Clubforce está publicando una serie de artículos sobre las funciones que los voluntarios del club pueden desempeñar en sus clubes deportivos locales, examinando en primer lugar las funciones de los directivos del club y después las de los entrenadores y otras funciones de voluntariado. Si es la primera vez que desempeña una función de voluntariado en su club o si está pensando en contribuir a su club como voluntario, esta serie puede resultar útil para evaluar qué función le conviene más.

El PRO del Club

El Presidente

Secretario

Tesorero del Club

Registrador del Club

¿Qué es el Tesorero del Club?

El Tesorero del Club es responsable de administrar el flujo de dinero en el club y de asignar y registrar cómo se gasta ese dinero para el funcionamiento del club. Se trata de una función vital en un club, ya que el tesorero trabaja para garantizar que el club sea capaz de hacer frente a sus gastos cotidianos y plantea la necesidad de aumentar la recaudación de fondos del club cuando existe un déficit de ingresos. El tesorero también trabaja junto con el presidente en la planificación del desarrollo del club, por ejemplo, la creación de presupuestos anuales, la estimación de los fondos necesarios para un proyecto de capital como un nuevo campo o casa club y la proyección de los miembros y los ingresos para los próximos años para contribuir a la planificación prudente del futuro del club.

¿Cuáles son los rasgos típicos de un tesorero de club?

Como todo cargo con responsabilidad de manejar dinero, se espera que el tesorero sea transparente y honesto en su trato como representante del club. Es esencial llevar un buen registro y, aunque no es imprescindible tener conocimientos de finanzas o contabilidad para este puesto, es preferible contar con alguien que tenga experiencia en la gestión de cuentas. Esta función suele ser desempeñada por propietarios de pequeñas empresas, contables y otros profesionales que gestionan dinero en sus funciones profesionales (por ejemplo, funcionarios de banca).

¿Cuáles son las funciones del tesorero del club?

El tesorero del club normalmente gestiona las finanzas del club, informa sobre el rendimiento financiero de los clubes y encabeza el esfuerzo de recaudación de fondos para asegurar que el club tenga los fondos necesarios para tener éxito.

El tesorero es responsable de lo siguiente:

• Crear y mantener el presupuesto anual del club

Antes de la Asamblea General del club, el tesorero revisará el rendimiento financiero del año anterior (o de varios años) y preparará un presupuesto para el año siguiente. Esta tarea puede llevar mucho tiempo si no se dispone de un registro consolidado de los ingresos y gastos del club, pero cada vez son más los tesoreros de club que se incorporan a esta función voluntaria con muchos años de experiencia en servicios financieros y que disponen de las herramientas y los procesos necesarios para llevar a cabo esta función de forma eficiente.

• Trabajar con otros directivos del club para generar y recaudar fondos

La recaudación de fondos es una actividad interminable para los clubes deportivos y los tesoreros siempre están fomentando nuevos esfuerzos de recaudación para impulsar la posición financiera del club. Esto puede tomar muchas formas, incluyendo el trabajo con:

• • Con el registrador para recaudar los pagos de las cuotas de los socios
  • Las recaudaciones de fondos, como la lotería del club y otras actividades ad hoc
  • Los responsables de los niños o los organizadores de los campamentos para las cuotas de los campamentos
  • Los organizadores de eventos para la venta de entradas

• Asegurar unos registros precisos y actualizados de todos los ingresos y gastos del club.Los tesoreros del club son responsables de mantener un registro histórico exacto de las transacciones que cubren los ingresos, como los pagos de los socios, los ingresos por recaudación de fondos, los ingresos por patrocinio y los pagos a las cuentas bancarias, a las cuentas de la NGB y a terceros.
  • Pagos a terceros

  Los clubes deportivos tienen muchos gastos diferentes a lo largo del año y facturas que pagar. Por lo general, un club deportivo medio transfiere fondos a su organismo rector nacional para la afiliación y la membresía y puede tener importantes gastos de seguro, servicios públicos (por ejemplo, electricidad/gas), proveedores de bares y mantenimiento. Otros gastos pueden incluir la emisión de reembolsos a los miembros del club por pagos excesivos, el pago a los proveedores de equipos, las facturas médicas y de fisioterapia y el alquiler.

