Risultati di apprendimento:

• distinguere tra comunicazione tecnica e professionale e scrittura
• comprendere il ruolo di un comunicatore tecnico
• conoscere come etica, collaborazione, consapevolezza del contesto, ricerca, scrittura e design si collegano nella creazione della documentazione
• Identificare tre artefatti di comunicazione tecnica nella stanza. Cosa hanno in comune? Cosa differisce?
• Fai una ricerca di lavoro su un sito popolare (monster.com, siti di giornali locali, stc.org, ecc.) per scrittori tecnici. Scambia il termine “tecnico” con “professionale” e “scrittore” con “comunicatore”. Fai un grafico ed elenca le differenze tra ognuno di questi quattro possibili termini. Poi, sulla base delle qualifiche e dei compiti elencati con i lavori sotto ogni titolo, scrivi una definizione di ciascuno.

Gli scrittori professionali e tecnici generalmente rientrano in due categorie: scrittori che si concentrano in aree
“tecniche” e professionisti che scrivono come parte del loro lavoro. Mentre molti professionisti non si considerano scrittori, il loro lavoro richiede che leggano e scrivano abbastanza spesso.

Cosa c’è in un nome?

I termini “professionale” e “tecnico” così come “scrittura” e “comunicazione” sono usati in modo abbastanza intercambiabile nel campo. Mentre ci sono alcune differenze evidenziate di seguito, in generale si capisce che una qualsiasi di queste combinazioni si riferisce alla presentazione di informazioni al pubblico con lo scopo ultimo di ottenere un lavoro. Questa è una definizione piuttosto ampia, e in effetti, il campo è piuttosto ampio esso stesso.

La comunicazione tecnica è ovunque. Non si limita alle istruzioni a cui si fa riferimento occasionalmente o agli opuscoli che arrivano con la nuova tecnologia. Se considerate la tecnologia come qualsiasi cosa che applica le scoperte scientifiche, allora inizierete a vederla ovunque. Mentre l’alta tecnologia come gli smartphone e il wifi sta diventando onnipresente, la bassa tecnologia esiste da quando l’uomo ha iniziato a costruire utensili. Poiché le tecnologie sono create in certi contesti e spesso distribuite in contesti molto più ampi, è importante per i loro creatori e sostenitori comunicare l’uso previsto di un prodotto per prevenire l’uso scorretto e anche per promuovere una distribuzione etica. La scrittura tecnica potrebbe essere la prescrizione scritta all’interno della montatura dei vostri occhiali, l’etichetta all’interno della vostra camicia, o il cartello di avvertimento fuori da un cantiere.

Intanto, il termine ombrello “comunicazione professionale” avvolge tutta la scrittura sul posto di lavoro, dai memo interni e le politiche ai comunicati stampa esterni e il marketing per il pubblico rilevante. Questo tipo di comunicazione avviene costantemente attraverso le istituzioni, compresi i settori governativi, gli ospedali, le imprese, le società, le università, ecc. A differenza dei documenti accademici in cui l’obiettivo è generalmente quello di sviluppare un’idea, fare un’argomentazione teorica, o dimostrare competenza, i testi professionali mirano a persuadere le persone con potere a compiere un’azione specifica.

Quali tipi di testi ci sono nella “comunicazione professionale e tecnica”?

Fondamentalmente, qualsiasi testo che è destinato a comunicare informazioni su come utilizzare la tecnologia è considerato “comunicazione tecnica”. Nel frattempo, qualsiasi testo che circola in un ambiente professionale allo scopo di ottenere un lavoro è considerato comunicazione professionale. Questi testi possono essere scritti, visivi o orali e stampati o elettronici.

I testi sono spesso chiamati “deliverables” perché consegnano la ricerca e le informazioni in artefatti tangibili (e di solito in generi comuni) come memo interni, relazioni, proposte, presentazioni, ecc. Per capire quale testo è più appropriato per un certo compito, gli scrittori hanno bisogno di considerare concetti di retorica come il pubblico e l’analisi contestuale, così come i principi di progettazione.

Che cos’è la retorica?

Questa è una domanda contestata nel campo. La definizione più elementare di retorica potrebbe essere ridotta allo studio della persuasione, o come le parole fanno le cose. Nei media, il termine “retorica” viene spesso trattato male come uno strumento dei politici per manipolare gli altri con parole vuote, ma questo non è esattamente il ruolo della retorica. Infatti, Platone condannava i sofisti per essere dei retori ingannevoli (Gorgia sosteneva di poter far sembrare valida qualsiasi argomentazione apparentemente ridicola). Quintiliano difese apertamente la necessità dell’etica nella retorica quando disse che la retorica di successo è “l’uomo buono che parla bene”. Quindi sostenere che la retorica è intrinsecamente ingannevole è confondere l’arte con la manipolazione, ignorando la base morale che sostiene una società civile.

