Se ti viene chiesto di fare una breve presentazione, dovrai renderla rapida in modo che il tuo pubblico la ricordi.

Inoltre, ti potrebbe essere dato molto poco tempo per preparare la tua presentazione. Fortunatamente, ci sono alcuni semplici passi che puoi prendere per rendere il processo di creazione della presentazione veloce e senza intoppi.

Potresti pensare che una presentazione breve sia più facile da creare e da dare di una lunga. Mentre una presentazione breve può essere facile da fare se sai cosa fare, creare e presentare una presentazione di cinque minuti non è privo di sfide.

Hai bisogno di trasmettere il tuo messaggio, ma non vuoi sforare il tempo a tua disposizione. Il tuo pubblico e i tuoi ospiti non apprezzeranno se sforerai.

È anche importante scegliere gli argomenti giusti per una presentazione di 5 minuti. Scegliere un argomento troppo complesso e che non può essere spiegato facilmente potrebbe confondere il tuo pubblico.

In questo tutorial, presentiamo una serie di idee veloci e consigli utili per fare presentazioni brevi. Ci concentriamo su presentazioni di cinque minuti, ma discutiamo anche su come gestire altre lunghezze di presentazione.

Impara come preparare una grande presentazione breve, scegliere l’argomento giusto, catturare l’attenzione del tuo pubblico e mantenere il tuo tempo sull’obiettivo.

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Ora cominciamo con il tutorial di oggi:

Passo 1. Conosci bene il tuo pubblico

Con solo cinque minuti per la tua presentazione, non vuoi perdere tempo a coprire informazioni che il tuo pubblico già conosce. Per assicurarti di raggiungere il tuo pubblico con materiale che possa capire e con cui possa relazionarsi, devi sapere quanto più possibile su di loro.

Se non capisci il tuo pubblico, è improbabile che tu sia in grado di mantenere il suo interesse. Fai ricerche sul tuo pubblico per scoprire il più possibile su di loro. Un modo veloce per scoprire di più sul tuo pubblico è chiedere maggiori informazioni all’organizzazione o alla persona che ti ha invitato a fare la presentazione a cui ti rivolgerai.

Ora che hai imparato a conoscere il tuo pubblico, è il momento di scegliere un argomento.

Fase 2. Scegliere l’argomento giusto

Per le presentazioni brevi, la selezione dell’argomento è molto importante. Alcuni argomenti semplicemente non si prestano bene alle presentazioni perché sono troppo complessi.

Ecco alcuni punti cruciali da considerare quando si seleziona un argomento per una presentazione di 5 minuti:

• Scegli un argomento con cui hai già familiarità.Questo ridurrà al minimo il tempo da dedicare alla ricerca del tuo argomento.
• Tienilo semplice. Evita argomenti complessi che richiedono molte spiegazioni. Se un argomento è complesso, scegli un singolo, semplice aspetto di esso da presentare, piuttosto che cercare di coprirlo tutto.
• Attieniti a uno o due punti principali. Limitatevi anche a un numero minimo di sottopunti. Poiché la lunghezza della tua presentazione è limitata, è improbabile che tu abbia tempo per più di questo.
• Ricorda il background del tuo pubblico. Non posso dirlo abbastanza per creare una presentazione coinvolgente, devi conoscere il tuo pubblico.

Ora, scrivi la tua bozza:

• 
  Presentazioni
  Come scrivere una presentazione PowerPoint professionale (Scopri il processo di scrittura)
  Brad Smith

Dopo che la tua bozza è pronta, è ora di iniziare a pensare a come sarà la tua presentazione.

Fase 3. Usa un modello di presentazione professionale

Anche le presentazioni brevi devono essere belle. Dato che questa è una presentazione veloce, risparmierai un sacco di tempo usando un modello.

I modelli danno alla tua presentazione un aspetto professionale senza che tu debba spendere i soldi per assumere un designer professionista o il tempo per disegnare il tuo modello. Per la maggior parte dei modelli di presentazione, tutto quello che devi fare è inserire le tue informazioni nei posti appropriati e aggiungere le tue immagini. Poi, rimuovete le diapositive dal modello che non vi servono.

Si può trovare una grande varietà di modelli professionali disponibili presso Envato’s GraphicRivero presso EnvatoElements.

