En cualquier negocio, el conocimiento de las actividades cotidianas de su empresa es lo que mantiene su negocio en marcha.

Más importante aún – suele ser lo que le hace destacar entre sus competidores.

Por lo tanto, asegurarse de que esta experiencia e información se mantiene dentro de su negocio es muy importante.

Puede parecer algo sencillo y de etiqueta empresarial normal, pero hay que asegurarse de que nuestro negocio está a salvo de cualquier posible violación de la confidencialidad.

Este artículo hablará de la confidencialidad en el lugar de trabajo: por qué es importante y qué puede hacer para mantenerla.

¿Por qué es importante la confidencialidad?

La confidencialidad en el lugar de trabajo se refiere a cualquier información confidencial que se encuentre en el curso de los negocios.

Hay tres tipos principales –

1. la información personal de los clientes
2. la información de los empleados que recopilan los directivos, y
3. la «información de propiedad»

Este artículo se centrará en la tercera de ellas: la información de propiedad, que también puede llamarse simplemente «información empresarial» o «secretos comerciales».

La información comercial puede incluir cualquier cosa, desde documentos comerciales hasta los entresijos de los procesos empresariales, datos financieros, lista de clientes, el código de software de su producto y la estrategia de marketing.

Normalmente, este tipo de información no está disponible para el público, y definitivamente no para sus competidores.

¿Por qué?

En el clima altamente competitivo de hoy en día, esta información confidencial es la que podría darle una ventaja sobre sus competidores, por lo que querrá mantenerla a salvo.

Ejemplos de violación de la confidencialidad en el lugar de trabajo

Para ayudarle a entender la importancia de mantener la confidencialidad en el lugar de trabajo, sería bueno explorar las diferentes formas en que puede ser violada.

Empecemos con algunos ejemplos.

Si su antiguo empleado se marcha a trabajar para un competidor y comparte su lista de clientes, esto podría dejar potencialmente seco su negocio.

O bien, imagine que un contratista crea un código de software para su nuevo producto, pero luego utiliza exactamente el mismo código de software cuando es contratado bajo otra empresa.

Entonces eso significaría que usted tiene un producto idéntico al de otra empresa.

Esto es lo último que quiere que le ocurra a su negocio, por lo que hay algunas cosas que puede hacer para evitarlo.

Mantener la confidencialidad en el lugar de trabajo

Hay medidas legales y no legales que puede tomar para asegurarse de que la información confidencial está protegida dentro y fuera de su lugar de trabajo.

¿Lo tiene por escrito?

Cláusulas de confidencialidad

Siempre es un buen comienzo dejar claro su enfoque de la información confidencial desde el principio cuando incorpora a nuevos empleados, contratistas, proveedores de servicios, suministradores o clientes.

Empezaría con un contrato legalmente vinculante, pero siempre es una buena idea incluir una «cláusula de confidencialidad».

Este es un primer paso importante: salvaguardar la información de su negocio para que no sea robada por nadie que entre en contacto con su empresa.

Acuerdos de no divulgación/acuerdos de confidencialidad

La información confidencial a veces puede salir fuera del lugar de trabajo, por lo que debe asegurarse de estar protegido de eso también.

Aunque no se relacione formalmente con alguien como empleado o contratista, es posible que comparta información empresarial a través de conversaciones comerciales.

Por ejemplo, un inversor puede estar interesado en su negocio.

Esto podría implicar una serie de discusiones en las que usted podría revelar mucha información comercial confidencial para hacer que su negocio se vea bien, desde sus datos financieros hasta la clientela y la estrategia de ventas.

Si este es el caso, siempre es una buena idea tener un Acuerdo de No Divulgación (NDA), o un Acuerdo de Confidencialidad, para asegurarse de que el inversor no utiliza o comparte esa información confidencial en ningún otro lugar.

¿No está seguro de cómo funcionan? IP Australia le da un rápido repaso aquí.

Títulos de cesión de PI

Este es un tipo de documento legal que transfiere completamente la propiedad de cualquier propiedad intelectual (PI) creada por una persona a otra.

La PI es clave para el éxito de muchos negocios – y asegurarse de que su PI está protegida también asegura que su negocio está protegido (¡escribimos sobre la PI aquí!).

