In jedem Unternehmen ist das Know-how über die täglichen Aktivitäten Ihres Unternehmens das, was Ihr Unternehmen am Laufen hält.

Was noch wichtiger ist – es ist in der Regel das, was Sie von Ihren Konkurrenten abhebt.

So ist es sehr wichtig, dafür zu sorgen, dass dieses Know-how und diese Informationen in Ihrem Unternehmen bleiben.

Es mag einfach erscheinen und zur normalen Geschäftsetikette gehören, aber Sie möchten sicherstellen, dass unser Unternehmen vor möglichen Verstößen gegen die Vertraulichkeit geschützt ist.

In diesem Artikel geht es um die Vertraulichkeit am Arbeitsplatz – warum sie wichtig ist und was Sie tun können, um sie zu wahren.

Warum ist Vertraulichkeit wichtig?

Die Vertraulichkeit am Arbeitsplatz bezieht sich auf alle vertraulichen Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit erhalten.

Es gibt drei Haupttypen –

1. persönliche Informationen von Kunden
2. Mitarbeiterinformationen, die von Managern gesammelt werden, und
3. „firmeneigene Informationen“

Dieser Artikel konzentriert sich auf die dritte Art von Informationen – firmeneigene Informationen, die man auch einfach „Geschäftsinformationen“ oder „Betriebsgeheimnisse“ nennen kann.

Geschäftsinformationen können alles umfassen, von Geschäftsdokumenten bis hin zu den Einzelheiten von Geschäftsprozessen, Finanzdaten, Kundenlisten, dem Softwarecode Ihres Produkts und Ihrer Marketingstrategie.

Normalerweise sind diese Art von Informationen nicht für die Öffentlichkeit zugänglich, und schon gar nicht für Ihre Konkurrenten.

Warum?

In dem heutigen wettbewerbsintensiven Klima sind diese vertraulichen Informationen das, was Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihren Konkurrenten verschaffen könnte – also wollen Sie sie sicher aufbewahren!

Beispiele für die Verletzung der Vertraulichkeit am Arbeitsplatz

Um zu verstehen, wie wichtig die Wahrung der Vertraulichkeit am Arbeitsplatz ist, wäre es gut, die verschiedenen Möglichkeiten zu untersuchen, wie sie verletzt werden kann.

Beginnen wir mit einigen Beispielen.

Wenn Ihr ehemaliger Angestellter zu einem Konkurrenten wechselt und Ihre Kundenliste weitergibt, könnte dies Ihr Geschäft ins Trockene bringen.

Oder stellen Sie sich vor, ein Auftragnehmer erstellt einen Softwarecode für Ihr neues Produkt, verwendet dann aber genau denselben Softwarecode, wenn er bei einem anderen Unternehmen unter Vertrag genommen wird.

Dann würde das bedeuten, dass Sie ein identisches Produkt wie ein anderes Unternehmen haben.

Das ist das Letzte, was Sie sich für Ihr Unternehmen wünschen, und deshalb gibt es ein paar Dinge, die Sie tun können, um dies zu vermeiden.

Geheimhaltung am Arbeitsplatz

Es gibt rechtliche und nicht-rechtliche Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen innerhalb und außerhalb Ihres Arbeitsplatzes geschützt werden.

Haben Sie es schriftlich festgehalten?

Vertraulichkeitsklauseln

Es ist immer ein guter Anfang, den Umgang mit vertraulichen Informationen von Anfang an zu klären, wenn Sie neue Mitarbeiter, Auftragnehmer, Dienstleister, Lieferanten oder Kunden an Bord holen.

Sie sollten mit einem rechtsverbindlichen Vertrag beginnen, aber es ist immer eine gute Idee, eine „Vertraulichkeitsklausel“ aufzunehmen.

Dies ist ein wichtiger erster Schritt: Schützen Sie Ihre Geschäftsinformationen davor, dass sie von jedem gestohlen werden, der mit Ihrem Unternehmen in Berührung kommt.

Geheimhaltungsvereinbarungen/Vertraulichkeitsvereinbarungen

Vertrauliche Informationen können manchmal ihren Weg außerhalb des Arbeitsplatzes finden – daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie auch davor geschützt sind.

Auch wenn Sie mit jemandem nicht formell als Angestellter oder Auftragnehmer zusammenarbeiten, können Sie in geschäftlichen Gesprächen dennoch Geschäftsinformationen austauschen.

Ein Investor könnte sich zum Beispiel für Ihr Unternehmen interessieren.

Das könnte eine Reihe von Gesprächen nach sich ziehen, in denen Sie viele vertrauliche Geschäftsinformationen preisgeben, um Ihr Unternehmen gut aussehen zu lassen – von Ihren Finanzdaten bis hin zu Kundenkreisen und Verkaufsstrategien.

Wenn dies der Fall ist, ist es immer eine gute Idee, eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non Disclosure Agreement, NDA) oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung abzuschließen, um sicherzustellen, dass der Investor diese vertraulichen Informationen nirgendwo anders verwendet oder weitergibt.

Sind Sie sich nicht sicher, wie diese funktionieren? IP Australia gibt Ihnen hier einen kurzen Überblick.

IP Assignment Deeds

Dies ist eine Art juristisches Dokument, das das Eigentum an geistigem Eigentum (IP), das von einer Person geschaffen wurde, vollständig auf eine andere Person überträgt.

