Learning Outcomes:

• distinguir entre la comunicación técnica y profesional y la escritura
• comprender el papel de un comunicador técnico
• saber cómo la ética, la colaboración, la conciencia del contexto, la investigación, la escritura y el diseño se conectan en la creación de documentación
• Identificar tres artefactos de comunicación técnica en la sala. ¿Qué tienen en común? ¿En qué se diferencian?
• Realice una búsqueda de empleo en un medio popular (monster.com, sitios de periódicos locales, stc.org, etc.) para escritores técnicos. Cambia el término «técnico» por «profesional» y «escritor» por «comunicador». Haz una tabla y enumera las diferencias entre cada uno de estos cuatro posibles términos. A continuación, basándose en las cualificaciones y tareas que aparecen en los puestos de trabajo bajo cada título, escriba una definición de cada uno.

Los escritores profesionales y técnicos generalmente se dividen en dos categorías: los escritores que se centran en áreas
«técnicas» y los profesionales que escriben como parte de su trabajo. Aunque muchos profesionales no se ven a sí mismos como escritores, sus trabajos requieren que lean y escriban con bastante frecuencia.

¿Qué hay en un nombre?

Los términos «profesional» y «técnico», así como «escritura» y «comunicación», se utilizan de forma bastante intercambiable en este campo. Aunque hay algunas diferencias que se destacan a continuación, en general se entiende que cualquiera de estas combinaciones se refiere a la presentación de información a las audiencias con el propósito final de conseguir que se haga el trabajo. Esta es una definición bastante amplia, y de hecho, el campo es bastante amplio en sí mismo.

La comunicación técnica está en todas partes. No se limita a las instrucciones a las que uno se remite de vez en cuando o a los folletos que vienen con la nueva tecnología. Si consideras la tecnología como cualquier cosa que aplique los descubrimientos científicos, entonces empezarás a verla por todas partes. Mientras que la alta tecnología, como los teléfonos inteligentes y el wifi, se está convirtiendo en algo omnipresente, la baja tecnología ha existido desde que los humanos empezaron a fabricar utensilios. Dado que las tecnologías se crean en determinados contextos y a menudo se distribuyen a contextos mucho más amplios, es importante que sus creadores y defensores comuniquen el uso previsto de un producto para evitar un mal uso y también para promover una distribución ética. La escritura técnica puede ser la prescripción escrita en el interior de la montura de sus gafas, la etiqueta de su camisa o la señal de precaución en el exterior de una obra de construcción.

Por otra parte, el término general «comunicación profesional» abarca toda la escritura en el lugar de trabajo, desde los memorandos y las políticas internas hasta los comunicados de prensa externos y el marketing para públicos relevantes. Este tipo de comunicación se produce constantemente en todas las instituciones, incluyendo sectores gubernamentales, hospitales, empresas, corporaciones, universidades, etc. A diferencia de los documentos académicos, en los que el objetivo suele ser desarrollar una idea, exponer un argumento teórico o demostrar competencia, los textos profesionales tienen como objetivo persuadir a las personas con poder para que realicen una acción específica.

¿Qué tipos de textos hay en la «comunicación profesional y técnica»?

Básicamente, se considera «comunicación técnica» cualquier texto que tenga como objetivo comunicar información sobre cómo utilizar la tecnología. Mientras tanto, cualquier texto que circule en un entorno profesional con el fin de realizar un trabajo se considera comunicación profesional. Estos textos pueden ser escritos, visuales u orales e impresos o electrónicos.

Los textos suelen llamarse «entregables» porque entregan la investigación y la información en artefactos tangibles (y generalmente en géneros comunes) como memos internos, informes, propuestas, presentaciones, etc. Para entender qué texto es el más apropiado para una determinada tarea, los escritores deben tener en cuenta conceptos de retórica como la audiencia y el análisis contextual, así como los principios de diseño.

¿Qué es la retórica?

Esta es una cuestión controvertida en el campo. La definición más básica de la retórica podría reducirse al estudio de la persuasión, o de cómo las palabras hacen cosas. En los medios de comunicación, el término «retórica» suele tener una mala reputación como herramienta para que los políticos manipulen a los demás con palabras vacías, pero éste no es exactamente el papel de la retórica. De hecho, Platón condenó a los sofistas por ser retóricos engañosos (Gorgias afirmaba que podía hacer que cualquier argumento aparentemente ridículo pareciera sólido). Quintiliano defendió abiertamente la necesidad de la ética en la retórica cuando dijo que la retórica exitosa es «el hombre bueno que habla bien». Así que argumentar que la retórica es inherentemente engañosa es confundir el arte con la manipulación, ignorando la base moral que sustenta una sociedad civil.

