1099 Guidelines and Instructions

Please Note: The following information is for 1099’s being issued by the Office of Accounting. Si usted está tratando de presentar un 1099 al Estado de Arkansas, por favor envíelo a

Si usted está presentando un formulario que INCLUYE la retención (Federal o Estatal) póngase en contacto con:
Dept. of Finance and Administration
Withholding Tax Branch
PO Box 8055
Little Rock, AR 72203
Teléfono 501-682-7290
(de lunes a viernes, de 8:00am a 4:30pm Central)
[email protected]

Si está presentando un formulario que NO incluye retención contacte con:
Dept. of Finance and Administration
Individual Income Tax
PO Box 3628
Little Rock, AR 72203
Teléfono 501-682-1100
(de lunes a viernes, de 8:00am a 4:30pm Central)
[email protected]

Para preguntas relacionadas con la presentación de W-2’s o 1099’s, por favor llame al 501-682-7290.
Para preguntas relacionadas con los 1099-G de desempleo, por favor llame al 501-682-3200
Para preguntas relacionadas con los 1099-G de reembolso de impuestos, por favor llame al 501-682-1100
Instrucciones para el procesamiento de 1099 para el año calendario 2020 El aumento de las medidas de seguridad impide que muchas agencias reciban correos electrónicos con archivos adjuntos. Por lo tanto, se proporcionará información en el sitio web de la Administración del Departamento de Finanzas & para informar a las agencias de información importante sobre el procesamiento de 1099 que aparece en la Sección de Formularios.

Cambios para el Año Fiscal 2020:
La casilla 14 Abogado es ahora la casilla 10. No utilice el 14 para el código de impuesto de pago de la factura.
La casilla 7 se está dividiendo en un nuevo formulario 1099-NEC. Siga utilizando 07 para el código fiscal del pago de la factura.

Resumen del proceso 1099:
Los formularios 1099 MISCELLANEOUS se producen para satisfacer las Secciones 6041 a 6050N del Código de Rentas Internas, que requiere que los estados y las agencias estatales presenten declaraciones informativas sobre los tipos de pago declarables de la compensación no salarial pagada a los beneficiarios declarables.
Las responsabilidades de las agencias estatales individuales incluyen, pero no se limitan a lo siguiente:

• Determinar qué pagos y beneficiarios deben recibir 1099’s.
• Asegurar que las cantidades reportadas son correctas.
• Proveer información de pagos corregida al DFA – Oficina de Contabilidad
• Proveer información de proveedores corregida al DFA – Oficina de Adquisiciones del Estado

La Oficina de Contabilidad es responsable de lo siguiente:

• Acumular los pagos de proveedores/vendedores declarables a efectos fiscales
• Imprimir y enviar los Formularios 1099-Misceláneos
• Actuar como contacto principal para las preguntas de los proveedores
• Imprimir y enviar los 1099 corregidos
• Transmitir electrónicamente los informes requeridos de los Formularios 1099 al Servicio de Impuestos Internos (IRS).
• Procesamiento de los «Avisos B» del IRS por coincidencias erróneas de número de identificación fiscal/nombre.

Notas importantes para el proceso 1099:

• Los formularios 1099-Misceláneos para el período del 1 de enero de 2020 al 31 de diciembre de 2020 serán producidos por el Departamento de Finanzas y Administración – Oficina de Contabilidad (DFA-OA) para todas las agencias cubiertas por el número de identificación de contribuyente único del Estado de Arkansas – 71-0847443.
• La impresión y el envío de los 1099 es responsabilidad del DFA-OA.
• La exactitud de los datos maestros de los proveedores es responsabilidad de la agencia.
• El Estado de Arkansas ya no está exento de las sanciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) asociadas con la presentación de informes 1099 incorrectos. Las multas impuestas por el IRS que son atribuibles a un error de la agencia serán cargadas a esa agencia.
• Las agencias que han estado utilizando proveedores de una sola vez de AASIS para los pagos de proveedores reportables de impuestos deben completar la hoja de cálculo de corrección de proveedores de una sola vez de la agencia de usuario y devolverla por correo electrónico a DFA-OA en [email protected] nosotros antes del 20 de enero de 2021.
• Los pagos de proveedores de las agencias de usuario deben ser revisados utilizando el informe de proveedores de AASIS 1099 ZFI_1099. Las correcciones deben completarse en AASIS antes del 20 de enero de 2021. Cualquier cambio realizado después del 20 de enero de 2021 debe realizarse en AASIS y la agencia debe ponerse en contacto con el DFA-OA para que se realicen los cambios en el extracto 1099.
• Los pagos a proveedores de las agencias de servicios deben ser revisados por las agencias y los cambios deben enviarse al DFA-OA a más tardar el 20 de enero de 2021. Cualquier cambio realizado después del 20 de enero de 2021 debe presentarse al DFA-OA para que se realice en AASIS y en el extracto 1099.
• Si su agencia ha comprado bienes para el Estado sin utilizar un agente, entonces el Estado debe informar de esos pagos en el formulario 1099-S. Si su agencia tiene algún pago de este tipo, envíe un correo electrónico a [email protected] para obtener ayuda.
• Las preguntas sobre las instrucciones del formulario 1099 que se encuentran en esta página deben enviarse a [email protected].
• Las solicitudes de cambios/adiciones al proveedor de AASIS deben enviarse al Departamento de Transformación y Servicios Compartidos – Oficina de Adquisiciones del Estado (OSP) en [email protected].
• Los proveedores que llamen directamente a las agencias con preguntas sobre el estado de los 1099 deben ser remitidos al servicio de respuesta del DFA-OA llamando a la línea de ayuda 1099 al 1-800-714-9065.
• Las agencias que soliciten la corrección/eliminación de los 1099 de los proveedores después del 20 de enero de 2020 deben presentar las solicitudes a [email protected].
• Las preguntas frecuentes (FAQ) se recopilarán y se colocarán en el sitio web del DFA-OA.

