Antes que nada, no deseamos ni queremos que usted considere la información de este blog como un consejo legal. En su lugar, esto pretende ser sólo información útil (pero general). Le animamos a que consulte con su asesor legal cualquier ley mencionada en este blog y cualquier obligación que usted o su empresa puedan tener.

Ha visto de primera mano cómo la contratación de los empleados adecuados puede hacer que la productividad en el lugar de trabajo sea mayor o menor. Un gran equipo de empleados es tan eficiente, enérgico y dinámico como una máquina bien engrasada. Sin embargo, contratar accidentalmente a un empleado deficiente puede suponer un gran problema para el engranaje y hacer que todo el sistema se detenga.

Para los propietarios de pequeñas empresas, estos fallos de comunicación y eficiencia se traducen en pérdidas de dinero. Por eso es crucial investigar a fondo a sus candidatos con un proceso de contratación bien organizado, que incluya una comprobación exhaustiva de los antecedentes. Aunque las comprobaciones de antecedentes son fundamentales para los empresarios, también requieren atención a los detalles y desde una perspectiva legal. Las comprobaciones de los antecedentes de los empleados se consideran generalmente «informes del consumidor» en virtud de la Ley Federal de Informes de Crédito Justos (FCRA), lo que significa que están sujetos a parámetros sobre el acceso y el uso. Es fundamental cumplir con las normas de la FCRA durante todo el proceso de verificación de antecedentes. Si ignora las leyes del consumidor, aunque sea accidentalmente, puede exponerse a demandas costosas y que requieren mucho tiempo y que pueden dejarlo fuera del negocio.

Es esencial utilizar un servicio de selección de empleados que cumpla con la FCRA, como ShareAble® for Hires, cuando se incorporen nuevas personas. Saber que la comprobación de los antecedentes de sus empleados sigue la normativa de información al consumidor significa una cosa menos de la que tiene que preocuparse a la hora de seleccionar al mejor candidato para el empleo.

En este artículo, discutiremos -desde un nivel general (esto no es un consejo legal; consulte con su asesor legal para ello)- cómo las regulaciones de la FCRA afectan al proceso de verificación de antecedentes y repasaremos algunos pasos importantes.

¿Qué es la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA)?

La FCRA es una ley federal que fue promulgada en 1970. Originalmente diseñada para ayudar a los consumidores a disputar y resolver inexactitudes en sus informes de crédito, esta ley se ha ampliado desde entonces para cubrir otros numerosos informes de los consumidores.

Un informe de los consumidores contiene información proporcionada por una agencia de informes de los consumidores. Esta información puede detallar la:

• Salud crediticia
• Carácter
• Reputación general
• Características personales
• Modo de vida

La información anterior se utiliza normalmente para determinar la elegibilidad para una variedad de propósitos, incluyendo el empleo, el crédito o el seguro.

Hoy en día, las normas de cumplimiento de la FCRA generalmente regulan a los empleadores que utilizan informes de antecedentes, junto con las Agencias de Informes de Consumidores (CRA) que les proporcionan estos informes. Las normas de la FCRA generalmente se aplican cada vez que un empleador obtiene una verificación de antecedentes de un posible candidato a un puesto de trabajo de una fuente de terceros.

Entre otras disposiciones, y según la FTC, la FCRA protege a los solicitantes de empleo asegurando:

• Tienen derecho a ser informados de una verificación de antecedentes
• Tienen derecho a dar su consentimiento para una verificación de antecedentes laborales
• Tienen derecho a revisar la información relativa a su información personal y financiera
• Tienen derecho a corregir cualquier inexactitud que pueda contener su informe de antecedentes
• Tienen derecho a apelar las decisiones si el solicitante considera que la decisión se tomó injustamente

¿Qué es el cumplimiento de la FCRA y qué significa para los empleadores?

«Cumplimiento de la FCRA» significa típicamente adherirse a los requisitos establecidos por la Ley de Informes Crediticios Justos. Estos requisitos generalmente requieren que los empleadores realicen verificaciones de antecedentes que sean precisas, transparentes y justas para los consumidores.

