Contratar a un empleado y realizar su primera nómina representa un gran paso para toda pequeña empresa, y como cada nueva etapa de negocio, viene con su propia serie de nuevas responsabilidades y complejidades.

Los nuevos empleadores tienen que averiguar los formularios de nómina y los impuestos sobre el empleo, y hay sorprendentemente pocos buenos recursos para ayudar. Tal vez haya buscado en Google algunas de sus preguntas o haya consultado el sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS), pero aún se siente confundido e inseguro.

¡No se preocupe! Estamos aquí para desmitificar el mundo de las nóminas, los impuestos y los formularios del IRS que conlleva la contratación de su primer empleado.

En esta guía, estamos explicando el formulario 941 del IRS, la declaración trimestral de impuestos federales del empleador, incluyendo:

• Qué es el Formulario 941
• Por qué el IRS requiere que los empleadores lo presenten
• Cómo averiguar si necesita presentar el Formulario 941
• Cuándo y cómo llenar y presentar el Formulario 941

¿Qué es el Formulario 941?

Si tiene prisa, esto es lo esencial:

• Qué se informa en el Formulario 941: Retención de impuestos sobre la renta y FICA, más la parte del empleador
• Cuándo se presenta: Trimestralmente
• Quién debe presentarlo: La mayoría de los empleadores en los EE.UU.

El formulario 941, en pocas palabras, es un documento que el IRS requiere que los empleadores presenten trimestralmente. Está diseñado para ayudar al IRS y a los propios empleadores a calcular la cantidad de impuestos sobre la renta y la Ley de Contribución al Seguro Federal (FICA) que una pequeña empresa debe al gobierno federal, sobre una base trimestral.

En el Formulario 941, las empresas informan de los impuestos sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare que retuvieron de los cheques de los empleados en el transcurso del trimestre. Dado que los impuestos FICA se dividen entre el empleado y el empleador, el Formulario 941 también incluye la parte del empleador de esos impuestos de la Seguridad Social y Medicare (más sobre los impuestos compartidos más adelante).

¿En qué se diferencia el Formulario 941 del Formulario 940?

Las pequeñas empresas y los empleadores están obligados a presentar una serie de formularios de impuestos sobre la nómina al IRS, por lo que es fácil confundirlos. Los formularios 940 y 941 son similares en el sentido de que ambos se utilizan para calcular y reportar los impuestos adeudados por un empleador al gobierno federal. El formulario 941, sin embargo, debe presentarse cada trimestre e informa sobre las retenciones y los impuestos compartidos.

El formulario 940 se presenta sólo una vez al año y, en cambio, informa sobre el impuesto federal de desempleo (FUTA) de un empleador. Esta es otra forma de verlo: El formulario 940 informa de los impuestos sólo del empleador, mientras que el formulario 941 informa de las retenciones de ingresos y de los impuestos compartidos (los que se dividen entre el empleador y el empleado).

¿En qué se diferencia el formulario 941 del formulario 944?

Los formularios 941 y 944 son aún más parecidos: ambos se utilizan para informar de las retenciones del FICA y del impuesto sobre la renta al IRS. La diferencia clave aquí depende de la cantidad de impuestos que su pequeña empresa debe para el año.

Mientras que el Formulario 941 se presenta trimestralmente por la mayoría de los empleadores, las pequeñas empresas cuyo FICA anual y los impuestos retenidos son menos de $ 1,000 presentan el Formulario 944 en su lugar, y lo hacen sólo una vez al año.

Por qué el IRS requiere que los empleadores presenten el formulario 941

El formulario 941 es uno de los formularios del IRS que se ocupa de los impuestos con los que la mayoría de la gente en los Estados Unidos está familiarizada. Ya sea como empleado o como empleador, es probable que haya tratado con la retención del impuesto sobre la renta y haya visto los impuestos del Seguro Federal (FICA) retenidos de los cheques de pago.

Mientras que los impuestos sobre la renta son pagados por el empleado, los empleadores son responsables de retener este impuesto y depositarlo con el gobierno federal. Los empleadores también son responsables de pagar el 50% del impuesto FICA y retener el otro 50% de los cheques de pago de sus empleados.

Para hacer un seguimiento de la cantidad de impuestos sobre la renta y FICA que los empleadores retienen, y de la cantidad que deben por su parte del impuesto FICA, el IRS utiliza el formulario 941 y requiere que la mayoría de los empleadores lo presenten cada trimestre. El formulario ayuda tanto al IRS como al empleador a estar al tanto de los impuestos retenidos, adeudados y pagados a lo largo del año, simplificando la declaración de impuestos de fin de año.

Espera, ¿qué son las retenciones y los impuestos FICA de todos modos?