Aunque el estudio de la argumentación puede parecer un debate abstracto y a menudo filosófico, los movimientos retóricos pueden observarse en casi cualquier interacción. Piense en cómo le han persuadido para que lea este texto, o en los diversos factores que han intervenido en su decisión sobre qué comer (o no comer) para el desayuno esta mañana. La persuasión implica estudios culturales, consideraciones psicológicas, el lenguaje y mucho más, y está en el centro de la comunicación.

Cualquier escrito que pretenda persuadir para que se crea algo, ya sea la persona más adecuada para ser presidente o la mejor manera de resolver un error informático, se apoya en la retórica. Este arte también tiene en cuenta elementos como la invención y la entrega, que reconocen todos los aspectos del proceso de escritura. Desde el desarrollo de la idea de un proyecto hasta la publicación de informes, los profesionales utilizan la retórica tanto de forma deliberada como inconsciente. Los cuatro términos sobre los que leerás más en este libro son ethos, pathos, logos y kairos. Los tres primeros son apelaciones retóricas que Aristóteles distinguió, y kairos es una idea de tiempo y lugar oportunos que fue fundamental para la escuela de pensamiento sofista. Analizar cómo funcionan estas apelaciones en los textos puede mejorar su capacidad de utilizarlas de forma coherente para lograr su propósito para la audiencia a la que se dirigen.

Aprenda más sobre retórica viendo el vídeo «In Defense of Rhetoric» (En defensa de la retórica), creado por estudiantes de posgrado del programa de maestría en comunicación profesional de la Universidad de Clemson:

¿Los textos de TCP no se limitan a ofrecer información directa?

Sí y no. Por un lado, la distinción de la TCP como escritura en el lugar de trabajo en contraposición a otros géneros de comunicación ayuda a definir el campo. Sin embargo, toda comunicación es intrínsecamente sesgada y situada de alguna manera. Es posible que no le cuentes a tus padres un nuevo tatuaje de la misma manera que se lo contarías a tus amigos. Del mismo modo, no le contarías a un colega o a un profesor de ingeniería biomédica cómo funciona un nuevo marcapasos del mismo modo que a un cirujano o a un paciente. Además de las consideraciones de usabilidad y funcionalidad, es importante recordar la ética que subyace en los textos de TCP. Al tomar decisiones sobre cómo comunicar la información, los escritores deben pensar en cómo sus elecciones afectan a su audiencia. ¿A quién se le impide el acceso a la información? ¿Cómo privilegia una elección a un grupo demográfico, una forma de entender o una cultura sobre otra? ¿La publicación o difusión de textos excluye de forma poco ética a determinadas personas, impidiéndoles recibir información que les ayudaría a avanzar en sus carreras o a completar una tarea?

Otras cuestiones más básicas sobre la funcionalidad dependen de las elecciones retóricas: ¿Comunica el texto una cantidad adecuada de información sin abrumar a la audiencia? ¿Se produce de forma significativa y útil o pasará a estar en una estantería y rara vez se leerá? Todas estas preguntas influyen en el campo y son importantes para las personas que escriben en funciones profesionales.

¿Cómo es un entorno de trabajo de comunicación técnica?

La escritura técnica tiene lugar en entornos de colaboración. En los entornos organizativos, los documentos, especialmente los destinados a audiencias externas, son producidos y/o aprobados por un equipo. La existencia de múltiples partes móviles significa que el aprendizaje de habilidades para trabajar en grupo y mantenerse organizado es importante para conseguir y mantener una carrera dentro de una organización. Ya sea un científico académico, un consultor de empresas, un ingeniero mecánico o un proveedor de atención al paciente, tendrá que entender las buenas prácticas de comunicación. Estos entornos suelen incluir a personas de todo tipo de orígenes, culturas e ideas diferentes sobre lo que es correcto. Evite conflictos innecesarios y que le hagan perder tiempo abordando los proyectos con una mente abierta y siendo consciente de sus propios prejuicios, que pueden ser diferentes no sólo de los de sus lectores sino también de los de sus colegas.

Las tácticas de colaboración, como la gestión de proyectos, también le beneficiarán en las tareas individuales. En la actualidad, gran parte de la escritura técnica se realiza a través del trabajo a distancia y, como tal, los escritores profesionales suelen trabajar para varios clientes simultáneamente. De hecho, uno puede ganarse bastante bien la vida trabajando desde casa en una serie de trabajos contratados o a tiempo parcial, pero para tener éxito hay que equilibrar constantemente las tareas desarrollando un sistema para organizarlas. La adquisición de capacidades multitarea se trasladará a cualquier trabajo en el que se requiera informar a diferentes partes interesadas sobre el mismo proyecto o proyectos similares.

Debido a la naturaleza colaborativa de este trabajo, así como al proceso natural de la escritura, la revisión de documentos y el repaso son partes integrales de la producción de la comunicación escrita.

¿Los escritores profesionales y técnicos sólo escriben?