Para ayudar a asegurar que su pequeña empresa esté protegida de una demanda de la FCRA, es importante que se familiarice con el proceso de solicitar una verificación de antecedentes que cumpla con la FCRA.

La Comisión Federal de Comercio (FTC) establece las responsabilidades del empleador en tres categorías diferentes::

• Antes de solicitar una verificación de antecedentes
• Antes de tomar una acción adversa
• Después de tomar una acción adversa

Cada etapa específica de una verificación de antecedentes tiene sus propios requisitos en el proceso de selección.

Responsabilidades del empleador antes de solicitar una verificación de antecedentes

Los empleadores deben considerar hacer lo siguiente antes de solicitar una verificación de antecedentes:

• Proveer un aviso por escrito al solicitante, explicando que la información obtenida en su informe del consumidor puede ser utilizada para decisiones relacionadas con el empleo. El aviso debe ser independiente y no puede incluirse en la solicitud de empleo.
• Obtenga el permiso por escrito del solicitante para obtener el informe del consumidor.

Responsabilidades del empleador antes de tomar una acción adversa

Si decide que los resultados de un informe de antecedentes descalifican a un candidato a un puesto de trabajo, hay pasos que debe seguir antes de rechazar su solicitud, negar un ascenso o tomar cualquier otra acción adversa de empleo. En general, debe proporcionar al solicitante o empleado:

• Una notificación con una copia del informe del consumidor que utilizó para tomar su decisión de contratación
• Una copia de Un resumen de sus derechos bajo la Ley de Informes Crediticios Justos
• Un tiempo razonable para revisar el informe y confirmar o disputar sus hallazgos

Responsabilidades del empleador después de tomar una acción adversa

Si decide seguir adelante con la acción adversa, generalmente debe notificar su intención verbalmente, electrónicamente o por escrito al solicitante.

Un aviso de acción adversa explica los derechos de una persona a revisar la información reportada en una verificación de antecedentes. Esto les da la oportunidad de corregir la información inexacta. El aviso debe incluir generalmente:

• Información sobre la Agencia de Informes del Consumidor que proporcionó el informe
• Una declaración de que el servicio de verificación de antecedentes no decidió tomar la acción adversa y no puede dar razones específicas para ello
• Indicar el derecho de una persona a disputar la exactitud o integridad de cualquier información
• Informar a la persona de que puede recibir un informe adicional gratuito de la empresa si lo solicita en un plazo de 60 días

Según la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC), debe conservar esta documentación durante un año después de sacar el informe, o después de que se hayan tomado medidas, lo que ocurra más tarde. Una vez transcurrido ese periodo, debe deshacerse del informe del consumidor correctamente. Nuevamente, consulte con su asesor legal si tiene dudas.

Cumplimiento de las normas de discriminación de la EEOC

Además del cumplimiento de la FCRA, las empresas normalmente también deben cumplir con las normas establecidas por la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo. Estas normas pueden incluir lo siguiente:

• No puede comprobar los antecedentes de los solicitantes y empleados cuando esa decisión se basa en la edad, la raza, el origen nacional, el color, el sexo, la religión, la discapacidad o la información genética. Por ejemplo, sólo preguntar a los solicitantes de cierta edad o mayores sobre su historial financiero puede ser clasificado como discriminación.
• Debe aplicar las mismas normas a todos.
• No debe basar las decisiones de empleo en problemas de antecedentes que puedan ser más comunes entre ciertos grupos.
• Puede tener que hacer excepciones para los problemas revelados durante una verificación de antecedentes que fueron causados por una discapacidad.

Aunque la mayoría de los propietarios de negocios no ignorarían intencionalmente las regulaciones de la FCRA, incluso el incumplimiento no intencional puede resultar en consecuencias severas que pueden devastar su negocio.

Es crucial confirmar que la Agencia de Informes del Consumidor que le proporciona un informe es creíble y confiable; un error de la agencia que usted contrata para realizar una verificación de antecedentes también podría dañar su negocio. Por eso es crucial seleccionar un servicio de verificación de antecedentes del empleador de buena reputación que cumpla con todas las regulaciones de informes del consumidor desde el principio.

¿Cuáles son las consecuencias del incumplimiento de la FCRA?

