Prima di tutto, non desideriamo né vogliamo che consideriate le informazioni in questo blog come un consiglio legale. Invece, questo è inteso solo come informazione utile (ma generale). Vi invitiamo a verificare con il vostro consulente legale tutte le leggi menzionate in questo blog e tutti gli obblighi che voi o la vostra azienda possono avere.

Avete visto in prima persona come l’assunzione dei dipendenti giusti può fare o rompere la produttività del posto di lavoro. Un grande team di dipendenti è efficiente, energico e dinamico come una macchina ben oliata. Tuttavia, l’assunzione accidentale di un dipendente al di sotto della media può mettere una grossa chiave inglese negli ingranaggi e portare l’intero sistema a una brusca frenata.

Per i proprietari di piccole imprese, tali guasti nella comunicazione e nell’efficienza si traducono in perdite di denaro. Ecco perché è fondamentale esaminare a fondo i candidati con un processo di assunzione ben organizzato, compreso un controllo completo dei precedenti. Mentre i controlli dei precedenti sono fondamentali per i datori di lavoro, richiedono anche attenzione ai dettagli e da una prospettiva legale. I controlli dei precedenti dei dipendenti sono generalmente considerati “rapporti dei consumatori” secondo il Federal Fair Credit Reporting Act (FCRA), il che significa che sono soggetti a parametri di accesso e utilizzo. Rimanere conformi ai regolamenti FCRA durante tutto il processo di screening dei precedenti è fondamentale. Se si ignorano le leggi sui consumatori – anche accidentalmente – ci si può esporre a cause legali costose e lunghe che possono portare alla chiusura dell’azienda.

È essenziale utilizzare un servizio di screening dei dipendenti conforme alla FCRA come ShareAble® for Hires quando si assumono nuove persone. Sapere che il tuo controllo dei precedenti dei dipendenti segue le norme di segnalazione dei consumatori significa una cosa in meno di cui preoccuparsi quando si seleziona il miglior candidato per l’occupazione.

In questo articolo, discuteremo – da un livello generale (questo non è un consiglio legale; controlla con il tuo consulente legale per questo) – come i regolamenti FCRA influenzano il processo di screening dei precedenti e andare oltre alcuni passi importanti.

Che cosa è il Fair Credit Reporting Act (FCRA)?

Il FCRA è una legge federale che è stato promulgato nel 1970. Originariamente progettato per aiutare i consumatori a contestare e risolvere le inesattezze nei loro rapporti di credito, questa legge è stata ampliata per coprire numerosi altri rapporti di consumo.

Un rapporto di consumo contiene informazioni fornite da un’agenzia di segnalazione del consumatore. Queste informazioni possono dettagliare un consumatore:

• Salute del credito
• Carattere
• Reputazione generale
• Caratteristiche personali
• Modo di vivere

Le informazioni di cui sopra sono tipicamente usate per determinare l’idoneità per una varietà di scopi, incluso il lavoro, credito o assicurazione.

Oggi, gli standard di conformità FCRA regolano generalmente i datori di lavoro che usano i rapporti di background, insieme alle agenzie di segnalazione dei consumatori (CRA) che forniscono loro questi rapporti. Le norme FCRA si applicano generalmente ogni volta che un datore di lavoro ottiene un controllo dei precedenti di un potenziale candidato al lavoro da una fonte terza.

Tra le altre disposizioni, e secondo la FTC, il FCRA salvaguarda i candidati al lavoro garantendo:

• Hanno il diritto di essere informati di un controllo dei precedenti
• Hanno il diritto di fornire il consenso per un controllo dei precedenti lavorativi
• Hanno il diritto di rivedere le informazioni relative ai loro dati personali e finanziari

.

• Hanno il diritto di correggere qualsiasi imprecisione che il loro rapporto di background può contenere
• Hanno il diritto di appellarsi alle decisioni se il richiedente ritiene che la decisione sia stata presa ingiustamente

Cos’è la conformità FCRA e cosa significa per i datori di lavoro?

“Conformità FCRA” significa tipicamente aderire ai requisiti stabiliti dal Fair Credit Reporting Act. Questi requisiti richiedono generalmente ai datori di lavoro di condurre controlli che siano accurati, trasparenti e giusti per i consumatori.

