El tiempo de inactividad es una cosa rara en la mayoría de los lugares de trabajo – pero hay una buena probabilidad de que experimentes un día lento de vez en cuando. (Si estás leyendo esto en el trabajo, es posible que hoy tengas uno.)

«Estos periodos de calma pueden cambiar las reglas del juego si los utilizas para comprobar si estás cumpliendo estratégicamente los objetivos del trabajo o, lo que es más importante, si estás en el camino de tus objetivos profesionales a largo plazo. Y el Año Nuevo es la oportunidad perfecta para bloquear intencionadamente este tiempo», dice Lynn Taylor, experta nacional en el lugar de trabajo y autora de Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.

«No hay duda de que los empleados tienen más trabajo que nunca», añade Mark Strong, coach de vida, carrera y ejecutivo con sede en Nueva York. «Sin embargo, todos tenemos días en los que nuestra carga de trabajo se ralentiza o en los que nuestro apetito por hacer trabajo de verdad disminuye. Y es importante utilizar los días lentos de forma más estratégica porque no se dan con tanta frecuencia».

Teri Hockett, directora ejecutiva de What’s For Work? Dice que aunque los días lentos son pocos y distantes entre sí en los lugares de trabajo hoy en día, ciertamente no están extintos. «La mayoría de los sectores tienen periodos de inactividad natural, lo que permite que los días sean más lentos de lo normal. Por desgracia, los empleados no suelen saber cómo aprovechar al máximo su tiempo en los días lentos «porque estos intervalos tan poco frecuentes son tan extraños como que tu jefe te diga: ‘Has hecho un trabajo tan bueno últimamente, que creo que deberías dejarlo y marcharte a casa'», dice Taylor. «Sin embargo, si eres prudente, tu lista de tareas pendientes incluye proyectos a más largo plazo; tareas por defecto para tiempos más lentos. O bien, utilizará el tiempo para reflexionar sobre su papel general y si está logrando sus objetivos más grandes».

Strong dice que es bastante común que los trabajadores utilicen los días más lentos para cambiar a «velocidad baja» y completar tareas como la limpieza de sus escritorios, la finalización de las tareas personales o la socialización con los compañeros de trabajo. «Eso está muy bien», dice. «Pero una parte de los días lentos puede y debe dedicarse a tareas menos obvias de ‘marcha alta’, que es un área que merece cierta iluminación».»

«La mayor parte de lo que veo y oigo es que una desaceleración tiene a muchos empleados entrando en Internet», dice Cynthia Kyriazis, presidenta de Productivity Partners, Inc. «No necesariamente para enviar correos electrónicos o realizar investigaciones relacionadas con el trabajo, sino para jugar, explorar nuevos sitios y conceptos, y tal vez hacer algunas compras en línea».

Otros se tomarán descansos más largos para almorzar, saldrán de la oficina antes de tiempo o se pondrán al día con la correspondencia personal, y estas no son necesariamente malas opciones, dependiendo de sus circunstancias, añade Taylor. «Tomarse un tiempo para hacer cosas no relacionadas con el trabajo puede ser necesario para tu salud mental», dice. «Los estudios sobre el lugar de trabajo han demostrado que los descansos son necesarios para refrescar la mente y ayudarán a tu productividad en el trabajo. Si trabajas durante semanas sin descanso, sufrirás las consecuencias»

En estos tiempos, es un regalo poder trabajar en las prioridades personales y laborales sin toda la presión y el caos que suele conllevar un día ajetreado, dice Kyriazis. Así que querrá estar preparado de antemano para hacer que este tiempo cuente.

Aquí hay 14 cosas que debería hacer en un día lento en el trabajo:

Organizarse. Pasar el tiempo buscando información extraviada merma la concentración y la energía y aumenta el estrés, dice Kyriazis. «Dado que el desorden es síntoma de retraso en la toma de decisiones, un día lento puede ser un buen momento para tomar algunas decisiones y tener el monstruo del papel y la información bajo control. Ayuda a despejar tu escritorio y tu mente».

Ahora también es tu oportunidad para ponerte al frente de esos correos electrónicos que inundan tu bandeja de entrada, añade Hockett. «Aprovecha este tiempo para limpiar tu bandeja de entrada siguiendo un enfoque de gestión clásico conocido como ‘Hazlo – Tíralo – Delégalo’. Te sentirás bien después de asegurarte de que las cosas están en orden, y es probable que destaques de forma positiva dentro de tu organización».

