Die Einstellung eines Mitarbeiters und die erste Gehaltsabrechnung sind ein großer Schritt für jedes kleine Unternehmen – und wie jede neue Unternehmensphase bringt sie eine Reihe neuer Verantwortlichkeiten und Komplexitäten mit sich.

Neue Arbeitgeber müssen sich mit den Gehaltsabrechnungsformularen und der Lohnsteuer auseinandersetzen, und es gibt erstaunlich wenige gute Quellen, die ihnen dabei helfen. Vielleicht haben Sie ein paar Ihrer Fragen gegoogelt oder die Website des Internal Revenue Service (IRS) durchgeblättert, aber Sie fühlen sich immer noch verwirrt und unsicher.

Nur keine Panik! Wir sind hier, um Ihnen die Welt der Gehaltsabrechnung, der Steuern und der IRS-Formulare, die mit der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters einhergehen, zu erklären.

In diesem Leitfaden erläutern wir das IRS-Formular 941, die vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers, einschließlich:

• Was das Formular 941 ist
• Warum der IRS von Arbeitgebern verlangt, es einzureichen
• Wie Sie herausfinden, ob Sie das Formular 941 einreichen müssen
• Wann und wie Sie das Formular 941 ausfüllen und einreichen

Was ist das Formular 941?

Wenn Sie es eilig haben, hier das Wichtigste:

• Was wird auf Formular 941 angegeben: Einkommens- und FICA-Steuerabzug sowie der Arbeitgeberanteil
• Wann wird es eingereicht? Vierteljährlich
• Wer muss es einreichen: Die meisten Arbeitgeber in den USA

Das Formular 941 ist, kurz gesagt, ein Dokument, das der IRS von den Arbeitgebern vierteljährlich einfordert. Es soll dem IRS und den Arbeitgebern selbst dabei helfen, herauszufinden, wie viel Einkommenssteuer und FICA-Steuer (Federal Insurance Contribution Act) ein kleines Unternehmen der Bundesregierung vierteljährlich schuldet.

Auf dem Formular 941 geben die Unternehmen die Einkommens-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern an, die sie im Laufe des Quartals von den Gehaltsschecks ihrer Mitarbeiter einbehalten haben. Da die FICA-Steuern zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt werden, enthält das Formular 941 auch den Anteil des Arbeitgebers an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (mehr zu den geteilten Steuern später).

Wie unterscheidet sich das Formular 941 vom Formular 940?

Kleine Unternehmen und Arbeitgeber müssen eine Reihe von Lohnsteuerformularen beim IRS einreichen, so dass man sie leicht verwechseln kann. Die Formulare 940 und 941 ähneln sich insofern, als sie beide zur Berechnung und Meldung der von einem Arbeitgeber geschuldeten Steuern an die Bundesregierung verwendet werden. Das Formular 941 muss jedoch vierteljährlich ausgefüllt werden und enthält Angaben zur Quellensteuer und zur geteilten Steuer.

Das Formular 940 wird nur einmal im Jahr ausgefüllt und enthält stattdessen die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) des Arbeitgebers. Man kann es auch so sehen: Mit dem Formular 940 werden nur die Steuern des Arbeitgebers gemeldet, während mit dem Formular 941 die Einkommenssteuer und die geteilten Steuern (die zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt werden) gemeldet werden.

Wie unterscheidet sich das Formular 941 von dem Formular 944?

Die Formulare 941 und 944 sind sich sogar noch ähnlicher – beide werden verwendet, um dem IRS die FICA- und Einkommenssteuereinbehaltung zu melden. Der Hauptunterschied hängt davon ab, wie viel Steuern Ihr kleines Unternehmen für das Jahr schuldet.

Während das Formular 941 von den meisten Arbeitgebern vierteljährlich eingereicht wird, reichen kleine Unternehmen, deren jährliche FICA- und Quellensteuern weniger als 1.000 $ betragen, stattdessen das Formular 944 ein, und zwar nur einmal pro Jahr.

Warum die IRS von den Arbeitgebern die Einreichung des Formulars 941 verlangt

Das Formular 941 ist ein IRS-Formular, das sich mit Steuern befasst, mit denen die meisten Menschen in den USA vertraut sind. Als Arbeitnehmer oder Arbeitgeber haben Sie wahrscheinlich schon mit der Einbehaltung von Einkommenssteuern zu tun gehabt und gesehen, wie die Bundesversicherungssteuer (FICA) von den Gehaltsschecks einbehalten wird.