Per garantire che la vostra piccola impresa sia protetta da una causa FCRA, è importante familiarizzare con il processo di richiesta di un controllo FCRA-compliant.

La Federal Trade Commission (FTC) stabilisce le responsabilità del datore di lavoro in tre diverse categorie::

• Prima di richiedere un controllo dei precedenti
• Prima di intraprendere azioni avverse
• Dopo aver intrapreso azioni avverse

Ogni fase specifica di un controllo dei precedenti ha i suoi requisiti nel processo di screening.

Responsabilità del datore di lavoro prima di richiedere un controllo dei precedenti personali

I datori di lavoro dovrebbero considerare di fare quanto segue prima di richiedere un controllo dei precedenti personali:

• Fornire un avviso scritto al candidato, spiegando che le informazioni ottenute nel loro rapporto possono essere usate per decisioni relative all’impiego. L’avviso deve essere indipendente e non può essere incluso nella domanda di lavoro.
• Ottieni il permesso scritto del candidato per ottenere il rapporto sul consumo.

Responsabilità del datore di lavoro prima di intraprendere un’azione negativa

Se decidi che i risultati di un rapporto sul passato squalificano un candidato per una posizione, ci sono passi che devi fare prima di poter rifiutare la sua domanda, negare una promozione o intraprendere qualsiasi altra azione negativa di lavoro. In generale, dovete fornire al candidato o al dipendente:

• Un avviso con una copia del rapporto sul consumatore che hai usato per prendere la tua decisione di assunzione
• Una copia di A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act
• Un ragionevole lasso di tempo per rivedere il rapporto e confermare o contestare i suoi risultati

Responsabilità del datore di lavoro dopo aver intrapreso azioni negative

Se decidi di andare avanti con azioni negative, in genere devi comunicare la tua intenzione verbalmente, elettronicamente o per iscritto al candidato.

Un avviso di azione avversa spiega i diritti di un individuo di rivedere le informazioni riportate su un controllo dei precedenti. Questo gli dà l’opportunità di correggere le informazioni imprecise. L’avviso dovrebbe generalmente includere:

• Informazioni sulla Consumer Reporting Agency che ha fornito il rapporto
• Una dichiarazione che il servizio di screening dei precedenti non ha deciso di prendere l’azione avversa e non può dare ragioni specifiche per essa
• Indica il diritto di una persona di contestare l’accuratezza o la completezza di qualsiasi informazione
• Informare la persona che può ricevere un ulteriore rapporto gratuito dalla società se lo richiede entro 60 giorni

Secondo la Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), dovete conservare questa documentazione per un anno dopo aver tirato il rapporto, o dopo che l’azione è stata presa, a seconda di quello che succede dopo. Una volta trascorso questo periodo, è necessario smaltire correttamente il rapporto del consumatore. Anche in questo caso, controllate con il vostro consulente legale se avete domande.

Rispetto delle norme EEOC sulla discriminazione

Oltre alla conformità FCRA, le aziende devono anche rispettare gli standard stabiliti dalla Equal Employment Opportunity Commission. Questi standard possono includere quanto segue:

• Non è possibile controllare il background di candidati e dipendenti quando la decisione è basata su età, razza, origine nazionale, colore, sesso, religione, disabilità o informazioni genetiche. Per esempio, chiedere ai candidati di una certa età o più anziani solo la loro storia finanziaria può essere classificata come discriminazione.
• Devi applicare gli stessi standard a tutti.
• Non devi basare le decisioni di impiego su problemi di background che possono essere più comuni tra certi gruppi.
• Potresti dover fare delle eccezioni per problemi rivelati durante un controllo di background che sono stati causati da una disabilità.

Mentre la maggior parte dei proprietari di aziende non ignorerebbe intenzionalmente le norme FCRA, anche la non conformità involontaria può portare a gravi conseguenze che possono devastare il vostro business.

È fondamentale confermare che la Consumer Reporting Agency che vi fornisce un rapporto è credibile e affidabile; un errore dell’agenzia che assumete per eseguire un controllo potrebbe anche danneggiare il vostro business. Ecco perché è fondamentale selezionare un servizio di screening dei precedenti del datore di lavoro rispettabile che sia conforme a tutti i regolamenti di segnalazione dei consumatori fin dall’inizio.

Quali sono le conseguenze della non conformità FCRA?

