Man kann mit Sicherheit sagen, dass der durchschnittliche Angestellte nicht wirklich zu schätzen weiß, wie viel Arbeit in der Organisation eines Betriebsausflugs steckt.

Sehen wir es ein, die meisten Angestellten sehen einen Betriebsausflug als einen freien Tag. Für sie ist es nur eine Gelegenheit, ihre Kollegen kennenzulernen, an ein paar teambildenden Aktivitäten teilzunehmen und vielleicht ein Glas Rosé (oder fünf) zu trinken.

Wenn sie nur wüssten.

Für die Büromanager, Assistenten der Geschäftsleitung, Verwaltungsangestellten und Mitarbeiter der Personalabteilung, die mit der Organisation dieser Veranstaltungen betraut sind, ist das eine ganz andere Erfahrung.

„Das kann eine Menge Druck bedeuten“, sagt Liza Goldberg, ehemalige SnackNation Vibe Managerin, die zum Superstar im Event-Marketing wurde. „Ganz gleich, ob es sich um eine Planungssitzung für die Geschäftsleitung oder um einen unterhaltsamen Ausflug für das Unternehmen handelt, es kann sich so anfühlen, als ob alles auf Ihren Schultern ruht.“

Und um es klar zu sagen, es ist der Office Manager, die Assistentin der Geschäftsleitung oder die Verwaltungsangestellte, die am häufigsten mit der Planung dieser Offsites betraut werden.

Nach den Daten unserer jüngsten Berichte „State of the Office Manager“ und „State of the Executive Assistant“ nannten 84 % der Office Manager die Planung von Veranstaltungen als eine ihrer Hauptaufgaben, während satte 90 % der Executive Assistants dasselbe sagten.

Wenn sie gut laufen, können Firmenexerzitien einen enormen Nutzen bringen. Die Möglichkeit, das Büro zu verlassen und sich in eine neue Umgebung zu begeben, kann neue Ideen hervorbringen, und das Zusammentreffen von Menschen aus verschiedenen Bereichen der Organisation hilft, Silos aufzubrechen und neue Kooperationen anzuregen. Außerdem bieten Klausuren die Möglichkeit, soziale Bindungen zwischen den Teammitgliedern zu schaffen und zu stärken, was ein wesentlicher Bestandteil des Mitarbeiterengagements ist.

Aber wenn sie scheitern, sind sie in der Regel ein großer Reinfall. Und jeder lässt es Sie wissen, wenn er unzufrieden ist.

Um sicherzustellen, dass Ihr nächster Betriebsausflug ein voller Erfolg für Ihr Team wird, haben wir die Hilfe unserer ansässigen Rückzugsexperten in Anspruch genommen – das sind die bereits erwähnte Liza und unser derzeitiger Vibe Manager, Alexis Norman.

Gemeinsam haben sie eine Reihe denkwürdiger und produktiver Firmenexerzitien veranstaltet, und sie sind hier, um die Geheimnisse ihres Erfolgs zu verraten.

Klären Sie die Ziele von Anfang an

Firmenexerzitien erfordern eine Menge Planung und können teuer werden, daher ist es eine gute Wette, dass die meisten Unternehmen sie nicht einfach so machen. Sie haben in der Regel ein bestimmtes Ziel vor Augen.

Die Gründe für die Koordinierung einer Klausur sind vielfältig.

Es kann einfach darum gehen, Dampf abzulassen oder das Erreichen eines Meilensteins zu feiern. Es könnte ein Brainstorming für ein ganz bestimmtes Projekt oder eine bevorstehende Herausforderung sein.

Es könnte die Förderung des Teamzusammenhalts oder die Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation sein. Vielleicht sollen die Werte und die Kultur des Unternehmens gestärkt werden.

Es könnte eine Kombination aus all diesen Dingen sein!

Je früher Sie herausfinden, was das Ziel ist, desto besser. Klare Ziele werden Ihnen bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung helfen, Entscheidungen zu treffen.

Das mag zwar offensichtlich erscheinen, aber Sie wären überrascht, wie oft Führungskräfte davon ausgehen, dass Sie in Bezug auf die Ziele auf derselben Seite stehen, ohne sie mit Ihnen zu besprechen. In der Zwischenzeit werden Sie im Ungewissen gelassen.

Wie bei so vielen anderen Problemen liegt die Lösung in der Kommunikation. Sobald Ihr Chef die Idee einer Betriebsklausur ins Spiel bringt, stellen Sie gezielte Fragen:

• Ist das Ziel, dass sich alle amüsieren?
• Was soll dabei herauskommen? Ein Haufen neuer Ideen für Q3?
• Geht es um strukturierte Teambildung?

