihre Präsentation die Fünf-Minuten-Marke unterschreitet, fügen Sie einen weiteren kurzen Punkt hinzu oder fassen Sie zusammen, was Sie besprochen haben, um die Zeitdifferenz auszugleichen.

Sie sind im Grunde bereit, Ihre fünfminütige Präsentation zu halten. Aber es gibt noch ein paar weitere Dinge, die Sie wissen sollten.

Planen Sie die Länge Ihrer Präsentation

Wenn Sie eine zeitlich begrenzte Präsentation erstellen, lautet eine häufige Frage: „Wie viele PowerPoint-Folien brauche ich für eine Präsentation, die X Minuten dauert?“

Die Antwort ist … es kommt darauf an. Es gibt viele Variablen, die die Anzahl der Folien bestimmen, die benötigt werden, um ein bestimmtes Zeitfenster zu füllen.

Nicht alle Folien sind gleich. Die Informationen zu einigen Folien sollten Sie ausführlicher besprechen, weil sie komplexer sind. Andere Folien, wie z.B. Bilder, erfordern vielleicht keine Diskussion Ihrerseits. Außerdem spricht jeder Redner in einem anderen Tempo. Jemand, der schnell spricht, wird wahrscheinlich mehr Folien benötigen als jemand, der langsamer spricht.

Aufgrund dieser Variablen ist es so wichtig, dass Sie Ihre Präsentation zeitlich abstimmen, bevor Sie sie halten.

Denken Sie jedoch daran, dass Nervosität Sie dazu bringen kann, schneller zu sprechen als Sie es normalerweise tun würden. Versuchen Sie also, ein normales Tempo zu halten. Eine kurze Pause zwischen den einzelnen Punkten kann Ihnen helfen, sich zu orientieren.

Der häufigste Fehler bei Präsentationen ist, zu viele Folien zu verwenden. Zu viele Folien sind in mehrfacher Hinsicht problematisch:

• Es ist für Sie als Redner schwieriger, mit all dem Material Schritt zu halten. Es ist wahrscheinlicher, dass Sie Ihre Präsentation ablesen müssen.
• Es ist unwahrscheinlich, dass sich Ihre Zuhörer das ganze Material merken können. Ihre Hauptaussage wird wahrscheinlich verloren gehen.
• Bei einer kürzeren Präsentation ist es wahrscheinlicher, dass Ihnen die Zeit davonläuft.

Ich kann Ihnen zwar nicht genau sagen, wie viele PowerPoint-Folien Sie für eine fünfminütige Präsentation benötigen, aber ich kann Ihnen einige allgemeine Richtlinien geben, die für viele Redner geeignet sind. Verwenden Sie diese Richtlinien, um Ihre Präsentation zu planen, und passen Sie sie bei Bedarf an.

Richtlinien für die Anzahl der Folien für verschiedene Präsentationslängen

Selbst die Experten sind sich nicht einig, wie viel Zeit Sie auf eine einzelne Folie verwenden sollten. Und nicht alle Folien in Ihrer Präsentation benötigen gleich viel Zeit. Dennoch gibt es einige Schritte, mit denen Sie herausfinden können, wie viele Folien Sie benötigen.

Beginnen Sie damit, Ihre Präsentation in zwei Arten von Folien zu unterteilen:

1. Einfach.Eine einfache Folie erfordert nur wenige Erklärungen Ihrerseits. Beispiele für diesen Folientyp wären Ihre Titelfolie oder eine Grafik, die für sich selbst spricht. Mit Ausnahme der Titelfolie sind sich die meisten Experten einig, dass Sie versuchen sollten, weniger als 30 Sekunden für eine einfache Folie zu verwenden.
2. Komplex: Diese Folie erfordert einige Erklärungen Ihrerseits. Dies sind die Folien, die Sie verwenden werden, um Ihre Botschaft zu vermitteln. Die meisten Experten sind sich einig, dass Sie zwischen einer und maximal drei Minuten für diese Art von Folien aufwenden sollten. Wenn Sie bei der Zeitplanung für Ihre Präsentation feststellen, dass eine Folie mehr als drei Minuten benötigt, teilen Sie sie auf zwei Folien auf.

