Es seguro decir que el empleado medio no aprecia realmente el trabajo que supone organizar un retiro de la empresa.

Aceptémoslo, la mayoría de los empleados ven un retiro de la empresa como un día libre. Para ellos es sólo una oportunidad de conocer a sus compañeros de trabajo, participar en algunas actividades de creación de equipos, y tal vez bajar una copa de rosado (o cinco).

Si sólo lo supieran.

Para los directores de oficina, los asistentes ejecutivos, los administradores y el personal de recursos humanos encargados de organizar estos eventos, la experiencia es muy diferente.

«Puede haber mucha presión», dice Liza Goldberg, antigua directora de SnackNation Vibe convertida en superestrella del marketing de eventos. «Tanto si se trata de una sesión de planificación para la dirección ejecutiva como de una divertida escapada de celebración para la empresa, puede parecer que todo recae sobre tus hombros».

Y para que quede claro, es el director de la oficina, el asistente ejecutivo o el administrador quienes más a menudo se encargan de planificar estas reuniones.

Según los datos de nuestros recientes informes sobre el Estado del Director de Oficina y el Estado del Asistente Ejecutivo, el 84% de los Directores de Oficina mencionaron la planificación de eventos como una de sus principales responsabilidades, mientras que un enorme 90% de los Asistentes Ejecutivos nos dijeron lo mismo.

Cuando van bien, los retiros de la empresa pueden proporcionar una tonelada de valor. Salir de la oficina y entrar en un nuevo entorno puede inspirar nuevas ideas, y reunir a personas de diferentes partes de la organización ayuda a romper los silos y estimula nuevas colaboraciones. Además, los retiros ofrecen la oportunidad de crear y reforzar los vínculos sociales entre los miembros del equipo, un ingrediente esencial del compromiso de los empleados.

Pero cuando fracasan, tienden a fracasar de forma épica. Y todo el mundo te hará saber si no está contento.

Para asegurarte de que tu próxima reunión de empresa sea un éxito con tu equipo, hemos recurrido a la ayuda de nuestros expertos en retiros, es decir, la ya mencionada Liza y nuestro actual Vibe Manager, Alexis Norman.

Juntos han organizado una serie de retiros de empresa memorables y productivos, y están aquí para compartir los secretos de su éxito.

Aclare los objetivos desde el principio

Los retiros de empresa requieren mucha planificación y pueden ser costosos, por lo que es una buena apuesta que la mayoría de las empresas no los hacen sólo por hacerlos. Suele haber un objetivo específico en mente.

Las razones para coordinar uno son muchas y variadas.

Puede ser simplemente para desahogarse o celebrar después de alcanzar un hito. Puede que sea para hacer una lluvia de ideas para un proyecto muy específico o un próximo reto.

Puede que sea para fomentar la unión del equipo o aumentar la comunicación interdepartamental. Puede que sea para reforzar los valores y la cultura de la empresa.

Puede que sea una combinación de todas esas cosas.

Cuanto antes se determine cuál es ese objetivo, mejor. Unos objetivos claros le ayudarán a guiar toda su toma de decisiones a la hora de planificar y ejecutar este evento.

Aunque esto pueda parecer obvio, se sorprendería de la frecuencia con la que los ejecutivos asumen que están en la misma página en términos de objetivos sin discutirlos realmente con usted. Mientras tanto, usted se queda adivinando.

Como con tantos otros problemas, la solución está en la comunicación. Tan pronto como su jefe plantee la idea de un retiro de la empresa, haga preguntas concretas:

• ¿El objetivo de todos es simplemente pasar un buen rato?
• ¿Qué queremos conseguir con esto? ¿Un montón de nuevas ideas para la Q3?
• ¿Se trata de una construcción de equipo estructurada? Si hay varios objetivos (muy posible), asegúrese de que usted y su jefe identifican la prioridad. De este modo, si tiene que tomar una decisión difícil sobre el presupuesto o el tiempo, podrá tomar la decisión correcta.

  Liza explica:

  

  

  «En una de las reuniones que planifiqué, resultó que el brainstorming era una parte mucho más importante del evento de lo que había pensado inicialmente. Proporcionamos papel y bolígrafos, pero no los suficientes, y nadie trajo sus ordenadores. Muchos de los apuntes que se tomaron se perdieron»

  Esto podría haberse evitado si Liza hubiera tenido una idea más clara de que salir de este retiro con algunas ideas sólidas de esta lluvia de ideas era una prioridad absoluta.

  Cero en un presupuesto

  Seamos realistas por un segundo. Cuando se trata de retiros, lo más probable es que su jefe le pida un Rolex, pero le dé el presupuesto para un Casio.