Su empresa puede enfrentar severas sanciones financieras por infringir las regulaciones de cumplimiento de la FCRA, incluso si la violación es accidental. Resolver una demanda de verificación de antecedentes de la FCRA puede ser increíblemente costoso.

Según Webrecon LLC, solo en febrero de 2018, se presentaron 422 demandas de la FCRA. Las cifras han aumentado constantemente cada año, lo que indica que los empleados potenciales son conocedores de sus derechos y están preparados para tomar medidas contra los empleadores que no cumplen.

Tales litigios costosos podrían arruinar su pequeña empresa; las demandas de los empleadores son increíblemente costosas y pueden tardar meses -o incluso años- en resolverse. Por lo general, el empleador debe hacer todo lo posible para seguir cumpliendo con la FCRA.

¿Cómo cumplo con la FCRA durante el proceso de contratación?

Debe discutir esta cuestión con su asesor legal. Una forma de asegurarse de que su proceso de verificación de antecedentes cumple con la FCRA es utilizar un servicio de verificación de reputación. Un proveedor de verificación de antecedentes que cumple con la FCRA cubre la recopilación y el almacenamiento del informe de un individuo.

Nota: hay algunas leyes específicas del estado que pueden limitar su capacidad de obtener cierta información personal durante una verificación de antecedentes. Por ejemplo (esta no es necesariamente una lista exhaustiva), California y Massachusetts tienen regulaciones en vigor que, en parte, especifican que los empleadores no pueden considerar o buscar información sobre los arrestos que no resultaron en una condena. Además de seguir el manual de cumplimiento de la FCRA, es necesario estar al día de las leyes estatales en las que opera su empresa.

Realice verificaciones de antecedentes que cumplan con la FCRA con ShareAble for Hires

Incorporar nuevos empleados a su empresa es una tarea delicada; tiene que cumplir con las leyes de informes de los consumidores aplicables, al mismo tiempo que intenta determinar si serán un activo o un pasivo para su empresa. Refuerce su proceso de cumplimiento con una exhaustiva investigación de antecedentes de los empleados a través de ShareAble for Hires.

Creado específicamente para ayudar a las pequeñas empresas, ShareAble® for Hires proporciona informes completos que cumplen con la FCRA en cuestión de minutos. Confirme la información personal de los solicitantes y ayude a prevenir el fraude con la verificación crediticia previa a la contratación y la comprobación de la identidad. Con estos informes exhaustivos, puede descubrir banderas rojas relacionadas con la identidad y conocer mejor el historial financiero de un candidato, incluidas las deudas pendientes. Saber que su potencial empleado es responsable con el dinero puede darle tranquilidad, especialmente si el puesto implica una supervisión financiera. Con el respaldo de TransUnion, una de las principales agencias de información crediticia, puede estar seguro de que los resultados son precisos y fiables.

Ayude a proteger a su empresa, a sus empleados y a sus clientes de un posible problema con las comprobaciones de antecedentes penales líderes del sector. Cada informe criminal se adhiere a las regulaciones aplicables de la FCRA mientras busca en las bases de datos criminales a nivel nacional y estatal, incluyendo los más buscados del FBI, el Registro Público Nacional de Delincuentes Sexuales, y Aduanas y Protección de Fronteras. Con la revisión en profundidad de los registros de arresto, las órdenes de detención y los procedimientos judiciales, puede estar más tranquilo sabiendo que ha utilizado comprobaciones de antecedentes que cumplen la normativa para ayudar a reducir el riesgo de contrataciones peligrosas.

ShareAble for Hires ofrece un precio sencillo y directo, sin requisitos de suscripción ni cuotas de alta. Esto es ideal para los responsables de contratación que no necesitan examinar a cientos de candidatos cada año. Usted paga sólo por las verificaciones de antecedentes que necesita, cuando las necesita.

Aunque no puede proteger su negocio de todas las amenazas potenciales, puede ayudar a reducir el riesgo de demandas de informes de consumidores con la verificación de antecedentes que cumple con la FCRA. Proteja su negocio y mantenga su maquinaria bien engrasada funcionando sin problemas con ShareAble for Hires. Obtenga más información y empiece a seleccionar hoy mismo.