Vamos a dar un paso atrás muy rápido. Aunque muchos de nosotros hemos oído hablar de las retenciones del impuesto sobre la renta y del FICA, es posible que no tengas una comprensión muy clara de lo que implican. En el mundo de la nómina y el empleo, hay tres tipos principales de impuestos:

• Retenciones: Estos son los impuestos que sus empleados pagan sobre sus ingresos, tanto el impuesto sobre la renta estándar como su parte de los impuestos FICA. Usted es responsable de retener estos impuestos de los cheques de pago de los empleados y depositarlos a la autoridad fiscal correcta. Estos son parte de lo que se reporta en el formulario 941.
• Impuestos del empleador: Como su nombre indica, usted, el empleador, es responsable de pagar la totalidad de estos impuestos.
• Impuestos compartidos: Estos impuestos se dividen entre usted y sus empleados e incluyen los impuestos de la Seguridad Social y Medicare (o FICA). Estos también se reportan en el formulario 941. Una vez más, es su responsabilidad retener la parte del empleado y depositar la cantidad completa (su parte y la de ellos) a la autoridad fiscal correspondiente.

Los impuestos sobre la renta representan la mayor parte de la base imponible del IRS, mientras que los impuestos FICA pagan los programas de la red de seguridad social como la Seguridad Social y Medicare. Dado que la tasa de impuesto sobre la renta de cada empleado variará en función de sus ingresos anuales, dependientes calificados, preferencia personal y otros factores, tendrá que recoger un formulario W-4 anualmente de cada empleado. Este formulario le dirá cuánto impuesto sobre la renta debe deducir de su cheque de pago.

Los impuestos FICA estándar para 2019 suman el 7,65% para cada parte, el empleador y el empleado. El desglose se ve así:

• 6,2% de impuesto de la Seguridad Social (a veces llamado OASDI)
• 1,45% de impuesto de Medicare

El impuesto de la Seguridad Social sólo se aplica a los primeros 132.900 dólares que gana un empleado (para 2019). Después de eso, no hay más impuesto de la Seguridad Social ni para el empleado ni para el empleador. Por otro lado, los empleados que ganan más de un ingreso anual establecido incurren en un impuesto adicional del 0,9% de Medicare sobre cualquier ganancia que supere los $ 200,000 para aquellos que declaran como solteros o $ 250,000 para aquellos que declaran conjuntamente con un cónyuge. Es importante tener en cuenta que el impuesto adicional de Medicare sólo lo paga el empleado y no el empleador.

¿Debo presentar el formulario 941?

Ahora vamos a responder a la más candente de las preguntas: ¿Es necesario presentar el formulario 941? Si usted es un empresario en los Estados Unidos, lo más probable es que la respuesta sea sí. La gran mayoría de las empresas con uno o más empleados W-2 están obligadas a presentar el formulario 941 trimestralmente.

Si usted:

• Paga salarios a un empleado W-2 (Nota: no a un contratista) Y
• Debe más de 1.000 dólares en retenciones e impuestos FICA anualmente

Está obligado a presentar el Formulario 941.

Sin embargo, hay algunas excepciones a tener en cuenta. Como destaca Fundera, «las empresas que contratan sólo a trabajadores agrícolas y las personas que contratan a empleados domésticos, como criadas o niñeras» no necesitan presentar el Formulario 941.

Además, en el caso de las empresas de temporada, sólo estás obligado a presentar el Formulario 941 por los trimestres en los que realmente pagaste salarios. Así que, por ejemplo, si dirige una tienda de regalos de comercio electrónico que contrata empleados sólo durante la temporada de vacaciones de invierno, es probable que no tenga que presentar el Formulario 941 para el trimestre 2 (de abril a junio).

Si espera que sus retenciones y obligaciones fiscales FICA para el año sean inferiores a 1.000 dólares, puede ponerse en contacto con el IRS para obtener permiso para presentar el Formulario 944 anualmente en su lugar.

Cómo rellenar el Formulario 941

Para aquellos empleadores que sí tienen que presentar el Formulario 941, vamos a entrar en el cómo y el cuándo. Antes de empezar, debes tener a mano algunos datos:

• Los tipos impositivos FICA actuales: A partir de 2019, el tipo impositivo de la Seguridad Social es del 6,2% y el tipo impositivo de Medicare es del 1,45%, lo que supone un tipo impositivo FICA combinado del 7,65% por parte del empleado y del 7,65% por parte del empleador. Para decirlo de otra manera, el impuesto de la Seguridad Social es del 12,4% en total y el impuesto de Medicare es del 2,9% en total.
• El umbral máximo de la Seguridad Social: Para 2019, tanto el empleador como el empleado solo pagan el impuesto de la Seguridad Social en los primeros 132,900 dólares que gana un empleado.
• La tasa de impuesto adicional de Medicare y el umbral: La tasa de impuesto adicional de Medicare es del 0,9% y se aplica como un impuesto sólo para el empleado para los declarantes solteros que ganan más de $ 200,000 por año o declarantes conjuntos que ganan más de $ 250,000 anualmente.
• El número de empleados que tuvo durante el trimestre
• El total de los salarios pagados a los empleados
• Los salarios imponibles de la Seguridad Social y Medicare para el trimestre
• La cantidad total retenida de la paga de los empleados

Calcular cuántos impuestos debe

Calcular su obligación tributaria para el trimestre dado es básicamente todo el punto del Formulario 941, y siguiendo las instrucciones paso a paso para rellenarlo, podrá calcular lo que debe para el trimestre.