Achten Sie beim Üben darauf, wie lange Sie für jede Art von Folie brauchen, um sie zu präsentieren. Wenn Sie schon viele Präsentationen gehalten haben, wissen Sie das vielleicht schon. Wenn Sie zum ersten Mal Präsentationen halten, müssen Sie diese Zahl ermitteln, wenn Sie Ihre Präsentation beim Üben zeitlich festlegen.

Diese Richtlinien könnten sich bei der Planung von Präsentationen unterschiedlicher Länge folgendermaßen auswirken:

• 1-Minuten-Präsentation. Bleiben Sie bei einer Hauptidee. Halten Sie es einfach. Eine einzige Folie kann ausreichen, aber verwenden Sie nicht mehr als zwei Folien – eine davon ist eine Titelfolie mit dem Firmennamen und dem Titel der Präsentation, die nicht diskutiert werden muss. Wenn möglich, lassen Sie die Titelfolie auf dem Bildschirm erscheinen, bevor Ihre Präsentation beginnt. Lassen Sie sie während der Einführung in die Präsentation eingeblendet (etwa 15 Sekunden). Die zweite Folie umfasst einen sehr einfachen Hauptpunkt (planen Sie 45 Sekunden ein, um ihn zu diskutieren). Da es sich um einen sehr kurzen Vortrag handelt, können Sie auf Unterpunkte verzichten und keine Diskussion führen.
• 3-Minuten-Präsentation. Auch hier sollten Sie sich auf ein oder zwei einfache Hauptgedanken beschränken. Sie können mehrere einfache Unterpunkte haben. Verwenden Sie die Folie mit dem Firmennamen, um Ihre Präsentation zu eröffnen (15 Sekunden).Wenn Ihr Thema komplex ist, können Sie fast die gesamten drei Minuten auf einer einzigen Folie verbringen. Für einfache Themen, die weniger als eine Minute pro Folie benötigen, können Sie bis zu sechs Folien verwenden.
• 5-Minuten-Präsentation. Bei dieser etwas längeren Präsentation können Sie vier sehr einfache Punkte oder einen komplexen Punkt mit mehreren Unterpunkten behandeln. Planen Sie eine Titelfolie ein (bis zu 30 Sekunden), und Sie können einen einleitenden Witz oder einen anderen Aufmerksamkeitsfaktor einfügen. Bei einem komplexen Thema können Sie drei Minuten für eine Folie einplanen, so dass etwa anderthalb Minuten für zwei Unterpunkte bleiben – in diesem Fall also vier Folien. Bei sehr einfachen Themen können Sie bis zu zehn Folien benötigen.
• 15-Minuten-Präsentation. Bei einer längeren Präsentation wie dieser sollten Sie nach etwa sieben Minuten eine Pause von mehreren Minuten einplanen. Sie können diese Zeit als Frage- und Antwortphase nutzen oder Ihren Zuhörern die Möglichkeit geben, sich zu dehnen. Nach der Pause brauchen Sie einen weiteren Aufmerksamkeitsfresser. Sie haben auch Zeit, um komplexere Aufmerksamkeitserreger wie kurze Videos und Animationen einzubauen. Je nach Komplexität Ihres Materials benötigen Sie zwischen fünf und 20 Folien.
• 30-minütige oder längere Präsentationen. Längere Präsentationen ermöglichen es Ihnen, mehr und komplexeres Material zu präsentieren. Sie werden wahrscheinlich auch mehr Folien enthalten. Wenn Sie eine längere Präsentation erstellen, vergessen Sie nicht, die menschlichen Bedürfnisse Ihres Publikums zu berücksichtigen. Sie müssen mehr geplante Pausen einplanen. Außerdem sind sich die meisten Experten einig, dass Sie mindestens einmal pro Stunde eine Toilettenpause einplanen sollten. Nach der Toilettenpause müssen Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums wieder zurückgewinnen. Bei sehr langen Präsentationen müssen Sie möglicherweise einen Snack oder eine Mahlzeit einplanen.

