Si le piden que haga una presentación breve, tendrá que hacerla ágil para que su público la recuerde.

Además, es posible que tenga muy poco tiempo para preparar su presentación. Afortunadamente, hay algunos pasos sencillos que puede seguir para que el proceso de creación de la presentación sea rápido y sin problemas.

Puede pensar que una presentación corta es más fácil de crear y dar que una larga. Mientras que una presentación corta puede ser fácil de hacer si se sabe lo que hay que hacer, la creación y presentación de una presentación de cinco minutos no está exenta de desafíos.

Tienes que transmitir tu mensaje, pero no quieres sobrepasar el tiempo asignado. Tu audiencia y tus anfitriones no apreciarán que te excedas.

También es importante elegir los temas adecuados para una presentación de 5 minutos. Elegir un tema demasiado complejo y que no pueda explicarse fácilmente podría confundir a tu audiencia.

En este tutorial, presentamos una serie de ideas rápidas y consejos útiles para hacer presentaciones cortas. Nos centramos en las presentaciones de cinco minutos, pero también discutimos cómo manejar otras longitudes de presentación también.

Aprende a preparar una gran presentación corta, a elegir el tema adecuado, a captar la atención de tu audiencia y a mantener el ritmo de la misma.

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Ahora empecemos con el tutorial de hoy:

Paso 1. Conozca bien a su audiencia

Con sólo cinco minutos para su presentación, no querrá perder el tiempo cubriendo información que su audiencia ya conoce. Para asegurarse de que llega a su audiencia con material que puedan entender y con el que puedan relacionarse, necesita saber todo lo que pueda sobre ellos.

Si no entiende a su audiencia, es poco probable que pueda mantener su interés. Investiga a tu público para averiguar todo lo que puedas sobre él. Una forma rápida de saber más sobre tu público es preguntar a la organización o a la persona que te ha invitado a hacer la presentación a la que te vas a dirigir para obtener más información sobre ellos.

Ahora que ha conocido a su público, es el momento de elegir un tema.

Paso 2. Elija el tema adecuado

Para las presentaciones cortas, la selección del tema es muy importante. Algunos temas no se prestan bien a las presentacionesporque son demasiado complejos.

Aquí tienes algunos puntos cruciales que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar un tema para una presentación de 5 minutos:

• Elige un tema con el que ya estés familiarizado.Esto minimizará el tiempo que pases investigando tu tema.
• Hazlo sencillo. Evite temas complejos que requieran muchas explicaciones. Si un tema es complejo, elija un único y sencillo aspecto del mismo para presentarlo, en lugar de intentar abarcarlo todo.
• Limítese a uno o dos puntos principales. Limítese también a un número mínimo de puntos secundarios. Como la duración de su presentación es limitada, es poco probable que tenga tiempo para más que eso.
• Recuerde los antecedentes de su audiencia. No me canso de decirlo: para crear una presentación atractiva, debes conocer a tu público.

Ahora, escriba su borrador:

• 
  Presentaciones
  Cómo escribir una presentación profesional en PowerPoint (Descubra el proceso de escritura)
  Brad Smith

Después de que su borrador esté listo, es el momento de empezar a pensar en cómo va a ser su presentación.

Paso 3. Utiliza una plantilla de presentación profesional

Incluso las presentaciones cortas deben tener un buen aspecto. Como se trata de una presentación rápida, ahorrarás mucho tiempo si utilizas una plantilla.

Las plantillas dan a su presentación un aspecto profesional sin que tenga que gastar el dinero para contratar a un diseñador profesional o el tiempo para diseñar su propia plantilla. Para la mayoría de las plantillas de presentación, todo lo que tienes que hacer es insertar tu propia información en los lugares apropiados y añadir tus propias imágenes. A continuación, elimina las diapositivas de la plantilla que no necesites.

Puedes encontrar una gran variedad de plantillas profesionales disponibles en GraphicRiver de Envato o en EnvatoElements.