Los plazos:

• Día actual – 20 de enero de 2021- Revisión y corrección de los pagos de proveedores 1099 reportables en AASIS por parte de las agencias usuarias
• Día actual – 20 de enero de 2021- Revisión de los informes de las agencias de la Oficina de Servicios y corrección de los pagos de proveedores 1099 reportables para las agencias de la Oficina de Servicios por parte del DFA- Oficina de Servicios
• 1 de enero, 2021 – 20 de enero- Presentación de hojas de cálculo para proveedores de una sola vez por parte de las agencias usuarias
• 1 de enero de 2021 – 20 de enero de 2021- Presentación de hojas de cálculo para proveedores de una sola vez por parte de las agencias de la Oficina de Servicios
• 21 de enero de 2021 – Extracción de los pagos 1099 reportables por parte del Equipo de Apoyo de AASIS
• 21 de enero, 2021 – Remisión de la información del 1099 del Departamento de Servicios Humanos y de la Comisión de Carreras
• Enero 21 – Enero 27, 2020 – Consolidación por número de identificación fiscal federal y preparación del formulario 1099-MISC para su envío por el DFA-OA
• Enero 29, 2021 – Envío inicial del 1099-Misc y 1099-NEC
• Enero 29, 2021 – Presentación del archivo inicial del IRS 1099-NEC Electrónico
• 1 de febrero de 2021 – Comienza la corrección de los 1099-NEC y 1099-MISC enviados por correo
• 26 de febrero de 2021 – Presentación del archivo inicial del IRS 1099-MISC Electrónico
• 30 de julio de 2021 – Presentación del archivo final de corrección mensual del IRS 1099 sin aumento importante de las sanciones.

Notas importantes

• Los formularios 1099-MisC para el período del 1 de enero de 2020 al 31 de diciembre de 2020, serán producidos centralmente por el DFA-OA para todas las agencias cubiertas por el número de identificación del contribuyente del estado de Arkansas 71-0847443.
• La impresión y el envío de los 1099 para las agencias que registran sus registros contables en AASIS es responsabilidad de la Oficina de Contabilidad. Las agencias son responsables del mantenimiento y la exactitud de sus propios datos de pago a proveedores.
• El Estado de Arkansas ya no está exento de las sanciones del Servicio de Impuestos Internos por la presentación de informes 1099-Misceláneos incorrectos. Las sanciones pagadas al Servicio de Impuestos Internos que sean atribuibles a un error de la agencia serán cargadas a dicha agencia.
• Las agencias que han estado utilizando los proveedores de una sola vez (serie W) de AASIS para los pagos de proveedores con declaración de impuestos deben presentar una hoja de cálculo de proveedores de una sola vez con la información necesaria a DFA-OA antes del 20 de enero de 2021. Los proveedores de una sola vez (serie W) NO se incluirán en el proceso 1099 a menos que se presenten en una hoja de cálculo.
• Los pagos de estipendios de los miembros de la Junta Directiva se pagan como salarios y se informan en un W-2. Los reembolsos de viajes no son declarables en el formulario 1099. Cualquier otro pago a los miembros de la Junta Directiva debe ser revisado para determinar si es necesario un 1099 para los pagos realizados. Si cree que tiene pagos 1099 reportables hechos a miembros de la junta, por favor contacte a DFA-OA al 501-682-1675 y hable con John Lewis.
• Todos los pagos a proveedores deben ser revisados por las agencias usuarias utilizando el informe de proveedores AASIS 1099 ZFI_1099 o FBL1N (las instrucciones están en este sitio web). Las correcciones deben ser realizadas por las agencias con acceso en línea a AASIS. Las agencias de la Oficina de Servicios deben enviar por correo electrónico la información corregida al DFAE a través de la dirección de correo electrónico 1099 [email protected] en la hoja de cálculo de la corrección.
• Si su agencia ha comprado bienes inmuebles para el Estado sin utilizar un agente, el Estado debe informar de esta transacción en el formulario 1099-S. Llame al 501-682-1675 y hable con John Lewis

