Si su empresa no tiene una política de capitalización o si no ha sido actualizada en los últimos años, se trata de un tema contable crítico. Una política de capitalización establece, a efectos contables, que se capitalice una compra de bienes (1) que supere un gasto mínimo (por ejemplo, 5.000 dólares, 2.500 dólares, 1.000 dólares, etc. por unidad) y (2) que tenga una vida útil de un año o más. Si un gasto cumple la política de capitalización, se capitalizará a efectos contables. Si un gasto no cumple con la política de capitalización, debe ser contabilizado como gasto.

Tener una política de capitalización tiene sus ventajas:

• El tratamiento de las adiciones de propiedad y las reparaciones y el mantenimiento por parte de la empresa será más consistente. Independientemente de quién registre la entrada o cuándo se registre, una política de capitalización garantiza que un elemento se trate de la misma manera, todas las veces.
• La empresa gastará significativamente menos en el mantenimiento de registros si se sigue la política de capitalización, ya que la empresa pasará menos tiempo manteniendo registros para cada elemento inmaterial. Un activo capitalizado también se registrará en el calendario de activos fijos en el año en que se ponga en servicio, se depreciará cada año a lo largo de su vida útil y, finalmente, se eliminará. Además, tendrá una lista más larga de activos fijos que mantener cada año. Al tener una política de capitalización más alta, hay menos mantenimiento de registros relacionados con los activos individuales que tienen costos históricos más pequeños.

Umbral de capitalización

Anteriormente, hemos discutido las regulaciones de propiedad tangible y los umbrales actualizados de minimis safe harbor anunciados por el Servicio de Impuestos Internos. De acuerdo con las recientes regulaciones del IRS, los contribuyentes empresariales pueden deducir, en lugar de capitalizar, ciertos elementos de capital hasta una cantidad específica de dólares en función de si el contribuyente tiene un estado financiero aplicable (AFS), que es un conjunto de estados financieros que es (1) estados financieros auditados acompañados de un informe de una firma de CPA, (2) presentado ante la Comisión de Valores y Bolsa, o (3) presentado ante otra agencia gubernamental. Si el contribuyente empresarial tiene una AFS, el umbral de seguridad es de 5.000 dólares por partida. Si el contribuyente empresarial no tiene AFS, el umbral de puerto seguro es de 2.500 dólares por elemento (500 dólares antes del 1 de enero de 2016).

Los umbrales de 5.000 dólares y 2.500 dólares son justo los previstos en las normas de puerto seguro de minimis. Una empresa puede implementar una política de capitalización con umbrales que son más altos o más bajos que estos umbrales.

• Una empresa no puede gastar adquisiciones de mayor valor en dólares a efectos fiscales de lo que han gastado a efectos contables. El hecho de que pueda gastar hasta 5.000 dólares o 2.500 dólares en virtud de las normas de puerto seguro de minimis no significa que deba necesariamente llevar al máximo su política de capitalización.
• Al adoptar umbrales de capitalización más elevados, sus gastos aumentarán más que sus activos, lo que puede repercutir en los ratios financieros de su empresa (menos activos, mayores gastos), lo que a su vez puede provocar un impacto en los convenios de deuda.

Los umbrales de 5.000 dólares y 2.500 dólares de las normas de puerto seguro de minimis sólo se aplican si la política de capitalización se firma y entra en vigor antes del comienzo del año fiscal.

Vidas útiles

De acuerdo con los PCGA de EE.UU., no existe una vida útil predeterminada. Sin embargo, la mejor práctica es establecer directrices sobre el tiempo que la dirección espera razonablemente que una clase de activo esté en uso. Hay innumerables organizaciones que pueden depreciar dos piezas de equipo comparables a lo largo de diferentes vidas útiles sin pensar en ello. Sus profesionales de la contabilidad en BlumShapiro pueden ayudar a desarrollar directrices específicas para su organización.

Las directrices generales que se utilizan comúnmente incluyen:

• Tierra – No es un activo depreciable
• Mejoras de la tierra – 15 años
• Edificios – 30-40 años
• Equipos informáticos – 5 años
• Muebles y equipos – 10 años
• Software – 3 años

Estas directrices eliminan las conjeturas y discusiones sobre el tiempo de depreciación de un activo cuando se generan los calendarios de depreciación.

Para fines fiscales, el Servicio de Impuestos Internos dicta cuál debe ser la vida depreciable de cada activo. Sus profesionales de impuestos en BlumShapiro le ayudarán a tomar esas determinaciones.

Valor de rescate

El valor de rescate es el valor estimado de un activo al final de su vida útil cuando el activo ya no puede ser utilizado para su propósito. Por ejemplo, si una organización tiene una flota de vehículos, la Organización puede determinar que cada vehículo puede tener un valor de salvamento que esperan que el vehículo valga cuando el vehículo sea eliminado (por ejemplo, si venden el vehículo a otra organización). Cuando sea apropiado, la gerencia debe hacer una mejor estimación de lo que podría ser el valor de salvamento de un activo al final de su vida útil.

Por ejemplo, si la Organización compra un camión de 100.000 dólares, espera que el camión tenga una vida útil de 10 años, y espera que el camión valga 10.000 dólares al final de los 10 años, entonces la Organización tomaría una depreciación de 9.000 dólares por año (100.000 dólares de costo – 10.000 dólares de salvamento = 90.000 dólares / 10 años = 9.000 dólares).

El impacto en el valor de salvamento puede sentirse en los ingresos netos (disminuyendo la depreciación y los ingresos netos) y en el valor de los activos de la Organización (aumentando el valor neto contable ya que se toma menos depreciación). El valor de salvamento también puede tener un impacto en los ratios financieros, como el ratio de deuda sobre fondos propios.