Wenn es mehrere Ziele gibt (was durchaus möglich ist), sollten Sie und Ihr Chef die Priorität festlegen. Auf diese Weise können Sie, wenn Sie eine schwierige Entscheidung über das Budget oder die Zeit treffen müssen, die richtige Wahl treffen.

Liza führt aus:

„Bei einem der von mir geplanten Offsites stellte sich heraus, dass das Brainstorming ein viel wichtigerer Teil der Veranstaltung war, als mir ursprünglich bewusst war. Wir stellten zwar Papier und Stifte zur Verfügung, aber nicht genug, und niemand brachte seinen Computer mit. Viele der Notizen, die die Teilnehmer gemacht haben, sind verloren gegangen.“

Dies hätte vermieden werden können, wenn Liza klarer erkannt hätte, dass es oberste Priorität war, mit einigen soliden Ideen aus diesem Brainstorming hervorzugehen.

Zero in on a Budget

Lassen Sie uns für eine Sekunde realistisch sein. Wenn es um Klausurtagungen geht, wird Ihr Chef wahrscheinlich eine Rolex verlangen, Ihnen aber das Budget für eine Casio geben.

Die Budgetierung wird eine der größten Herausforderungen sein, wenn Sie Ihre ersten Klausurtagungen veranstalten. Auch hier hilft es, Prioritäten zu setzen:

„Wie auch immer, Sie werden mit einem engen Budget arbeiten müssen“, erklärt Liza. „Wenn Sie Ihre Prioritäten kennen, können Sie feststellen, ob Sie beim Mittagessen sparen müssen, um den großzügigen Veranstaltungsraum zu buchen, oder umgekehrt.“

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Arbeit mit einem knappen Budget ist die Steuerung der Erwartungen. Manchmal fühlt es sich so an, als wäre Ihr Chef direkt aus „My Super Sweet 16“ geklettert. Sie können nicht die Ferrari-Torte und das Diamant-Diadem haben. Wenn Sie realistisch einschätzen, was Sie im Rahmen Ihres Budgets erreichen können, können Sie größere Enttäuschungen vermeiden.

Ein weiterer Tipp – lesen Sie das Kleingedruckte!

„Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie alle Einzelposten im Vertrag durchgehen – vor allem, wenn es um Essen und Alkohol geht“, sagt Alexis. „

Buchen Sie so schnell wie möglich einen Veranstaltungsort

Die Buchung eines Veranstaltungsortes sollte eines der ersten Dinge sein, die Sie tun. Der Ort, an dem Sie Ihre Veranstaltung abhalten, kann eine entscheidende Rolle dabei spielen, wie sie ankommt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie so früh wie möglich buchen, um zu vermeiden, dass Sie an einem Ort festsitzen, der einfach nicht passt. Außerdem gilt: Je früher Sie buchen, desto günstiger wird es.

Woher wissen Sie, dass Sie den richtigen Veranstaltungsort haben? Die Größe Ihres Treffens ist ausschlaggebend, aber auch hier kommt es auf die Ziele an.

Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der die Aktivität unterstützt, die Sie fördern möchten. Wenn es vor allem darum geht, Kontakte zu knüpfen, brauchen Sie einen Raum mit Aktivitäten und Plätzen zum Essen und zum geselligen Beisammensein.

Pro-Tipp: Wenn zu Ihrem Team Mitglieder gehören, die in anderen Teilen des Landes leben, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie eine ansprechende virtuelle Rückzugsmöglichkeit für entfernte Teams schaffen können, die möglicherweise nicht persönlich an der Veranstaltung teilnehmen können.

Wenn es eher um konzentriertes Arbeiten wie Brainstorming geht, ist ein Veranstaltungsort am Pool vielleicht nicht die beste Wahl. Achten Sie stattdessen darauf, dass Ihr Veranstaltungsort über einen ruhigen Raum verfügt, der relativ ablenkungsfrei ist.

Liza empfiehlt außerdem, die einzigartigen Möglichkeiten zu nutzen, die Ihre Stadt oder Region zu bieten hat.

