I tempi morti sono una cosa rara nella maggior parte dei posti di lavoro – ma c’è una buona probabilità che ogni tanto ti capiti una giornata fiacca. (Se stai leggendo questo al lavoro, potresti averne una oggi.)

“Questi periodi di calma possono cambiare le carte in tavola se li usi per controllare se stai strategicamente raggiungendo gli obiettivi di lavoro o, cosa più importante, se sei sulla buona strada per i tuoi obiettivi di carriera a lungo termine. E il nuovo anno è l’occasione perfetta per bloccare intenzionalmente questo tempo”, dice Lynn Taylor, un’esperta nazionale del posto di lavoro e autrice di “Domare il tuo terribile tiranno dell’ufficio: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.

“Non c’è dubbio che i dipendenti hanno più cose da fare che mai”, aggiunge Mark Strong, un life, career e executive coach di New York. “Tuttavia, tutti noi abbiamo giorni in cui i nostri carichi di lavoro rallentano o il nostro appetito per il lavoro vero e proprio diminuisce. Ed è importante usare i giorni lenti in un modo più strategico, perché non vengono così spesso.”

Teri Hockett, l’amministratore delegato di What’s For Work?, un sito di carriera per donne, è d’accordo. Dice che mentre i giorni di calma sono pochi e lontani tra loro nei luoghi di lavoro oggi – non sono certamente estinti. “La maggior parte delle industrie hanno periodi di inattività naturali, che prevedono giorni più lenti del normale. C’è sempre la possibilità di riprendere fiato; il trucco è fare buon uso del tempo.”

Purtroppo, i dipendenti di solito non sanno come massimizzare il loro tempo nei giorni di lavoro lento “perché questi rari intervalli sono estranei come il tuo capo che dice: ‘Hai fatto un buon lavoro ultimamente, penso che dovresti solo chiudere la giornata e andare a casa’”, dice Taylor. “Se siete saggi, tuttavia, la vostra lista di cose da fare include progetti a lungo termine, incarichi predefiniti per tempi più lenti. Oppure, userai il tempo per riflettere sul tuo ruolo generale e se stai raggiungendo i tuoi obiettivi più grandi.”

Strong dice che è abbastanza comune per i lavoratori usare i giorni più lenti per passare alla “marcia bassa” e completare compiti come pulire le loro scrivanie, finire i compiti personali o socializzare con i colleghi. “Questo è fantastico”, dice. “Ma una parte dei giorni di rallentamento può e deve essere dedicata a compiti meno ovvi di ‘marcia alta’, che è un’area che merita una certa illuminazione.”

“La maggior parte di ciò che vedo e sento è che un rallentamento ha molti dipendenti che vanno su Internet”, dice Cynthia Kyriazis, presidente di Productivity Partners, Inc. “Non necessariamente per ricevere e-mail o fare ricerche relative al lavoro, ma per giocare, esplorare nuovi siti e concetti, e forse fare un po’ di shopping online.”

Altri si prenderanno pause pranzo più lunghe, lasceranno l’ufficio prima, o si metteranno in pari con la corrispondenza personale – e queste non sono necessariamente scelte sbagliate, a seconda delle circostanze, aggiunge Taylor. “Prendersi del tempo per fare cose non legate al lavoro può essere necessario per la vostra salute mentale”, dice. “Gli studi sul posto di lavoro hanno dimostrato che le pause sono necessarie per rinfrescare la mente e aiutano la produttività sul lavoro. Se lavorate per settimane senza una pausa, ne subirete le conseguenze.”

Al giorno d’oggi, è un dono essere in grado di lavorare sulle priorità personali e lavorative senza tutta la pressione e il caos che una giornata intensa spesso porta, dice Kyriazis. Quindi vorrete essere preparati in anticipo per rendere questo tempo importante.

Ecco 14 cose che dovreste fare in un giorno di calma al lavoro:

Organizzatevi. Trascorrere il tempo a cercare informazioni fuori posto fa perdere la concentrazione e l’energia e aumenta lo stress, dice Kyriazis. “Dal momento che il disordine è sintomatico di un processo decisionale ritardato, un giorno di calma potrebbe essere un ottimo momento per prendere alcune decisioni e tenere sotto controllo il mostro di carta e informazioni. Aiuta a liberare la tua scrivania e la tua mente.”

Ora è anche la tua occasione per arrivare di fronte a quelle e-mail che inondano la tua casella di posta, aggiunge Hockett. “Usate questo tempo per ripulire la vostra casella di posta seguendo un classico approccio di gestione noto come ‘Do it – Dump it – Delegate it’. Vi sentirete bene dopo esservi assicurati che le cose siano in buon ordine, e probabilmente vi distinguerete in modo positivo all’interno della vostra organizzazione.”

