How to Respond to a ‘Lawyer Letter’

You Just Got a ‘Lawyer Letter’. E adesso?

Forse hai ricevuto una lettera di diffida. Forse un avvocato ti ha contattato per cercare di risolvere una controversia. Forse hai ricevuto un “nastygram” o una “lettera di avvocato” o una e-mail da un avvocato. Qualunque sia la ragione o il tipo di comunicazione, essere sul lato ricevente di una missiva come questa può essere un po’ inquietante, soprattutto quando non siete d’accordo con il contenuto del messaggio.

In questo articolo, vi darò alcuni consigli per rispondere ad una “lettera dell’avvocato” in un modo che migliorerà le vostre possibilità di risolvere le controversie senza escalation di una situazione già tesa al livello di un costoso contenzioso.

Prima le cose importanti

Gli avvocati sono come armi nucleari. Se una parte ne ha una, l’altra parte ne ha bisogno. La distruzione reciprocamente assicurata è un grande incentivo per risolvere pacificamente le differenze tra le parti, che siano nazioni, aziende o individui.

Se avete ricevuto una lettera di un avvocato, probabilmente avete bisogno, almeno, di contattare un avvocato e discutere con loro la vostra situazione e il contenuto del messaggio. È una buona idea avere un avvocato competente ed esperto che ti dica a che punto sei. Inoltre, non aspettatevi che questo servizio sia offerto pro bono. Questo è un servizio prezioso, che vale la pena di pagare un avvocato per eseguirlo (e non dovrebbe essere troppo costoso).

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Se hai un amico o un membro della famiglia che è un avvocato, questo è un ottimo momento per portarli a prendere un caffè, a pranzo o a cena, e chiedere loro della tua situazione (supponendo che siano aperti a parlarne con te). Ma non fate loro una sorpresa. Fategli sapere cosa avete in mente e ditegli che vi piacerebbe discuterne davanti a un caffè, se hanno tempo. La chiave è: rispettare il loro tempo.

L’atteggiamento è metà della battaglia

Se chiamo (l’avvocato di) una persona che è un potenziale avversario per discutere una controversia o un’altra questione legale, spero sempre che la persona all’altro capo del telefono sia:

1. Obiettivo,
2. Ragionevole,
3. Comprensione,
4. Un buon ascoltatore,
5. Onesto,
6. Trasparente,
7. Cooperativo, e
8. Interessato a risolvere la situazione usando i mezzi meno onerosi disponibili.

C’è un’intera lista di “Don’ts” che potrei darvi, come:

– Non dite cose come: “Sono stato per , e …,” (Questa è una fallacia logica di appello all’autorità. Quindi, è solo una cattiva argomentazione.)

– Non fare domande polemiche e retoriche, come, “Mi stai dando del bugiardo?!”

– Non riaffermare ripetutamente la tua posizione senza riconoscere la posizione dell’altra persona.

Ancora, potrei scrivere una lista completa di “Don’ts.” Onestamente, però, non voglio scrivere quella lista più di quanto voi vogliate leggerla. Non voglio dire: “Non fare X, Y e Z”, perché, caro lettore, so che sei più interessato a sapere cosa dovresti fare che a imparare cosa non dovresti fare. Quindi, sii le otto cose elencate sopra. Sii così.

Praticare otto buoni tratti per disinnescare il conflitto

Siiii oggettivi. Questo significa mettere da parte i vostri sentimenti ed emozioni personali. Significa fare un respiro profondo, e ingoiare il vostro orgoglio e/o indignazione. Come ti senti probabilmente non importa molto, se non del tutto, alla persona con cui stai parlando. E questo va bene; come ti senti non è il fulcro su cui gira l’universo. Dovete imparare a non reagire alle persone, ma, piuttosto, a rispondere alle questioni sollevate nelle discussioni con gli altri.

Siate ragionevoli. Questo implica l’assunzione di posizioni con le quali senti che gli altri possono relazionarsi, capire o essere d’accordo. Essere ragionevoli significa anche dare agli altri il beneficio del dubbio, quando possibile. Infine, essere ragionevoli significa prendere la posizione che è più coerente con la risoluzione di una disputa o di un conflitto.

Siate comprensivi. Gran parte della cattiva comunicazione umana coinvolge una parte o l’altra (o entrambe) che si rifiutano di ascoltare l’altra parte (o l’altra). Fate sapere alla persona con cui state parlando che avete ascoltato ciò che ha detto e che capite la sua posizione. Poi, concentrate il vostro contributo alla discussione sulle questioni specifiche di disaccordo al centro della conversazione. Non limitatevi a ripetere ostinatamente i vostri punti di vista; così facendo comunicate implicitamente che non siete interessati ad ascoltare altre voci che non siano le vostre.