En los negocios, tener este contrato legal asegurará que cualquier empleado, accionista o contratista que acceda o contribuya a cualquier propiedad intelectual hecha dentro del curso de su negocio, por lo tanto, le cederá ese derecho de PI.

Por ejemplo, si usted contrata a un contratista para que le ayude a crear el logotipo de su empresa, querrá asegurarse de que ese logotipo pertenece a su empresa.

De lo contrario, ese contratista tendrá todo el derecho a revender y distribuir ese logotipo a otras empresas.

En virtud de una Escritura de Cesión de Propiedad Intelectual, ese contratista cederá todos los derechos del logotipo a su empresa, de modo que sólo usted y su empresa tendrán el derecho exclusivo a utilizarlo.

Si no está seguro de lo que significa la protección de la propiedad intelectual para su empresa, puede leer nuestra guía.

Políticas de confidencialidad

Por último, es posible que también quiera considerar una Política del lugar de trabajo.

Cuando dirige un lugar de trabajo, es importante asegurarse de que todos sus trabajadores entienden sus funciones, responsabilidades y obligaciones.

Unas políticas del lugar de trabajo bien redactadas garantizan que sus directrices sean coherentes y prácticas.

Esta es una buena oportunidad para incluir reglas en torno a la confidencialidad en el lugar de trabajo, lo que recordará constantemente a sus trabajadores que usted se lo toma muy en serio.

¿Tiene usted prácticas de oficina para proteger su información confidencial?

Aunque es estupendo tener políticas y contratos de confidencialidad, hay medidas no legales que también puede tomar.

En el mundo actual, la tecnología ha facilitado el acceso a todo tipo de información sensible y confidencial dentro de una empresa.

Desea asegurarse de que está utilizando una plataforma de almacenamiento segura que prohíba el acceso externo o las posibles amenazas a la seguridad.

Además, hay muchas herramientas nuevas que le permiten restringir el acceso y los permisos a cierta información y documentos dentro de su empresa.

Esto ayuda a restringir quién puede ver la información sensible y confidencial, y también promueve una cultura de confidencialidad en el lugar de trabajo.

Por ejemplo, podría restringir todas las cuentas y datos financieros de su empresa a las personas específicas que trabajan con esta información directamente.

Esto evita que otros trabajadores tropiecen accidentalmente (o intencionadamente) con esta información sensible, lo que puede invitar a la parcialidad, la discriminación y la crítica.

Siguientes pasos

Así pues, hemos hablado de por qué es importante mantener la confidencialidad en el lugar de trabajo.

¿Por dónde empezar?

Como primer paso, es una buena idea buscar la ayuda de un abogado para asegurarse de que todos sus contratos incluyen cláusulas de confidencialidad.

Después, es bueno empezar a pensar en las escrituras de cesión de propiedad intelectual, los acuerdos de confidencialidad y las políticas de confidencialidad.

Quieres asegurarte de que lo estás haciendo bien, ya que estas cláusulas de confidencialidad pueden ser complicadas y, a veces, su redacción puede dejar algunas lagunas.

Además, podría haber requisitos legales específicos para los acuerdos de confidencialidad.

Cada estado de Australia tiene sus propias leyes relacionadas con la privacidad y la vigilancia en el lugar de trabajo (más detalles al final de esta página).

Por lo tanto, debes asegurarte de buscar la ayuda de un abogado para redactar tus contratos y prestar especial atención a las disposiciones de confidencialidad que te den tranquilidad.

Si quieres que te ayude a poner en orden tus contratos para proteger tu información confidencial, o quieres una consulta sobre tus opciones de cara al futuro, ¡estamos aquí para ayudarte!

Puedes ponerte en contacto con nosotros en el 1800 730 617 o en [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie es abogada de Sprintlaw, licenciada en Derecho por la UNSW. Regie tiene experiencia previa trabajando en bufetes de abogados y startups tecnológicas, y ha unido estas pasiones en su trabajo en Sprintlaw.

Tomoyuki Hachigo

Tomo es el cofundador de Sprintlaw y un abogado comercial con una amplia experiencia legal. Antes de fundar Sprintlaw, era un abogado M&A en un bufete de abogados de primer nivel que asesoraba a empresas de todos los tamaños, desde grandes corporaciones hasta nuevas empresas.

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