Los formularios 1099 del IRS coinciden con los números de ingresos y de la Seguridad Social. La mayoría de la gente presta atención a estos formularios en la época de impuestos, pero tanto los abogados como los clientes deben prestar atención a ellos el resto del año también. No informar de un formulario 1099 está garantizado para darle un aviso de impuestos del IRS para pagar. Estos pequeños formularios son una importante fuente de información para el IRS. Las copias van a las autoridades fiscales estatales, que son útiles en la recaudación de los ingresos fiscales estatales.

Los abogados reciben y envían más Formularios 1099 que la mayoría de la gente, en parte debido a las leyes fiscales que los distinguen. Los abogados son buenos sujetos de auditoría porque a menudo manejan fondos de clientes. También suelen tener ingresos importantes. El IRS tiene un gran interés en el tratamiento fiscal de los acuerdos de litigios, sentencias y honorarios de abogados. Los abogados son objeto de formularios 1099 adicionales. El código de impuestos requiere que las empresas que hacen los pagos a los abogados para informar de los pagos al IRS en un formulario 1099.

Cada persona dedicada a los negocios y hacer un pago de $ 600 o más por los servicios deben informar de ello en un formulario 1099. La norma es acumulativa, por lo que mientras que un pago de 500 dólares no activaría la norma, dos pagos de 500 dólares a un solo beneficiario durante el año requieren un Formulario 1099 por la totalidad de los 1.000 dólares. Los abogados deben emitir los Formularios 1099 a los peritos, consultores de jurados, investigadores e incluso a los co-asesores cuando se prestan servicios y el pago es de 600 dólares o más.

Una notable excepción a la regla normal de 600 dólares son los pagos a las empresas. Los pagos realizados a una corporación por servicios están generalmente exentos; sin embargo, se aplica una excepción a los pagos por servicios legales. En otras palabras, la regla de que los pagos a los abogados deben ser objeto de un formulario 1099 prevalece sobre la regla de que los pagos a las empresas no necesitan serlo. Por lo tanto, cualquier pago por servicios de 600 dólares o más a un abogado o bufete de abogados debe ser objeto de un formulario 1099, y no importa si el bufete de abogados es una corporación, LLC, LLP, o sociedad general, ni tampoco importa lo grande o pequeño que sea el bufete de abogados. Un abogado o un bufete de abogados que pague honorarios a un co-asesor o un honorario de derivación a un abogado debe emitir un Formulario 1099 independientemente de cómo esté organizado el abogado o el bufete. Además, cualquier cliente que pague a un bufete de abogados más de 600 dólares en un año como parte del negocio del cliente debe emitir un Formulario 1099. Los formularios 1099 se expiden generalmente en enero del año siguiente al pago. En general, deben ser enviados al contribuyente y al IRS antes del último día de enero.

Emisión de los Formularios 1099 a los clientes

Una cuestión de información fiscal confusa para los bufetes de abogados es si deben emitir los Formularios 1099 a los clientes. La práctica varía considerablemente, y muchos despachos emiten los formularios de forma rutinaria; sin embargo, la mayoría de los pagos a los clientes no requieren realmente los formularios. Por supuesto, muchos abogados reciben fondos que pasan a sus clientes. Eso significa que los bufetes suelen extender cheques a los clientes para que reciban una parte de los ingresos del acuerdo. Aun así, rara vez existe la obligación de presentar el formulario 1099 para estos pagos. La mayoría de los abogados que reciben un cheque de liquidación conjunta para resolver el pleito de un cliente no se consideran pagadores. De hecho, el demandado que llega a un acuerdo se considera el pagador, no el bufete de abogados. Por lo tanto, el demandado generalmente tiene la obligación de emitir los formularios 1099, no el abogado.

Ejemplo 1: Larry Lawyer gana un honorario contingente al ayudar a Cathy Client a demandar a su banco. El cheque de liquidación es pagadero conjuntamente a Larry y Cathy. Si el banco no conoce el reparto entre Larry y Cathy, debe emitir dos formularios 1099 tanto a Larry como a Cathy, cada uno por el importe total. Cuando Larry extiende un cheque a Cathy por su parte, no es necesario que emita un formulario.

Ejemplo 2: Considere los mismos hechos que en el ejemplo 1, pero suponga que Larry le dice al banco que emita dos cheques, uno a Larry por el 40 por ciento y el otro a Cathy por el 60 por ciento. También en este caso, Larry no tiene la obligación de emitir un formulario porque Cathy recibe el pago del banco. El banco emitirá a Larry un formulario 1099 por su 40%. El banco emitirá a Cathy un formulario 1099 por el 100%, incluyendo el pago a Larry, a pesar de que el banco pagó directamente a Larry. Cathy debe encontrar una manera de deducir los honorarios legales.