Dado que el formulario 941 incluye varios tipos de impuestos, la fórmula para encontrar su deuda tributaria es un poco más compleja, por lo que la desglosaremos en 4 partes.

• La fórmula para la retención del impuesto sobre la renta es la siguiente: x . Así que si su empleado declara sus impuestos como soltero y gana 50.000 dólares al año, cae en el tramo impositivo del 22% y gana 12.500 dólares de sueldo bruto cada trimestre. Por lo tanto, el impuesto sobre la renta que usted retiene y debe remitir a Hacienda es del 22% x 12.500 $ = 2.750 $.
• La fórmula del impuesto de la Seguridad Social es la siguiente: x x . Por ejemplo, supongamos que usted emplea a 5 personas con el mismo salario que nuestro ejemplo anterior: 50.000 $ al año. El impuesto de la Seguridad Social que debe es el siguiente 12.4% x 5 empleados x $12,500 = $7,750.
• La fórmula para el impuesto de Medicare se ve así: x . Usando el mismo ejemplo anterior, su obligación de impuesto de Medicare se ve así: 2.9% x $62,500 salarios gravables pagados = $1,812.50.
• Así que para resumir, usted puede encontrar su impuesto FICA total adeudado para el trimestre sumando esos dos últimos números: $7,750 + $1,812.50 = $9,562.50.

La buena noticia es que la mayoría de los sistemas de nómina (incluyendo Wave) hará todo este cálculo para usted, así que usted puede rápida y fácilmente sacar los números como el total de los salarios pagados, el impuesto sobre la renta retenido, y los salarios imponibles de la Seguridad Social y Medicare-sin toda la matemática.

Cuándo presentar el Formulario 941

El Formulario 941 del IRS es una presentación trimestral. Eso significa que el IRS requiere que los empleadores lo completen y presenten 4 veces al año, junto con hacer los pagos de impuestos trimestrales que vienen junto con él. Para la gran mayoría de las pequeñas empresas, la Forma 941 se debe en:

• 31 de enero (para el cuarto trimestre del año anterior-octubre a diciembre)
• 30 de abril (para el trimestre 1-enero a marzo)
• 31 de julio (para el trimestre 2-abril a junio)
• 31 de octubre (para el trimestre 3-julio a septiembre)

Cómo presentar el Formulario 941 y hacer sus pagos de impuestos FICA y de retención de ingresos

Cuando se trata de presentar el Formulario 941 y hacer sus pagos trimestrales de impuestos, las pequeñas empresas tienen algunas opciones para elegir:

• Efectuar y pagar en línea
• Enviar por correo el formulario y los pagos
• Trabajar con una cuenta para presentar por usted
• Cualquier combinación de las anteriores

Efectuar y pagar en línea

El IRS promociona la presentación electrónica como la forma más rápida, más precisa y más segura de presentar y pagar los impuestos trimestrales.

Para presentar el formulario 941 (o cualquier formulario del IRS, en realidad) en línea, tendrá que elegir un software de impuestos o trabajar con un profesional autorizado de impuestos e-file. Usted puede encontrar una lista de software aprobado por el IRS aquí y los proveedores autorizados de e-file aquí.

Para pagar su saldo trimestral del Formulario 941 de impuestos y hacer sus depósitos mensuales o quincenales en línea, usted utilizará el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS).

Si usted está trabajando con un software de impuestos o profesional, el IRS recomienda que usted haga sus pagos a través de la retirada electrónica de fondos (o EFW). Con esta opción, usted puede presentar electrónicamente y autorizar el pago en un solo paso.

Envíe por correo su formulario y pago

Aunque el IRS prefiere y recomienda la presentación en línea, las pequeñas empresas también tienen la opción de enviar por correo el Formulario 941 junto con los pagos de impuestos correspondientes.

Para enviar por correo su formulario y pago, imprima tanto el Formulario 941 como el Formulario 941-V, el comprobante de pago. Envíe estos, junto con su pago, a la dirección indicada para su estado. Puede encontrar la dirección postal correcta en la página 6 de las Instrucciones para el Formulario 941.

Trabaje con un contador para que presente por usted

Su última opción para presentar el Formulario 941 y cualquier pago o depósito pendiente es trabajar con un contador u otro profesional de impuestos que pueda presentar tanto el formulario como el pago por usted. Por lo general, esto se hace a través del sistema de Retiro Electrónico de Fondos (EFW) que mencionamos anteriormente.

Resumiendo

Phew, eso fue mucho. Para resumir, estos son los puntos básicos que el empleador promedio debe tener en cuenta sobre el Formulario 941 del IRS:

• El Formulario 941 informa la cantidad de retención de impuestos sobre la renta y el impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) que un empleador es responsable de pagar
• La gran mayoría de los empleadores que han tenido uno o más empleados W-2 en el transcurso del trimestre anterior están obligados a presentar el Formulario 941