Assumere un dipendente e gestire il vostro primo libro paga rappresenta un grande passo per ogni piccola impresa – e come ogni nuova fase del business, viene con una propria serie di nuove responsabilità e complessità.

I nuovi datori di lavoro devono capire i moduli del libro paga e le tasse sull’occupazione, e ci sono sorprendentemente poche buone risorse là fuori per aiutare. Forse hai cercato su Google alcune delle tue domande o sei passato attraverso il sito web dell’Internal Revenue Service (IRS), ma ti senti ancora confuso e insicuro.

Non preoccuparti! Siamo qui per demistificare il mondo delle buste paga, delle tasse e dei moduli IRS che vengono con l’assunzione del vostro primo dipendente.

In questa guida, spiegheremo l’IRS Form 941, la dichiarazione trimestrale dell’imposta federale del datore di lavoro, incluso:

• Cos’è il modulo 941
• Perché l’IRS richiede ai datori di lavoro di compilarlo
• Come capire se hai bisogno di compilare il modulo 941
• Quando e come compilare e compilare il modulo 941

Cos’è il modulo 941?

Se hai fretta, ecco il succo:

• Cosa viene riportato sul modulo 941: Ritenuta d’imposta sul reddito e FICA, più la quota del datore di lavoro
• Quando viene compilato: Trimestrale
• Chi deve presentarlo: La maggior parte dei datori di lavoro negli Stati Uniti

Il modulo 941, in poche parole, è un documento che l’IRS richiede ai datori di lavoro di presentare trimestralmente. È progettato per aiutare l’IRS e gli stessi datori di lavoro a capire quanta imposta sul reddito e l’imposta Federal Insurance Contribution Act (FICA) una piccola impresa deve al governo federale, su base trimestrale.

Nel modulo 941, le imprese riportano le imposte sul reddito, la sicurezza sociale e Medicare che hanno trattenuto dalle buste paga dei dipendenti nel corso del trimestre. Poiché le tasse FICA sono divise tra il dipendente e il datore di lavoro, il modulo 941 include anche la quota del datore di lavoro di quelle tasse di sicurezza sociale e Medicare (più avanti sulle tasse condivise).

In che modo il modulo 941 è diverso dal modulo 940?

Piccole imprese e datori di lavoro sono tenuti a presentare all’IRS una serie di moduli per le tasse sul libro paga, quindi è facile confonderli. I moduli 940 e 941 sono simili in quanto sono entrambi utilizzati per calcolare e segnalare le tasse dovute da un datore di lavoro al governo federale. Il modulo 941, tuttavia, deve essere presentato ogni trimestre e riporta le ritenute e le tasse condivise.

Il modulo 940 viene presentato solo una volta all’anno e, invece, riporta l’imposta federale di disoccupazione (FUTA) del datore di lavoro. Ecco un altro modo di vedere la cosa: Il modulo 940 riporta solo le tasse del datore di lavoro, mentre il modulo 941 riporta le ritenute sul reddito e le tasse condivise (quelle divise tra il datore di lavoro e il dipendente).

In che modo il modulo 941 è diverso dal modulo 944?

I moduli 941 e 944 sono ancora più simili – entrambi sono usati per riportare la FICA e le ritenute sul reddito all’IRS. La differenza chiave qui dipende da quante tasse la vostra piccola impresa deve per l’anno.

Mentre il modulo 941 è archiviato trimestralmente dalla maggior parte dei datori di lavoro, le piccole imprese le cui tasse annuali FICA e ritenute sono meno di $1,000 archiviano invece il modulo 944, e lo fanno solo una volta all’anno.

Perché l’IRS richiede ai datori di lavoro di presentare il modulo 941

Il modulo 941 è un modulo dell’IRS che ha a che fare con le tasse con cui la maggior parte delle persone negli Stati Uniti ha familiarità. Sia come dipendente che come datore di lavoro, hai probabilmente avuto a che fare con la trattenuta dell’imposta sul reddito e hai visto le tasse dell’assicurazione federale (FICA) trattenute dalle buste paga.