Inoltre, fate uno sforzo per vedere la situazione dal punto di vista del vostro avversario. Essere in grado di capire il loro punto di vista non significa necessariamente essere d’accordo con esso; tuttavia, è importante fare lo sforzo e riconoscere che si capisce il loro punto di vista.

Siate un buon ascoltatore. Ok, questo… non posso nemmeno insegnartelo in un solo paragrafo. Tutto quello che posso fare è dire: imparate ad ascoltare. Questo è molto più facile a dirsi che a farsi. Consiglio vivamente il libro dell’incomparabile Mortimer Adler, Come parlare, come ascoltare. È facile da leggere e poco costoso. Fatevi un favore e leggetelo – due volte.

Siate onesti. A differenza dell’ultimo punto, questo non dovrebbe richiedere alcuna spiegazione. Non dite cose che sono fuorvianti o completamente false.

Siate trasparenti. Ora, questo è un po’ più difficile che essere semplicemente onesti. Da un lato, è necessario essere aperti e onesti, e dire alle persone le cose che hanno ragionevolmente bisogno di sapere, ma, d’altra parte, ci sono spesso circostanze in cui è meglio controllare il flusso di informazioni. Credo che la migliore raccomandazione che posso darvi sia: siate ragionevolmente trasparenti, e non nascondete la palla quando fornire alcune informazioni potrebbe portare alla risoluzione di una controversia, ma trattenerle rischia di portare a un costoso contenzioso.

Siate cooperativi. Una volta ho chiamato una querelante pro se in una causa per cercare di riprogrammare un’udienza, e la donna mi ha urlato contro, ha minacciato di farmi arrestare per averla “molestata” e ha riattaccato, ripetutamente. Poi ha avuto il coraggio di dire al giudice, all’udienza, che voleva un rinvio, perché non aveva tempo per assumere un avvocato. Ha preteso “il suo giorno in tribunale” e non ha voluto parlare con me per riprogrammare l’udienza. Questa donna era così poco collaborativa, polemica e irrazionale che non solo non ha ottenuto ciò che voleva, ma il giudice ha riconosciuto molto rapidamente quale – o, dovrei dire, chi – fosse il problema nella controversia. Ho pulito il pavimento con lei, in quel caso, e ho ottenuto una vittoria molto facile per il mio cliente, l’imputato. Non essere quella persona.

Se sei pro se, o non hai ancora assunto un avvocato, ricorda che gli avvocati probabilmente si aspettano da te la stessa cortesia professionale che avrebbero da altri avvocati. Non urlare, imprecare, minacciare o riattaccare gli avvocati che ti chiamano. Stanno solo facendo il loro lavoro.

Dimostrate che siete interessati a risolvere la situazione utilizzando i mezzi meno onerosi disponibili. Ci sono diverse tecniche di Alternative Dispute Resolution (“ADR”) che le parti possono utilizzare per risolvere le controversie. Se le parti non possono negoziare direttamente un compromesso, possono impegnarsi in una mediazione in buona fede per risolvere la controversia. Se la mediazione non funziona, possono portare il loro caso davanti a un arbitro e concordare, per iscritto, di attenersi a qualsiasi decisione presa dall’arbitro nell’arbitrato.

Se avete ricevuto una “lettera dell’avvocato”, considerate l’ADR come prossimo passo per la risoluzione del conflitto. Assumete un avvocato per negoziare un accordo o un compromesso per voi, o invitate l’altra parte a una mediazione in buona fede, o invitate l’altra parte a impegnarsi nel processo di arbitrato. Tutti questi possono essere molto meno costosi e lunghi di una causa.

Costruire la tua risposta

È sempre meglio avere un avvocato che risponda, per tuo conto, a una “lettera di un avvocato” o a una telefonata di un avvocato. Se questa non è un’opzione per voi, però, assicuratevi di inviare una risposta scritta e dattiloscritta all’avvocato (via e-mail o posta), e tenetene una copia per voi. Non dirò “fai questo” o “non fare quello”. Invece, dirò solo: Sii così, quando rispondi. Sii le otto cose buone che ho descritto sopra.

Se fai così, è più probabile che tu raggiunga un risultato che è nell’interesse di tutti. Una buona comunicazione è difficile, anche quando non c’è un argomento o una disputa in gioco. È ancora più difficile quando le parti iniziano ad essere in disaccordo tra loro. La nostra moderna cultura occidentale (specialmente su Internet) non è molto brava a dissentire senza essere sgradevole. Se riuscite a dissentire senza essere sgradevoli, è più probabile che risolviate le controversie e risolviate i conflitti prima che si trasformino in costosi problemi legali.

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