  • Preparar y emitir facturas

  Los clubes recaudan dinero de diversas fuentes y el tesorero emitirá facturas y conciliará los pagos por el patrocinio, el alquiler de los terrenos del club a otros grupos deportivos, el alquiler de las instalaciones de césped artificial y/o el alquiler de la sede del club para eventos sociales. Dependiendo del club, podría haber otras oportunidades para recaudar ingresos también – por ejemplo, facturando a los entrenadores personales por el uso de las instalaciones del club / gimnasios, etc.

  • Gestiona la cuenta bancaria del club

  El tesorero del club es responsable de mantener los registros bancarios del club. Esto implica recolectar los fondos entrantes de todas las actividades del club, incluyendo los pagos de los socios, el patrocinio y la recaudación de fondos, presentando los fondos a la cuenta bancaria del club, ya sea por transferencia electrónica (o en persona) y para conciliar los registros bancarios contra esas actividades generadoras de dinero.

  • Emitir recordatorios de pago a los entrenadores

  Los tesoreros tienen la supervisión financiera en un club y saben cuándo los socios no han sido pagados. Esto se suele comunicar al socio a través del entrenador y pueden pasar varias semanas antes de que todos los socios reciban la comunicación de esta forma ad hoc.

  • Solicitar la aprobación del comité del club para los gastos importantes

  Diferentes clubes tendrán diferentes políticas cuando se trata de gastar dinero, pero un tesorero del club normalmente tendría que obtener la firma del Presidente o del Secretario o de ambos para autorizar los pagos de la cuenta bancaria del club y los gastos importantes pueden necesitar ser ratificados por una reunión de la junta directiva o incluso por una Asamblea General del club.

  • Preparación de los estados financieros antes de la Asamblea General Anual

  Los clubes deportivos modernos tienen una cantidad considerable de idas y venidas financieras a lo largo del año y se informa de esta actividad en la Asamblea General del club. Un tesorero debe detallar un informe que incluya los ingresos y gastos y los activos/pasivos (locales, maquinaria, deudas, préstamos, etc.) del club, lo que requiere una revisión detallada de los ingresos de todas las fuentes y un registro detallado de los fondos del club que se gastaron durante el año y en qué se gastaron. Muchos tesoreros utilizarán hojas de cálculo de Excel o algún tipo de software de contabilidad para llevar un registro de las finanzas del club.

  • Informar sobre el rendimiento financiero del club en la asamblea general del club

  Una vez realizada la preparación, el informe del tesorero figurará en el orden del día de la asamblea general del club y los presupuestos y registros financieros serán revisados por los socios y se acordará un nuevo presupuesto para el año siguiente.

  La continuidad es un reto para todas las funciones de voluntariado del club, pero es especialmente importante en la función de tesorero. Cuando un tesorero deja el comité en la Asamblea General para ser reemplazado por un tesorero entrante, es importante el traspaso de todos los registros financieros y cuentas bancarias. Disponer de un registro centralizado de las finanzas facilita esta transición y el tesorero entrante puede asumir fácilmente un registro completo.

  Cómo puede Clubforce facilitar el papel del tesorero del club…

  El módulo de cuentas de Clubforce facilita a los tesoreros de los clubes la transferencia de fondos a la cuenta bancaria del club o del organismo nacional; la elaboración de informes financieros y la realización de comparaciones financieras plurianuales; la emisión de descuentos y/o reembolsos a los socios. El sistema Clubforce también mantiene un registro completo de todas las transacciones financieras y cargos por servicios y emite recibos automáticos con identificadores únicos a los socios por cualquier compra realizada. El socio también tiene acceso a su propia cuenta de socio, por lo que no necesita consultar al tesorero del club para comprobar su propio estado de pago.

  El sistema Clubforce también permite a los patrocinadores anunciarse en los recibos del club y los tesoreros pueden crear, emitir y hacer un seguimiento de las facturas de cualquier cosa desde el panel de administración.

  Clubforce también reduce la probabilidad de que se pierdan cosas en la comunicación entre los tesoreros, los registradores y los entrenadores con respecto al estado de los pagos, ya que toda esta información está disponible para los diferentes roles con un solo clic en la aplicación o en el escritorio.

  Para más información sobre cómo Clubforce puede ayudar al tesorero de su club, llámenos hoy mismo al +353-91+506048 o rellene el siguiente formulario y un miembro de nuestro equipo se pondrá en contacto para organizar una demostración.