Mentre lo studio dell’argomentazione può sembrare un dibattito astratto e spesso filosofico, le mosse retoriche possono essere osservate in quasi ogni interazione. Pensate a come siete stati persuasi a leggere questo testo, o ai vari fattori che hanno contribuito alla vostra decisione su cosa mangiare (o non mangiare) per colazione questa mattina. La persuasione coinvolge studi culturali, considerazioni psicologiche, il linguaggio e molto altro, ed è al centro della comunicazione.

Tutti gli scritti che mirano a persuadere a credere qualcosa, che si tratti della persona più adatta a ricoprire la carica di Presidente o del modo migliore per risolvere un errore del computer, si basano sulla retorica. L’arte considera anche elementi come l’invenzione e la consegna, che riconoscono tutti gli aspetti del processo di scrittura. Dallo sviluppo dell’idea di un progetto alla pubblicazione dei rapporti, i professionisti usano la retorica sia deliberatamente che inconsciamente. Quattro termini di cui leggerete di più in questo libro sono ethos, pathos, logos e kairos. I primi tre sono appelli retorici che Aristotele distingueva, e il kairos è un’idea di tempo e luogo opportuno che era centrale per la scuola di pensiero sofistica. Analizzare come questi appelli funzionano nei testi può migliorare la tua capacità di usarli in modo coerente per raggiungere il tuo scopo per il tuo pubblico.

Impara di più sulla retorica guardando il video “In Defense of Rhetoric”, creato da studenti laureati nel programma MA in Professional Communication alla Clemson University:

I testi PTC non forniscono solo informazioni dirette?

Sì e no. Da un lato, la distinzione della PTC come scrittura sul posto di lavoro rispetto ad altri generi di comunicazione aiuta a definire il campo. Tuttavia, tutta la comunicazione è intrinsecamente parziale e situata in qualche modo. Potresti non dire ai tuoi genitori di un nuovo tatuaggio nello stesso modo in cui lo diresti ai tuoi amici. Allo stesso modo, non direste a un collega o a un professore di ingegneria biomedica come funziona un nuovo pacemaker nello stesso modo in cui lo direste a un chirurgo o a un paziente. Oltre alle considerazioni di usabilità e funzionalità, è importante ricordare l’etica che sta alla base dei testi PTC. Nel prendere decisioni su come comunicare le informazioni, gli scrittori devono pensare a come le loro scelte influenzino il loro pubblico. Chi è tagliato fuori dall’accesso alle informazioni? In che modo una scelta privilegia una certa fascia demografica, un modo di intendere o una cultura rispetto a un’altra? La pubblicazione o la diffusione di testi esclude in modo non etico alcune persone, impedendo loro di ricevere informazioni che le aiuterebbero a fare carriera o a completare un compito? Il testo comunica una quantità adeguata di informazioni senza sopraffare il pubblico? È prodotto in modo significativo e utile o andrà a sedersi su uno scaffale e raramente sarà letto? Queste sono tutte domande che influenzano il campo e sono importanti per chi scrive in ruoli professionali.

Come è fatto un ambiente di lavoro di comunicazione tecnica?

La scrittura tecnica avviene in ambienti collaborativi. In contesti organizzativi, i documenti, in particolare per un pubblico esterno, sono prodotti e/o approvati da un team. Molteplici parti in movimento significa che l’apprendimento di abilità nel lavorare all’interno di gruppi e rimanere organizzati sono importanti per ottenere e mantenere una carriera all’interno di un’organizzazione. Che tu sia uno scienziato accademico, un consulente aziendale, un ingegnere meccanico o un fornitore di assistenza ai pazienti, avrai bisogno di capire le buone pratiche di comunicazione. Questi ambienti spesso includono persone provenienti da tutti i tipi di background, culture e idee diverse su ciò che è giusto. Evita conflitti inutili e dispendiosi in termini di tempo affrontando i progetti con una mente aperta e con la consapevolezza dei tuoi pregiudizi, che potrebbero essere diversi non solo da quelli dei tuoi lettori ma anche dei tuoi colleghi.

Tattiche di collaborazione come la gestione dei progetti ti avvantaggeranno anche nei compiti individuali. Attualmente, molta scrittura tecnica avviene attraverso il lavoro a distanza, e come tale, gli scrittori professionisti spesso lavorano per più clienti contemporaneamente. In effetti, si può fare una vita abbastanza buona lavorando da casa su un certo numero di lavori a contratto o part-time, ma avere successo significa bilanciare costantemente i compiti sviluppando un sistema per organizzarli. Acquisire capacità di multitasking si trasferirà a qualsiasi lavoro in cui si richiede di riferire a diversi stakeholder sullo stesso progetto o su progetti simili.

A causa della natura collaborativa di questo lavoro così come il naturale processo di scrittura, la revisione dei documenti e la revisione sono parti integranti della produzione della comunicazione scritta.

Gli scrittori professionali e tecnici scrivono e basta?