Pagos por lesiones físicas

Una importante excepción a las reglas de los Formularios 1099 se aplica a los pagos por lesiones físicas personales o enfermedades físicas. Piense en los acuerdos legales por accidentes de coche y lesiones por resbalones y caídas. Dado que tales pagos por daños compensatorios son generalmente libres de impuestos para la persona lesionada, no se requiere el Formulario 1099.

Ejemplo 1: Hal Hurt está en un accidente de coche y recibe un acuerdo de 1 millón de dólares. Defendant Motors emite un cheque conjunto a Hal y su abogado Sue Suits. El demandado no está obligado a emitir un formulario 1099 a Hal. El demandado debe emitir un formulario 1099 a Sue por la totalidad del millón de dólares.

Ejemplo 2: Los mismos hechos, pero supongamos que Sue pide que se emita un cheque de 600.000 dólares para Hal (sin formulario 1099) y un cheque de 400.000 dólares para ella (con un formulario 1099 para Sue por 400.000 dólares). El demandado Motors puede acceder a esta solicitud.

Otros pagos a clientes

¿Qué ocurre con la devolución de los honorarios legales de un bufete de abogados a sus clientes? Deben declararse esos pagos al cliente en el formulario 1099 emitido al cliente? Si el reembolso es de dinero guardado en la cuenta fiduciaria del abogado, no se requiere el Formulario 1099; sin embargo, si el bufete de abogados fue pagado previamente y está reembolsando una cantidad de los propios ingresos del bufete, se necesita un Formulario 1099.

Ejemplo: Big Law LLP representa a Joe Inventor y mantiene 50.000 dólares de los fondos de Joe en su cuenta fiduciaria. Debido a una disputa sobre la calidad de los servicios de Big Law, ésta acuerda devolver 30.000 dólares del depósito de Joe. No se requiere el formulario 1099 porque se trata de dinero de Joe. Big Law también se compromete a devolver 60.000 dólares del dinero que Joe pagó en concepto de honorarios durante los últimos tres años. Big Law está obligado a emitir un formulario 1099 por el pago de 60.000 dólares.

La principal área en la que un abogado debe emitir un formulario 1099 a un cliente es cuando el abogado realiza funciones significativas de supervisión y gestión. La normativa fiscal no es terriblemente clara en cuanto a cuáles son estas funciones de gestión y supervisión en muchos casos, pero el mero hecho de ser abogado del demandante y manejar el dinero del acuerdo no es suficiente.

¿Qué ocurre si el abogado va más allá de la mera recepción del dinero y la división de las partes del abogado y del cliente? Según la normativa del IRS, si los abogados asumen un papel demasiado importante y ejercen la gestión y la supervisión del dinero del cliente, se convierten en «pagadores» y, como tales, están obligados a emitir los Formularios 1099 cuando desembolsan los fondos.

Cheques conjuntos

La normativa del IRS contiene amplias disposiciones que regulan los cheques conjuntos y cómo debe emitirse el Formulario 1099 en estos casos. La mayoría de estas normas significan que los abogados recibirán los Formularios 1099 cuando sus nombres figuren en los cheques de liquidación.

Ejemplo 1: Dastardly demandado resuelve un caso y emite un cheque conjunto a Clyde cliente y Alice abogado. Dastardly normalmente debe emitir un formulario 1099 a Clyde por el importe total y un formulario 1099 a Alice también por el importe total. Esta realidad puede hacer que Alice prefiera cheques separados, uno para los fondos del cliente y otro para pagar directamente al abogado. De esta manera, Alice sólo puede recibir un Formulario 1099 por sus honorarios, y no también por el dinero de su cliente.

Ejemplo 2: Esta vez el demandado Nodoyuna emite un cheque por el 60 por ciento del acuerdo para el cliente Clyde y el 40 por ciento para el abogado Alice. Dastardly emite un formulario 1099 a Clyde por el 100 por ciento, y un formulario 1099 a Alice por el 40 por ciento. Para que Clyde no pague impuestos por los honorarios pagados a Alice por los que recibió un Formulario 1099, tratará de deducir el 40 por ciento en su declaración de impuestos. Sin embargo, a partir de 2018, las deducciones por honorarios legales son ahora mucho más restringidas que en el pasado. Todavía hay una deducción por encima de la línea para los honorarios legales en el empleo, los derechos civiles y los casos de denunciantes, pero más allá de eso, muchos honorarios legales ya no pueden ser deducidos.

Buscando ayudar a sus clientes a evitar la recepción de los Formularios 1099, algunos abogados demandantes piden al demandado un cheque a nombre de la «Cuenta Fiduciaria del Bufete Jones.» Muchos demandados están dispuestos a emitir un único Formulario 1099 sólo para el Bufete Jones en esta situación. Sin embargo, técnicamente, las normas del Tesoro dictan que se debe tratar este cheque de la cuenta fiduciaria del bufete Jones como un cheque conjunto a nombre del abogado y del cliente. Eso significa que se requieren dos Formularios 1099, cada uno en la cantidad completa.