  El presupuesto será uno de los mayores retos a los que se enfrentará cuando organice sus primeros retiros de empresa. Una vez más, priorizar ayuda:

  

  

  «Sea como sea, tendrás que trabajar con un presupuesto ajustado», explica Liza. «Conocer tus prioridades te ayudará a determinar si tienes que escatimar un poco en la comida para reservar ese lujoso espacio para eventos, o viceversa».

  Otra parte clave de trabajar con un presupuesto ajustado: gestionar las expectativas. A veces puede parecer que tu jefe ha salido directamente de «Mis superdulces 16». No puedes tener la tarta Ferrari y la tiara de diamantes. Ser realista en cuanto a lo que puedes conseguir dentro de tu presupuesto evitará que te lleves una gran decepción.

  Otro consejo: ¡lee la letra pequeña!

  

  

  «Asegúrate de revisar todas las partidas del contrato, sobre todo en lo que respecta a la comida y el alcohol», dice Alexis. «Los lugares de celebración son expertos en introducir a hurtadillas cargos adicionales que, de alguna manera, disparan tu presupuesto».

  Reserva un lugar de celebración lo antes posible

  Reservar un lugar de celebración debería ser una de las primeras cosas que hagas. El lugar donde celebre su evento puede ser una decisión decisiva en cuanto a la acogida que tenga. Por esta razón, es muy importante que reserve con la mayor antelación posible para evitar quedarse con un lugar que no funcione. Además, cuanto antes reserve, mejor será el trato que obtenga.

  ¿Cómo sabe que tiene el lugar adecuado? El tamaño de su reunión determinará mucho, pero de nuevo, todo se reduce a los objetivos.

  Elija un lugar que apoye la actividad que desea fomentar. Si se trata de crear vínculos, necesitará un espacio con actividades y lugares para comer y socializar.

  Consejo profesional: Si su equipo incluye miembros que viven en otras partes del país, piense en formas de fomentar un retiro virtual atractivo para los equipos remotos que no puedan asistir al evento en persona.

  

  

  

  Si se trata más bien de un trabajo concentrado, como una lluvia de ideas, un lugar junto a la piscina, por ejemplo, podría no ser la mejor opción. En su lugar, asegúrate de que el lugar de reunión tenga un espacio tranquilo y relativamente libre de distracciones.

  Liza también aboga por aprovechar las cosas únicas que ofrece tu ciudad o región.

  

  

  «Tenemos nuestra sede en Los Ángeles, y gran parte de nuestro equipo es del medio oeste», dice Liza, «así que nos esforzamos por celebrar nuestras reuniones en lugares que permitan a nuestro equipo experimentar las cosas increíbles de California. Eso puede significar ir a la playa de Santa Mónica, a una casa en Malibú o a una bodega local para que la gente pueda experimentar el buen tiempo».

  Si vive cerca de las montañas, considere una escapada fuera de temporada a una estación de esquí local. Si se encuentra cerca de un centro de la ciudad, puede hacerse cargo de un restaurante de moda o de un espacio artístico. Encuentre las cosas que hacen que su zona sea única y destáquelas.

  Otro factor: un lugar que tenga experiencia en la organización de eventos de empresa.

  

  

  «No sabe lo útil que es trabajar con un lugar que haya hecho un retiro antes, especialmente si es la primera vez que planifica uno de estos», explica Alexis. «Mira en su página web y comprueba si tienen personal especializado en eventos de empresa. Busca un «coordinador de eventos corporativos» o un contacto de «servicios corporativos». Estas son las personas que pueden prestar su experiencia para ayudar a que su evento sea un éxito».

  Visita el lugar de antemano

  Si es posible, haz un recorrido para conocer el terreno. Te ayudará a evitar una letanía de posibles escollos que ni siquiera habías considerado.

  Aquí está Liza de nuevo:

  

  

  «Si hay algo que desearía haber hecho antes de organizar mi primera actividad fuera del recinto, sería visitar el lugar por mi cuenta con antelación, sólo para conocer el terreno», explica. «Habría evitado algunos de los dolores de cabeza que nos encontramos, como que los autobuses se perdieran o que no supiéramos dónde aparcar».

  Conecta tu retiro con el propósito de tu empresa

  A veces, conseguir que tu equipo se entusiasme con un offsite es más difícil de lo que crees. Aunque estos eventos están pensados para ser divertidos y relajantes, habrá algunas personas de su equipo que lo vean como una distracción del trabajo que deberían estar haciendo, o que preferirían simplemente tener un día libre.

  Conduzca la aceptación interna haciendo que su retiro tenga un propósito.

  

  

  «En nuestro retiro más reciente, reunimos a la gente en equipos, y les hicimos competir por una organización benéfica de su elección», explica Alexis. «Darle a la gente un propósito y una causa en torno a la cual reunirse realmente ayudó a que la gente se entusiasmara y se comprometiera; a nadie le pareció una pérdida de tiempo».

