Si può dire che l’impiegato medio non apprezza veramente quanto lavoro ci vuole per organizzare un ritiro aziendale. Per loro è solo un’occasione per conoscere i loro colleghi, partecipare ad alcune attività di team-building e forse bere un bicchiere di rosé (o cinque).

Se solo sapessero.

Per i responsabili dell’ufficio, gli assistenti esecutivi, gli amministratori e il personale delle risorse umane incaricati di organizzare questi eventi, è un’esperienza molto, molto diversa.

“Può essere molto stressante”, dice Liza Goldberg, ex manager di SnackNation Vibe diventata superstar dell’Event Marketing. “Che si tratti di una sessione di pianificazione per la leadership esecutiva o di una divertente fuga celebrativa per l’azienda, può sembrare che tutto poggi sulle tue spalle.”

E per essere chiari, è l’Office Manager, l’Executive Assistant, o l’Admin che sono più spesso incaricati di pianificare questi offsite.

Secondo i dati dei nostri recenti rapporti State of the Office Manager e State of the Executive Assistant, l’84% degli Office Manager ha indicato la pianificazione di eventi come una delle loro principali responsabilità, mentre un enorme 90% degli Executive Assistant ci ha detto lo stesso.

Quando vanno bene, i ritiri aziendali possono fornire un sacco di valore. Uscire dall’ufficio ed entrare in un nuovo ambiente può ispirare nuove idee, e riunire le persone da diversi lati dell’organizzazione aiuta a rompere i silos e stimola nuove collaborazioni. Inoltre, i ritiri offrono l’opportunità di creare e rafforzare i legami sociali tra i membri del team, un ingrediente essenziale del coinvolgimento dei dipendenti.

Ma quando falliscono, tendono a fallire in modo epico. E tutti ti faranno sapere se non sono soddisfatti.

Per fare in modo che il tuo prossimo fuori sede aziendale sia un successo per il tuo team, abbiamo chiesto l’aiuto dei nostri esperti di ritiri residenti – la già citata Liza e il nostro attuale Vibe Manager, Alexis Norman.

Insieme hanno organizzato una serie di ritiri aziendali memorabili e produttivi, e sono qui per condividere i segreti del loro successo.

Chiarire gli obiettivi fin dall’inizio

I ritiri aziendali richiedono molta pianificazione e possono essere costosi, quindi è probabile che la maggior parte delle aziende non li faccia solo per farli. Di solito c’è un obiettivo specifico in mente.

Le ragioni per coordinarne uno sono molte e varie.

Potrebbe essere solo per sfogarsi o festeggiare dopo aver raggiunto una pietra miliare. Potrebbe essere per fare un brainstorming per un progetto molto specifico o una sfida imminente.

Potrebbe essere per favorire il legame di squadra o aumentare la comunicazione interdipartimentale. Potrebbe essere per rafforzare i valori e la cultura dell’azienda.

Potrebbe essere una combinazione di tutte queste cose!

Prima si capisce qual è l’obiettivo, meglio è. Obiettivi chiari aiuteranno a guidare tutte le vostre decisioni mentre pianificate ed eseguite questo evento.

Anche se questo potrebbe sembrare ovvio, sareste sorpresi di quanto spesso i dirigenti assumano che siate sulla stessa pagina in termini di obiettivi senza effettivamente discuterne con voi. Nel frattempo, si rimane indovinati.

Come per molti altri problemi, la soluzione sta nella comunicazione. Non appena il tuo capo solleva l’idea di un ritiro aziendale, fai domande precise:

• L’obiettivo per tutti è solo divertirsi?
• Cosa vogliamo ottenere da questo? Un mucchio di nuove idee per il Q3?
• Si tratta di un team building strutturato? O più come un legame sociale casuale?

Se ci sono più obiettivi (molto possibile) assicurati che tu e il tuo capo identifichi la priorità. In questo modo, se devi fare una scelta difficile sul budget o sul tempo, puoi fare la scelta giusta.

Liza elabora:

“Per uno degli offsite che ho pianificato, si è scoperto che il brainstorming era una parte molto più importante dell’evento di quanto avessi realizzato inizialmente. Abbiamo fornito carta e penne, ma non abbastanza, e nessuno ha portato il computer. Molti degli appunti che le persone hanno preso sono andati persi”

Questo avrebbe potuto essere evitato se Liza avesse avuto un senso più chiaro che andare via da questo ritiro con alcune idee solide da questo brainstorming era una priorità assoluta.

Per un budget

Siamo realisti per un secondo. Quando si tratta di ritiri, è probabile che il tuo capo chieda un Rolex, ma ti dia il budget per un Casio.

