Si usted recibió una carta del IRS que hace referencia a la determinación SS-8 de que un trabajador es un empleado, eso podría significar que usted clasificó erróneamente a ese trabajador como un contratista independiente. La carta del IRS le recomendará que modifique sus declaraciones de impuestos. Lo que esto significa es que usted debe impuestos atrasados por el impuesto sobre el empleo con retenciones que usted debería haber estado haciendo para ese trabajador y / o el grupo de trabajadores que están en posiciones similares. Puedes estar sujeto a impuestos atrasados y sanciones. 
¿Qué es un formulario SS-8 del IRS?
Cualquiera puede presentar un formulario SS-8. Un empleador o los trabajadores pueden presentar un formulario SS-8 (Determinación del estado de trabajo de los empleados a efectos de los impuestos federales sobre el empleo y la retención del impuesto sobre la renta) para obtener una determinación del IRS en cuanto a si un trabajador es o no un contratista independiente. La carta del IRS y el formulario SS-8 no es una auditoría. Es una investigación federal sobre la relación de contratista independiente o empleado del individuo identificado en la carta. La mayoría de las empresas se preocupan de que es una auditoría de toda la empresa. No lo es. El programa SS-8 emite cartas de determinación a los empleadores y trabajadores sobre la correcta clasificación de un trabajador a efectos de los impuestos federales sobre el empleo y la retención del impuesto sobre la renta. Un técnico del SS-8 aplica la ley a los hechos y circunstancias presentados con el formulario SS-8, Determinación de la situación del trabajador a efectos de los impuestos federales sobre el empleo y la retención del impuesto sobre la renta, para determinar si el trabajador presta servicios como empleado o como contratista independiente. Las cartas de determinación son vinculantes para el IRS en función de los hechos presentados. Una vez que se emite una carta de determinación, puede ser modificada o revocada por varias razones
Prácticas recomendadas cuando una empresa recibe un Formulario SS-8.
La mejor práctica es examinar la relación de la empresa con el trabajador identificado por el IRS en la carta y el Formulario SS-8. La empresa debe responder al formulario SS-8. Si una empresa no responde, entonces el IRS tomará su determinación sobre el estatus de empleado o contratista independiente basándose únicamente en la información proporcionada por el trabajador. Las empresas que ignoran el proceso del SS-8 se arriesgan a que el IRS ignore información y documentos importantes que podrían afectar al resultado de su determinación. Después de todo, no puede esperar que el IRS conozca y entienda su relación con un trabajador a menos que le diga y muestre documentos que puedan afectar la determinación de contratista independiente.
Por qué los empleadores deben prestar atención al proceso del Formulario SS-8
Los empleadores deben prestar atención al proceso SS-8 y estar preparados para responder de manera oportuna. No es una simple cuestión de rellenar un formulario. Hay consideraciones de derecho laboral y documentaciones que deben ser evaluadas por un abogado laboralista. No responder o decir las cosas equivocadas puede resultar en una determinación errónea del IRS.
Esto se hace generalmente a través de una Carta 5367. La carta dirá:
«Estimado contribuyente,
Recibimos una solicitud del trabajador arriba mencionado para determinar la situación fiscal correcta por los servicios que realizó para usted en 2018 – 2018 .
En este tipo de casos, solemos dar a cada parte interesada la oportunidad de presentar una declaración de los hechos, ya que nuestra decisión afectará a la situación fiscal laboral de todas las partes implicadas. Rellene el formulario SS-8 adjunto, Determinación o/Estado de Trabajador o Propósitos o/Retención de Impuestos Federales sobre el Empleo y el Impuesto sobre la Renta. También hay un formulario rellenado disponible en línea en www.irs.gov/formspubs. Si desea enviar cualquier otra documentación, no envíe la copia original. Todo lo que proporcione pasa a formar parte del archivo del caso del IRS y no se le devolverá.»
Esto significa que hay un caso SS-8 abierto. La carta hará referencia a su número de caso. Usted tiene derecho y se le anima a responder a la carta. El IRS suele procesar la información que reciben en el proceso SS-8 y luego notificar al empleador a través de una carta de determinación.
Determinación del SS-8 del IRS
El IRS generalmente notificará al empleador de su determinación a través de una Carta 4991-A. La carta informa al empleador que debe pagar los impuestos federales sobre la renta y su parte del impuesto de la Ley de Contribuciones del Seguro Federal (FICA) (seguridad social y el impuesto de Medicare). La carta del IRS por lo general dice lo siguiente:
«Esta determinación es vinculante para el Servicio, suponiendo que no hay ningún cambio en los hechos o la ley que forman la base de la resolución. Si usted adopta una posición contraria o hace caso omiso de la resolución, puede ser remitido a una auditoría. Si no ha presentado la declaración de la renta, es posible que tenga que hacerlo. Si ha presentado declaraciones de impuestos sobre el empleo, es posible que tenga que modificarlas.
Los empleadores generalmente deben retener el impuesto sobre la renta y el impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) (es decir, la seguridad social y el impuesto de Medicare) de los salarios pagados a sus empleados y pagar estos impuestos al gobierno. Los empleadores también deben pagar la parte correspondiente al empleador del impuesto FICA y el impuesto de la Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo (FUTA) sobre los salarios. Para hacer los ajustes necesarios para pagar estos impuestos sobre los salarios pasados a sus empleados, incluyendo el uso de tasas especiales, consulte la Publicación 15, (Circular E) Guía de Impuestos del Empleador y la Publicación 15-A, Guía de Impuestos Suplementarios del Empleador. Puede obtener estas publicaciones llamando al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) o visitándonos en línea en www.irs.gov/formspubs .»
El paquete de determinación puede contener tanto una Carta 4991, Carta 4991-A / Formulario 14430, y un Análisis de Determinación SS-8 que establece los factores específicos utilizados para determinar que el trabajador era un empleado.
Contratista independiente y la prueba de 20 factores del IRS
El IRS desarrolló la prueba de 20 factores que se muestra a continuación para ayudar a los empleadores a evaluar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente. Ningún factor de la prueba es más indicativo de la condición de empleado que otro. Si hay un número elevado de marcas «sí», lo más probable es que indique la presencia de una relación laboral, un número elevado de marcas «no» puede indicar o no una relación de contratista. Por lo tanto, es mejor para los empleadores a errar en el lado de la precaución y buscar una decisión del IRS en caso de duda.
El IRS utiliza lo que se considera «reglas de derecho común» para determinar si un trabajador es un contratista independiente. Mientras que usted puede pensar que esto significa que usted puede utilizar el sentido común para determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente, usted estaría equivocado. La determinación es una combinación de consideraciones de hecho y precedentes legales. Debe contratar la ayuda de un abogado laboralista que esté familiarizado con las sentencias judiciales sobre esta cuestión. Los factores del derecho común referenciados por el IRS tiene en cuenta el control de la conducta, el control financiero, y las relaciones de las partes.
El IRS ha desarrollado directrices para ayudar al empleador a clasificar correctamente sus relaciones de trabajo. Hay varias publicaciones que abordan quiénes son empleados y quiénes son contratistas independientes. El IRS sigue la prueba del derecho común para determinar si un individuo es un empleado a efectos del impuesto federal sobre el trabajo. Según la prueba del derecho consuetudinario, existe una relación empleador-empleado si la persona para la que se prestan los servicios tiene derecho a controlar y dirigir a un trabajador en cuanto a los resultados, los detalles específicos y los medios por los que se logran los resultados.