Traccia i risultati. La maggior parte di noi non ha il tempo di fare l’inventario dei propri risultati, ma un giorno di lavoro lento è l’occasione perfetta per farlo. “Questo è fondamentale per molte ragioni”, dice Strong. “Naturalmente, rende le revisioni delle prestazioni di metà anno e di fine anno molto più facili da preparare. Ma ancora più importante, questa lista è inestimabile quando si apre una posizione nella vostra azienda che volete o una promozione diventa disponibile. Sii sempre pronto.”

Pianifica. Cinque minuti di pianificazione fanno risparmiare 30 minuti di azione, dice Kyriazis. “Passa del tempo a pianificare come sarà la tua prossima giornata o settimana, e soprattutto pianifica cosa fare con il prossimo giorno di calma o tempo che rotola intorno. La cosa peggiore da fare è avere il tempo e non avere delle idee su come spenderlo.”

Rete. Fare rete con altri nel tuo campo ti mantiene in cima alle tendenze del settore e ti aiuta a rimanere visibile nella tua cerchia di professionisti del settore, dice Taylor. “Che tu abbia intenzione o meno di rimanere al tuo attuale lavoro per gli anni a venire, avere una solida reputazione nel tuo campo è migliorato dalla tua maggiore visibilità. Forse hai perso i contatti con gli ex-colleghi, ed è il momento di fare il check-in. Potresti raccogliere alcuni trucchi del mestiere, nuovi venditori, o perfino le indicazioni per nuove assunzioni. È sempre intelligente tenere vivi i tuoi contatti.”

In immagini: 14 Cose da fare in una giornata fiacca al lavoro

Costruisci un rapporto con la tua squadra. Cogli l’occasione per andare a pranzo con un collega o anche con il tuo capo, se possibile, dice Taylor. Nel normale ritmo frenetico degli affari, è difficile prendersi del tempo in un ambiente sociale per discutere il quadro generale, la missione dell’azienda e del dipartimento, o semplicemente per costruire un legame più forte con i membri del team. “Aggiunge una sensazione di comunità di costruire qualcosa insieme: uno dei motivi più grandi per cui le persone trovano soddisfazione al lavoro”

Hockett è d’accordo. “Prendi il telefono, manda un messaggio istantaneo, o meglio ancora, vai in giro e interagisci con i colleghi. Chiedete loro come vanno le cose, e fate in modo di ascoltare più che di parlare. Questo fornirà una visione preziosa da un punto di vista personale e aziendale, fornendo allo stesso tempo una grande esposizione per voi personalmente.”

Strong suggerisce anche di utilizzare il tempo per riconoscere gli altri. “Passa un po’ di tempo ad apprezzare chi ti circonda. Scrivete a mano alcune note ringraziando le persone per un grande 2013 o evidenziando il vostro desiderio di lavorare insieme nel 2014.”

Valutate i vostri obiettivi e intenzioni. Le intenzioni sia professionali che personali per i prossimi mesi o anno sono cruciali per la crescita e la prosperità, dice Hockett. “Rendete le vostre intenzioni visibili per vederle ogni giorno e condividetele liberamente con gli altri”. Le intenzioni differiscono dagli obiettivi in quanto consentono la flessibilità per il successo, spiega. Per esempio, un obiettivo potrebbe essere “Aumentare la mia rete del 15%”, mentre un’intenzione potrebbe essere “Intendo dedicare più tempo di qualità alla crescita e al mantenimento delle mie relazioni personali e professionali”. Entrambi sono importanti, quindi prenditi del tempo per valutare i tuoi attuali obiettivi e intenzioni, e considera di fissarne di nuovi.

Sogna. “Passa un’ora a pensare a come vorresti che fossero le cose, a nuove idee di prodotto, a come potrebbe essere il lavoro senza barriere”, dice Strong. “

Hockett dice che sognare ad occhi aperti può essere efficace in una giornata lenta “perché eccita la mente e fornisce opportunità per visualizzare le cose che si vogliono realizzare al lavoro”. Per esempio, se sognate ad occhi aperti un nuovo ruolo o posizione all’interno della vostra azienda, il vostro cervello vi aiuterà a sviluppare un piano sul modo migliore per arrivarci.

Valutate il vostro uso del tempo. Una giornata tranquilla è una grande opportunità per analizzare come stai trascorrendo le tue giornate, e se stai lavorando in modo intelligente. “Considerati il tuo consulente di gestione del tempo, ed esamina le riunioni e le consegne del mese scorso”, suggerisce Taylor. “Crea quello che pensi sia il tuo flusso di lavoro giornaliero generale su un documento, poi inizia a fare aggiustamenti per una maggiore efficienza. Può essere un grande campanello d’allarme se ti rendi conto che stai passando troppo tempo al telefono con un particolare cliente o coetaneo; gestendo le e-mail per le prime due ore del giorno; non dando priorità alle tue e-mail; impiegando troppo tempo per gestire il reporting aziendale; non utilizzando strumenti tecnologici per le attività transazionali; o non delegando abbastanza, per esempio”. Se a volte ti senti come se stessi affogando nei doveri, questo è il momento ideale per fare alcuni cambiamenti reali.

