Wenn Sie schon einmal gebeten wurden, ein Geheimnis zu bewahren, dann verstehen Sie bereits das Grundkonzept von Geheimhaltungsvereinbarungen.

Eine Geheimhaltungsvereinbarung oder „NDA“ schafft eine vertrauliche Beziehung zwischen einer Person oder einem Unternehmen, das über vertrauliche Informationen oder Geschäftsgeheimnisse verfügt, und einer Person, die Zugang zu diesen Informationen hat. Die NDA-Vereinbarung schützt diese Geschäftsgeheimnisse, indem sie die Art und Weise einschränkt, in der sie verwendet oder offengelegt werden können.

Der Begriff „Geschäftsgeheimnis“ klingt sehr nach Hightech, und in der Tat haben Technologieunternehmen oft Geschäftsgeheimnisse. Aber vertrauliche Informationen können alle Arten von Informationen sein, die ein Unternehmen geheim halten will, um einen wirtschaftlichen Vorteil gegenüber seinen Konkurrenten zu haben. Dazu können Kundenlisten, Expansionspläne, Informationen über neu entwickelte Produkte, Informationen über anhängige Rechtsstreitigkeiten oder Daten über die Kunden eines Unternehmens gehören.

Gelegentlich unterzeichnen die Parteien eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung, in der sie sich verpflichten, keine vertraulichen Informationen über die jeweils andere Partei preiszugeben. Eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung ist nützlich, wenn zwei Unternehmen Informationen austauschen müssen, z. B. wenn sie eine Fusion oder ein Joint Venture in Erwägung ziehen.

Was beinhaltet eine Geheimhaltungsvereinbarung?

Eine standardmäßige Geheimhaltungsvereinbarung oder Vertraulichkeitsvereinbarung umfasst Folgendes:

• Eine Definition der Informationen, die als vertraulich gelten.
• Eine Beschreibung aller Informationen, die von der Geheimhaltung ausgeschlossen sind. Beispielsweise können vertrauliche Informationen in der Regel offengelegt werden, wenn sie für rechtliche oder buchhalterische Zwecke erforderlich sind, und Informationen gelten in der Regel nicht als vertraulich, wenn sie bereits veröffentlicht wurden.
• Eine Beschreibung der Verpflichtungen der empfangenden Partei. Zusätzlich zur vertraulichen Behandlung der Informationen kann die empfangende Partei verpflichtet sein, vertrauliche Informationen zu vernichten oder zurückzugeben, wenn sie damit fertig ist.
• Zeiträume. Eine Geheimhaltungsvereinbarung kann den Zeitraum begrenzen, in dem die Informationen als vertraulich gelten.
• Sonstige Bestimmungen. Wie die meisten Verträge kann ein NDA am Ende Standardvertragsklauseln enthalten, einschließlich Klauseln in Bezug auf Änderungen, Rechtswahl, Wahl des Gerichtsstands, Schiedsverfahren und Anwaltsgebühren.

Eine Geheimhaltungsvereinbarung kann ein eigenständiges Dokument sein, oder Vertraulichkeitsklauseln können in ein anderes Dokument aufgenommen werden, wie z. B. in einen Arbeitsvertrag, einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer oder einen Vertrag, der eine Geschäftsbeziehung begründet.

Was sind einige Verwendungszwecke für Geheimhaltungsvereinbarungen?

Geheimhaltungsvereinbarungen werden immer häufiger eingesetzt. Hier sind einige der häufigsten Fälle, in denen sie zum Einsatz kommen:

