Si alguna vez le han pedido que guarde un secreto, entonces ya entiende el concepto básico que hay detrás de los acuerdos de no divulgación.

Un acuerdo de no divulgación, o «NDA», crea una relación confidencial entre una persona o empresa que tiene información confidencial o secreto comercial y una persona que tiene acceso a esa información. El acuerdo NDA protege estos secretos comerciales limitando la forma en que pueden ser utilizados o divulgados.

El término «secreto comercial» suena muy a alta tecnología, y de hecho las empresas tecnológicas suelen tener secretos comerciales. Pero la información confidencial puede ser cualquier tipo de información que una empresa quiera mantener en secreto para poder disfrutar de una ventaja económica sobre sus competidores. Puede incluir listas de clientes, planes de expansión, información sobre nuevos productos que se están desarrollando, información sobre litigios pendientes o datos sobre los clientes de una empresa.

A veces, las partes firmarán un acuerdo mutuo de no divulgación en el que se comprometen a no revelar información confidencial sobre la otra parte. Un acuerdo de no divulgación mutuo es útil si dos empresas necesitan intercambiar información, como cuando están contemplando una fusión o una empresa conjunta.

¿Qué contiene un acuerdo de no divulgación?

Un acuerdo de no divulgación o de confidencialidad estándar incluye lo siguiente:

• Una definición de la información que se considera confidencial.
• Una descripción de cualquier información que esté excluida de la confidencialidad. Por ejemplo, la información confidencial puede revelarse normalmente si es necesaria para fines legales o contables, y la información no suele considerarse confidencial si ya se ha hecho pública.
• Una descripción de las obligaciones de la parte receptora. Además de mantener la confidencialidad de la información, se puede exigir a la parte receptora que destruya o devuelva la información confidencial cuando haya terminado de utilizarla.
• Períodos de tiempo. Un acuerdo de no divulgación puede limitar la cantidad de tiempo que la información se considera confidencial.
• Términos diversos. Como la mayoría de los contratos, un acuerdo de no divulgación puede contener términos contractuales estándar al final, incluidos los términos relacionados con las modificaciones, la elección de la ley, la elección del lugar, el arbitraje y los honorarios de los abogados.

Un acuerdo de no divulgación puede ser un documento independiente, o las cláusulas de confidencialidad pueden incluirse en otro documento, como un acuerdo de empleo, un acuerdo de contratista independiente o un contrato que establezca una relación comercial.

¿Cuáles son algunos de los usos de los acuerdos de no divulgación?

Los acuerdos de no divulgación son cada vez más comunes. Estas son algunas de las formas más comunes en las que aparecen:

• Acuerdos de no divulgación de los empleados. Si su empresa maneja información sensible, inventos, investigación o desarrollo de productos, querrá asegurarse de que sus empleados no divulguen información de la empresa a personas ajenas a ella. Incluso si sólo tiene información comercial ordinaria, como datos de ventas y listas de clientes, un acuerdo de confidencialidad con los empleados puede ayudar a mantener la información secreta fuera de las manos de los competidores.
• Acuerdos con contratistas independientes. Ya sea su asistente virtual, su contable a tiempo parcial o la persona que ha contratado para que le ayude con un proyecto especial, los contratistas independientes suelen tener acceso a información que no quiere que se haga pública.
• Acuerdos con personas a las que busca financiación. Si te diriges a inversores de capital riesgo o locales, tendrás que divulgar información sobre tus productos, tus finanzas y tus planes. Un acuerdo de confidencialidad puede ayudar a garantizar que no compartan tus ideas con una empresa de la competencia.
• Acuerdos con las personas con las que haces negocios. Los médicos y los abogados están obligados a mantener la confidencialidad de la información de sus pacientes y clientes, pero eso no ocurre con la mayoría de los demás empresarios. Si las personas con las que haces negocios reciben o tienen acceso a tu información confidencial, es posible que quieras que firmen un acuerdo de confidencialidad. Algunos ejemplos son la empresa que contrata para fabricar su nuevo producto y el servicio de limpieza cuyos trabajadores están solos en su oficina por la noche.
• Acuerdos en litigio o arbitraje. Cuando dos partes tienen un litigio, existe un proceso formal para intercambiar información. Las partes suelen exigirse mutuamente la firma de acuerdos de confidencialidad que prohíben la divulgación o el uso de la información fuera del litigio.

Qué hacer si le piden que firme un formulario de NDA

Durante el curso de su negocio o empleo, es probable que le pidan que firme el acuerdo de no divulgación de alguien. Recuerde que los acuerdos de no divulgación pueden estar contenidos en otros documentos, por lo que debe buscar títulos como «Confidencialidad», «Información confidencial» o «No divulgación».

Debe empezar por leer el acuerdo. La mayoría de los acuerdos de confidencialidad se preparan a partir de algún tipo de plantilla o formulario de acuerdo de confidencialidad, y pueden ser largos e incluir cosas que no parecen aplicarse a su situación. Después de leerlo, pregúntate si crea alguna obligación que te resulte difícil de cumplir. Si es así, discútalo con la persona que le pidió que firmara el acuerdo de confidencialidad y vea si puede renegociar los términos.

Si tiene información confidencial, tenga cuidado con una declaración de confidencialidad que podría parecerse a un acuerdo de confidencialidad pero que tiene justo el efecto contrario. Este tipo de cláusula suele decir que el acuerdo no crea una relación confidencial o no crea ninguna obligación de secreto o confidencialidad. Esto significa que la otra parte no tiene ninguna obligación de mantener en secreto su información confidencial.

Ya sea que redacte uno desde cero o utilice un formulario de acuerdo de no divulgación, un NDA es una gran manera de proteger la información comercial sensible para que no se divulgue al público antes de que usted esté listo. Si recibes habitualmente información confidencial de otras personas, es probable que también te pidan que firmes sus acuerdos de confidencialidad. Sólo asegúrese de leerlos primero y de entender sus obligaciones.