Per avere un’idea della differenza che un template professionale può fare per la tua presentazione, ecco uno sguardo al template SimplicityPowerPoint in rosso di GraphicRiver:

Il template Simplicity PowerPoint ha disegni per rapporti di aspetto multipli. Scegliete tra quindici diverse opzioni di colore e numerosi slidelayout. Puoi anche scegliere tra un modello animato o un modello non animato.

Scopri altri modelli di PowerPoint semplici con caratteristiche potenti su Envato Elements o GraphicRiver. Il giusto template PPT premium ti aiuterà a fare una grande presentazione rapidamente.

Troverai ancora più eccellenti opzioni professionali di PowerPointtemplate Microsoft in questi articoli curati:

• 
  Microsoft PowerPoint
  34 Best PowerPoint PPT Template Designs (For 2021 Presentations)
  Sean Hodge
• 
  Microsoft PowerPoint
  34 Semplici modelli di PowerPoint (PPT) per progettare rapidamente presentazioni di base
  Andrew Childress

Step 4. Iniziare con un potente cattura attenzione

Siccome la tua presentazione è così breve, vorrai prestare un po’ più di attenzione all’apertura. Probabilmente non hai il tempo di mostrare un video o di riprodurre animazioni complesse. Potresti anche non avere il tempo di suonare una colonna sonora.

Questo va bene. Ci sono altri modi per catturare l’attenzione del tuo pubblico. Questi rapidi acchiappa attenzione sono ottimi per presentazioni brevi:

• Storytelling
• Sollecitare il pubblico
• Citare una statistica sorprendente
• Mostrare un’immagine convincente

In una presentazione breve, è anche una buona idea organizzare il materiale in modo che il punto più importante sia discusso per primo. Questo assicura che hai coperto il tuo punto più importante nel caso in cui uno dei seguenti accada:

1. Sei a corto di tempo
2. Il tuo pubblico perde interesse

La tua presentazione dovrebbe iniziare a venire insieme ora, ma non sei pronto a dare la tua presentazione fino a quando non completi il prossimo passo.

Step 5. La pratica rende perfetti

Per un discorso breve, la pratica è fondamentale. Cronometrare la tua presentazione è anche l’unico modo per sapere con certezza quanto tempo ci vorrà. Più breve è la presentazione, più è cruciale che tu cronometri il tuo discorso.

La pratica ti dà la possibilità di perfezionare veramente la tua presentazione. Concentratevi sul suono confortevole e sicuro. Lavorate per eliminare o ridurre le abitudini personali che distraggono. Molti oratori traggono beneficio dall’avere una terza parte che li ascolti mentre si esercitano.

In definitiva, vuoi essere in grado di presentare il tuo materiale senza leggerlo alla lettera (il che può suonare stentato e innaturale). Quindi, imparerete il vostro materiale mentre vi esercitate.

Una volta che vi sentite sicuri della vostra presentazione, cronometratela, fatevi aiutare da un collega o un amico a tenere traccia di quanto tempo parlate. Oppure, usate un dispositivo di registrazione o un altro timer elettronico.

Se vi accorgete che la vostra presentazione supera i cinque minuti, rimuovete alcuni dei vostri punti meno importanti dalla fine. Siate cauti nel farlo, però. I nervi possono indurre molti oratori a parlare più velocemente durante la presentazione effettiva di quanto non farebbero normalmente.

Se la vostra presentazione è inferiore ai cinque minuti, aggiungete un altro breve punto o riassumete ciò che avete discusso per compensare la differenza di tempo.

Si è praticamente pronti a fare la vostra presentazione di 5 minuti. Ma, ci sono alcune altre cose che dovresti sapere.

Pianifica la lunghezza della tua presentazione

Quando si crea una presentazione a tempo, una domanda comune è “quante diapositive di PowerPoint ho bisogno per una presentazione che dura X minuti?”

La risposta è … dipende. Ci sono molte variabili che determinano il numero di diapositive necessarie per riempire uno specifico spazio di tempo.

Non tutte le diapositive sono create uguali. Vorrai discutere le informazioni su alcune in modo più dettagliato perché sono più complesse. Altre diapositive, come le immagini, possono non richiedere alcuna discussione da parte vostra. Inoltre, ogni oratore parla a un ritmo diverso. Quindi, qualcuno che parla velocemente probabilmente richiederà più diapositive di qualcuno che parla più lentamente.

Queste variabili sono il motivo per cui è così importante cronometrare la vostra presentazione prima di darla.