Mentre le tasse sul reddito sono pagate dal dipendente, i datori di lavoro sono responsabili di trattenere questa tassa e depositarla al governo federale. I datori di lavoro sono anche responsabili di pagare il 50% della tassa FICA e di trattenere l’altro 50% dalle buste paga dei loro dipendenti.

Per tenere traccia di quanto reddito e imposta FICA i datori di lavoro trattengono, e quanto devono per la loro quota di imposta FICA, l’IRS usa il modulo 941 e richiede alla maggior parte dei datori di lavoro di presentarlo ogni trimestre. Il modulo aiuta sia l’IRS che il datore di lavoro a rimanere in cima alle tasse trattenute, dovute e pagate durante l’anno – semplificando la dichiarazione dei redditi di fine anno.

Aspettate-che cosa sono le ritenute e le tasse FICA comunque?

Facciamo un passo indietro velocemente. Mentre molti di noi hanno sentito parlare di ritenute d’imposta sul reddito e FICA, si potrebbe non avere una comprensione super chiara di ciò che comportano. Nel mondo del libro paga e dell’occupazione, ci sono tre tipi principali di tasse:

• Ritenute: Queste sono le tasse che i vostri dipendenti pagano sul loro reddito, sia l’imposta sul reddito standard che la loro parte di tasse FICA. Tu sei responsabile per trattenere queste tasse dalle buste paga dei dipendenti e depositarle all’autorità fiscale corretta. Queste sono parte di ciò che è riportato sul modulo 941.
• Tasse del datore di lavoro: Come il nome implica, tu, il datore di lavoro, sei responsabile del pagamento della totalità di queste tasse.
• Tasse condivise: Queste tasse sono divise tra te e i tuoi dipendenti e includono le tasse di sicurezza sociale e Medicare (o FICA). Anche queste sono riportate sul modulo 941. Ancora una volta, è tua responsabilità trattenere la parte del dipendente e depositare l’intero importo (la tua parte e la loro) all’autorità fiscale appropriata.

Le imposte sul reddito rappresentano la maggior parte della base imponibile dell’IRS, mentre le tasse FICA contribuiscono ai programmi di sicurezza sociale come Social Security e Medicare. Poiché l’aliquota dell’imposta sul reddito di ogni dipendente varia in base al suo reddito annuale, alle persone a carico qualificate, alle preferenze personali e ad altri fattori, è necessario raccogliere un modulo W-4 ogni anno da ogni dipendente. Questo modulo ti dirà quante tasse sul reddito dedurre dalla loro busta paga.

Le tasse FICA standard per il 2019 ammontano al 7,65% per ogni parte, il datore di lavoro e il dipendente. La ripartizione è così:

• 6,2% di tassa sulla sicurezza sociale (a volte chiamata OASDI)
• 1,45% di tassa Medicare

La tassa sulla sicurezza sociale si applica solo ai primi 132.900 dollari che un dipendente guadagna (per il 2019). Dopo di che, nessuna tassa di sicurezza sociale è più sostenuta né dal dipendente né dal datore di lavoro. Sul rovescio della medaglia, i dipendenti che guadagnano più di un determinato reddito annuale incorrono in un’ulteriore tassa dello 0,9% per Medicare su qualsiasi guadagno superiore a $ 200.000 per quelli che si presentano come single o $ 250.000 per quelli che si presentano insieme a un coniuge. È importante notare che la tassa aggiuntiva Medicare è pagata solo dal dipendente e non dal datore di lavoro.

Ho bisogno di presentare il modulo 941?

Ora rispondiamo alla più scottante delle domande: È necessario presentare il modulo 941? Se sei un datore di lavoro negli Stati Uniti, è probabile che la risposta sia sì. La stragrande maggioranza delle imprese con uno o più dipendenti W-2 sono tenute a presentare il modulo 941 trimestralmente.