Sigue los logros. La mayoría de nosotros no tenemos tiempo para hacer un inventario de nuestros logros, pero un día lento en el trabajo ofrece la oportunidad perfecta para hacerlo. «Esto es fundamental por muchas razones», dice Strong. «Por supuesto, hace que las revisiones de rendimiento de mitad de año y de fin de año sean mucho más fáciles de preparar. Pero lo más importante es que esta lista tiene un valor incalculable cuando se abre un puesto en tu empresa que deseas o se produce un ascenso. Esté siempre preparado»

Planifique. Cinco minutos de planificación ahorran 30 minutos de trabajo, dice Kyriazis. «Dedica tiempo a planificar cómo será tu próximo día o semana, y sobre todo a planificar qué hacer con el próximo día o momento lento que se presente. Lo peor es tener tiempo y no tener ideas sobre cómo emplearlo».

Red de contactos. La creación de redes con otras personas de tu campo te mantiene al tanto de las tendencias de la industria y te ayuda a permanecer visible en tu círculo de profesionales del sector, dice Taylor. «Tanto si planeas permanecer en tu actual trabajo durante años como si no, tener una sólida reputación en tu campo se ve reforzada por tu mayor visibilidad. Tal vez hayas perdido el contacto con antiguos colegas y sea el momento de volver a verlos. Es posible que consigas algunos trucos del oficio, nuevos proveedores o incluso pistas para nuevas contrataciones. Siempre es inteligente mantener vivos los contactos».

En imágenes: 14 cosas que hacer en un día lento en el trabajo

Construye una relación con tu equipo. Aproveche esta oportunidad para ir a comer con un compañero de trabajo o incluso con su jefe, si es posible, dice Taylor. En el ritmo vertiginoso normal de los negocios, es difícil tomarse un tiempo en un entorno social para hablar del panorama general; de la misión de la empresa y del departamento; o simplemente para crear un vínculo más fuerte con los miembros del equipo. «Añade un sentimiento de comunidad de construir algo juntos: una de las mayores razones por las que la gente encuentra satisfacción en el trabajo»

Hockett está de acuerdo. «Coge el teléfono, envía mensajes instantáneos o, mejor aún, camina e interactúa con los compañeros de trabajo. Pregúntales cómo van las cosas y procura escuchar más que hablar. Esto le proporcionará una valiosa visión desde el punto de vista personal y empresarial, a la vez que le proporcionará una gran exposición personal».

Strong también sugiere utilizar el tiempo para reconocer a los demás. «Dedique algún tiempo a apreciar a los que le rodean. Escriba a mano algunas notas agradeciendo a la gente por un gran 2013 o resaltando sus ganas de trabajar juntos en 2014.»

Evalúe sus objetivos e intenciones. Las intenciones tanto profesionales como personales para los próximos meses o año son cruciales para el crecimiento y la prosperidad, dice Hockett. «Haz que tus intenciones sean visibles para que las veas cada día y compártelas con libertad con los demás». Las intenciones se diferencian de los objetivos en que te permiten la flexibilidad para el éxito, explica. «Por ejemplo, un objetivo sería ‘Aumentar mi red de contactos en un 15%’ y una intención sería, ‘Tengo la intención de pasar más tiempo de calidad creciendo y manteniendo mis relaciones personales y profesionales’.» Sin embargo, ambos son importantes, así que tómate tiempo para evaluar tus objetivos e intenciones actuales, y considera la posibilidad de establecer algunos nuevos.

Sueña. «Dedica una hora a pensar en cómo te gustaría que fueran las cosas, en nuevas ideas de productos, en cómo podría ser el trabajo sin barreras», dice Strong. «Ninguno de nosotros hace esto lo suficiente y los días lentos permiten el espacio cerebral para hacerlo bien».

Hockett dice que soñar despierto puede ser eficaz en un día lento «porque excita la mente y proporciona oportunidades para visualizar las cosas que quieres lograr en el trabajo». Por ejemplo, si sueña despierto con un nuevo papel o puesto dentro de su empresa, su cerebro le ayudará a desarrollar un plan sobre la mejor manera de conseguirlo.

Evalúe su uso del tiempo. Un día tranquilo es una gran oportunidad para analizar cómo estás empleando tus días, y si estás trabajando de forma inteligente. «Considérate tu propio consultor de gestión del tiempo, y examina tus reuniones y entregas del mes pasado», sugiere Taylor. «Crea lo que crees que es tu flujo de trabajo diario general en un documento, y luego empieza a hacer ajustes para lograr una mayor eficiencia. Puede ser una gran llamada de atención si te das cuenta de que pasas demasiado tiempo al teléfono con un cliente o compañero en particular; manejas los correos electrónicos durante las dos primeras horas del día; no priorizas tus correos electrónicos; te tomas demasiado tiempo para manejar los informes de negocios; no utilizas las herramientas tecnológicas para las actividades transaccionales; o no delegas lo suficiente, por ejemplo.» Si a veces sientes que te ahogas en las obligaciones, este es un momento ideal para hacer algunos cambios reales.