IP ist der Schlüssel zum Erfolg vieler Unternehmen – und sicherzustellen, dass Ihr IP geschützt ist, bedeutet auch, dass Ihr Unternehmen geschützt ist (wir haben hier über IP geschrieben!

Im Geschäftsleben stellt ein solcher Vertrag sicher, dass alle Mitarbeiter, Anteilseigner oder Auftragnehmer, die Zugang zu geistigem Eigentum haben oder zu diesem beitragen, das im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit geschaffen wurde, dieses Recht auf geistiges Eigentum an Sie zurückübertragen.

Wenn Sie beispielsweise einen Auftragnehmer mit der Erstellung Ihres Firmenlogos beauftragen, möchten Sie sicherstellen, dass dieses Firmenlogo Ihrem Unternehmen gehört.

Andernfalls hat der Auftragnehmer das Recht, das Logo an andere Unternehmen weiterzuverkaufen und zu verbreiten.

Mit einer IP-Assignment Deed überträgt der Auftragnehmer alle Rechte an dem Logo an Ihr Unternehmen, so dass nur Sie und Ihr Unternehmen das ausschließliche Recht haben, es zu verwenden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was der Schutz des geistigen Eigentums für Ihr Unternehmen bedeutet, können Sie unseren Leitfaden lesen.

Vertraulichkeitsrichtlinien

Schließlich sollten Sie auch eine Arbeitsplatzrichtlinie in Erwägung ziehen.

Wenn Sie einen Arbeitsplatz betreiben, müssen Sie sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben, Zuständigkeiten und Pflichten verstehen.

Gut ausgearbeitete Arbeitsplatzrichtlinien sorgen dafür, dass Ihre Richtlinien einheitlich und praktisch sind.

Dies ist eine gute Gelegenheit, Regeln für die Vertraulichkeit am Arbeitsplatz aufzustellen, die Ihre Mitarbeiter ständig daran erinnern, dass Sie diese sehr ernst nehmen.

Sind Ihre vertraulichen Informationen im Büro geschützt?

Es ist zwar gut, Vertraulichkeitsrichtlinien und -verträge zu haben, aber es gibt auch nicht-rechtliche Maßnahmen, die Sie ergreifen können.

In der heutigen Welt hat es die Technologie einfacher gemacht, auf alle Arten von sensiblen und vertraulichen Informationen innerhalb eines Unternehmens zuzugreifen.

Sie sollten sicherstellen, dass Sie eine sichere Speicherplattform verwenden, die den Zugriff von außen oder potenzielle Sicherheitsbedrohungen verhindert.

Außerdem gibt es viele neue Tools, mit denen Sie den Zugriff auf bestimmte Informationen und Dokumente in Ihrem Unternehmen beschränken können.

Damit lässt sich eingrenzen, wer sensible und vertrauliche Informationen einsehen kann, und es wird eine Kultur der Vertraulichkeit am Arbeitsplatz gefördert.

Sie könnten zum Beispiel alle Konten und Finanzdaten Ihres Unternehmens auf die Personen beschränken, die direkt mit diesen Informationen arbeiten.

So vermeiden Sie, dass andere Arbeitnehmer versehentlich (oder absichtlich) über diese sensiblen Informationen stolpern, was zu Voreingenommenheit, Diskriminierung und Kritik führen kann.

Nächste Schritte

So, wir haben darüber gesprochen, warum die Wahrung der Vertraulichkeit am Arbeitsplatz wichtig ist.

Wie geht es weiter?

Als erster Schritt ist es eine gute Idee, die Hilfe eines Anwalts in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Verträge Vertraulichkeitsklauseln enthalten.

Dann sollten Sie sich Gedanken über die Abtretungsurkunden für geistiges Eigentum, NDAs und Vertraulichkeitsrichtlinien machen.

Sie sollten sicherstellen, dass Sie alles richtig machen, denn diese Vertraulichkeitsklauseln können knifflig sein, und manchmal lässt ihre Formulierung ein paar Lücken.

Außerdem können für Vertraulichkeitsvereinbarungen besondere gesetzliche Anforderungen gelten.

Jeder australische Bundesstaat hat seine eigenen Gesetze zum Schutz der Privatsphäre am Arbeitsplatz und zur Überwachung (weitere Einzelheiten finden Sie am Ende dieser Seite).

Suchen Sie also unbedingt die Hilfe eines Anwalts, um Ihre Verträge abzufassen, und achten Sie besonders auf die Vertraulichkeitsbestimmungen, die Ihnen Sicherheit geben.

Wenn Sie Hilfe bei der Gestaltung Ihrer Verträge zum Schutz Ihrer vertraulichen Informationen benötigen oder eine Beratung über Ihre künftigen Möglichkeiten wünschen, sind wir für Sie da!

Sie erreichen uns unter 1800 730 617 oder [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie ist Rechtsanwältin bei Sprintlaw und hat einen Abschluss in Rechtswissenschaften der UNSW. Regie hat bereits Erfahrungen in Anwaltskanzleien und Tech-Start-ups gesammelt und hat diese Leidenschaften in ihrer Arbeit bei Sprintlaw zusammengebracht.

Tomoyuki Hachigo

Tomo ist Mitbegründer von Sprintlaw und Wirtschaftsanwalt mit einem breiten Spektrum an juristischer Erfahrung. Bevor er Sprintlaw gründete, war er M&A-Anwalt in einer erstklassigen Anwaltskanzlei und beriet Unternehmen aller Größenordnungen, von Großunternehmen bis hin zu Start-ups.