Se tu:

• Pagavi un salario a un dipendente W-2 (Nota: non un appaltatore) E
• Devi più di $1,000 in ritenute e tasse FICA all’anno

Ti viene richiesto di presentare il modulo 941.

Ci sono, tuttavia, alcune eccezioni di cui prendere nota. Come sottolinea Fundera, “le imprese che assumono solo lavoratori agricoli e le persone che assumono dipendenti domestici, come cameriere o bambinaie” non hanno bisogno di presentare il modulo 941.

Inoltre, per le imprese stagionali, sei tenuto a presentare il modulo 941 solo per i trimestri in cui hai effettivamente pagato i salari. Così, per esempio, se si gestisce un negozio di regali ecommerce che assume dipendenti solo durante la stagione delle vacanze invernali, probabilmente non sarà necessario presentare il modulo 941 per il trimestre 2 (da aprile a giugno).

Se ti aspetti che la tua ritenuta e l’imposta FICA per l’anno scendano sotto i 1.000 dollari, puoi contattare l’IRS per ottenere il permesso di compilare il modulo 944 ogni anno.

Come compilare il modulo 941

Per quei datori di lavoro che devono compilare il modulo 941, passiamo al come e al quando. Prima di iniziare, dovreste avere alcune informazioni a portata di mano:

• Le attuali aliquote fiscali FICA: A partire dal 2019, l’aliquota fiscale della previdenza sociale è del 6,2% e l’aliquota fiscale di Medicare è dell’1,45%, facendo un’aliquota fiscale FICA combinata del 7,65% dal dipendente e del 7,65% dal datore di lavoro. Per dirla in un altro modo, l’imposta sulla sicurezza sociale è del 12,4% in totale e l’imposta Medicare è del 2,9% in totale.
• La soglia massima di sicurezza sociale: Per il 2019, sia il datore di lavoro che il dipendente pagano solo la tassa di sicurezza sociale sui primi 132.900 dollari che un dipendente guadagna.
• L’aliquota e la soglia dell’imposta aggiuntiva Medicare: L’aliquota aggiuntiva dell’imposta Medicare è dello 0,9% e si applica come una tassa solo per i lavoratori singoli che guadagnano più di $ 200.000 all’anno o per i lavoratori congiunti che guadagnano più di $ 250.000 all’anno.
• Il numero di dipendenti che hai avuto durante il trimestre
• Salari totali pagati ai dipendenti
• Salari imponibili di Social Security e Medicare per il trimestre
• L’importo totale trattenuto dalla paga dei dipendenti

Calcolare quante tasse devi

Calcolare il tuo debito d’imposta per un dato trimestre è praticamente l’intero scopo del modulo 941, e seguendo le istruzioni passo dopo passo per compilarlo, sarai in grado di capire quanto devi per il trimestre.

Siccome il modulo 941 include diversi tipi di tasse, la formula per trovare il tuo debito d’imposta è un po’ più complessa, quindi la suddivideremo in 4 parti.

• La formula per la trattenuta dell’imposta sul reddito si presenta così: x. Quindi se il tuo dipendente presenta le tasse come single e guadagna 50.000 dollari all’anno, rientra nella fascia d’imposta del 22% e guadagna 12.500 dollari di paga lorda ogni trimestre. Quindi l’imposta sul reddito che trattenete e che dovete inoltrare all’IRS è 22% x $12.500 = $2.750.
• La formula per l’imposta di sicurezza sociale si presenta così: x x . Per esempio, supponiamo che impieghiate 5 persone con lo stesso stipendio del nostro esempio precedente – $50.000 all’anno. L’imposta di sicurezza sociale che dovete è così: 12,4% x 5 dipendenti x $12,500 = $7,750.
• La formula per l’imposta Medicare appare così: x . Usando lo stesso esempio di prima, il tuo debito fiscale Medicare appare così: 2,9% x 62.500 dollari di salario imponibile pagato = 1.812,50 dollari.
• Quindi, per riassumere, puoi trovare la tua imposta FICA totale dovuta per il trimestre aggiungendo questi due ultimi numeri: 7.750 dollari + 1.812,50 dollari = 9.562,50 dollari.