„Wir haben unseren Sitz in L.A., und ein Großteil unseres Teams kommt aus dem Mittleren Westen“, sagt Liza, „deshalb legen wir Wert darauf, unsere Offsites an Orten abzuhalten, an denen unser Team die großartigen Dinge Kaliforniens erleben kann. Das könnte bedeuten, dass wir an den Strand von Santa Monica, in ein Haus in Malibu oder in ein örtliches Weingut fahren, damit die Leute das tolle Wetter erleben können.“

Wenn Sie in der Nähe der Berge wohnen, sollten Sie einen Ausflug außerhalb der Saison in einem örtlichen Skigebiet in Betracht ziehen. Wenn Sie zufällig in der Nähe einer blühenden Innenstadt wohnen, übernehmen Sie ein angesagtes Restaurant oder einen Kunstort. Finden Sie die Dinge, die Ihre Gegend einzigartig machen, und heben Sie sie hervor.

Ein weiterer Faktor – ein Veranstaltungsort, der Erfahrung mit der Ausrichtung von Firmenveranstaltungen hat.

„Ich kann Ihnen gar nicht sagen, wie hilfreich es ist, mit einem Veranstaltungsort zusammenzuarbeiten, der schon einmal eine Klausur durchgeführt hat, vor allem, wenn Sie zum ersten Mal eine solche planen“, erklärt Alexis. „Schauen Sie auf der Website nach, ob es dort Mitarbeiter gibt, die sich auf Firmenveranstaltungen spezialisiert haben. Suchen Sie nach einem ‚Corporate Event Coordinator‘ oder einem ‚Corporate Services‘-Kontakt. Das sind die Leute, die mit ihrer Erfahrung dazu beitragen können, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird.“

Besichtigen Sie den Ort vorher

Wenn möglich, machen Sie einen Rundgang, um sich einen Überblick zu verschaffen. So können Sie eine ganze Reihe potenzieller Fallstricke vermeiden, an die Sie gar nicht gedacht haben.

Noch einmal Liza:

„Wenn es etwas gibt, das ich vor meiner ersten Veranstaltung gerne getan hätte, dann wäre es, den Ort vorher selbst zu besichtigen, um sich einen Überblick über das Gelände zu verschaffen“, erklärt sie. „Das hätte uns einige der Probleme erspart, die wir hatten, z. B. dass die Busse sich verfahren haben oder wir nicht wussten, wo wir parken sollten.“

Verbinden Sie Ihren Rückzug mit dem Zweck Ihres Unternehmens

Manchmal ist es schwieriger als Sie denken, Ihr Team für ein Offsite zu begeistern. Auch wenn diese Veranstaltungen Spaß machen und entspannend sein sollen, wird es einige Leute in Ihrem Team geben, die darin eine Ablenkung von der Arbeit sehen, die sie eigentlich tun sollten, oder die lieber einfach nur einen freien Tag hätten.

Fördern Sie die interne Zustimmung, indem Sie Ihre Klausurtagung zweckorientiert gestalten.

„Bei unserer letzten Klausurtagung haben wir die Leute in Teams zusammengestellt und sie für eine Wohltätigkeitsorganisation ihrer Wahl antreten lassen“, erklärt Alexis. „Den Leuten ein Ziel und eine Sache zu geben, um die sie sich versammeln können, hat wirklich dazu beigetragen, die Leute zu begeistern und zu engagieren – es kam niemandem wie eine Zeitverschwendung vor.“

Ernennen Sie einen Sicherheitsbeauftragten

Eine Klausurtagung außerhalb des Geländes birgt ein etwas größeres Risiko als der normale Arbeitsalltag.

Es ist zwar unwahrscheinlich, dass Sie Ihr Team direkt in Gefahr bringen, aber Sie werden sich in einer neuen Umgebung befinden und die Gefahr von Verletzungen oder anderen Unglücken ist größer. (Vor allem, wenn Alkohol im Spiel ist.)

Es ist eine gute Idee, für den Fall der Fälle vorzusorgen, um sicherzugehen. Hier kommt ein Sicherheitsbeauftragter ins Spiel.

Ihr Sicherheitsbeauftragter sollte:

• Sich verpflichten, den ganzen Tag nüchtern zu bleiben, damit er oder sie im Notfall fahren kann.
• Das nächstgelegene Krankenhaus kennen.
• Einen Erste-Hilfe-Kasten für das Büro mitbringen.
• Wiederbelebungsmaßnahmen kennen.

Der Sicherheitsbeauftragte sollte nicht Sie selbst sein. Wenn Ihr Sicherheitsbeauftragter jemanden ins Krankenhaus fahren muss, sind Sie immer noch da, um bei der Durchführung der Veranstaltung zu helfen.

Befriedigen Sie die „Einflussnehmer“

Egal, was Sie tun, Sie können es nicht allen recht machen – gehen Sie also strategisch vor.