Während die Einkommenssteuer vom Arbeitnehmer gezahlt wird, sind die Arbeitgeber für die Einbehaltung dieser Steuer und ihre Abführung an die Bundesregierung verantwortlich. Die Arbeitgeber sind auch dafür verantwortlich, 50 % der FICA-Steuer zu zahlen und die anderen 50 % von den Gehaltsschecks ihrer Arbeitnehmer einzubehalten.

Um den Überblick darüber zu behalten, wie viel Einkommens- und FICA-Steuer die Arbeitgeber einbehalten und wie viel sie für ihren Anteil an der FICA-Steuer schulden, verwendet die IRS das Formular 941 und verlangt von den meisten Arbeitgebern, dass sie es vierteljährlich einreichen. Das Formular hilft sowohl dem IRS als auch dem Arbeitgeber, den Überblick über die im Laufe des Jahres einbehaltenen, geschuldeten und gezahlten Steuern zu behalten, und vereinfacht so die Steuererklärung am Jahresende.

Was sind Quellen- und FICA-Steuern überhaupt?

Lassen Sie uns kurz einen Schritt zurückgehen. Viele von uns haben zwar schon von Einkommenssteuerabzügen und FICA-Steuern gehört, aber vielleicht wissen Sie nicht so genau, was sie bedeuten. In der Welt der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Beschäftigung gibt es drei Hauptarten von Steuern:

• Quellensteuern: Dies sind Steuern, die Ihre Mitarbeiter auf ihr Einkommen zahlen – sowohl die normale Einkommensteuer als auch ihren Anteil an der FICA-Steuer. Sie sind dafür verantwortlich, diese Steuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einzubehalten und sie an die richtige Steuerbehörde abzuführen. Diese Steuern sind Teil der Angaben auf dem Formular 941.
• Steuern des Arbeitgebers: Wie der Name schon sagt, sind Sie, der Arbeitgeber, für die Zahlung aller dieser Steuern verantwortlich.
• Geteilte Steuern: Diese Steuern werden zwischen Ihnen und Ihren Arbeitnehmern aufgeteilt und umfassen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (oder FICA). Diese werden ebenfalls auf dem Formular 941 angegeben. Auch hier sind Sie dafür verantwortlich, den Anteil des Arbeitnehmers einzubehalten und den gesamten Betrag (Ihren Anteil und den des Arbeitnehmers) an die zuständige Steuerbehörde abzuführen.

Die Einkommenssteuern machen den größten Teil der Steuerbemessungsgrundlage des IRS aus, während die FICA-Steuern in Sozialversicherungsprogramme wie Social Security und Medicare fließen. Da der Einkommenssteuersatz jedes Mitarbeiters je nach Jahreseinkommen, qualifizierten Familienangehörigen, persönlichen Präferenzen und anderen Faktoren variiert, müssen Sie jährlich von jedem Mitarbeiter ein W-4-Formular einholen. In diesem Formular wird angegeben, wie viel Einkommenssteuer Sie von den Gehaltsschecks abziehen müssen.

Die FICA-Standardsteuer für 2019 beträgt 7,65 % für beide Parteien, den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer. Die Aufschlüsselung sieht folgendermaßen aus:

• 6,2 % Sozialversicherungssteuer (manchmal auch OASDI genannt)
• 1,45 % Medicare-Steuer

Die Sozialversicherungssteuer gilt nur für die ersten 132.900 Dollar, die ein Arbeitnehmer verdient (für 2019). Danach fallen weder für den Arbeitnehmer noch für den Arbeitgeber weitere Sozialversicherungsabgaben an. Auf der anderen Seite müssen Arbeitnehmer, die mehr als ein bestimmtes Jahreseinkommen verdienen, eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 % auf alle Einkünfte über 200.000 USD für Alleinstehende oder 250.000 USD für Personen, die gemeinsam mit einem Ehepartner einen Antrag stellen, entrichten. Es ist wichtig zu wissen, dass die zusätzliche Medicare-Steuer nur vom Arbeitnehmer und nicht vom Arbeitgeber gezahlt wird.

Muss ich das Formular 941 einreichen?

Lassen Sie uns nun die brennendste aller Fragen beantworten: Müssen Sie das Formular 941 einreichen? Wenn Sie ein Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten sind, lautet die Antwort wahrscheinlich ja. Die große Mehrheit der Unternehmen mit einem oder mehreren W-2-Beschäftigten muss das Formular 941 vierteljährlich einreichen.