Aunque una gran parte del campo es la escritura, hay otras numerosas tareas asociadas a la creación y distribución de tareas. Como su objetivo suele ser crear textos que ayuden a los usuarios a completar las tareas, los profesionales de la escritura técnica realizan pruebas de usabilidad para determinar el éxito de su texto y cómo mejorarlo antes de su publicación. Otros elementos del desarrollo de textos son el diseño gráfico, la visualización de datos y la remediación (recrear textos en varios medios para diferentes audiencias o propósitos).

Relación con la tecnología

Los profesionales de la escritura técnica generalmente se mantienen a la vanguardia cuando se trata de nuevas tecnologías. Dado que la tecnología evoluciona constantemente y surgen nuevas herramientas a diario, sería imposible dominar todas las herramientas relevantes. En cambio, los comunicadores técnicos dominan las habilidades analíticas y los fundamentos de los sistemas para adaptarse al entorno cambiante del campo. Los profesionales que dominan las habilidades en sus propios contextos, ya sea un entorno hospitalario o una gran corporación, se familiarizarán con ciertos procedimientos; para los profesionales de la escritura, esto significa que tienen el software de diseño y edición preferido tanto para la publicación impresa como para la electrónica, y conocerlos bien significa que pueden recoger las herramientas preferidas por el cliente con bastante facilidad.

¿Debo empezar por el diseño o por la escritura primero?

Tanto el diseño como el contenido. El diseño y el contenido son consideraciones complementarias. A veces, las limitaciones de espacio hacen que la redacción deba ser extremadamente concisa y despojada de todo detalle. Por otro lado, a veces es importante, por razones legales o de otro tipo, incluir mucha información, sin importar el espacio que ocupe. En cualquiera de los casos, los escritores deben tener en cuenta ante todo sus objetivos. Si sabe que está escribiendo en la segunda situación, en la que el espacio no es una preocupación, la longitud podría significar poner la información más importante en la primera página, o podría significar la incorporación de desplegables o imágenes en el diseño para mantener el interés del lector hasta la última página. Por el contrario, las limitaciones de espacio pueden obligar a los escritores a replantearse la estructura de las frases y la voz.

El espacio no es la única limitación que determina el diseño y el contenido. Los escritores tienen que tener en cuenta los valores del público, la situación retórica en la que se encuentran y las limitaciones institucionales como el coste y el formato, así como la accesibilidad. Los distintos públicos tendrán diferentes interpretaciones de los textos en función de su cultura, sus prioridades y su relación con el tema. Por lo tanto, antes de comenzar la tarea de escribir, el proceso de composición requiere que los escritores consideren para quién están escribiendo. En el lugar de trabajo, suele haber dos públicos: el interno, o interorganizativo, y el externo, que suele ser el público. A veces, los documentos internos acaban en lugares externos (y viceversa), especialmente con la proliferación de los medios sociales, por lo que es importante que los comunicadores profesionales tengan en cuenta los posibles públicos secundarios.

Lista de Definiciones Clave

• Accesibilidad- la legibilidad de un texto para diversos usuarios con diversas capacidades que pueden ser físicas, cognitivas, monetarias, culturales, etc.
• Artefacto- en la comunicación técnica, generalmente cualquier cosa que cuente como un producto final, desde un documento de texto a un clip de audio instructivo a un sitio web. A diferencia de un entregable, un artefacto se define más a menudo desde el punto de vista del lector o del público, y lleva consigo el elemento de chronos, o tiempo, como algo que es final y se consume en el momento en que se hace referencia a él.
• Análisis de audiencias- el proceso de investigación de las audiencias primarias y secundarias para adaptar los entregables a sus necesidades y valores.
• Deliverable- el producto final que está listo para ser publicado, o el texto que un escritor planea entregar a su cliente. Por lo general, se trata de un término utilizado en el contexto de la producción y la finalización; después de la publicación, un entregable podría considerarse un artefacto, pero es posible que estos términos sean en cierto modo intercambiables.
• Repurposeer- el proceso de tomar un texto original y desarrollar nuevos entregables (a veces multimodales o de medios mixtos) para diferentes audiencias o propósitos.
• Situación retórica- la ocasión, la audiencia y las limitaciones en las que se escribe.
• Pruebas de usabilidad- en la comunicación técnica, el acto de traer a los usuarios para que prueben las tareas esbozadas en un texto con el objetivo de descubrir problemas con el texto antes de publicarlo a la audiencia prevista.

Ejercicios:

• Identificar tres artefactos de comunicación técnica en la sala. ¿Qué tienen en común? ¿En qué se diferencian?
• Realice una búsqueda de empleo en un medio popular (monster.com, sitios de periódicos locales, stc.org, etc.) para escritores técnicos. Cambia el término «técnico» por «profesional» y «escritor» por «comunicador». Haz una tabla y enumera las diferencias entre cada uno de estos cuatro posibles términos. A continuación, basándose en las cualificaciones y tareas que figuran en los puestos de trabajo bajo cada título, escriba una definición de cada uno.