Se vi è mai stato chiesto di mantenere un segreto, allora avete già capito il concetto di base degli accordi di non divulgazione.

Un accordo di non divulgazione, o “NDA”, crea una relazione confidenziale tra una persona o azienda che ha informazioni riservate o segreti commerciali e una persona che ha accesso a tali informazioni. L’accordo NDA protegge questi segreti commerciali limitando il modo in cui possono essere usati o divulgati.

Il termine “segreto commerciale” suona molto high-tech, e infatti le aziende tecnologiche spesso hanno segreti commerciali. Ma le informazioni confidenziali possono essere qualsiasi tipo di informazione che un’azienda vuole tenere segreta in modo da poter godere di un vantaggio economico sui suoi concorrenti. Può includere elenchi di clienti, piani di espansione, informazioni su nuovi prodotti in fase di sviluppo, informazioni su controversie in corso o dati sui clienti di un’azienda.

A volte, le parti firmeranno un accordo di non divulgazione reciproca in cui si impegnano a non divulgare informazioni riservate l’una sull’altra. Un NDA reciproco è utile se due aziende hanno bisogno di scambiarsi informazioni, come quando stanno contemplando una fusione o una joint venture.

Cosa c’è in un accordo di non divulgazione?

Un accordo standard di non divulgazione o di riservatezza include quanto segue:

• Una definizione delle informazioni che sono considerate riservate.
• Una descrizione di qualsiasi informazione che è esclusa dalla riservatezza. Per esempio, le informazioni confidenziali possono tipicamente essere rivelate se sono richieste per scopi legali o contabili, e le informazioni non sono solitamente considerate confidenziali se sono già state rese pubbliche.
• Una descrizione degli obblighi della parte ricevente. Oltre a mantenere le informazioni confidenziali, alla parte ricevente può essere richiesto di distruggere o restituire le informazioni confidenziali quando ha finito di usarle.
• Tempi. Un accordo di non divulgazione può limitare la quantità di tempo in cui le informazioni sono considerate confidenziali.
• Condizioni varie. Come la maggior parte dei contratti, un NDA può contenere termini contrattuali standard alla fine, compresi i termini relativi a modifiche, scelta della legge, scelta della sede, arbitrato e spese legali.

Un accordo di non divulgazione può essere un documento a sé stante, o le clausole di riservatezza possono essere incluse in un altro documento come un contratto di lavoro, un contratto di appaltatore indipendente o un contratto che stabilisce una relazione commerciale.

Quali sono alcuni usi per gli accordi di non divulgazione? Ecco alcuni dei modi più comuni in cui si presentano:

• Accordi di non divulgazione per i dipendenti. Se la vostra azienda si occupa di informazioni sensibili, invenzioni, ricerca o sviluppo di prodotti, vorrete assicurarvi che i vostri dipendenti non divulghino informazioni aziendali ad estranei. Anche se avete solo informazioni commerciali ordinarie come i dati di vendita e gli elenchi dei clienti, un accordo di non divulgazione dei dipendenti può aiutare a mantenere le informazioni segrete fuori dalle mani dei concorrenti.
• Accordi di appaltatore indipendente. Che sia il vostro assistente virtuale, la vostra contabile part-time o la persona che avete assunto per aiutarvi con un progetto speciale, gli appaltatori indipendenti hanno spesso accesso a informazioni che non volete rendere pubbliche.
• Accordi con persone da cui state cercando finanziamenti. Se vi avvicinate ai venture capitalist o agli investitori locali, avrete bisogno di divulgare informazioni sui vostri prodotti, le vostre finanze e i vostri piani. Un NDA può aiutare a garantire che non condividano le tue idee con una startup concorrente.
• Accordi con le persone con cui fai affari. Medici e avvocati sono obbligati a mantenere le informazioni riservate dei loro pazienti e clienti, ma questo non è vero per la maggior parte degli altri uomini d’affari. Se le persone con cui fai affari ricevono o hanno accesso alle tue informazioni riservate, potresti volere che firmino un NDA. Gli esempi includono la società che assumete per produrre il vostro nuovo prodotto e il servizio di pulizia i cui lavoratori sono soli nel vostro ufficio di notte.
• Accordi in contenzioso o arbitrato. Quando due parti sono in una controversia, c’è un processo formale per lo scambio di informazioni. Le parti di routine richiedono l’un l’altro di firmare accordi di riservatezza che vietano la divulgazione o l’uso delle informazioni al di fuori della controversia.

Cosa fare se ti viene chiesto di firmare un modulo NDA

Durante il corso della tua attività o occupazione, è probabile che ti venga chiesto di firmare un accordo di non divulgazione di qualcuno. Ricordate che gli accordi di non divulgazione possono essere contenuti in altri documenti, quindi dovreste cercare titoli come “Riservatezza”, “Informazioni riservate” o “Non divulgazione”. La maggior parte degli NDA sono preparati da una sorta di modello o modulo NDA, e possono essere lunghi e includere cose che non sembrano applicarsi alla vostra situazione. Dopo averlo letto, chiedetevi se crea degli obblighi che avrete difficoltà ad adempiere. Se è così, discutetene con la persona che vi ha chiesto di firmare l’NDA e vedete se potete rinegoziare i termini.

Se avete informazioni confidenziali, fate attenzione a una dichiarazione di riservatezza che potrebbe sembrare un NDA ma ha l’effetto opposto. Questo tipo di clausola di solito dice che l’accordo non crea una relazione confidenziale o non crea alcun obbligo di segretezza o riservatezza. Ciò significa che l’altra parte non ha alcun obbligo di mantenere segrete le vostre informazioni confidenziali.

Che ne abbiate redatto uno da zero o che usiate un modulo di accordo di non divulgazione, un NDA è un ottimo modo per proteggere le informazioni aziendali sensibili dall’essere rivelate al pubblico prima che siate pronti. Se ricevete abitualmente informazioni confidenziali da altri, probabilmente vi verrà chiesto di firmare anche i loro NDA. Assicuratevi solo di leggerli prima e di capire i vostri obblighi.