Ricorda, però, che essere nervoso può farti parlare più velocemente di quanto faresti normalmente. Quindi, cercate di mantenere un ritmo normale. Una breve pausa tra un punto e l’altro può aiutarvi ad orientarvi.

L’errore di presentazione più comune è quello di avere troppe diapositive. Avere troppe diapositive pone un problema in diversi modi:

• È più difficile per te, come oratore, tenere il passo con tutto quel materiale. È più probabile che tu debba leggere la tua presentazione.
• È improbabile che il tuo pubblico ricordi tutto quel materiale. Il tuo punto principale è probabile che si perda.
• In una presentazione più breve, è più probabile che tu finisca il tempo.

Mentre non posso dirti esattamente quante diapositive PowerPoint per una presentazione di cinque minuti, posso fornirti alcune linee guida generali che funzioneranno per molti oratori. Usate queste linee guida per pianificare la vostra presentazione, e adattatele come necessario.

Linee guida per varie lunghezze di presentazione

Anche gli esperti non sono d’accordo su quanto tempo si dovrebbe spendere su una singola diapositiva. E non tutte le diapositive nella vostra presentazione richiedono la stessa quantità di tempo per la presentazione. Tuttavia, ci sono alcuni passi che puoi usare per capire di quante diapositive avrai bisogno.

Inizia a dividere la tua presentazione in due tipi di diapositive:

1. Semplice.Una diapositiva semplice richiede poche spiegazioni da parte tua. Esempi di questo tipo di diapositiva sono la diapositiva del titolo o una grafica che parla da sola. Con la possibile eccezione della diapositiva del titolo, la maggior parte degli esperti concorda sul fatto che si dovrebbe cercare di spendere meno di 30 secondi su una diapositiva semplice.
2. Complessa.Questa diapositiva richiede qualche spiegazione da parte vostra. Queste sono le diapositive che userete per trasmettere il vostro messaggio. La maggior parte degli esperti concorda sul fatto che dovreste spendere da uno a non più di tre minuti su questo tipo di diapositiva. Quando si cronometra la presentazione, se si scopre che una diapositiva richiede più di tre minuti per essere presentata, dividerla in due diapositive.

Durante la sessione di pratica, prestare attenzione a quanto tempo ogni tipo di diapositiva richiede per essere presentata. Se hai già fatto molte presentazioni, potresti già saperlo. Se sei nuovo nel fare presentazioni, dovrai ottenere questa cifra quando cronometri la tua presentazione mentre ti eserciti.

Ecco come queste linee guida potrebbero giocare quando pianifichi presentazioni di diversa lunghezza:

• 1-MinutePresentazione. Attenersi ad un’idea principale. Mantenetela semplice. Una singola diapositiva può essere sufficiente, ma non usare più di due diapositive – una delle quali è una diapositiva titolo con il nome della società e il titolo della presentazione che non richiederà discussioni. Se è possibile, avere la diapositiva del titolo sullo schermo prima dell’inizio della presentazione. Lasciatela su mentre introducete la presentazione (circa 15 secondi). La seconda diapositiva copre un punto principale molto semplice (pianifica 45 secondi per discuterlo). Puoi non avere punti secondari e nessuna discussione, dato che questo è un discorso molto breve.
• Presentazione di 3 minuti. Di nuovo, attenetevi a una o due semplici idee principali. Potete avere diversi semplici sottopunti. Usate la diapositiva del nome della società per aprire la vostra presentazione (15 secondi). Se il vostro argomento è complesso, potete passare quasi tutti i tre minuti su un’unica diapositiva. Per argomenti semplici che richiedono meno di un minuto per diapositiva, potrebbero essere necessarie fino a sei diapositive.
• Presentazione da 5 minuti. Per questa presentazione leggermente più lunga potete coprire quattro punti molto semplici o un punto complesso con diversi sottopunti. Prevedete una diapositiva con un titolo (fino a 30 secondi), e potete inserire un po’ di umorismo iniziale o un altro modo per attirare l’attenzione. Con una diapositiva argomento complesso si può trovare a spendere tre minuti su di esso, che lascerebbe circa un minuto e mezzo per due sotto-punti – quindi quattro diapositive in questo scenario. Potreste aver bisogno fino a dieci diapositive se i vostri argomenti sono molto semplici.
• Presentazione di 15 minuti. Con una presentazione più lunga come questa, prevedete una pausa di diversi minuti dopo circa sette minuti. Potreste usare questo tempo come un periodo di domande e risposte o semplicemente permettere al vostro pubblico di sgranchirsi. Dopo la pausa, avrete bisogno di un altro elemento per attirare l’attenzione. Hai anche il tempo di includere grabber di attenzione più complessi come brevi video e animazioni. Potresti aver bisogno tra le cinque e le 20 diapositive, a seconda della complessità del tuo materiale.
• Presentazioni di 30 minuti o più lunghe. Le presentazioni più lunghe ti permettono di presentare più materiale che è più complesso. È anche probabile che tu includa più diapositive. Quando create una presentazione più lunga, non dimenticate di tenere conto dei bisogni umani del vostro pubblico. Avrai bisogno di includere più pause pianificate. Inoltre, la maggior parte degli esperti concorda sul fatto che si dovrebbe pianificare una pausa bagno almeno una volta all’ora. Dopo la pausa bagno, avrete bisogno di riconquistare nuovamente l’attenzione del pubblico. Per presentazioni molto lunghe potrebbe essere necessario pianificare uno spuntino o un pasto.