Impara. Usa questo tempo per espandere le tue conoscenze professionali, dice Hockett. “Recupera gli articoli delle riviste che hai accumulato, i libri che raccolgono la polvere, o le attività digitali come i webinar, i blog o l’interazione con i colleghi sui forum.”

Se a volte ti sembra che i tuoi occhi si stagnino quando i tuoi colleghi parlano dell’ultimo widget, o cambi rapidamente argomento dopo aver sentito parlare dell’ultima tendenza una volta di troppo – potrebbe essere il momento di mettere nei preferiti alcuni siti chiave che ti tengono aggiornato, dice Taylor. “Sfogliate le migliori pubblicazioni e siti online di business, commercio e blog nel vostro settore, perché la conoscenza è potere. Il tuo capo, i colleghi e i clienti apprezzeranno sempre gli articoli e i link di interesse che invii, a ulteriore beneficio della tua carriera.”

Fai un po’ di esercizio. Vai a fare una passeggiata fuori o prenditi del tempo extra in palestra. “Fate qualcosa che vi faccia alzare e muovere”, dice Kyriazis. “Prendi un amico se devi, ma liberare la mente e darle un po’ di riposo è quello che cerchiamo”.

Migliorare un processo. Quando stiamo correndo a 100 miglia all’ora, è difficile vedere la foresta attraverso gli alberi, dice Strong. “Usate i tempi lenti per valutare un particolare processo o sistema che usate piuttosto frequentemente e cercate opportunità per creare efficienza o un modo migliore di lavorare.”

Volontariato. Considera di offrire il tuo tempo come volontario per aiutare un altro collega o un dipartimento, dice Hockett. “Questo può aiutare coloro che non stanno avendo una giornata lenta, e anche fornire un’opportunità per voi di acquisire nuove competenze, sia strategicamente legate al proprio avanzamento di carriera, o per divertimento.”

Controlla con il tuo capo. “Dopo aver avuto la possibilità di riprendere fiato in una giornata tranquilla, riflettendo sui vostri progetti e obiettivi, avete l’occasione perfetta per raggiungere il vostro capo”, dice Taylor. “I tuoi progetti e il quadro generale sono in cima alla mente; quale momento migliore per dare al tuo capo un aggiornamento di persona, verbale o scritto sui risultati che hai ottenuto di recente (chiaramente, ne hai qualcuno perché ti sei guadagnato una pausa) – e per descrivere i tuoi prossimi passi?” I dipendenti spesso dimenticano di passare le buone notizie e la loro direzione futura al capo; troppo spesso il tempo viene speso per spegnere gli incendi. A quale manager non piace ricevere buone notizie e rassicurazioni? Questo rafforza le vostre capacità per cose più grandi e migliori in futuro.

Colmare o andare avanti. “Questo include il lavoro legato alle scadenze, segmenti di progetti più grandi che hanno bisogno di andare avanti, e compiti personali”, dice Kyriazis.

Se hai rimandato compiti personali che possono essere gestiti solo durante la settimana lavorativa, ora sarebbe il momento migliore per occuparsene, a patto che tu ti sia coperto, dice Taylor.

“Questo è anche il momento di eliminare i progetti che hai lasciato per un giorno di pioggia”, aggiunge. “La vostra lista di cose da fare ha bisogno di una proverbiale spolverata? Ci sono nuovi progetti più critici per la missione? Hai bisogno di dare nuove priorità e di sottoporre la tua lista rivista al tuo manager?”

Il tempo tranquillo ti permette di fare un’ammaccatura nei progetti più a lungo termine, quelli che non sono stati ancora completati. A volte questi incarichi apparentemente a bassa priorità verranno improvvisamente alla ribalta. Sarete contenti di averli anticipati in seguito. “La parte più difficile è immergersi per i primi 10 minuti; dopo di che, probabilmente sarete su di giri”, dice.

Le giornate lente nella maggior parte degli ambienti di lavoro sono rare, conclude Hockett. Per questo motivo, è importante sfruttarli al meglio e considerare questi giorni una possibilità di concentrarsi sui propri interessi ed essere proattivi, piuttosto che reattivi alle esigenze degli altri. “Usate bene questo tempo, e sarete in grado di far progredire la vostra carriera, acquisire conoscenze professionali e sentirvi più in cima alle cose.”

In Immagini: 14 Cose da fare in una giornata fiacca al lavoro

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