Para que te hagas una idea de la diferencia que puede suponer una plantilla profesional para tu presentación, aquí tienes la plantilla SimplicityPowerPoint en rojo de GraphicRiver:

La plantilla Simplicity PowerPoint tiene diseños para múltiples relaciones de aspecto. Elija entre quince opciones de color diferentes y numerosos diseños laterales. También puede elegir entre una plantilla animada o una no animada.

Descubra más diseños de plantillas de PowerPoint sencillas con potentes características en Envato Elements o GraphicRiver. La plantilla PPT premium adecuada te ayudará a hacer una gran presentación rápidamente.

Encontrarás aún más opciones excelentes de plantillas profesionales de Microsoft PowerPoint en estos artículos curados:

• 
  Microsoft PowerPoint
  34 mejores diseños de plantillas PPT de PowerPoint (para 2021 presentaciones)
  Sean Hodge
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  Microsoft PowerPoint
  34 plantillas sencillas de PowerPoint (PPT) para diseñar presentaciones básicas rápidamente
  Andrew Childress

Paso 4. Comience con un poderoso captador de atención

Como su presentación es tan corta, querrá prestar algo de atención adicional a la apertura. Probablemente no tenga tiempo para mostrar un vídeo o reproducir animaciones complejas. Puede que ni siquiera tenga tiempo de poner una banda sonora.

Eso está bien. Hay otras formas de captar la atención del público. Estas formas rápidas de captar la atención son ideales para las presentaciones cortas:

• Contar historias
• Encuestar a la audiencia
• Mencionar una estadística sorprendente
• Mostrar una imagen convincente

En una presentación corta, también es una buena idea organizar el material de manera que el punto más importante se discuta primero. De este modo, te aseguras de que has cubierto tu punto más importante en caso de que ocurra cualquiera de los siguientes casos:

1. Te quedas sin tiempo
2. Tu audiencia pierde el interés

Tu presentación debería estar empezando a cuajar ahora, pero no estás listo para dar tu presentación hasta que completes el siguiente paso.

Paso 5. La práctica hace la perfección

Para un discurso corto, la práctica es fundamental. Cronometrar la presentación es también la única manera de saber con seguridad cuánto tiempo va a durar. Cuanto más corta sea la presentación, más importante es que se calcule el tiempo de su discurso.

La práctica le da la oportunidad de pulir realmente su presentación. Concéntrese en sonar cómodo y seguro. Trabaje para eliminar o reducir cualquier hábito personal que le distraiga. Muchos oradores se benefician de que un tercero les escuche mientras practican.

En realidad, quieres ser capaz de presentar tu material sin leerlo textualmente (lo que puede sonar rebuscado y poco natural). Una vez que te sientas seguro de tu presentación, cronométala y pide a un colega o a un amigo que te ayude a controlar el tiempo que hablas. O bien, utiliza un dispositivo de grabación u otro temporizador electrónico.

Si ves que tu presentación supera los cinco minutos, elimina algunos de los puntos menos importantes del final. Sin embargo, tenga cuidado al hacer esto. Los nervios pueden hacer que muchos oradores hablen más rápido de lo normal durante la presentación.

Si su presentación no llega a los cinco minutos, añada otro punto corto o resuma lo que ha hablado para compensar la diferencia de tiempo.

Básicamente, está listo para dar su presentación de 5 minutos. Pero, hay algunas cosas más que debe saber.

Planifique la duración de su presentación

Al crear una presentación cronometrada, una pregunta común es «¿cuántas diapositivas de PowerPoint necesito para una presentación que dura Xminutos?»

La respuesta es… depende. Hay muchas variables que determinan el número de diapositivas necesarias para llenar un espacio de tiempo específico.

No todas las diapositivas son iguales. Es conveniente discutir la información de algunas con más detalle porque es más compleja. Otras diapositivas, como las imágenes, pueden no requerir ninguna discusión por su parte. Además, cada orador habla a un ritmo diferente. Así, alguien que habla rápido probablemente requerirá más diapositivas que alguien que habla más despacio.

Por estas variables es tan importante medir el tiempo de su presentación antes de darla.