Aprende. Aprovecha este tiempo para ampliar tus propios conocimientos profesionales, dice Hockett. «Ponte al día con los artículos de las revistas que has ido acumulando, con los libros que acumulan polvo o con las actividades digitales, como los seminarios web, los blogs o la interacción con los compañeros en los foros».

Si a veces sientes que se te nublan los ojos cuando tus colegas hablan del último widget, o cambias rápidamente de tema después de oír hablar de esa última tendencia demasiadas veces, puede ser el momento de marcar algunos sitios clave que te mantengan al día, dice Taylor. «Explora las principales publicaciones y blogs online de tu sector, porque el conocimiento es poder. Tu jefe, compañeros de trabajo y clientes siempre agradecerán los artículos y enlaces de interés que les envíes, lo que beneficiará aún más tu carrera».

Haz algo de ejercicio. Sal a pasear al aire libre o dedica un tiempo extra al gimnasio. «Haz algo que te haga levantarte y moverte», dice Kyriazis. «Coge a un amigo si es necesario, pero despejar la mente y darle un descanso es lo que buscamos».

Mejorar un proceso. Cuando estamos corriendo a 100 millas por hora, es difícil ver el bosque a través de los árboles, dice Strong. «Aprovecha los momentos de calma para evaluar un proceso o sistema concreto que utilices con bastante frecuencia y busca oportunidades para crear eficiencia o una mejor forma de trabajar.»

Hazte voluntario. Considere la posibilidad de ofrecer su tiempo para ayudar a otro compañero de trabajo o departamento, dice Hockett. «Esto puede ayudar a los que no están teniendo un día lento, y también proporcionar una oportunidad para que usted adquiera nuevas habilidades, ya sea estratégicamente relacionados con su propio avance de la carrera, o para la diversión.»

Compruebe con su jefe. «Después de haber tenido la oportunidad de recuperar el aliento en un día lento, reflexionando sobre sus proyectos y objetivos, usted tiene la oportunidad perfecta para llegar a su jefe», dice Taylor. «Tus proyectos y el panorama general están en primer plano; ¿qué mejor momento para dar a tu jefe una actualización en persona, verbal o escrita, de los logros que has conseguido recientemente (claramente, tienes unos cuantos porque te has ganado un descanso) – y para describir tus próximos pasos?» Los empleados suelen olvidarse de transmitir al jefe las buenas noticias y su dirección futura; con demasiada frecuencia, el tiempo se dedica a apagar incendios. ¿A qué directivo no le gusta recibir buenas noticias y garantías? Esto refuerza sus capacidades para hacer cosas más grandes y mejores en el futuro.

Ponerse al día o adelantarse. «Esto incluye el trabajo con fecha límite, segmentos de proyectos más grandes que necesitan seguir avanzando y tareas personales», dice Kyriazis.

Si has estado posponiendo las tareas personales que sólo pueden ser manejadas durante la semana de trabajo, ahora sería el mejor momento para conseguirlas, siempre y cuando te hayas cubierto, dice Taylor.

«Este es también el momento de picar los proyectos que has dejado para un día lluvioso», añade. «¿Necesita su lista de tareas pendientes un desempolvado proverbial? ¿Hay nuevos proyectos más importantes? ¿Necesitas volver a priorizar y pasar la lista revisada por tu jefe?»

El tiempo tranquilo te permite hacer mella en los proyectos a más largo plazo y de última hora. A veces, estas tareas aparentemente menos prioritarias pasarán de repente a primer plano. Más adelante te alegrarás de haberte adelantado a ellos. «Lo más difícil es sumergirse en los primeros 10 minutos; después, es probable que estés en racha», dice.

Los días lentos en la mayoría de los entornos de trabajo son raros, concluye Hockett. Por ello, es importante aprovecharlos al máximo y considerar estos días como una oportunidad para centrarse en sus propios intereses y ser proactivo, en lugar de reactivo a las necesidades de los demás. «Utiliza bien este tiempo y podrás avanzar en tu carrera, adquirir conocimientos profesionales y sentirte más al día»

En imágenes: 14 cosas que hacer en un día lento en el trabajo