Hinweis: Denken Sie daran, dass es sich um allgemeine Richtlinien handelt und dass es zu jeder Regel Ausnahmen gibt. Die endgültige Entscheidung darüber, wie viel Zeit Sie für jede Folie benötigen, hängt davon ab, wie lange Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums aufrechterhalten und wie lange Sie sich an die vorgegebene Zeit halten.

Sie können nicht mit Sicherheit wissen, wie genau Sie sich an diese Richtlinien halten sollten, wenn Sie Ihre Rede nicht zeitlich einplanen. Wenn Sie geübt haben, werden Sie vielleicht feststellen, dass Sie die Richtlinien durch Hinzufügen oder Weglassen einer Folie abschwächen müssen. Oder, wenn Sie zu viel Zeit auf eine einzelne Folie verwenden, müssen Sie Ihr Material einschränken.

Beispielpräsentation

Unten habe ich Folien eingefügt, die ich mit der SimplicityPowerPoint-Vorlage von GraphicRiver erstellt habe. Eine einfache, professionelle PowerPoint-Vorlage bietet eine gute Ausgangsbasis für die Arbeit. Diese Folien sind schnell für eine Kurzpräsentation erstellt.

Aus der Praxis weiß ich, dass ich für diese Präsentation etwa zwei Minuten brauche. Hier ist die erste Folie, die mein Titel ist:

Für diese Folie müsste der Vortragende nur seinen Namen, den Titel der Präsentation und den Namen des Unternehmens sagen. Beachten Sie, dass alles, was der Vortragende sagt, auf der Folie steht. Für diese Titelfolie habe ich 15 Sekunden gebraucht. Ihre Ergebnisse können variieren.

Hier ist die nächste Folie:

Diese Folie stellt im Wesentlichen das Unternehmen vor. Auch hier steht nicht alles, was ich sagen werde, auf der Folie. Für diese einfache Folie habe ich 30 Sekunden gebraucht.

Hier ist ein zweites Beispiel für eine 30-Sekunden-Folie:

Die letzte Folie in dieser sehr kurzen Präsentation ist etwas komplexer, aber ich habe trotzdem nur 45 Sekunden gebraucht, um sie zu präsentieren:

Machen Sie Ihre Präsentation skalierbar

Viele Fachleute werden gebeten, immer wieder Variationen der gleichen Präsentation zu halten. Verkaufsprofis zum Beispiel müssen oft lange und kurze Versionen desselben Themas halten.

Wenn Sie dies tun müssen, sollten Sie die oben genannten Punkte beachten. Am besten erstellen und speichern Sie zuerst die lange Version der Präsentation, bearbeiten dann das Material und speichern es erneut als kürzere, konzentriertere Version der Präsentation. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie Ihre ursprüngliche Präsentation nicht überschreiben.

Wenn Sie dies einige Male getan haben, wird es einfacher werden.

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Jetzt sind Sie bereit, eine großartige 5-Minuten-Präsentation zu erstellen

Sie können eine effektive Folienpräsentation für jede beliebige Zeit erstellen, wenn Sie wissen, wie. Mit der richtigen Planung können Sie schnell eine flotte 5-Minuten-Präsentation mit der richtigen Anzahl von Folien erstellen.

Beim Erstellen einer kurzen Präsentation ist es wichtig, dass Sie Ihr Publikum gut kennen. Außerdem ist es wichtig, dass du ein einfaches Thema wählst, das für sie geeignet ist.

Das Wichtigste ist, dass du deine Präsentation übst und zeitlich abstimmst. Nur so kannst du sicher sein, wie lange du für eine Präsentation brauchst. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Präsentation während der eigentlichen Präsentation beschleunigen können.

Vergessen Sie auch nicht, wie wichtig Ihre Foliengestaltung für eine effektive Präsentation ist.

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Nun, da Sie wissen, was zu tun ist, sind Sie bereit, Ihre eigene 5-Minuten-Präsentation zu erstellen. Viel Glück!