• Geheimhaltungsverträge für Arbeitnehmer. Wenn Ihr Unternehmen mit sensiblen Informationen, Erfindungen, Forschung oder Produktentwicklung zu tun hat, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter keine Unternehmensinformationen an Außenstehende weitergeben. Selbst wenn Sie nur über gewöhnliche Geschäftsinformationen wie Verkaufsdaten und Kundenlisten verfügen, kann eine Vertraulichkeitsvereinbarung für Mitarbeiter dazu beitragen, dass geheime Informationen nicht in die Hände von Konkurrenten gelangen.
• Vereinbarungen mit unabhängigen Auftragnehmern. Unabhängig davon, ob es sich um Ihren virtuellen Assistenten, Ihren Teilzeitbuchhalter oder die Person handelt, die Sie für ein spezielles Projekt eingestellt haben, haben unabhängige Auftragnehmer häufig Zugang zu Informationen, von denen Sie nicht möchten, dass sie veröffentlicht werden.
• Vereinbarungen mit Personen, von denen Sie Finanzmittel erhalten möchten. Wenn Sie sich an Risikokapitalgeber oder lokale Investoren wenden, müssen Sie Informationen über Ihre Produkte, Ihre Finanzen und Ihre Pläne preisgeben. Ein NDA kann sicherstellen, dass Ihre Ideen nicht an ein konkurrierendes Startup weitergegeben werden.
• Vereinbarungen mit Personen, mit denen Sie Geschäfte machen. Ärzte und Anwälte sind verpflichtet, die Informationen ihrer Patienten und Kunden vertraulich zu behandeln, aber das gilt nicht für die meisten anderen Geschäftsleute. Wenn die Personen, mit denen Sie geschäftlich zu tun haben, Ihre vertraulichen Informationen erhalten oder Zugang zu ihnen haben, möchten Sie vielleicht, dass sie ein NDA unterzeichnen. Beispiele hierfür sind das Unternehmen, das Sie mit der Herstellung Ihres neuen Produkts beauftragen, und der Reinigungsdienst, dessen Mitarbeiter nachts allein in Ihrem Büro sind.
• Vereinbarungen bei Rechtsstreitigkeiten oder Schiedsverfahren. Wenn zwei Parteien in einen Rechtsstreit verwickelt sind, gibt es ein formelles Verfahren für den Austausch von Informationen. Üblicherweise verlangen die Parteien voneinander die Unterzeichnung von Vertraulichkeitsvereinbarungen, die die Weitergabe oder Verwendung der Informationen außerhalb des Rechtsstreits verbieten.

Was tun, wenn Sie gebeten werden, ein NDA-Formular zu unterzeichnen

Im Laufe Ihrer Geschäftstätigkeit oder Ihres Arbeitsverhältnisses werden Sie wahrscheinlich gebeten, eine Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterzeichnen. Denken Sie daran, dass Geheimhaltungsvereinbarungen auch in anderen Dokumenten enthalten sein können. Achten Sie daher auf Überschriften wie „Vertraulichkeit“, „Vertrauliche Informationen“ oder „Geheimhaltung“.

Lesen Sie zunächst die Vereinbarung. Die meisten NDAs werden auf der Grundlage einer Vorlage oder eines Formulars erstellt, und sie können lang sein und Dinge enthalten, die auf Ihre Situation nicht zutreffen. Nachdem Sie die Vereinbarung gelesen haben, fragen Sie sich, ob sie Verpflichtungen enthält, die Sie nur schwer erfüllen können. Wenn ja, besprechen Sie diese mit der Person, die Sie gebeten hat, das NDA zu unterzeichnen, und versuchen Sie, die Bedingungen neu auszuhandeln.

Wenn Sie über vertrauliche Informationen verfügen, sollten Sie sich vor einer Vertraulichkeitserklärung hüten, die zwar wie ein NDA aussieht, aber genau das Gegenteil bewirkt. Diese Art von Klausel besagt in der Regel, dass die Vereinbarung keine vertrauliche Beziehung schafft oder keine Verpflichtung zur Geheimhaltung oder Vertraulichkeit begründet. Das bedeutet, dass die andere Partei nicht verpflichtet ist, Ihre vertraulichen Informationen geheim zu halten.

Ob Sie eine solche Vereinbarung von Grund auf entwerfen oder ein Formular für eine Vertraulichkeitsvereinbarung verwenden, ein NDA ist eine gute Möglichkeit, sensible Geschäftsinformationen davor zu schützen, dass sie vorzeitig an die Öffentlichkeit gelangen. Wenn Sie routinemäßig vertrauliche Informationen von anderen erhalten, werden Sie wahrscheinlich auch deren Geheimhaltungsvereinbarungen unterzeichnen müssen. Vergewissern Sie sich nur, dass Sie sie vorher gelesen und Ihre Verpflichtungen verstanden haben.