La buona notizia è che la maggior parte dei sistemi di libro paga (incluso Wave) farà tutti questi calcoli per te, così puoi rapidamente e facilmente tirare fuori numeri come il totale dei salari pagati, l’imposta sul reddito trattenuta, e i salari imponibili di Social Security e Medicare – senza tutta la matematica.

Quando presentare il modulo 941

Il modulo 941 dell’IRS è un deposito trimestrale. Questo significa che l’IRS richiede ai datori di lavoro di compilarlo e presentarlo 4 volte all’anno, insieme ai pagamenti trimestrali delle tasse che ne derivano. Per la stragrande maggioranza delle piccole imprese, il modulo 941 è dovuto il:

• 31 gennaio (per il quarto trimestre dell’anno precedente – da ottobre a dicembre)
• 30 aprile (per il primo trimestre – da gennaio a marzo)
• 31 luglio (per il secondo trimestre – da aprile a giugno)
• 31 Ottobre (per il Trimestre 3-Luglio a Settembre)

Come presentare il Modulo 941 e fare i tuoi pagamenti delle tasse FICA e delle ritenute sul reddito

Quando si tratta di presentare il Modulo 941 e fare i tuoi pagamenti trimestrali delle tasse, le piccole imprese hanno alcune opzioni tra cui scegliere:

• E-file and pay online
• Mail in your form and payments
• Work with an account to file for you
• Any combination of the above

E-file and pay online

The IRS tout e-filing as the faster, more accurate, and more secure way to file and pay quarterly taxes.

Per archiviare il modulo 941 (o qualsiasi altro modulo IRS) online, dovrai scegliere un software fiscale o lavorare con un professionista fiscale autorizzato. Puoi trovare una lista di software approvati dall’IRS qui e di fornitori di e-file autorizzati qui.

Per pagare il tuo saldo fiscale trimestrale del modulo 941 e fare i tuoi depositi mensili o semi-settimanali online, userai il sistema di pagamento elettronico dell’imposta federale (EFTPS).

Se stai lavorando con un software fiscale o un professionista, l’IRS raccomanda di fare i tuoi pagamenti tramite Electronic Funds Withdrawal (o EFW). Con questa opzione, puoi compilare e autorizzare il pagamento in un solo passo.

Spedisci il tuo modulo e il pagamento

Mentre l’IRS preferisce e raccomanda la compilazione online, le piccole imprese hanno anche la possibilità di spedire il modulo 941 con i relativi pagamenti delle tasse.

Per spedire il tuo modulo e il pagamento, stampa sia il modulo 941 che il modulo 941-V, il voucher di pagamento. Spediscili, insieme al tuo pagamento, all’indirizzo elencato per il tuo stato. Puoi trovare l’indirizzo corretto a pagina 6 delle Istruzioni per il modulo 941.

Lavora con un commercialista che archivi per te

La tua ultima opzione per archiviare il modulo 941 e qualsiasi pagamento o deposito in sospeso è quella di lavorare con un commercialista o altro professionista fiscale che possa archiviare sia il modulo che il pagamento per te. Tipicamente, questo viene fatto tramite il sistema di prelievo elettronico di fondi (EFW) che abbiamo menzionato sopra.

Concludendo

Phew, questo era molto. Per riassumere, ecco i punti fondamentali che il datore di lavoro medio deve tenere a mente riguardo all’IRS Form 941:

• Il Form 941 riporta la quantità di ritenuta d’imposta sul reddito e la tassa Federal Insurance Contributions Act (FICA) che un datore di lavoro è responsabile di pagare
• La grande maggioranza dei datori di lavoro che hanno avuto uno o più dipendenti W-2 nel corso del trimestre precedente sono tenuti a presentare il Form 941