Política Miscelánea del 1099
Es la política del Estado de Arkansas adherirse a las reglas y regulaciones promulgadas por el Servicio de Impuestos Internos dentro de la Publicación 1220 como se revisa cada Año Calendario.

Formularios Misceláneos 1099

Los Formularios Misceláneos 1099 se producen para satisfacer las Secciones 6041 a 6050N del Código de Rentas Internas, que requiere que los estados y las agencias estatales presenten declaraciones informativas sobre los tipos de pagos declarables de compensación no salarial pagados a beneficiarios declarables.

El formulario W-9 del IRS es la base para cumplir con los requisitos del Servicio de Impuestos Internos. Se debe proporcionar un formulario W-9 del IRS a la Oficina de Adquisiciones del Estado según su declaración de políticas y procedimientos para todos los números de proveedores solicitados a nivel estatal.

Las Agencias de la Oficina de Servicios y Usuarios incluidas dentro del Número de Identificación Fiscal Federal del Estado 71-0847443 son responsables de proporcionar información precisa para los proveedores y los pagos a los proveedores que deben ser reportados en el Formulario 1099-MISC del IRS al Departamento de Finanzas y Administración-Oficina de Contabilidad (DFA-OA). Esto incluye a los proveedores y los pagos a proveedores que deben declararse, independientemente del libro de registro en el que se mantenga la información. Todas las sanciones o evaluaciones derivadas de la información inexacta proporcionada por la agencia se imputarán a los registros de la agencia individual. El DFAE-OA es responsable de la consolidación de los pagos a proveedores por número de identificación fiscal del beneficiario, la impresión, el envío y la notificación del formulario 1099-MISC del IRS.

En el sitio web de AASIS se puede encontrar información detallada adicional para el procesamiento de proveedores/pagos a proveedores.

Las Agencias de Usuarios y Oficinas de Servicios que operan Programas Independientes con su propio número de identificación fiscal asignado individualmente son responsables de todas las tareas necesarias para reportar el Formulario 1099-MISC del IRS bajo ese Número de Identificación Fiscal del programa asignado.

Las Agencias Informantes no pueden utilizar el Número de Identificación Federal del Estado y son responsables de crear y reportar el Formulario 1099-MISC del IRS bajo su propio Número de Identificación Fiscal asignado. Las Agencias Informantes pueden utilizar números de proveedores a nivel estatal, pero estos pagos y proveedores serán automáticamente excluidos de la presentación de informes a nivel estatal a efectos del 1099 por agencia.

• Las preguntas sobre el proceso 1099 pueden enviarse por correo electrónico a: [email protected]
• Los cambios de la agencia deben enviarse por correo electrónico a: [email protected]
• Las solicitudes de cambios o adiciones a los Datos Maestros de Proveedores de AASIS deben enviarse utilizando el formulario electrónico correspondiente que puede encontrarse en Office of State Procurement.
• Las preguntas pueden dirigirse a [email protected]
• Los proveedores que llamen a las agencias con preguntas sobre los 1099 deben ser remitidos a nuestro servicio de respuesta 1099 número de teléfono de línea caliente 1-800-714-9065.
• Las agencias que soliciten la corrección o eliminación de los 1099 para los proveedores después del 20 de enero de 2021, deben enviar su solicitud por correo electrónico a: [email protected]
• Las preguntas frecuentes (FAQ’S) están actualmente disponibles en la Oficina de Contabilidad del DFA.
• Las direcciones de correo electrónico para todos los demás artículos están contenidas dentro de la sección apropiada de las instrucciones.

Los formularios 1099-Misceláneos para el período del 1 de enero de 2020 al 31 de diciembre de 2020, serán producidos centralmente por el DFA-OA para todas las agencias cubiertas por el número de identificación del contribuyente del estado de Arkansas 71-0847443.