Wenn Sie:

• Löhne an einen W-2-Angestellten (Anmerkung: nicht an einen Auftragnehmer) zahlen UND
• Jährlich mehr als 1.000 $ an Quellen- und FICA-Steuern zahlen

,sind Sie verpflichtet, das Formular 941 einzureichen.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen, die Sie beachten sollten. Wie Fundera hervorhebt, müssen „Unternehmen, die nur Landarbeiter einstellen, und Personen, die Haushaltsangestellte wie Hausmädchen oder Kindermädchen beschäftigen“, das Formular 941 nicht einreichen.

Außerdem müssen Sie bei Saisonbetrieben das Formular 941 nur für die Quartale einreichen, in denen Sie tatsächlich Löhne gezahlt haben. Wenn Sie also zum Beispiel einen E-Commerce-Geschenkeshop betreiben, der nur während der Winterferienzeit Mitarbeiter einstellt, müssen Sie das Formular 941 für das zweite Quartal (April bis Juni) wahrscheinlich nicht einreichen.

Wenn Sie erwarten, dass Ihre Quellensteuer- und FICA-Steuerschuld für das Jahr unter 1.000 $ liegt, können Sie sich an die Steuerbehörde wenden, um die Erlaubnis zu erhalten, stattdessen das Formular 944 jährlich einzureichen.

Wie füllt man das Formular 941 aus

Für diejenigen Arbeitgeber, die das Formular 941 einreichen müssen, kommen wir nun zum Wie und Wann. Bevor wir beginnen, sollten Sie ein paar Informationen zur Hand haben:

• Die aktuellen FICA-Steuersätze: Ab 2019 beträgt der Sozialversicherungssteuersatz 6,2 % und der Medicare-Steuersatz 1,45 %, was einen kombinierten FICA-Steuersatz von 7,65 % für den Arbeitnehmer und 7,65 % für den Arbeitgeber ergibt. Anders ausgedrückt: Die Sozialversicherungssteuer beträgt insgesamt 12,4 % und die Medicare-Steuer insgesamt 2,9 %.
• Der Höchstbetrag der Sozialversicherung: Für 2019 zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nur auf die ersten 132.900 Dollar, die ein Arbeitnehmer verdient, Sozialversicherungssteuer.
• Der zusätzliche Medicare-Steuersatz und der Schwellenwert: Der zusätzliche Medicare-Steuersatz beträgt 0,9 % und gilt als reine Arbeitnehmersteuer für alleinstehende Steuerpflichtige, die mehr als 200.000 USD pro Jahr verdienen, oder für zusammen veranlagte Steuerpflichtige, die mehr als 250.000 USD pro Jahr verdienen.
• Die Anzahl der Arbeitnehmer, die Sie während des Quartals beschäftigt haben
• Die Gesamtsumme der an die Arbeitnehmer gezahlten Löhne
• Die steuerpflichtigen Sozialversicherungs- und Medicare-Löhne für das Quartal
• Der Gesamtbetrag, der von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehalten wurde

Berechnung der geschuldeten Steuer

Die Berechnung Ihrer Steuerschuld für das betreffende Quartal ist im Grunde der ganze Sinn des Formulars 941, Wenn Sie die schrittweise Anleitung zum Ausfüllen des Formulars befolgen, können Sie herausfinden, was Sie für das Quartal schulden.

Da das Formblatt 941 verschiedene Steuerarten enthält, ist die Formel zur Ermittlung Ihrer Steuerschuld etwas komplexer, so dass wir sie in vier Teile aufschlüsseln.

• Die Formel für die Einbehaltung der Einkommensteuer sieht folgendermaßen aus: x . Wenn Ihr Arbeitnehmer also seine Steuern als Alleinstehender einreicht und jährlich 50.000 $ verdient, fällt er in die Steuerklasse 22 % und verdient 12.500 $ Bruttolohn pro Quartal. Die Einkommenssteuer, die Sie einbehalten und an das Finanzamt weiterleiten müssen, beträgt also 22 % x 12.500 $ = 2.750 $.
• Die Formel für die Sozialversicherungssteuer sieht folgendermaßen aus: x x . Nehmen wir an, Sie beschäftigen 5 Personen mit demselben Gehalt wie in unserem vorherigen Beispiel – 50.000 $ pro Jahr. Die von Ihnen zu zahlende Sozialversicherungssteuer sieht wie folgt aus: 12,4 % x 5 Mitarbeiter x 12.500 $ = 7.750 $.
• Die Formel für die Medicare-Steuer sieht wie folgt aus: x . Mit dem gleichen Beispiel wie zuvor sieht Ihre Medicare-Steuerschuld wie folgt aus: 2,9 % x 62.500 $ gezahlter steuerpflichtiger Lohn = 1.812,50 $.
• Zusammenfassend können Sie also Ihre gesamte FICA-Steuerschuld für das Quartal ermitteln, indem Sie diese beiden letzten Zahlen addieren: 7.750 $ + 1.812,50 $ = 9.562,50 $.