Mentre gran parte del campo è la scrittura, ci sono numerosi altri compiti associati alla creazione e distribuzione dei compiti. Poiché il loro obiettivo è spesso quello di creare testi che aiutino gli utenti a completare i compiti, i professionisti della scrittura tecnica eseguono test di usabilità per determinare il successo del loro testo e come migliorarlo prima della pubblicazione. Altri elementi dello sviluppo dei testi sono il design grafico, la visualizzazione dei dati, e il remediation (ricreare i testi in vari mezzi per diversi pubblici o scopi).

Ruolo della tecnologia

I professionisti della PTC generalmente sono all’avanguardia quando si tratta di nuove tecnologie. Poiché la tecnologia è in costante evoluzione e nuovi strumenti emergono ogni giorno, sarebbe impossibile padroneggiare ogni strumento rilevante. Invece, i comunicatori tecnici padroneggiano le abilità analitiche e le basi dei sistemi per adattarsi all’ambiente mutevole del campo. I professionisti che padroneggiano le abilità nei loro contesti, che si tratti di un ambiente ospedaliero o di una grande azienda, diventeranno familiari con certe procedure; per i professionisti della scrittura, questo significa che hanno software di design e di editing preferiti sia per la stampa che per la pubblicazione elettronica, e conoscerli bene significa che possono prendere gli strumenti preferiti dal cliente abbastanza facilmente.

Dovrei iniziare prima con il design o la scrittura? Design e contenuto sono considerazioni complementari. A volte, le limitazioni di spazio significano che la scrittura deve essere estremamente concisa e spogliata di tutti i dettagli. D’altra parte, a volte è importante per ragioni legali o di altro tipo includere molte informazioni, non importa quanto spazio occupino. In entrambi i casi, gli scrittori devono considerare i loro obiettivi prima di tutto. Se sai che stai scrivendo nella seconda situazione, in cui lo spazio non è una preoccupazione, la lunghezza potrebbe significare mettere le informazioni più importanti sulla prima pagina, o potrebbe significare incorporare estrazioni o immagini nel design per mantenere l’interesse del lettore fino all’ultima pagina. Al contrario, i vincoli di spazio potrebbero richiedere agli scrittori di ripensare la struttura delle frasi e la voce.

Lo spazio non è l’unica limitazione che determina il design e il contenuto. Gli scrittori devono considerare i valori del pubblico, la situazione retorica in cui si trovano, e i vincoli istituzionali come il costo e la formattazione, così come l’accessibilità. Pubblici diversi avranno interpretazioni diverse dei testi in base alla loro cultura, alle loro priorità e al loro rapporto con l’argomento. Pertanto, prima di iniziare il compito di scrivere, il processo di composizione richiede agli scrittori di considerare per chi stanno scrivendo. Nel posto di lavoro, ci sono spesso due pubblici: interno, o inter-organizzativo, ed esterno, che è spesso il pubblico. A volte, i documenti interni finiscono in sedi esterne (e viceversa), in particolare con la proliferazione dei social media, quindi è importante per i comunicatori professionali considerare i potenziali pubblici secondari.

Lista di definizioni chiave

• Accessibilità- la leggibilità di un testo per diversi utenti con diverse capacità che possono essere fisiche, cognitive, monetarie, culturali, ecc.
• Artificio- nella comunicazione tecnica, generalmente qualsiasi cosa che conta come prodotto finale, da un documento di testo a una clip audio istruttiva a un sito web. Al contrario di un deliverable, un artefatto è più spesso definito da un punto di vista del lettore o del pubblico, e porta con sé l’elemento del chronos, o tempo, come qualcosa che è finale e consumato nel momento in cui si fa riferimento ad esso.
• Audience Analysis- il processo di ricerca del pubblico primario e secondario per adattare i deliverable ai loro bisogni e valori.
• Deliverable- il prodotto finale che è pronto per essere pubblicato, o il testo che uno scrittore intende consegnare al suo cliente. Questo è di solito un termine usato nel contesto della produzione e della finalizzazione; dopo la pubblicazione, un deliverable potrebbe essere considerato un artefatto, ma potreste trovare questi termini in qualche modo intercambiabili.
• Repurposing- il processo di prendere un testo originale e sviluppare nuovi (a volte multimodali o mixed media) deliverable per pubblici o scopi diversi.
• Situazione retorica- l’occasione, il pubblico e i vincoli in cui si scrive.
• Usability Testing- nella comunicazione tecnica, l’atto di portare gli utenti a provare i compiti delineati in un testo con l’obiettivo di scoprire problemi con il testo prima di pubblicarlo al pubblico previsto.

Esercizi:

• Identifica tre artefatti di comunicazione tecnica nella stanza. Cosa hanno in comune? Cosa differisce?
• Fate una ricerca di lavoro su un sito popolare (monster.com, siti di giornali locali, stc.org, ecc.) per scrittori tecnici. Scambia il termine “tecnico” con “professionale” e “scrittore” con “comunicatore”. Fai un grafico ed elenca le differenze tra ognuno di questi quattro possibili termini. Poi, sulla base delle qualifiche e dei compiti elencati con i lavori sotto ogni titolo, scrivi una definizione di ciascuno.