Nota: Ricordate che queste sono linee guida generali e che ci sono eccezioni ad ogni regola. La determinazione finale di quanto tempo spendere su ogni diapositiva è determinata dal mantenere l’attenzione del vostro pubblico e dal rispettare il tempo assegnato.

Non saprete con certezza quanto strettamente seguire queste linee guida se non cronometrate il vostro discorso. Dopo aver fatto pratica, potreste scoprire che avete bisogno di modificare le linee guida aggiungendo o sottraendo una diapositiva. Oppure, se stai passando troppo tempo su una singola diapositiva, potresti aver bisogno di restringere il tuo materiale.

Esempio di presentazione

Di seguito ho incluso delle diapositive che ho creato usando il modello SimplicityPowerPoint di GraphicRiver. Un semplice modello professionale di PowerPoint offre un ottimo punto di partenza per lavorare. Queste diapositive sono state realizzate rapidamente per una breve presentazione.

Dalla pratica, so che questa presentazione richiede circa due minuti per essere fatta. Ecco la prima diapositiva, che è il mio titolo:

Per questa diapositiva, tutto quello che il presentatore dovrebbe dire è il suo nome, il titolo della presentazione e il nome della società. Si noti che tutto ciò che il presentatore dice è sulla diapositiva. Questa diapositiva del titolo mi ha richiesto 15 secondi per la presentazione. I vostri risultati potrebbero variare.

Ecco la prossima diapositiva:

Questa diapositiva fondamentalmente introduce la società. Di nuovo, tutto quello che dirò è sulla diapositiva. Questa semplice diapositiva mi ha preso 30 secondi per presentarla.

Ecco un secondo esempio di una diapositiva di 30 secondi:

L’ultima diapositiva di questa brevissima presentazione è un po’ più complessa, ma mi ha comunque richiesto solo 45 secondi per presentarla:

Rendi la tua presentazione scalabile

A molti professionisti viene chiesto di fare variazioni della stessa presentazione più volte. I professionisti delle vendite, per esempio, possono avere bisogno di avere versioni lunghe e corte dello stesso argomento di presentazione.

Se questo è quello che dovete fare, tenete a mente i punti precedenti. È meglio creare e salvare prima la versione lunga della presentazione e poi modificare il materiale e salvarlo di nuovo come una versione più corta e focalizzata della presentazione. Stai attento a non sovrascrivere la tua presentazione originale però.

Una volta che l’avrai fatto diverse volte, diventerà più facile.

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Ora sei pronto a fare una grande presentazione di 5 minuti

Puoi creare una presentazione efficace per qualsiasi tempo, se sai come farlo. Con la giusta pianificazione, è possibile creare rapidamente presentazioni da 5 minuti con il giusto numero di diapositive.

Quando si crea una breve presentazione, ricordate che è importante conoscere bene il vostro pubblico. È anche cruciale che tu scelga un argomento semplice che sia giusto per loro.

Più importante, ricordatevi di fare pratica e di cronometrare la vostra presentazione. Il tempismo è l’unico modo per sapere con certezza quanto tempo ti ci vorrà per fare una presentazione. Tenete a mente che potete accelerare la vostra consegna durante la presentazione effettiva, quindi cercate di tenerne conto.

Anche, non dimenticate quanto sia importante il vostro design delle diapositive per fare una presentazione efficace.

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Ora, che sai cosa fare, sei pronto a creare la tua presentazione di 5 minuti. Buona fortuna!

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