Il budget sarà una delle più grandi sfide che dovrai affrontare quando organizzerai i tuoi primi ritiri aziendali. Ancora una volta, stabilire delle priorità aiuta:

“Non importa cosa, dovrai lavorare con un budget limitato”, spiega Liza. “Conoscere le tue priorità ti aiuterà a determinare se hai bisogno di lesinare un po’ sul pranzo per prenotare quello spazio sontuoso per l’evento, o viceversa.”

Un’altra parte fondamentale del lavoro con un budget limitato è la gestione delle aspettative. A volte può sembrare che il tuo capo sia uscito da “My Super Sweet 16”. Non puoi avere la torta Ferrari e il diadema di diamanti. Essere realistici su ciò che si può tirare fuori all’interno del vostro budget eviterà grandi delusioni.

Un altro suggerimento – leggere la stampa fine!

“Sicuramente assicurarsi che si va oltre tutte le voci del contratto – soprattutto quando si tratta di cibo e alcol,” dice Alexis. “

Prenota una sede al più presto

Prenotare una sede dovrebbe essere una delle prime cose da fare. Dove si tiene il tuo evento può essere una decisione che fa la differenza in termini di come viene ricevuto. Per questo motivo, è super importante che tu prenoti il più presto possibile per evitare di rimanere bloccati con un ambiente che semplicemente non funziona. Inoltre, prima prenoti, migliore sarà l’accordo che otterrai.

Come fai a sapere che hai il posto giusto? Le dimensioni del tuo raduno determineranno molto, ma ancora una volta, si tratta davvero di obiettivi.

Scegli un luogo che supporti l’attività che vuoi incoraggiare. Se si tratta solo di legare, avrete bisogno di uno spazio con attività e posti per mangiare e socializzare.

Pro-Tip: Se il vostro team include membri che vivono in altre parti del paese, pensate a modi in cui è possibile promuovere un ritiro virtuale coinvolgente per le squadre remote che potrebbero non essere in grado di partecipare all’evento di persona.

Se il lavoro concentrato come il brainstorming è più importante, un luogo a bordo piscina, per esempio, potrebbe non essere la scelta migliore. Invece, assicurati che il luogo abbia uno spazio tranquillo e relativamente privo di distrazioni.

Liza raccomanda anche di approfittare delle cose uniche che la tua città o regione ha da offrire.

“Abbiamo sede a Los Angeles, e molti dei nostri team provengono dal Midwest”, dice Liza, “quindi facciamo in modo di tenere i nostri off-site in luoghi che permettono al nostro team di sperimentare le cose meravigliose della California. Questo potrebbe significare andare in spiaggia a Santa Monica, una casa a Malibu, o una cantina locale in modo che le persone possano sperimentare il bel tempo.”

Se si vive vicino alle montagne, considerare una fuga fuori stagione in una stazione sciistica locale. Se ti capita di essere vicino a un centro fiorente, rileva un ristorante alla moda o uno spazio artistico. Trova le cose che rendono unica la tua zona e mettile in evidenza.

Un altro fattore – una sede che abbia esperienza nell’ospitare eventi aziendali.

“Non so dirti quanto sia utile lavorare con una sede che ha già fatto un ritiro prima, soprattutto se è la prima volta che pianifichi uno di questi”, spiega Alexis. “Guarda sul loro sito web e vedi se hanno personale specializzato in eventi aziendali. Cercate un coordinatore di eventi aziendali o un contatto per i servizi aziendali. Queste sono le persone che possono prestare la loro esperienza per contribuire a rendere il vostro evento un successo.”

Visitare il sito in anticipo

Se possibile, fare una passeggiata attraverso per ottenere la disposizione del terreno. Ti aiuterà ad evitare una litania di potenziali insidie che non avevi nemmeno considerato.

Ecco di nuovo Liza:

“Se c’è una cosa che vorrei aver fatto prima di organizzare il mio primo fuori sede, sarebbe stato visitare il sito da sola in anticipo, solo per conoscere la situazione”, spiega. “

Collegate il vostro ritiro allo scopo dell’azienda

A volte è più difficile di quanto si pensi convincere il vostro team a organizzare un evento fuori sede. Anche se questi eventi sono pensati per essere divertenti e rilassanti, ci saranno alcune persone nel tuo team che lo vedono come una distrazione dal lavoro che dovrebbero fare, o che preferirebbero solo avere un giorno libero.

Condurre l’acquisto interno rendendo il tuo ritiro guidato dallo scopo.

“Al nostro ritiro più recente, abbiamo messo le persone in squadre e le abbiamo fatte competere per un ente di beneficenza di loro scelta”, spiega Alexis. “

Nominare un responsabile della sicurezza

Andare fuori sede per un ritiro comporta un po’ più di rischio rispetto al solito giorno per giorno.