Die gute Nachricht ist, dass die meisten Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme (einschließlich Wave) alle diese Berechnungen für Sie durchführen, so dass Sie schnell und einfach Zahlen wie die Summe der gezahlten Löhne, die einbehaltene Einkommensteuer und die steuerpflichtigen Löhne für Sozialversicherung und Medicare abrufen können – ohne die ganze Rechnerei.

Wann ist das Formular 941 einzureichen

Das Formular 941 der US-Steuerbehörde IRS ist eine vierteljährliche Meldung. Das bedeutet, dass der IRS von den Arbeitgebern verlangt, dass sie es viermal im Jahr ausfüllen und einreichen und die damit verbundenen vierteljährlichen Steuerzahlungen leisten. Für die große Mehrheit der Kleinunternehmen ist das Formular 941 am fällig:

• 31. Januar (für Quartal 4 des Vorjahres – Oktober bis Dezember)
• 30. April (für Quartal 1 – Januar bis März)
• 31. Juli (für Quartal 2 – April bis Juni)
• 31. Oktober (für Quartal 3 – Juli bis September)

Wie Sie das Formular 941 einreichen und Ihre FICA- und Quellensteuerzahlungen leisten

Wenn es darum geht, das Formular 941 einzureichen und Ihre vierteljährlichen Steuerzahlungen zu leisten, haben kleine Unternehmen einige Möglichkeiten zur Auswahl:

• Online einreichen und bezahlen
• Das Formular und die Zahlungen per Post einreichen
• Mit einem Konto arbeiten, das die Einreichung für Sie übernimmt
• Eine beliebige Kombination der oben genannten Möglichkeiten

Online einreichen und bezahlen

Das Finanzamt preist die elektronische Einreichung als die schnellere, genauere und sicherere Art der Einreichung und Zahlung vierteljährlicher Steuern an.

Um das Formular 941 (oder jedes andere IRS-Formular) online einzureichen, müssen Sie entweder eine Steuersoftware verwenden oder mit einem zugelassenen E-File-Steuerberater zusammenarbeiten. Eine Liste der vom IRS zugelassenen Software finden Sie hier, eine Liste der zugelassenen E-File-Anbieter hier.

Um Ihr vierteljährliches Steuerformular 941 zu bezahlen und Ihre monatlichen oder halbwöchentlichen Einzahlungen online vorzunehmen, verwenden Sie das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).

Wenn Sie mit einer Steuersoftware oder einem Steuerfachmann arbeiten, empfiehlt der IRS, Ihre Zahlungen über Electronic Funds Withdrawal (oder EFW) vorzunehmen. Mit dieser Option können Sie die elektronische Einreichung und die Autorisierung der Zahlung in einem Schritt vornehmen.

Senden Sie das Formular und die Zahlung per Post ein

Während die IRS die Online-Einreichung bevorzugt und empfiehlt, haben Kleinunternehmen auch die Möglichkeit, das Formular 941 zusammen mit den entsprechenden Steuerzahlungen per Post einzuschicken.

Um das Formular und die Zahlung per Post einzuschicken, drucken Sie sowohl das Formular 941 als auch das Formular 941-V, den Zahlungsbeleg, aus. Schicken Sie diese zusammen mit Ihrer Zahlung an die für Ihren Staat angegebene Adresse. Die korrekte Postanschrift finden Sie auf Seite 6 der Anweisungen für das Formular 941.

Zusammen mit einem Steuerberater einreichen

Die letzte Möglichkeit zur Einreichung des Formulars 941 und ausstehender Zahlungen oder Einlagen besteht darin, mit einem Steuerberater oder einem anderen Steuerfachmann zusammenzuarbeiten, der sowohl das Formular als auch die Zahlung für Sie einreichen kann. In der Regel geschieht dies über das oben erwähnte EFW-System (Electronic Funds Withdrawal).

Zusammenfassung

Puh, das war eine Menge. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der durchschnittliche Arbeitgeber die folgenden grundlegenden Informationen über das IRS-Formular 941 beachten sollte:

• Das Formular 941 gibt Auskunft über die Höhe der einbehaltenen Lohnsteuer und der FICA-Steuer (Federal Insurance Contributions Act), für deren Zahlung der Arbeitgeber verantwortlich ist
• Die große Mehrheit der Arbeitgeber, die im Laufe des vorangegangenen Quartals einen oder mehrere W-2-Mitarbeiter beschäftigt haben, muss das Formular 941 einreichen