Un buen memorándum organiza la información a transmitir tanto para la comodidad y facilidad de comprensión del lector como para lograr el propósito del escritor de la manera más efectiva.

Salte a:

Título

Comienzo

Resumen

Párrafo(s) de discusión

Su cierre

Anexos

Título

El título de todo memorándum sigue el mismo formato básico:

Para:

cc:

FROM:

FECHA:

ASUNTO:

Tu línea de asunto debe ser breve, no más de unas pocas palabras, pero explícita, para que no haya posibilidad de malentendidos. Por ejemplo, el asunto «Pedir una pizza» puede hacer pensar a los lectores que el memorándum contiene instrucciones sobre el procedimiento correcto para pedir comida para llevar en las noches de oficina cuando, en realidad, se trata de transmitir las quejas del personal de limpieza sobre la salsa de tomate en la alfombra y las cajas esparcidas por el suelo. Algo como «Limpia tu desorden antes de irte» anuncia el punto principal del memorándum.

Apertura

Las frases o párrafos iniciales de un memorándum indican a los lectores el contexto del asunto, la tarea o asignación sugerida y el propósito del memorándum:

Contexto

El contexto que se describe es el acontecimiento, la situación o los antecedentes del problema o asunto que se está tratando. Que ocupe una frase o un párrafo dependerá de la complejidad de la situación. Por ejemplo, el contexto puede comenzar con:

La empresa de limpieza se ha quejado de que tarda demasiado en limpiar nuestros suelos…

Sea claro y directo, proporcionando sólo la información que sus lectores necesiten.

Tarea

Su declaración de tarea o encargo describe lo que está haciendo para resolver el problema, cuestión o situación. Si su lector le ha pedido que actúe, podría decir:

Me ha pedido que estudie…

Si quiere presentar alternativas para que los empleados las consideren, podría decir:

Necesitamos considerar alternativas que satisfagan a la empresa de limpieza sin…

Propósito

Su declaración de propósito explica por qué está escribiendo el memorándum y conduce al resto del mismo. Debes ser directo y evitar tratar de restar importancia a la información. Su declaración podría comenzar con:

Este memorándum describe mi comprensión de la queja de la empresa de limpieza, propone varias maneras de acomodar a estas personas y mis propias recomendaciones para resolver el problema.

Si el memorándum va a ser tan largo que la adición de títulos de sección hará más fácil seguir la organización de la información, por supuesto, hágalo.

Cuando el propósito de un memorándum es convencer a sus lectores de que hay un problema real, evite entrar en más detalles de lo que la situación requiere. Si descubre que tiene dificultades para describir la tarea, es posible que tenga que pensar más antes de escribir el memorándum. Si decide dividir su memorándum en segmentos, asegúrese de que sean los puntos más importantes.

Resumen

Espere hasta haber escrito el cuerpo principal de su memorándum para escribir una sección de resumen. Si su memorándum es de una página o menos, un resumen puede no ser necesario. Sin embargo, si has cubierto varios temas o eventos importantes, o tu análisis es bastante detallado, un párrafo de resumen es apropiado.

Si el memorándum es un breve informe sobre la investigación que has realizado sobre un tema o para un proyecto, este es un buen lugar para resumir los métodos y las fuentes que has utilizado hasta ahora. Recuerda, sin embargo, que se trata de un resumen. Sé breve y no repitas innecesariamente información detallada.

Párrafo(s) de discusión

Después de haber cubierto adecuadamente la presentación básica de tu tema, aquí es donde expones todos los detalles -hechos, estadísticas, hipótesis- que apoyan las ideas que has discutido. En esta sección demostrará su capacidad de pensar de forma creativa y crítica al presentar sus ideas.

Comience con la información más importante o más reveladora, procediendo del hecho más fuerte al más débil (o, si está proporcionando antecedentes históricos, de la información más antigua a la más reciente).

Estos párrafos son también el lugar donde hace sus recomendaciones, reconoce las recomendaciones de otros, y describe los problemas futuros que podrían ocurrir y cómo sus sugerencias asegurarán que tales problemas simplemente no ocurran.

A menudo ayuda poner los hechos o detalles importantes en listas numeradas o con viñetas, de nuevo yendo del punto más fuerte al más débil.

Su cierre

Una vez que haya dado a sus lectores toda la información relevante para el tema de su memorándum, utilice un cierre cortés que describa las acciones que quiere que tomen, y señale cómo esas acciones beneficiarán a todos. Este cierre de un párrafo podría comenzar con:

Podemos discutir mis recomendaciones con más detalle en nuestra próxima reunión…

o

Si necesita más información, estaré encantado de ….

Anexos

Provea cualquier documentación o información adicional que sus lectores necesiten para llegar a su propia comprensión del evento, asunto o problema que ha descrito, y enumere dichos anexos al final.

Por ejemplo, si ha habido un intercambio de cartas en relación con su tema, incluya copias de las mismas (si al hacerlo no se viola la confidencialidad o si contienen información que sus lectores necesitan conocer). Si ha creado gráficos de hechos o estadísticas o diagramas que ilustren relaciones físicas, adjúntelos. También puede hacer referencia a dichos gráficos, diagramas o ilustraciones en los puntos apropiados de su nota.

No adjunte materiales que no tengan relación directa con el tema de la nota.