La vostra azienda può affrontare gravi sanzioni finanziarie per aver violato i regolamenti di conformità FCRA, anche se la violazione è accidentale. Risolvere una causa per un controllo dei precedenti FCRA può essere incredibilmente costoso.

Secondo Webrecon LLC, solo nel febbraio 2018, sono state presentate 422 cause FCRA. I numeri sono aumentati costantemente ogni anno, indicando che i potenziali dipendenti sono consapevoli dei loro diritti e sono pronti ad agire contro i datori di lavoro non conformi.

Tali costose controversie potrebbero rovinare la tua piccola impresa; le cause dei datori di lavoro incredibilmente costose e possono richiedere mesi o addirittura anni per essere risolte. Il datore di lavoro in generale dovrebbe fare ogni sforzo per rimanere conforme al FCRA.

Come faccio a rispettare il FCRA durante il processo di assunzione?

Dovreste discutere questa domanda con il vostro consulente legale. Un modo per assicurarsi che il suo processo di screening dei precedenti sia conforme alla FCRA è quello di utilizzare un servizio di screening rispettabile. Un fornitore di controlli FCRA-compliant copre la raccolta e l’archiviazione del rapporto di un individuo.

Nota: ci sono alcune leggi specifiche dello stato che possono limitare la tua capacità di ottenere certe informazioni personali durante un controllo dei precedenti. Per esempio (questo non è necessariamente un elenco esaustivo), la California e il Massachusetts hanno regolamenti in vigore che, in parte, specificano che i datori di lavoro non possono considerare o cercare informazioni su arresti che non hanno portato a una condanna. Oltre a rispettare il playbook di conformità FCRA, è necessario rimanere aggiornati su tutte le leggi statali in cui opera la tua azienda.

Esegui controlli dei precedenti FCRA conformi con ShareAble for Hires

Integrare nuovi dipendenti nella tua azienda è un compito delicato; devi rispettare le leggi applicabili sui rapporti con i consumatori, mentre cerchi di determinare se sarebbero una risorsa o una responsabilità per la tua azienda. Rafforza il tuo processo di conformità con uno screening completo dei precedenti dei dipendenti attraverso ShareAble for Hires.

Creato appositamente per aiutare le piccole imprese, ShareAble® for Hires fornisce rapporti completi e conformi alla FCRA in pochi minuti. Conferma le informazioni personali di un candidato e aiuta a prevenire le frodi con uno screening del credito pre-assunzione e un controllo di identità. Con questi rapporti approfonditi, è possibile scoprire le bandiere rosse relative all’identità e saperne di più sulla storia finanziaria di un candidato, compresi i debiti in sospeso. Sapere che il vostro potenziale dipendente è responsabile con il denaro può darvi tranquillità, soprattutto se il ruolo comporta la supervisione finanziaria. Sostenuto da TransUnion, una delle principali agenzie di segnalazione del credito, puoi sentirti sicuro che i tuoi risultati sono accurati e affidabili.

Aiuta a proteggere la tua azienda, i tuoi dipendenti e i tuoi clienti da una potenziale chiave inglese negli ingranaggi con controlli dei precedenti penali leader nel settore. Ogni rapporto penale aderisce ai regolamenti FCRA applicabili mentre setaccia i database criminali nazionali e statali, compresi i più ricercati dell’FBI, il registro pubblico nazionale dei molestatori sessuali e la Customs and Border Protection. Con una revisione approfondita dei registri di arresto, mandati di cattura e procedimenti giudiziari, si può riposare più facilmente sapendo di aver usato controlli di fondo conformi per aiutare a guidare una riduzione del rischio di assunzioni pericolose.

ShareAble for Hires offre prezzi semplici e diretti, senza requisiti di abbonamento o costi di iscrizione. Questo è ideale per i responsabili delle assunzioni che non hanno bisogno di controllare centinaia di candidati ogni anno. Paghi solo per i controlli di background di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno.

Mentre non puoi proteggere la tua azienda da ogni potenziale minaccia, puoi contribuire a ridurre il rischio di cause legali contro i consumatori con uno screening di background conforme al FCRA. Proteggi la tua azienda e mantieni la tua macchina ben oliata senza problemi con ShareAble for Hires. Per saperne di più e iniziare lo screening oggi stesso.