  Nombrar a un oficial de seguridad

  Salir del sitio para un retiro implica un poco más de riesgo que su día a día ordinario.

  Es cierto que es poco probable que ponga a su equipo directamente en peligro, pero estará en un entorno nuevo y el potencial de lesiones u otras calamidades es mayor. (Especialmente si se añade el alcohol a la mezcla.)

  Es una buena idea planificar lo peor para estar seguros. Ahí es donde entra en juego un oficial de seguridad.

  

  

  Su oficial de seguridad debería:

  • Acordar mantenerse sobrio durante todo el día para poder conducir en caso de emergencia.
  • Conocer la ubicación del hospital más cercano.
  • Llevar un botiquín de primeros auxilios de la oficina.
  • Conocer la RCP.

  El responsable de seguridad no debería ser usted. De este modo, si el responsable de seguridad tiene que llevar a alguien al hospital, usted seguirá estando ahí para ayudar a dirigir el evento.

  Consienta a los «influenciadores»

  No importa lo que haga, no puede complacer a todo el mundo, así que sea estratégico.

  

  

  «Parte de ello se reduce a conocer a su equipo», explica Liza. «En todas las empresas hay un puñado de ‘influenciadores’ cuya opinión se contagiará a los demás».

  Básicamente, si ellos no están contentos, nadie está contento. Averiguar quiénes son tus influyentes y hacer las pequeñas cosas para mantenerlos comprados es esencial.

  Organizar el transporte

  Hacer que todos los miembros de tu equipo lleven sus propios coches no suele ser una opción. Es demasiado caótico, probablemente no habrá suficiente aparcamiento en el lugar, y todos llegarán a diferentes horas y desordenarán su agenda. (Si vives en una ciudad con buen transporte público, puede que la mayoría de tu equipo ni siquiera tenga coche.)

  La aplicación Swoop es una gran opción que hemos utilizado en el pasado para llevar a la gente a la oficina y de vuelta de forma segura.

  

  

  «Utilizamos un gran servicio llamado Swoop para llevar a nuestro equipo al sitio», explica Alexis. «Lo mejor de recurrir a ellos es que se asocian con muchos de los espacios para eventos de la ciudad y, de hecho, nos dieron muchos consejos sobre cómo hacer que el evento fuera un éxito».

  Planifique el día a rajatabla, pero incluya tiempos de reserva

  Provea a su equipo de un itinerario. Esto ayudará a que el evento se desarrolle sin problemas, pero incluya tiempos de amortiguación como descansos para beber agua, horas de cóctel y de socialización. Siempre habrá retrasos imprevistos, por lo que la flexibilidad le ayudará a mantener su evento en marcha.

  Sea sensato con el alcohol

  ¿Beber o no beber?

  El hecho de que su evento incluya o no el consumo de alcohol depende de la dirección y, por tanto, está fuera de su control. Pero si su empresa proporciona alcohol en su retiro, asegúrese de tener mucha agua disponible. Una buena regla general es tener tanta agua como alcohol. Por lo tanto, si tiene 15 botellas de vino, tenga también 90 botellas de agua a mano (suponga que hay seis vasos por botella).

  Otra clave: no olvide servir comida antes de sacar el alcohol. Beber con el estómago vacío es una receta para el desastre. (Y para que conste, los chupitos de gelatina no cuentan como comida.)

  Y, por supuesto, siempre que se beba, nada de conducir. Nunca merece la pena. Sin excepciones.

  Consulta nuestro post sobre el consumo de alcohol en el trabajo para obtener más consejos.

  Disfruta

  Por último, ten en cuenta que los retiros de empresa son para el beneficio de todo el equipo. Y ¿sabes quién es una parte súper importante del equipo? Tú!

  Claro, es más fácil decirlo que hacerlo. Como persona que dirige el evento, inevitablemente tendrás un mayor sentido de la responsabilidad. Pero, aun así, deberías esforzarte por participar en las actividades, probar algo de la comida y conectar con tus compañeros de equipo.

  Liza explica:

  

  

  «Tanto si se trata de contratar a un equipo de limpieza para que no te quedes en el lugar de celebración hasta medianoche limpiando, como si se trata de tomarte veinte minutos para respirar, disfrutar de la comida y tomar una copa de vino, tienes que asegurarte de que también sacas algo del evento. Recuerde que estos eventos son para todo el equipo, y eso le incluye a usted».

  ¿Cuáles son las cosas más importantes que hay que tener en cuenta al planificar un retiro de empresa? ¿Algo que se nos haya pasado por alto?

  Háganoslo saber en los comentarios a continuación.

  

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