„Zum Teil kommt es einfach darauf an, dass Sie Ihr Team kennen“, erklärt Liza. „In jedem Unternehmen gibt es eine Handvoll ‚Einflussnehmer‘, deren Meinung auf andere abfärben wird.“

Grundsätzlich gilt: Wenn sie nicht zufrieden sind, ist niemand zufrieden. Herauszufinden, wer Ihre Einflussnehmer sind, und die kleinen Dinge zu tun, um sie bei der Stange zu halten, ist von entscheidender Bedeutung.

Transportmittel arrangieren

Alle Teammitglieder mit ihren eigenen Autos fahren zu lassen, ist normalerweise keine Option. Das ist zu chaotisch, Sie haben wahrscheinlich nicht genügend Parkplätze vor Ort, und alle kommen zu unterschiedlichen Zeiten an und bringen Ihren Zeitplan durcheinander. (Wenn Sie in einer Stadt mit guten öffentlichen Verkehrsmitteln leben, besitzen die meisten Ihrer Mitarbeiter vielleicht nicht einmal ein Auto.)

Die Swoop-App ist eine großartige Möglichkeit, die wir in der Vergangenheit genutzt haben, um die Mitarbeiter sicher zum Büro und wieder zurück zu bringen.

„Wir haben einen großartigen Dienst namens Swoop genutzt, um unser Team zum Standort zu bringen“, erklärt Alexis. „Das Beste an der Zusammenarbeit mit Swoop ist, dass sie mit vielen Veranstaltungsorten in der Stadt zusammenarbeiten und uns mit Ratschlägen zur Seite stehen, wie wir die Veranstaltung zu einem Erfolg machen können.“

Planen Sie den Tag genau, aber planen Sie Pufferzeiten ein

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team eine Reiseroute hat. Dies wird dazu beitragen, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft, aber planen Sie auch Pufferzeiten ein, z. B. für Wasserpausen, Cocktails und geselliges Beisammensein. Unvorhergesehene Verzögerungen wird es immer geben, daher sollten Sie diese Flexibilität einplanen, damit Ihre Veranstaltung nicht aus dem Ruder läuft.

Sein Sie vernünftig in Bezug auf Alkohol

Trinken oder nicht trinken?

Ob bei Ihrem Betriebsausflug getrunken wird oder nicht, liegt in der Hand der Geschäftsleitung und somit außerhalb Ihrer Kontrolle. Wenn Ihr Unternehmen jedoch Alkohol zur Verfügung stellt, sollten Sie dafür sorgen, dass genügend Wasser vorhanden ist. Eine gute Faustregel ist, so viel Wasser wie Alkohol bereitzustellen. Wenn Sie also 15 Flaschen Wein haben, sollten Sie auch 90 Flaschen Wasser vorrätig haben (gehen Sie von sechs Gläsern pro Flasche aus).

Ein weiterer wichtiger Punkt: Vergessen Sie nicht, Essen zu servieren, bevor Sie den Alkohol ausschenken. Auf leeren Magen zu trinken ist ein Rezept für eine Katastrophe. (Und damit das klar ist: Wackelpudding zählt nicht als Essen.)

Und natürlich, wenn getrunken wird, kein Autofahren. Das ist es nie wert. Keine Ausnahmen.

Weitere Tipps finden Sie in unserem Beitrag über Alkohol am Arbeitsplatz.

Genießen Sie sich selbst

Schließlich sollten Sie daran denken, dass Betriebsausflüge für das gesamte Team gedacht sind. Und wissen Sie, wer ein superwichtiger Teil des Teams ist? Sie!

Sicher, leichter gesagt als getan. Als Verantwortlicher für die Veranstaltung wirst du zwangsläufig ein größeres Verantwortungsgefühl haben. Aber du solltest trotzdem an den Aktivitäten teilnehmen, etwas vom Essen probieren und dich mit deinen Teamkollegen austauschen.

Liza führt aus:

„Ob es nun bedeutet, ein Reinigungsteam zu engagieren, damit Sie nicht bis Mitternacht am Veranstaltungsort festsitzen und aufräumen müssen, oder ob es nur bedeutet, sich zwanzig Minuten Zeit zu nehmen, um durchzuatmen, das Essen zu genießen und ein Glas Wein zu trinken, Sie müssen sicherstellen, dass Sie auch etwas von der Veranstaltung haben. Denken Sie daran, dass diese Veranstaltungen für das gesamte Team gedacht sind – und das schließt Sie mit ein.“

Was sind die wichtigsten Dinge, die man bei der Planung eines Firmenausflugs beachten sollte? Haben wir etwas übersehen?

Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

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