Recuerda, sin embargo, que los nervios pueden hacer que hables más rápido de lo normal. Por tanto, intenta mantener un ritmo normal. Una breve pausa entre los puntos puede ayudarte a orientarte.

El error más común en las presentaciones es tener demasiadas diapositivas. Tener demasiadas diapositivas supone un problema de varias maneras:

• Es más difícil para usted, como orador, mantenerse al día con todo ese material. Es más probable que tenga que leer su presentación.
• Es poco probable que su público recuerde todo ese material. En una presentación más corta, es más probable que se le acabe el tiempo.

Aunque no puedo decirle exactamente cuántas diapositivas de PowerPoint necesita para una presentación de cinco minutos, puedo proporcionarle algunas pautas generales que funcionarán para muchos oradores. Utilice estas directrices para planificar su presentación y adáptelas según sea necesario.

Directrices de diapositivas para varias longitudes de presentación

Incluso los expertos no se ponen de acuerdo sobre cuánto tiempo debe dedicar a una sola diapositiva. Y no todas las diapositivas de su presentación requieren la misma cantidad de tiempo. Aun así, hay algunos pasos que puedes seguir para calcular el número de diapositivas que necesitarás.

Comienza dividiendo tu presentación en dos tipos de diapositivas:

1. Simples.Una diapositiva simple requiere muy poca explicación por tu parte. Ejemplos de este tipo de diapositiva serían la diapositiva del título o un gráfico que hable por sí mismo. Con la posible excepción de la diapositiva del título, la mayoría de los expertos están de acuerdo en que debe intentar dedicar menos de 30 segundos a una diapositiva simple.
2. Compleja.Esta diapositiva requiere alguna explicación por su parte. Estas son las diapositivas que utilizará para transmitir su mensaje. La mayoría de los expertos coinciden en que debes dedicar entre uno y no más de tres minutos a este tipo de diapositivas. Si al cronometrar su presentación encuentra que una diapositiva le lleva más de tres minutos, divídala en dos diapositivas.

Durante su sesión de práctica, preste atención a cuánto tiempo le lleva presentar cada tipo de diapositiva. Si ya has hecho muchas presentaciones, puede que ya lo sepas. Si es la primera vez que hace presentaciones, tendrá que obtener esta cifra cuando calcule el tiempo de su presentación mientras practica.

Así es como estas directrices pueden aplicarse cuando se planifican presentaciones de diferente duración:

• Presentación de 1 minuto. Limítese a una idea principal. Mantener la sencillez. Una sola diapositiva puede ser suficiente, pero no use más de dos diapositivas, una de las cuales es una diapositiva de título con el nombre de la empresa y el título de la presentación que no requerirá discusión. Si puedes, pon la diapositiva del título en la pantalla antes de que empiece la presentación. Déjala mientras introduces la presentación (unos 15 segundos). La segunda diapositiva cubre un punto principal muy sencillo (prevea 45 segundos para discutirlo). Puede no tener subpuntos ni discusión, ya que se trata de una charla muy breve.
• Presentación de 3 minutos. De nuevo, limítese a una o dos ideas principales sencillas. Puede tener varios subpuntos sencillos. Utilice la diapositiva con el nombre de la empresa para abrir la presentación (15 segundos); si el tema es complejo, puede dedicar casi la totalidad de los tres minutos a una sola diapositiva. Si el tema es complejo, puede dedicar casi los tres minutos a una sola diapositiva.
• Presentación de 5 minutos. Para esta presentación un poco más larga, puede cubrir cuatro puntos muy simples o un punto complejo con varios subpuntos. Planifique una diapositiva de título (de hasta 30 segundos), y puede insertar algún humor de apertura u otro elemento que llame la atención. Con una diapositiva sobre un tema complejo, es posible que le dediques tres minutos, lo que dejaría un minuto y medio para dos subpuntos, es decir, cuatro diapositivas en ese caso. Puede necesitar hasta diez diapositivas si sus temas son muy simples.
• Presentación de 15 minutos. Con una presentación más larga como ésta, prevea una pausa de varios minutos después de unos siete minutos. Puede utilizar este tiempo como un periodo de preguntas y respuestas o simplemente permitir que el público se estire. Después de la pausa, necesitarás otro elemento para captar la atención. También tienes tiempo para incluir captaciones de atención más complejas, como vídeos cortos y animaciones. Podría necesitar entre cinco y 20 diapositivas, dependiendo de la complejidad de su material.
• Presentaciones de 30 minutos o más. Las presentaciones más largas le permiten presentar más material que es más complejo. También es probable que incluya más diapositivas. Cuando cree una presentación más larga, no olvide tener en cuenta las necesidades humanas de su audiencia. Tendrás que incluir más pausas planificadas. Además, la mayoría de los expertos coinciden en que hay que prever una pausa para ir al baño al menos una vez por hora. Tras la pausa para ir al baño, tendrás que volver a captar la atención de tu público. En el caso de presentaciones muy largas, es posible que tenga que prever un tentempié o una comida.