E’ vero, è improbabile che metterete la vostra squadra direttamente in pericolo, ma sarete in un nuovo ambiente e il potenziale di lesioni o altre calamità è aumentato. (Specialmente se si aggiunge l’alcool).

È una buona idea pianificare il peggio per essere sicuri. Ecco dove entra in gioco un responsabile della sicurezza.

Il vostro responsabile della sicurezza dovrebbe:

• Accettare di rimanere sobrio per tutto il giorno in modo che lui o lei possa guidare in caso di emergenza.
• Conoscere la posizione dell’ospedale più vicino.
• Portare un kit di primo soccorso in ufficio.
• Conoscere la RCP.

L’addetto alla sicurezza non dovresti essere tu. In questo modo, se l’addetto alla sicurezza ha bisogno di portare qualcuno all’ospedale, sei ancora lì per aiutare a gestire l’evento.

Piacere agli “Influencer”

Non importa cosa fai, non puoi piacere a tutti – quindi sii strategico.

“Parte di esso si riduce a conoscere la tua squadra”, spiega Liza. “In ogni azienda c’è una manciata di ‘influenzatori’ la cui opinione influenzerà gli altri”.

In pratica, se loro non sono felici, nessuno è felice. Capire chi sono i tuoi influenzatori e fare le piccole cose per mantenerli coinvolti è essenziale.

Organizzare il trasporto

Fare in modo che tutti i membri della tua squadra prendano la propria auto non è solitamente un’opzione. È troppo caotico, probabilmente non avrete abbastanza parcheggio in loco, e tutti arriveranno a orari diversi e manderanno all’aria il vostro programma. (Se vivi in una città con un buon trasporto pubblico, la maggior parte della tua squadra potrebbe anche non possedere un’auto.)

L’app Swoop è una grande opzione che abbiamo usato in passato per portare le persone in ufficio e tornare indietro in modo sicuro.

“Abbiamo usato un ottimo servizio chiamato Swoop per portare la nostra squadra al sito”, spiega Alexis. “La cosa migliore dell’andare con loro è che sono partner di molti spazi per eventi in città, e in realtà avevano un sacco di consigli su come rendere l’evento un successo.”

Pianifica il giorno alla perfezione, ma costruisci dei tempi di riserva

Fornisci la tua squadra con un itinerario. Questo aiuterà l’evento ad andare liscio, ma costruisci dei tempi tampone come le pause per l’acqua, l’ora del cocktail e la socializzazione. Ci saranno sempre dei ritardi imprevisti, quindi inserire questa flessibilità vi aiuterà a mantenere il vostro evento sui binari.

Siate ragionevoli riguardo all’alcool

Bere o non bere?

Se il vostro fuori sede include o meno il bere è compito della direzione, e quindi fuori dal vostro controllo. Ma se la vostra azienda fornisce alcolici al vostro ritiro, assicuratevi di avere molta acqua a disposizione. Una buona regola generale è quella di avere tanta acqua quanto l’alcol. Quindi, se hai 15 bottiglie di vino, hai anche 90 bottiglie d’acqua a portata di mano (supponiamo sei bicchieri per bottiglia).

Un’altra chiave – non dimenticare di servire il cibo prima di tirare fuori l’alcol. Bere a stomaco vuoto è una ricetta per il disastro. (E per la cronaca, gli shot di gelatina non contano come cibo.)

E naturalmente, quando si beve, non si guida. Non ne vale mai la pena. Nessuna eccezione.

Guarda il nostro post sul bere al lavoro per altri consigli.

Godetevi il vostro

Infine, tenete a mente che i ritiri aziendali sono a beneficio dell’intera squadra. E sai chi è una parte super importante della squadra? Tu!

Certo, più facile a dirsi che a farsi. Come persona che gestisce l’evento, sentirai inevitabilmente un maggiore senso di responsabilità. Ma dovresti comunque fare in modo di partecipare alle attività, assaggiare un po’ di cibo e connetterti con i tuoi compagni di squadra.

Liza elabora:

“Sia che si tratti di assumere un’impresa di pulizie in modo da non rimanere bloccati sul posto fino a mezzanotte a pulire, sia che si tratti solo di prendersi venti minuti per respirare, gustare del cibo e bere un bicchiere di vino, è necessario assicurarsi di ottenere qualcosa dall’evento. Ricorda che questi eventi sono per l’intera squadra – e questo include te.”

Quali sono le cose più importanti da tenere a mente quando si pianifica un ritiro aziendale? Ci è sfuggito qualcosa?

Facci sapere nei commenti qui sotto.

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