Llamadas de juicio y sanciones

Los requisitos para emitir Formularios 1099 han existido en el código de impuestos y la ley estatal paralela durante décadas. Sin embargo, estos requisitos se han vuelto más rigurosos en los últimos años. La aplicación de sanciones también se ha endurecido. Cada vez se exige más información, y los abogados y los bufetes de abogados se enfrentan no sólo a las normas básicas, sino a las normas especiales dirigidas a los honorarios legales.

Los abogados no siempre están obligados a emitir los formularios 1099, especialmente a los clientes. Sin embargo, es poco probable que el IRS critique a alguien por emitir más de estos pequeños formularios omnipresentes. De hecho, en opinión del IRS, cuantos más formularios 1099 mejor. Tal vez por esa razón, es cada vez más común que los bufetes de abogados emitan los Formularios 1099 a los clientes incluso cuando no son estrictamente necesarios. Los demandados también suelen tener esta reacción instintiva: en caso de duda, emiten los formularios. A veces, sin embargo, tanto los abogados como los demandados se exceden y emiten los formularios cuando realmente no deberían hacerlo.

La mayoría de las sanciones por no presentar los formularios de forma no intencionada son modestas: tan sólo 270 dólares por formulario. Esta sanción por no presentar los formularios 1099 está dirigida principalmente a los incumplimientos a gran escala, como cuando un banco no emite miles de formularios a los titulares de cuentas; sin embargo, los bufetes de abogados también deben tener cuidado con estas normas.

La distribución de las ganancias de una acción colectiva, por ejemplo, puede desencadenar la emisión a gran escala de los formularios 1099. Además de la multa de 270 dólares por incumplimiento, el IRS también puede tratar de negar una deducción por el elemento que debería haber sido reportado en un Formulario 1099. Eso significa que si usted no emite un formulario por unos honorarios de consultoría de 100.000 dólares, el IRS podría alegar que no es deducible. Por lo general, es posible evitar este tipo de sanción draconiana, pero la gravedad de la amenaza sigue siendo potente.

Un peligro técnico a menudo citado (pero generalmente no es un riesgo grave) es la sanción por violaciones intencionales. Un contribuyente que sabe que es necesario emitir un formulario 1099 y, sin embargo, ignora esa obligación se está buscando problemas. El IRS puede imponer una sanción equivalente al 10 por ciento del importe del pago.

Ejemplo: Larry Lawyer realiza un pago de 400.000 dólares a un co-asesor, pero Larry no emite el formulario 1099 requerido a pesar de que su CPA le dijo que estaba obligado a hacerlo. Además de otros recursos, el IRS puede imponer una sanción de 40.000 dólares.

Aunque una sanción del 10 por ciento es alta, nunca he visto personalmente que se imponga esta sanción. De hecho, me pregunto qué probabilidad hay de que se proponga, a menos que el contribuyente tenga un memorando condenatorio en su archivo que entregue al IRS, dejando claro que conocía la obligación del Formulario 1099 y la ignoró.

Formulario W-9 del IRS

Dado que los Formularios 1099 requieren números de identificación del contribuyente, a los abogados se les suele pedir que proporcionen a los pagadores sus propios números de identificación del contribuyente y los de sus clientes. Por lo general, estas solicitudes vienen en el formulario W-9 del IRS. Si a un abogado se le pide que proporcione un número de identificación de contribuyente y no lo proporciona a la parte pagadora, está sujeto a una multa de 50 dólares por cada vez que no proporcione esa información.

Los pagos que se realicen al abogado también pueden estar sujetos a retenciones de respaldo. En la práctica, algunos demandados pueden negarse a pagar el dinero sin los números de identificación del contribuyente requeridos, o tratarán de pagar el dinero a través de un tribunal. Por lo general, no vale la pena luchar por los formularios W-9. Si usted ha negociado un texto en el acuerdo de conciliación que deje claro qué Formularios 1099 se emitirán (o no), no debería haber ninguna razón para pelear por la entrega de los Formularios W-9.

Conclusión

Recibir los Formularios 1099 no es particularmente divertido, pero al menos es un recordatorio para informar del pago en su declaración de impuestos. Incluso a muchos emisores de los Formularios 1099 puede no gustarles especialmente el formulario. Los abogados deben prestar especial atención a estas normas, y no sólo cuando están resolviendo casos o cerrando acuerdos inmobiliarios. Más que muchas otras empresas y profesionales, los abogados suelen enviar y recibir los formularios 1099. Los clientes también se preocupan mucho por estas normas, sobre todo si reciben por correo un gran formulario 1099 que no esperaban.

Robert W. Wood es abogado fiscalista en www.WoodLLP.com y autor de numerosos libros fiscales, entre ellos Taxation of Damage Awards & Settlement Payments (www.TaxInstitute.com). Esta discusión no pretende ser un consejo legal.