Nota: Recuerde que estas son directrices generales y que hay excepciones a cada regla. La determinación final de cuánto tiempo dedicar a cada diapositiva depende de la atención del público y del tiempo asignado.

No sabrá con certeza cómo seguir estas directrices si no cronometra su discurso. Después de practicar, puede que descubra que necesita ajustar las pautas añadiendo o quitando una diapositiva. O bien, si dedica demasiado tiempo a una sola diapositiva, puede que tenga que reducir su material.

Ejemplo de presentación

A continuación he incluido diapositivas que he creado utilizando la plantilla SimplicityPowerPoint de GraphicRiver. Una plantilla profesional simple de PowerPoint ofrece un gran punto de partida para trabajar. Estas diapositivas están hechas rápidamente para una presentación corta.

Por la práctica, sé que esta presentación dura aproximadamente dos minutos. Aquí está la primera diapositiva, que es mi título:

Para esta diapositiva, todo lo que el presentador tendría que decir es su nombre, el título de la presentación y el nombre de la empresa. Obsérvese que todo lo que dice el presentador está en la diapositiva. Esta diapositiva del título me llevó 15 segundos para presentarla. Sus resultados podrían variar.

Aquí está la siguiente diapositiva:

Esta diapositiva presenta básicamente la empresa. De nuevo, no todo lo que voy a decir está en la diapositiva. Esta simple diapositiva me llevó 30 segundos para presentarla.

Aquí hay un segundo ejemplo de una diapositiva de 30 segundos:

La última diapositiva de esta brevísima presentación es un poco más compleja, pero aun así sólo me llevó 45 segundos presentarla:

Haga que su presentación sea escalable

A muchos profesionales se les pide que hagan variaciones de la misma presentación una y otra vez. Los profesionales de las ventas, por ejemplo, pueden necesitar versiones largas y cortas del mismo tema de presentación.

Si esto es lo que necesita hacer, tenga en cuenta los puntos anteriores. Lo mejor es crear y guardar primero la versión larga de la presentación y luego editar el material y volver a guardarlo como una versión más corta y centrada de la presentación. No obstante, tenga cuidado de no sobrescribir su presentación original.

Una vez que haya hecho esto varias veces, le resultará más fácil.

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Ahora estás listo para hacer una gran presentación de 5 minutos

Puedes crear una presentación de diapositivas efectiva para cualquier cantidad de tiempo, si sabes cómo. Con la planificación adecuada, puedes crear rápidamente presentaciones de 5 minutos con el número justo de diapositivas.

Cuando crees una presentación corta, recuerda que es importante conocer bien a tu audiencia. También es crucial que elijas un tema sencillo que sea adecuado para ellos.

Y lo más importante, recuerda practicar y cronometrar tu presentación. El tiempo es la única manera de saber con seguridad cuánto tiempo te llevará hacer una presentación. Tenga en cuenta que puede acelerar su presentación durante la misma, así que tenga en cuenta esta circunstancia.

Tampoco olvide lo importante que es el diseño de las diapositivas para hacer una presentación eficaz.

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Ahora que sabes qué hacer, estás listo para crear tu propia presentación de 5 minutos. Buena suerte